Otimizando seu processo empresarial

Agora que você inspecionou todo o processo empresarial, desafie-se a otimizá-lo. A otimização do processo evita tantas etapas que os funcionários ficam sobrecarregados ou confusos.

Algumas maneiras úteis de abordar a otimização do processo:

• Iniciar com a meta. Identifique as metas que você gostaria de alcançar com seu processo empresarial. Essas metas devem fornecer uma visão geral de suas esperanças para o processo futuro.

• Verifique se algo pode ser concluído com mais eficiência, custo menor ou com maior qualidade.

• Procure os principais indicadores de desempenho para identificar o que está funcionando bem e o que precisa ser aprimorado.

• Volte e obtenha informações compartilhando o documento do processo com sua equipe.

• Compartilhe o documento do processo com o gerenciamento para obter uma perspectiva de nível superior e fornecer responsabilidade transparente para cada etapa do processo. ​

• Observe seu processo do ponto de vista do usuário ou cliente que pode se beneficiar do processo e pense em maneiras de melhorar sua experiência e satisfação geral.

Algumas perguntas importantes a serem feitas:

• Quaisquer atividades restantes podem ser eliminadas do processo para aumentar a eficiência ou a qualidade ou reduzir os custos?

• Se a atividade de corte for importante para os negócios em geral, ela poderá ser tratada em um processo empresarial separado?

• É possível melhorar uma etapa para alcançar seu objetivo de uma maneira melhor?​

• A ordem das etapas pode ser reorganizada?

• As etapas podem ser combinadas?

• As etapas deste processo podem ser executadas simultaneamente?

• Você pode reduzir o número de pessoas necessárias para executar o processo?

• É possível mudar a maneira de notificar a próxima pessoa no processo para que ela responda mais rapidamente?

• Existem aspectos do processo que você pode automatizar ainda mais? Tal como:

  • Captura de dados automaticamente versus entrada manual

  • Automatizando decisões com base em dados

  • Automatizando a ação executada

  • Usando a AI para substituir a atenção humana

Exemplo: Otimizando o processo de relatório de despesas

Analisamos o processo de despesas atual e encontramos algumas melhorias óbvias a serem feitas:

• Fique sem papel durante todo o processo. (Também observamos a economia e o impacto ambiental como um benefício do projeto.)

• Faça todas as verificações de conformidade possíveis antes de permitir que o relatório seja enviado para aprovação. (Reduz bastante o retrabalho e o tempo do processo de ponta a ponta.)

• Procure e adicione automaticamente códigos contábeis quando o relatório de despesas for enviado.

• Habilite a Contabilidade para mover as despesas aprovadas para o sistema financeiro sem inserir novamente os dados.

• Crie relatórios de despesas semanais automaticamente a partir dos dados digitais.

Charlotte está considerando outras maneiras de otimizar o processo de revisão do orçamento. E Rebecca está pesquisando como a auditoria semestral pode ser otimizada usando a IA.

Nosso processo otimizado proposto é semelhante à ilustração a seguir.