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Habilitar sugestões de documento para recomendar documentos relacionados

Importante

O recurso de sugestões de documento foi preterido para todas as tabelas, exceto a tabela de casos. A tabela de casos está disponível com o Dynamics 365 Customer Service. Para obter mais informações, consulte Criar um caso.

Quando você habilita sugestões de documentos, o navegador da Web de aplicativos do Dynamics 365 e os usuários móveis veem documentos importantes relacionados ao que estão trabalhando em aplicativos do Dynamics 365, como uma grande oportunidade de vendas. Você, como administrador, define os campos relevantes. Um mecanismo de recomendação que usa a Análise de Texto do Azure e a correspondência de palavras-chave associa registros relacionados para localizar documentos semelhantes. Você cria regras de similaridade nos aplicativos do Dynamics 365 para fornecer sua própria lógica de similaridade. Os aplicativos do Dynamics 365 apresentam uma lista de documentos sugeridos ao usuário enquanto ele trabalha no registro atual.

Nota

O recurso Sugestões de Documento não requer uma conexão ao serviço de Análise de Texto do Azure. Se você optar por não usar a Análise de Texto do Azure, as Sugestões de Documento usarão a lógica de correspondência de palavra-chave interna disponível em aplicativos do Dynamics 365. No entanto, é recomendável usar o serviço Análise de Texto do Azure para correspondência de palavras-chave avançada.

As Sugestões de Documentos pesquisam outros registros comparáveis para determinar as semelhanças encontradas em documentos localizados em um site do SharePoint, onedrive ou local externo. Documentos sugeridos podem estar em vários formatos, como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF e arquivos de texto. Quando documentos semelhantes são encontrados, as Sugestões de Documento os apresenta e oferece a capacidade de abrir o documento ou fazer uma cópia.

Requisitos

As Sugestões de Documentos funcionam com um navegador da Web, o Dynamics 365 para tablets e o Dynamics 365 para telefones. Para usar sugestões de documentos com aplicativos do Dynamics 365, um administrador do sistema precisa:

Como funciona

Use Sugestões de Documentos com a entidade Caso.

Você pode usar a correspondência de padrões interna incluída nativamente com o recurso Sugestões de Documento, mas para correspondência de palavras-chave mais avançadas, use o serviço de Análise de Texto do Azure.

O recurso Sugestões de Documento pesquisa apenas os locais e documentos aos quais o usuário tem acesso.

Ele pesquisa os locais onde os documentos são encontrados na seguinte ordem:

  1. Site padrão do SharePoint.
  2. Outros sites do SharePoint.
  3. OneDrive.
  4. Grupos do Microsoft 365 (quando a solução está instalada).
  5. URL externa (se estiver configurada).

As Sugestões de Documentos não pesquisam anexos que você adiciona a Anotações em registros de aplicativos do Dynamics 365.

Adicionar uma URL externa para pesquisar outro site

Você pode incluir sites externos, como uma biblioteca de documentos local do SharePoint, em Sugestões de Documentos adicionando uma URL externa para que o site seja pesquisado.

Nota

Para obter os melhores resultados ao usar um site externo para sugestões de documentos, use a Análise de Texto do Azure, que fornece uma lógica de correspondência de palavra-chave mais avançada.

Quando você adiciona a URL externa ao recurso de sugestões de documento habilitado, os usuários experimentam os seguintes recursos.

  • Navegadores da Web: quando os usuários executam aplicativos do Dynamics 365 em um navegador da Web, depois de selecionar Sugestões de Documentos, eles podem selecionar Outras Recomendações na página Sugestões de Documentos para exibir outra página que pode incluir mais sugestões de documentos encontradas no site externo. O usuário pode ser solicitado a entrar no site externo.

  • Aplicativos móveis: para o Dynamics 365 para tablets e o Dynamics 365 para aplicativos de telefone, depois de selecionar Sugestões de Documentos, os usuários podem selecionar Outras Recomendações, que abre o site externo no navegador da Web padrão do dispositivo. O site pode incluir mais sugestões de documento encontradas no site externo. O usuário pode ser solicitado a entrar no site externo.

Formular a URL externa

Você deve construir a URL externa em um formato que o site externo entenda. Por exemplo, para sites que usam uma construção semelhante a https://contoso.com/search?{0}, em que https://contoso.com/search? é a estrutura de URL de pesquisa e {0} é a string da palavra-chave, as sugestões de documento repassam as palavras-chave no parâmetro {0}. As palavras-chave que são passadas para a URL vêm de regras de registro semelhantes que incluem mapeamentos de entidade de Correspondência de Texto. Mais informações: Usar regras avançadas de similaridade para exibir sugestões de casos semelhantes.

Os valores encontrados nos campos de texto dos mapeamentos de regras de similaridade são as palavras-chave usadas para criar a consulta passada para o site externo. Na URL a seguir, a palavra-chave é o valor de texto encontrado nos mapeamentos de regras de similaridade e & representa um espaço em branco que as Sugestões de Documento usam para separar cada palavra-chave.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Para um servidor do SharePoint local, você pode adicionar uma URL externa que aponta para um subsite semelhante à URL a seguir, em que mysharepoint é o nome do site, sites é o nome do site e subsitename é o nome do subsite.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Configurar a conexão à análise de texto do Azure

Para usar a análise de texto do Azure com sugestões de documento, você precisa configurar uma conexão de análise de texto do Azure .

Nota

O recurso Sugestões de Documento não requer uma conexão ao serviço de Análise de Texto do Azure. Se você optar por não usar a Análise de Texto do Azure, as Sugestões de Documento usarão a lógica de correspondência de palavra-chave interna disponível em aplicativos do Dynamics 365. No entanto, para correspondência de palavras-chave mais avançadas, use o serviço de Análise de Texto do Azure.

Definir e ativar regras de similaridade

Se você ainda não tiver definido as regras de similaridade, consulte Usar regras avançadas de similaridade para exibir sugestões de ocorrência semelhantes.

Habilitar Sugestões de Documento

Para habilitar sugestões de documentos, conclua as seguintes etapas:

  1. Vá para o centro de administração do Power Platform e entre com as credenciais de administrador.
  2. No painel Gerenciar, selecione Ambientes.
  3. Na página Ambientes, selecione um ambiente.
  4. Selecione Configurações>Integração>Configurações de gerenciamento de documentos>Gerenciar Sugestões de Documentos.
  5. Na área Selecionar Entidades , selecione a entidade Case a ser incluída nas Sugestões de Documento e selecione Aplicar.

Gorjeta

Se a entidade de caso não estiver listada na área Selecionar Entidades , isso ocorre porque as regras de similaridade para a entidade de caso não são definidas e ativadas. Usar regras avançadas de similaridade para exibir sugestões de ocorrência semelhantes.

  1. Definir a URL externa para incluir em Sugestões de Documentos. Por padrão, o recurso Sugestões de Documento pesquisa nos serviços do Microsoft 365, como SharePoint ou OneDrive. Se quiser pesquisar um site externo além dos serviços do Microsoft 365 disponíveis, como um site local do SharePoint, digite a URL base ao sistema externo. Os aplicativos do Dynamics 365 acrescentam uma cadeia de consulta de pesquisa à URL base que você fornece. Mais informações: Adicionando um URL externo para pesquisar outro site.
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