Gerir respostas de Acrónimos no Microsoft Search

Os utilizadores encontram frequentemente acrónimos e abreviaturas desconhecidos utilizados pela sua organização ou equipa. Os termos específicos de organizações ou equipas podem ser novos para as pessoas que mudam de uma equipa para outra, trabalham com equipas de parceiros internos ou são novos na organização.

As organizações nem sempre têm uma única referência para a sua terminologia padrão. A falta de uma única referência torna difícil encontrar definições para estes acrónimos. O Microsoft Search resolve esse problema com acrónimos.

O que os utilizadores experimentam

Os utilizadores do Microsoft Search podem obter definições com Acrónimos no SharePoint, Office 365, Outlook na Web, Outlook Mobile (Android) e Teams Mobile (iOS e Android). Na caixa Procurar , os utilizadores introduzem consultas como estes exemplos:

• DNN
• O que é DNN
• Definir DNN
• Definição de DNN
• Expandir DNN
• Expansão DNN
• Significado de DNN
• DNN significa
• DNN significa

O resultado inclui todos os significados do DNN que estão presentes na organização do utilizador.

Configurar respostas de acrónimos

Na Centro de administração do Microsoft 365, aceda a Acrónimos e, em seguida, selecione Adicionar acrónimo.

O Microsoft Search consulta duas origens de dados para fornecer respostas de Acrónimos às pesquisas dos utilizadores:

1. Administração curadoria. Fornecido pelos administradores de TI no centro de administração.
2. Com curadoria do sistema. Detetada pela Microsoft Search a partir do e-mail e documentos dos utilizadores, bem como dados publicamente disponíveis na organização.

Configurar acrónimos organizados por Administração

Os administradores de pesquisa podem adicionar acrónimos no separador Acrónimos no centro de administração do Microsoft Search. Pode adicionar acrónimos a partir de qualquer site interno ou repositório ao centro de administração. Estes acrónimos podem ser adicionados ao estado Publicado ou Rascunho :

Estado publicado. Os acrónimos estão disponíveis para os utilizadores da organização através do Microsoft Search.

Estado do rascunho. Se quiser rever um acrónimo antes de o disponibilizar no Microsoft Search, pode adicionar o acrónimo no estado Rascunho. Os acrónimos no estado Rascunho não aparecem nos resultados da pesquisa. Terá de mover o acrónimo para o estado Publicado para que apareça nos resultados da pesquisa.

Estado excluído. Se quiser impedir que um acrónimo seja apresentado no Microsoft Search, utilize Excluir um acrónimo para o fazer. Para impedir que um acrónimo seja excluído, terá de eliminar o acrónimo excluído e adicioná-lo ou verificar se está na sua lista publicada.

Pode adicionar acrónimos individualmente ou importá-los em massa num ficheiro CSV. Carregue um ficheiro CSV com os campos apresentados na tabela seguinte:

Campos CSV

Acrónimo. Contém a forma curta ou acrónimo real. Um exemplo é DNN.

Significa. Contém a definição do acrónimo. Um exemplo é a Rede Neural Profunda.

Descrição. Uma breve descrição do acrónimo que dá aos utilizadores mais informações sobre o acrónimo e a sua definição. Por exemplo, uma rede neural profunda é uma rede neural com um determinado nível de complexidade, uma rede neural com mais de duas camadas.

Fonte. O URL da página ou site onde pretende que os utilizadores obtenham mais informações sobre o acrónimo.

Estado. Este campo pode ter dois valores:

• Rascunho. Adiciona o acrónimo ao estado Rascunho.
• Publicado. Adiciona o acrónimo ao estado Publicado e disponibiliza-o no Microsoft Search.
• Excluído. Adiciona o acrónimo ao estado Excluído e impede que apareça no Microsoft Search.

Última Modificação. A data em que o acrónimo foi alterado pela última vez. Não edite os dados neste campo.

Última Modificação Por. O utilizador que fez a última alteração ao acrónimo. Não edite os dados neste campo.

ID. O identificador exclusivo do acrónimo. Não edite os dados neste campo. Se incluir o ID de um acrónimo existente, este será substituído pelas informações no ficheiro de importação.

Acrónimos organizados pelo sistema

Pode ser um desafio para os administradores adicionarem todos os acrónimos utilizados numa organização às Respostas. Esta funcionalidade pode encontrar acrónimos que os administradores de pesquisa nem sequer conhecem. Para tal, o Microsoft Search também deteta e cura acrónimos a partir destas origens:

• E-mails dos utilizadores
• Documentos no SharePoint, Microsoft OneDrive e Microsoft OneNote
• Documentos públicos na organização aos quais os utilizadores têm acesso no SharePoint, OneDrive ou OneNote

O Microsoft Search garante que apenas os utilizadores com acesso e permissões a um documento podem ver os acrónimos que são detetados a partir do mesmo. Quando um acrónimo é encontrado na caixa de correio de um utilizador, apenas esse utilizador pode ver esse acrónimo.

Perguntas frequentes

P: Como estão classificados os dados organizados pelo administrador e organizados pelo sistema?

Um: A classificação dos resultados pode variar de pessoa para pessoa, uma vez que os resultados são personalizados para cada utilizador. Nenhuma destas categorias terá sempre precedência sobre a outra.

P: Como é que os utilizadores acionam respostas a acrónimos?

Um: Para obter respostas de acrónimos, os utilizadores têm de introduzir padrões de consulta específicos numa caixa de Pesquisa do SharePoint, Office 365, Outlook na Web, Outlook Mobile (Android) ou Teams Mobile (iOS e Android).

P: Os utilizadores podem introduzir apenas o acrónimo ao procurar?

Um: No SharePoint e Office 365 os utilizadores podem agora encontrar respostas de acrónimos apenas ao procurar um acrónimo, uma palavra-chave já não é necessária. Esta mesma experiência será ativada para outros pontos de entrada do Microsoft Search por fases.

P: Quanto tempo demora a que os acrónimos organizados por administradores fiquem visíveis no Microsoft Search depois de serem publicados?

Um: Demora até um dia para que os acrónimos adicionados ao estado Publicado fiquem disponíveis no Microsoft Search.

P: Quanto tempo demora a apresentação de acrónimos organizados pelo sistema depois de receber ou enviar um novo e-mail ou documento?

Um: Os acrónimos encontrados num novo e-mail ou documento demoram até sete dias a aparecer nos resultados do Microsoft Search.

P: O que acontece quando um acrónimo é excluído e publicado?

Um: O acrónimo excluído tem prioridade e impede que o acrónimo publicado apareça nos resultados da pesquisa. Não elimina nem remove o acrónimo publicado.

P: Quanto tempo demora a exclusão de um acrónimo dos resultados da Microsoft Search?

Um: Demora até um dia para que um acrónimo excluído deixe de aparecer nos resultados da pesquisa.

P: Para acrónimos organizados pelo sistema, os documentos têm de estar num formato específico?

Um: Não. Suportamos todos os tipos de ficheiro, exceto ficheiros de imagem, pasta e zip.

P: A Microsoft irá detetar acrónimos de documentos em todos os idiomas?

Um: A Microsoft só suporta acrónimos organizados pelo sistema de documentos em inglês, espanhol, francês, italiano, alemão e português. O suporte para outros idiomas será adicionado por fases.

P: E se a minha organização não quiser mostrar acrónimos organizados pelo sistema? Posso parar de mostrar este tipo de acrónimo nos resultados da minha pesquisa?

Um: Para desativar a apresentação de acrónimos organizados pelo sistema nos resultados da pesquisa, crie um pedido de suporte ao cliente ao seguir as instruções em Contactar o suporte para produtos empresariais. Depois de criar um pedido de suporte, demora até 48 horas para que os acrónimos organizados pelo sistema deixem de aparecer nos resultados da pesquisa.

P: Existem considerações especiais para nomear Acrónimos?

Um: Os acrónimos não podem conter espaços. O acrónimo tem de ser uma cadeia contígua. Se o acrónimo introduzido contiver um espaço, será listado em Acrónimos no portal de administração da pesquisa & inteligência, mas a resposta pretendida não será devolvida quando uma pesquisa for executada. Por exemplo, "Suporte Técnico" é um acrónimo aceitável, mas "Suporte técnico" não é.