Examinar barreiras de informação no Microsoft Teams

As Barreiras de Informação (IBs) do Microsoft Purview são políticas que um administrador pode configurar para impedir que indivíduos ou grupos comuniquem entre si. Os IBs são úteis se, por exemplo, um departamento estiver a processar informações que não deve partilhar com outros departamentos. Os IBs também são úteis quando uma organização quer isolar um grupo ou impedi-lo de comunicar com qualquer pessoa fora desse grupo.

A funcionalidade Canais partilhados no Microsoft Teams suporta barreiras de informação. Consoante o tipo de partilha, as políticas de barreiras de informações podem restringir a partilha de determinadas formas. Para obter mais informações sobre o comportamento dos canais partilhados e das barreiras de informação, veja Barreiras de informação e Canais Partilhados.

As organizações criam políticas de Barreira de Informação no portal de conformidade do Microsoft Purview. Depois de uma organização criar uma política ib, o Microsoft 365 pode aplicá-la a vários serviços do Microsoft 365, incluindo o Microsoft Teams, o OneDrive e o SharePoint. Para o Teams, as barreiras de informação podem determinar e impedir os seguintes tipos de colaborações não autorizadas:

• Adicionar um utilizador a uma equipa ou canal
• Acesso do utilizador ao conteúdo da equipa ou do canal
• Acesso do utilizador a conversas de grupo e 1:1
• Acesso de utilizador a reuniões
• Impede pesquisas e deteção (o seletor de pessoas não apresenta utilizadores)

As organizações podem utilizar barreiras de informação no Microsoft Teams para impedir que uma equipa comunique ou partilhe dados com:

• Outra equipa específica.
• Qualquer um fora da equipa.

O Serviço de Avaliação de Políticas de Barreira de Informação (IBPES) determina se uma comunicação está em conformidade com as políticas ib.

Acionadores da barreira de informações

No Microsoft 365, as organizações criam políticas de Barreira de Informação para definir as restrições de comunicação entre diferentes grupos de utilizadores. Baseiam estas restrições em atributos de utilizador, como departamento, localização, cargo, entre outros. Uma política inclui um conjunto de regras que determinam que utilizadores ou grupos de utilizadores podem ou não comunicar entre si.

Quando uma organização realiza um evento do Microsoft Teams, o Serviço de Avaliação da Política de Barreira de Informações verifica as políticas da Barreira de Informações atribuídas ao utilizador que realiza o evento. O IBPES avalia as políticas IB do utilizador em relação às políticas dos membros da equipa existentes para garantir que a comunicação entre os mesmos cumpre as regras definidas. Se as políticas do novo utilizador entrarem em conflito com as políticas de outro membro da equipa, o Microsoft Teams restringe a comunicação em conformidade.

O Microsoft 365 ativa as políticas ib quando ocorrem os seguintes eventos do Teams:

• Adicionar um utilizador a uma equipa. Quando uma organização tenta adicionar um novo utilizador a uma equipa, o Serviço de Avaliação da Política de Barreira de Informações verifica as políticas ib do utilizador. Avalia-as em relação às políticas dos membros da equipa existentes para garantir que a comunicação entre eles cumpre as regras definidas. Se não ocorrerem violações e a organização adicionar com êxito o utilizador à equipa, o utilizador pode efetuar todas as funções na equipa sem mais verificações. No entanto, se a política do utilizador impedir que a organização as adicione à equipa, o utilizador não aparece na pesquisa.

  

• Um utilizador pede uma nova conversa. Sempre que um utilizador pede uma nova conversa com um ou mais utilizadores, o Serviço de Avaliação da Política de Barreira de Informação avalia o chat para verificar se não está a violar políticas ib. Se a conversação violar uma política ib, então o Teams não inicia a conversação.

  Aqui está um exemplo de um chat 1:1.

  

  Eis um exemplo de uma conversa de grupo.

  

• Um membro da reunião convida um utilizador a participar na reunião. Neste cenário, o Serviço de Avaliação da Política de Barreira de Informação avalia a política IB do utilizador em relação às políticas ib que se aplicam aos outros membros da equipa. Se existir uma violação, o Teams não permite que o utilizador participe na reunião.

  

• Dois ou mais utilizadores partilham um ecrã. Quando um utilizador partilha um ecrã com outros utilizadores, o Serviço de Avaliação da Política de Barreira de Informação tem de avaliar a partilha. Verifica se a partilha viola as políticas ib de outros utilizadores. Se a partilha violar a política ib de outro utilizador, o Teams não permite a partilha de ecrã.

  Eis um exemplo de uma partilha de ecrã antes de o Microsoft Teams aplicar a política IB.

  

  Eis um exemplo de partilha de ecrã após o Teams aplicar a política IB. O Teams não apresenta a partilha de ecrã e os ícones de chamada.

  

• Um utilizador faz uma chamada telefónica no Teams. Sempre que um utilizador inicia uma chamada de voz (através de voz por IP ou VOIP) para outro utilizador ou grupo de utilizadores, o Serviço de Avaliação da Política de Barreira de Informações avalia a chamada. Verifica se a chamada viola as políticas do IB de outros membros da equipa. Se existir alguma violação, o Teams bloqueia a chamada de voz.

• Convidados no Teams. As políticas ib também se aplicam aos convidados no Teams. Se os convidados precisarem de ser detetáveis na lista de endereços global de uma organização, consulte Gerir o acesso de convidados no Grupos do Microsoft 365. Assim que os convidados forem detetáveis, a organização pode definir políticas de IB.

Como as alterações de política do IB afetam as conversas existentes

Por vezes, existe uma conversa ou outra comunicação entre os utilizadores que ocorre quando ocorre uma alteração de política da Barreira das Informações. Por exemplo, uma organização pode:

• Crie uma nova política IB.
• Alterar uma política IB existente.
• Ativar uma alteração de política do IB devido a uma alteração de perfil de utilizador, como uma alteração de tarefa.

Como é que estas alterações de política do IB afetam as conversas existentes? Nestes casos, o Serviço de Avaliação da Política de Barreira de Informações avalia as comunicações existentes para garantir que ainda pode permitir que as comunicações ocorram. Ao fazê-lo, procura automaticamente os membros para garantir que a respetiva associação à equipa não viola nenhuma política.

• 1:1 chat. Se a comunicação entre dois utilizadores já não for permitida (devido à aplicação a um ou a ambos os utilizadores de uma política que bloqueia a comunicação), o Teams bloqueia a comunicação adicional. Suas conversas de chat existentes se tornam somente leitura.

  Eis um exemplo que mostra que a conversa está visível.

  

  Eis um exemplo que mostra o que acontece quando o Teams desativa a conversa.

  

• Chat de grupo. O que acontece se a comunicação de um utilizador para um grupo já não for permitida (por exemplo, porque um utilizador alterou as tarefas)? Neste cenário, o Teams remove todos os utilizadores cuja participação viola a política do chat de grupo. Além disso, o Teams proíbe a comunicação adicional com o grupo. O utilizador ainda pode ver conversações antigas. No entanto, não podem ver ou participar em novas conversações com o grupo. Se a política nova ou alterada que impede a comunicação se aplicar a mais do que um utilizador, o Teams poderá remover os utilizadores afetados pela política do chat de grupo. Ainda podem ver conversas antigas.

  Neste exemplo, Enrico mudou-se para um departamento diferente dentro da organização. Como resultado, o Teams removeu o Enrico da conversa de grupo.

  

  O Enrico já não pode enviar mensagens para o chat de grupo.

  

• Equipa. Quando o Teams remove todos os utilizadores do grupo, também os remove da equipa. Como tal, não podem ver ou participar em conversações novas ou existentes.

Modos de barreira de informações e Teams

O modo de barreiras de informação ajuda as organizações a reforçar quem podem adicionar ou remover de uma Equipa. Quando uma organização utiliza barreiras de informação com o Microsoft Teams, o Microsoft Purview suporta os seguintes modos IB:

• Abra. Esta configuração é o modo IB predefinido para todos os grupos existentes que uma organização aprovisionou antes de ativar barreiras de informação. Neste modo, não existem políticas IB aplicáveis.
• Implícito. Esta configuração é o modo IB predefinido quando uma organização aprovisiona uma equipa depois de ativar barreiras de Informações. O modo implícito permite que uma organização adicione todos os utilizadores compatíveis no grupo.
• Proprietário Moderado. O Microsoft Purview define este modo numa equipa quando o proprietário da equipa quer permitir a colaboração entre utilizadores de segmentos incompatíveis. O proprietário da equipa pode adicionar novos membros de acordo com a política ib.

Quando uma organização cria equipas antes de ativar uma política de Barreira de Informação, o Microsoft Purview define automaticamente o modo IB das equipas como Abrir por predefinição. Assim que a organização ativar as políticas ib no seu inquilino do Microsoft 365, tem de atualizar o modo das suas equipas existentes para Implícita para garantir que as equipas existentes estão em conformidade com o IB.

As organizações devem utilizar o cmdlet Set-UnifiedGroup com o parâmetro InformationBarrierMode que corresponde ao modo que pretende utilizar para os respetivos segmentos. Os valores permitidos para o parâmetro InformationBarrierMode são Open, Implicit e Owner Moderated.

Por exemplo, para configurar o modo Implícito para um Grupo do Microsoft 365, uma organização deve utilizar o seguinte comando do PowerShell:

Set-UnifiedGroup -InformationBarrierMode Implicit

Recurso adicional do PowerShell. Para atualizar o modo de Abrir para Implícito para todas as equipas existentes, utilize este script do PowerShell.

Se uma organização alterar a configuração do Modo aberto em grupos ligados ao Teams existentes para cumprir os requisitos de conformidade, tem de atualizar os modos IB para sites do SharePoint associados ligados à equipa do Teams.

Problemas Conhecidos

As secções seguintes identificam problemas conhecidos ao implementar barreiras de informação no Microsoft Teams.

Os utilizadores não podem participar em reuniões ad hoc

Existe um tamanho máximo para listas de reuniões no Microsoft Teams. O número máximo de participantes que podem participar numa reunião depende do tipo de reunião utilizada. Por exemplo, numa reunião padrão do Teams, até 300 participantes podem participar. No entanto, na funcionalidade eventos em direto no Teams, pode alojar até 20 000 participantes. Uma vez que o número máximo de participantes para cada tipo de reunião é fixo, as organizações não podem alterá-lo.

Se uma organização ativar as políticas do IB, o Microsoft Teams não permite que os utilizadores participem em reuniões se o tamanho da lista de reuniões for maior do que os limites de participação nas reuniões. A causa principal é que as verificações do IB dependem se o Teams pode adicionar utilizadores a uma lista de conversas de reunião. Só quando o Teams os pode adicionar à lista é que lhes permite participar na reunião. Um utilizador que participe numa reunião uma vez adiciona esse utilizador à lista. Como tal, a lista pode preencher-se rapidamente para reuniões periódicas.

O que acontece quando a lista de conversas atinge os limites de participação na reunião, mas os novos utilizadores que não estão na lista ainda querem participar na reunião? A resposta depende se a organização ativou o IB:

• Se a organização tiver ativado o IB, o Teams não permite que novos utilizadores participem na reunião.
• Se a organização não tiver ativado o IB, o Teams permite que novos utilizadores participem na reunião. No entanto, não podem ver a opção de chat na reunião.

Os utilizadores não podem participar em reuniões de canal

Se uma organização ativar as políticas ib, os membros da equipa não podem participar em reuniões de canal. Apenas os não membros da equipa podem participar em reuniões de canal. A causa principal é que as verificações do IB dependem se uma organização pode adicionar utilizadores a uma lista de chat de reunião. Só podem participar na reunião quando a organização os pode adicionar à lista de reuniões. O tópico de chat numa reunião de canal está disponível apenas para membros da Equipa/Canal. Os utilizadores não podem ver ou aceder ao tópico de chat.

Se uma organização ativar o IB e um membro nonteam tentar participar numa reunião de canal, o Teams não permite que esse utilizador participe na reunião. Se a organização não tiver ativado o IB e um membro nonteam tentar participar numa reunião de canal, o Teams permite que o utilizador participe na reunião. No entanto, não podem ver a opção de chat na reunião.

Número máximo de segmentos permitidos numa organização

Cada organização pode configurar até 100 segmentos ao configurar políticas ib. Não existe limite para o número de políticas que uma organização pode configurar.

As políticas ib não funcionam para utilizadores federados

Se uma organização permitir a federação com organizações externas, as políticas ib não restringem os utilizadores dessas organizações externas. Se os utilizadores de uma organização participarem numa conversa ou reunião organizada por utilizadores federados externos, as políticas ib também não restringem a comunicação entre os utilizadores da organização.

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