A AECOM simplifica a integração de projetos com Power Platform, Azure e Microsoft Fabric

Neste artigo, você aprenderá como a AECOM, líder global em desenvolvimento de infraestrutura, simplificou a integração de projetos com Microsoft Power Platform, Microsoft Azure e Microsoft Fabric. A AECOM gerencia uma ampla gama de projetos, incluindo sistemas de transporte, abastecimento de água, gestão de resíduos, sistemas de energia e edifícios públicos. Esses projetos são significativos em escala e complexidade, o que exige coordenação eficaz entre diversas disciplinas e partes interessadas.

Para automatizar o processo de adição de membros da equipe do projeto a várias plataformas, a AECOM desenvolveu o aplicativo Project Connect, que integra Microsoft SharePoint, Autodesk Construction Cloud e Revizto. O Project Connect garante que todas as permissões e direitos de acesso necessários sejam configurados corretamente desde o início, o que permite que os usuários evitem interagir com dados e fontes de dados complexos. Steve Harrison, vice-presidente da equipe de engenharia de construção da AECOM MEA, diz: "Vi em primeira mão como a integração de tecnologia de ponta com excelência em engenharia transforma as soluções que entregamos aos clientes".

Desafios

A AECOM precisava melhorar a maneira como os membros da equipe do projeto eram integrados às muitas plataformas tecnológicas das quais seus projetos de engenharia na região do Oriente Médio e África (MEA) dependem. Integrar os membros da equipe à plataforma certa tornou-se mais desafiador à medida que os projetos aumentavam em escopo e complexidade. As equipes de engenharia não conseguiam começar a trabalhar de forma tranquila e eficiente, o que às vezes causava atrasos. Uma solução simplificada e centralizada tornou-se essencial, especialmente à medida que mais projetos entravam em operação.

Para enfrentar o desafio, a AECOM criou o Project Connect em torno da tecnologia Microsoft, incluindo Power Platform, Microsoft Fabric, Dataverse, Azure e Copilot. As principais funções no desenvolvimento do aplicativo incluíram gerentes de informação, designers e a equipe digital. O diretor digital da AECOM na região MEA, Martin Angus, diz: "Como uma empresa profundamente comprometida em aproveitar os produtos da Microsoft, acreditamos que as tecnologias da Microsoft são fundamentais para impulsionar nossa jornada de transformação digital."

Com a implementação do aplicativo Project Connect, a AECOM enfrentou diversos desafios que prejudicavam a eficiência e a produtividade de suas equipes de projeto:

• Governança de permissões: A natureza dinâmica das equipes de projeto significava que os indivíduos estavam espalhados por vários locais e funções. O desafio era garantir que todos tivessem o acesso certo na hora certa.

• Diversidade tecnológica: Gerenciar permissões para muitas tecnologias exigia aprendizado e implementação contínuos. Cada tecnologia tem suas regras e protocolos exclusivos para acesso e permissões, o que aumenta a complexidade.

• Déficit de integração: as operações da AECOM envolvem tecnologias empresariais padrão, como Workday e Oracle, e plataformas como Autodesk, Revizto e Bluebeam. A falta de integração entre essas tecnologias e os sistemas de governança de permissões das equipes de projeto acrescentou desafios.

• Acompanhamento de configuração de tecnologia descentralizado e ineficiente: O acompanhamento de configurações de tecnologia em todos os projetos era fragmentado e ineficiente. As equipes dependiam de processos manuais, planilhas e canais de comunicação, o que gerava lacunas no rastreamento e na supervisão.

Precisávamos de uma solução que permitisse aos nossos gerentes de informação integrar eficientemente membros do projeto em diversas tecnologias e múltiplos projetos. Com Microsoft Power Platform, integrado ao Azure e Microsoft Fabric, descobrimos a solução perfeita para agilizar e otimizar todo o processo.

— Abdullah Tanvir, AECOM

Solução

A empresa criou o aplicativo Project Connect usando aplicativos Canvas em Microsoft Power Apps. Ele está em produção e é usado por todos os gerentes de informações na região MEA. Devido à sua simplicidade e ao feedback positivo dos usuários na região MEA, o aplicativo também foi implantado na AECOM Canadá. Espera-se expansão para outras regiões.

Integração de Projetos - Equipes

Os gerentes de informações integram facilmente os membros da equipe do projeto Microsoft Teams e SharePoint usando a tela Integração do Projeto - Equipes . Conforme mostrado na captura de tela a seguir, a tela exibe uma lista de projetos no painel esquerdo. O painel do meio mostra os membros atuais do projeto selecionado, e o painel direito mostra o diretório do usuário.

O fluxo de trabalho a seguir segue as chamadas numeradas na captura de tela:

1. Os gerentes de informações selecionam um projeto no painel esquerdo. Os membros da equipe do projeto aparecem no painel do meio.

2. O gerenciador de informações pesquisa o diretório do usuário no painel direito para verificar se o novo membro da equipe existe no Teams e SharePoint.

3. Se o membro da equipe não for encontrado, o gerente de informações seleciona o ícone Adicionar para adicionar o indivíduo ao diretório de usuários do AECOM.

4. Se o membro da equipe também precisar ser adicionado ao grupo de segurança de Gerenciamento de Projetos (PM), o administrador seleciona o Adicionar ao PM SG opção.

5. Os gerentes de informações também podem adicionar membros da equipe em massa usando o modelo de planilha do Excel Importação em Massa. O modelo está anexado a um e-mail semelhante ao exemplo a seguir:

   

   O gerente de informações carrega o modelo concluído no local vinculado no e-mail. Um fluxo, executado em segundo plano, adiciona cada membro da planilha ao site do projeto. Power Automate SharePoint

O Project Connect fornece telas semelhantes para adicionar membros da equipe ao Autodesk Construction Cloud e ao Revizto.

Visualização do Projeto

Os gerentes de informações usam a tela Visualização do Projeto para verificar e ajustar a quais tecnologias um membro da equipe tem acesso. Conforme mostrado na captura de tela a seguir, a tela é dividida em duas seções principais:

• O lado esquerdo lista projetos e inclui uma caixa de pesquisa para encontrar projetos específicos. Os ícones indicam quais ferramentas estão integradas a cada projeto, incluindo o grupo de segurança de Gerenciamento de Projetos, o relatório de conflitos do Revizto, o relatório de custo do projeto, Teams/SharePoint, Autodesk Construction Cloud, Revizto e UNIFI.

• O lado direito é o espaço de trabalho do usuário. Inclui uma caixa de pesquisa de usuário e ícones para integrar usuários e atribuir funções do Autodesk Construction Cloud.

Legenda:

1. Selecione os ícones para visualizar o grupo de segurança do Gerenciamento de Projetos, o relatório de conflitos do Revizto e o relatório de custos do projeto. Selecione um ícone de plataforma para acessar os registros do projeto nessa plataforma.
2. Procure um usuário no diretório para visualizar rapidamente seu acesso à tecnologia.
3. (Administradores) Atribua tecnologias relevantes simultaneamente atribuindo uma função ao usuário.
4. (Administradores) Selecione o ícone Adicionar para adicionar a função ao usuário.

Visão do usuário

A tela Visualização do Usuário é a contrapartida da tela Visualização do Projeto . Ele permite que os gerentes de informações pesquisem um usuário específico no diretório de usuários da AECOM e visualizem seu acesso a diferentes tecnologias em todos os projetos. Conforme mostrado na captura de tela a seguir, a tela é dividida em duas seções principais. O lado esquerdo mostra um diretório de usuários com uma caixa de pesquisa. O lado direito exibe uma lista de projetos aos quais o membro da equipe selecionado está atribuído e uma caixa de pesquisa para encontrar projetos específicos. Os ícones indicam a quais tecnologias o membro da equipe tem acesso para cada projeto. Uma marca de seleção indica que o membro da equipe concluiu a integração.

Administrador do Projeto Connect

A tela Administrador do Project Connect é um aplicativo baseado em modelo criado em Power Apps. Os gerentes de informações usam esta tela para configurar projetos para integração no aplicativo Project Connect. Conforme mostrado na captura de tela a seguir, a tela exibe uma lista de projetos com colunas como nome do projeto, gerente do projeto, ID do projeto e outras informações de identificação. Os botões na parte superior da tela permitem que os gerentes de informações executem ações como excluir um projeto, atualizar a lista de projetos, visualizar a exibição, enviar um link para a lista por e-mail, executar um relatório e exportar de ou para o Excel.

Relatório de acesso de integração

Os gerentes de informações usam o painel Relatório de acesso de integração para monitorar o progresso de integração da equipe ao longo do tempo para um projeto. Conforme mostrado na captura de tela a seguir, o painel exibe várias visualizações de dados para o projeto selecionado:

• O número de membros da equipe não integrados
• Gráficos de barras mostrando o número de membros da equipe integrados por família de cargos e país/região
• Um gráfico de séries temporais de contagens de integração por data
• Uma tabela com os nomes dos membros da equipe e as horas trabalhadas

Tecnologias usadas

A equipe da AECOM usou uma variedade de tecnologias da Microsoft no desenvolvimento e implementação do aplicativo Project Connect:

• Power Apps: Serviu como a principal interface de desenvolvimento para os aplicativos Canvas do Project Connect e e os aplicativos baseados em modelos.

• Power Automate: Power Automate fluxos de trabalho recuperam e consolidam informações de todas as plataformas sobre os membros da equipe atribuídos a um projeto. Os fluxos usam as APIs do Autodesk Construction Cloud e do Revizto para integrar membros a essas plataformas tecnológicas.

• Power BI: Fornece relatórios analíticos que oferecem insights sobre permissões e níveis de acesso em diferentes plataformas de tecnologia para tomada de decisões e geranciamento informados.

• Microsoft Fabric: Facilita a engenharia de dados consolidando dados de várias fontes e armazenando-os em um data warehouse para relatórios e análises abrangentes.

• Armazenamento de Blobs do Azure : Armazena os relatórios financeiros do Workbench e os dados de RH do Workday, para serem ingeridos por Microsoft Fabric Fábrica de dados.

• Banco de Dados SQL do Azure : Abriga dados de geranciamento de recursos humanos (HRM) do Workday, que são usados nos aplicativos de tela e baseados em modelo e no Power Automate fluxos.

• Dataverse: Serve como banco de dados de back-end para o aplicativo Project Connect, armazenando informações do usuário do Microsoft Teams, Autodesk Construction Cloud e Revizto.

• Copilot: acelera o desenvolvimento usando recursos aprimorados de IA para Dataverse, Power Apps e Power Automate para otimizar fluxos de trabalho e aumentar a produtividade.

Principais recursos

Aqui estão os principais recursos do aplicativo Project Connect:

• Integre usuários de software que não seja da Microsoft, como Autodesk Construction Cloud e Revizto.
• Integre usuários em massa ao Microsoft Teams, SharePoint, Autodesk Construction Cloud e Revizto usando um modelo do Excel.
• Integre usuários a três plataformas tecnológicas diferentes com um único clique.
• Use um painel para entender a análise de permissões no Teams, SharePoint, Autodesk Construction Cloud e Revizto.

Arquitetura

Para entender melhor a base técnica do aplicativo Project Connect, vamos examinar a arquitetura da solução. Os diagramas a seguir mostram os componentes e como eles interagem para proporcionar uma experiência de integração eficaz.

O primeiro diagrama é um fluxograma que ilustra a integração de vários sistemas de software e ferramentas. O Outlook está vinculado ao sistema Workday HRM, Workbench e Power Automate. Power Automate está conectado ao Armazenamento de Blobs do Azure. A partir daí, duas instâncias separadas do Fabric Data Factory processam os dados: uma os encaminha para o Fabric Data Warehouse e Power BI, enquanto a outra os encaminha para o Banco de Dados SQL do Azure. O Project Connect também faz parte do ecossistema, indicando um pipeline abrangente de integração de dados e fluxo de trabalho.

Legenda:

1. Os recursos do Copilot otimizam e otimizam os fluxos de trabalho e aumentam a produtividade. Power Automate Power Apps
2. O Workday envia dados semanais de geranciamento de recursos humanos (HRM) para uma caixa de correio compartilhada em Microsoft Outlook.
3. Um fluxo carrega automaticamente os relatórios de RH em uma instância do Armazenamento de Blobs do Azure. Power Automate
4. Enquanto isso, o Sistema de Controle de Custos do Projeto (do Workbench) envia relatórios semanais de custos do projeto agendados para a caixa de correio compartilhada do Outlook para todos os projetos ativos da equipe.
5. Um Power Automate fluxo também carrega esses relatórios de custo para a instância do Azure Blob Storage.
6. Microsoft Fabric O Data Factory então ingere os dados de custo do projeto e os dados de RH em um Fabric Data Warehouse.
7. Power BI analisa e visualiza as informações de custo em um painel.
8. Microsoft Fabric O Data Factory ingere os dados de RH no Banco de Dados SQL do Azure.
9. As informações são então enviadas do Banco de Dados SQL do Azure para serem exibidas no aplicativo Project Connect, que foi criado usando Power Apps.
10. Os dados são então enviados para Power BI serem visualizados no painel.

A seguir, vamos dar uma olhada mais detalhada na arquitetura do aplicativo Project Connect, criado usando Power Apps.

Legenda:

1. Os recursos do Copilot em Power Automate, Dataverse e Power Apps otimizam os fluxos de trabalho e aumentam a produtividade.

2. No fluxo de trabalho anterior, os dados de RH são enviados do Banco de Dados SQL do Azure para serem exibidos no aplicativo Project Connect, que foi criado com Power Apps.

3. O aplicativo baseado no modelo Project Connect Admin gerencia diretamente o Project Connect.

4. Os dados das plataformas são enviados para o aplicativo Project Connect:

   • Um fluxo diário usa a API do Autodesk Construction Cloud para buscar detalhes do usuário do projeto para todos os projetos ativos do Autodesk Construction Cloud. Power Automate Os dados são armazenados na tabela Autodesk Construction Cloud Users Dataverse e enviados ao Project Connect.

   • Um segundo fluxo diário usa a API do Revizto para buscar detalhes do usuário do projeto para todos os projetos ativos do Revizto. Power Automate Os dados são armazenados na tabela Usuários do Revizto Dataverse e enviados ao Project Connect.

   • Um terceiro fluxo diário usa a API do Microsoft Graph para buscar detalhes do usuário para todos os projetos ativos do Teams. Power Automate Os dados são armazenados na tabela Usuários do Teams Dataverse e enviados ao Project Connect.

5. As opções de importação em massa permitem que os administradores acionem fluxos para enviar e-mails para uma caixa de correio do Outlook com o modelo do Excel anexado. Power Automate Quando um arquivo Excel é carregado no SharePoint, outro Power Automate fluxo é acionado, usando a API relevante para adicionar os usuários ao SharePoint e ao Teams, Autodesk Construction Cloud ou Revizto.

6. Os usuários são adicionados a Equipes ou SharePoint Grupos usando a função Office 365 Grupos.

7. Quando usuários são adicionados ao Autodesk Construction Cloud ou Revizto, um Power Automate fluxo armazena as informações do usuário nas tabelas de Rastreamento de integração do Autodesk Construction Cloud ou Revizto em Dataverse.

8. Os dados de uso do Project Connect são passados diretamente para a tabela App Usage Dataverse .

9. Os dados da tabela são analisados pelo Fabric Data Factory e ingeridos no Fabric Data Warehouse.

10. As informações do projeto são enviadas para o painel com as informações de custo para analisar e visualizar os dados de integração do projeto. Power BI

Principais conclusões

A implementação do aplicativo Project Connect pela AECOM levou a melhorias significativas. Aqui estão os principais efeitos da solução:

• Processo de integração simplificado: O aplicativo Project Connect de visualização única simplifica o processo de integração no SharePoint, Autodesk Construction Cloud e Revizto. Os usuários só precisam se familiarizar com o Power Apps aplicativo, que é simples e fácil de usar. Os membros da equipe não precisam mais aprender as interfaces de usuário das plataformas individuais.

• Maior eficiência e curva de aprendizado reduzida: O processo simplificado aumentou significativamente a eficiência e reduziu a curva de aprendizado. Essa mudança estratégica permite que os gerentes de informação assumam a responsabilidade de integração, aumentando seu impacto e liberando os designers para se concentrarem nas principais tarefas do projeto.

• Integração com o software de negócios principal: O aplicativo Project Connect integra-se com o software de negócios principal da organização, como o Workday e a ferramenta Project Cost. Essa integração aumentou a produtividade do geranciamento de usuários e fornece à AECOM insights profundos sobre a complexidade de permissões e direitos de acesso nas diversas pilhas de tecnologia para suas equipes de projeto.

• Rastreamento centralizado de configurações de tecnologia: A solução oferece uma maneira fácil e centralizada de rastrear configurações de tecnologia em todos os projetos da empresa. O rastreamento centralizado garante que nada seja esquecido e que as equipes do projeto tenham todas as ferramentas necessárias desde o início.

• Redução de 50% nos SharePoint e-mails de solicitação de acesso: a solução reduziu a sobrecarga administrativa cortando pela metade os SharePoint e-mails de solicitação de acesso relacionados ao projeto.

• Acesso com um clique às plataformas: os usuários podem acessar diferentes plataformas tecnológicas com um único clique.

• Gerenciamento simplificado de acesso de usuários: gerenciar o acesso de usuários em diferentes projetos e plataformas de tecnologia é muito mais fácil. Os administradores se beneficiam de melhor controle e redução da complexidade sem precisar gerenciar diversas plataformas.

Olhando para o futuro

À medida que a AECOM continua inovando e aprimorando suas soluções, vários desenvolvimentos interessantes estão no horizonte. As seguintes iniciativas principais visam otimizar ainda mais os processos, melhorar a experiência do usuário e integrar tecnologias avançadas aos fluxos de trabalho:

• Interatividade aprimorada do usuário com o controle do Copilot no Power Apps canvas: a AECOM planeja usar Power Apps para integrar a funcionalidade do Copilot em aplicativos canvas, o que permite que os usuários interajam diretamente com suas fontes de dados por meio de consultas em linguagem natural.

• Adoção do design baseado na Fluent UI: A equipe planeja usar a Fluent UI para design de aplicativos em todo o aplicativo Project Connect para garantir uma experiência de usuário consistente e coesa.

• Desenvolvimento de conectores personalizados para APIs específicas do setor: Para atender às necessidades comerciais especializadas, o foco estratégico está na criação de conectores personalizados para APIs como Autodesk Construction Cloud e Revizto. Esses conectores permitirão a integração perfeita entre ferramentas críticas do setor e do setor, permitindo a automação de fluxos de trabalho e a sincronização de dados em tempo real. Power Platform

• Copilot Studio:A AECOM planeja criar prompts que permitam que seus administradores de negócios integrem indivíduos a diversas tecnologias.

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