Identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos no SharePoint Server

APLICA-SE A:2013 2016 2019 Subscription Edition SharePoint no Microsoft 365

A primeira etapa para planejar sua solução de gerenciamento de documentos é identificar os usuários e analisar como os documentos são usados. Este artigo contém orientações para identificar utilizadores e analisar a utilização de documentos para a sua solução baseada no SharePoint Server.

Identificar usuários

Para identificar os participantes de sua solução de gerenciamento de documentos, você pode usar uma pesquisa para coletar informações. Por exemplo, sua pesquisa pode conter as seguintes perguntas:

• Quem na organização cria documentos?

• Que tipos de documentos eles criam?

• Que função o usuário do documento tem?

  • Quem revisa os documentos?

  • Quem edita os documentos?

  • Quem usa os documentos?

  • Quem aprova a publicação dos documentos?

  • Quem projeta os sites usados para hospedar os documentos?

  • Quem define as diretrizes e políticas para gerenciar documentos?

  • Quem gerencia os registros em sua organização?

  • Quem implementa e mantém os servidores em que os documentos estão armazenados?

Identificar os participantes de conteúdo pode ajudá-lo a garantir que sua solução de gerenciamento de documentos seja abrangente e que você projete sites e bibliotecas de documentos que se ajustem às necessidades e processos de conteúdo de sua empresa.

Analisar o uso de documentos

Após identificar os participantes de conteúdo, colete informações sobre eles que ajudarão a analisar como os documentos são usados na empresa. Esta é uma parte importante do processo de planeamento porque a análise ajuda a determinar:

• Como as bibliotecas de documentos devem ser estruturadas.

• Que modelos de site do SharePoint utilizar.

• Quantos sites do SharePoint precisa.

• Que topologia de servidor físico você deve ter para implementar sua solução.

• Quais políticas de gerenciamento de informações devem ser aplicadas aos sites.

Que informações deve recolher?

As informações a recolher para a análise de utilização de documentos incluem:

• Tipo de documento, como nota de patrimônio líquido, análise de desempenho de funcionários, memorando interno ou especificações de produto.

• O propósito de cada tipo de documento, como "dá recomendações com dados de suporte sobre o patrimônio líquido aos clientes."

• O autor de cada tipo de documento (é útil listar a função do autor, como "analista financeiro" ou "gerente de produtos", ao invés de nomes individuais).

• Os usuários de cada tipo de documento, como "clientes" ou "membro da equipe".

• O formato do documento. Se o documento tiver que ser convertido de um formato a outro em qualquer momento de seu ciclo de vida, registre essa informação.

• Outras funções que se aplicam ao ciclo de vida do documento, como "revisor técnico" ou "editor".

• Localização do documento, como "computador cliente", "servidor Web" ou "servidor de ficheiros". Esta pergunta pode ter várias respostas, por exemplo, quando um documento é criado num computador cliente e, em seguida, publicado num servidor Web.

A seguir apresentamos exemplos de informações que podem ser coletadas e registradas na planilha por duas organizações diferentes na mesma empresa.

Tabela de recolha de informações: exemplo com informações de pesquisa

Resultado da análise do exemplo com informações de pesquisa

Os formatos de criação e editoração separados requerem uma conversão de formato. O grande número de revisores requer um ou mais fluxos de trabalho (processos corporativos implementados no servidor). Os dois sites (criação e testes) requerem mecanismos para movimentar o conteúdo de um site a outro.

Tabela de recolha de informações: exemplo com as informações dos funcionários

Resultado da análise do exemplo com as informações dos colaboradores

Dois autores e vários revisores exigem um ou mais fluxos de trabalho. Muitas pessoas processam o documento e, em seguida, encontram-se num servidor Web empresarial (considerado altamente seguro) e são geridos no local ou movidos para um centro de registos. A natureza confidencial de seu conteúdo requer que haja Gerenciamento de Direitos de Informação (IRM, Information Rights Management) nos computadores e nos servidores, além de políticas corporativas e práticas recomendadas (como auditorias) para proteger a privacidade do funcionário e a legitimidade da empresa.

Planilhas

Use as planilhas a seguir para registrar as informações discutidas neste artigo:

• Folha de cálculo dos participantes da gestão de documentos

• Analisar a planilha de uso do documento