Implementar ferramentas de Gerenciamento Avançado do SharePoint para se preparar para o Microsoft 365 Copilot

10 minutos

À medida que a sua organização se prepara para ativar o Microsoft 365 Copilot, é fundamental governar corretamente os dados do SharePoint da sua organização para garantir que os resultados da Copilot são adequados, precisos e conformes. Compreender a importância da governação de conteúdos no SharePoint ao utilizar o Copilot começa por saber como o Copilot funciona através de três componentes:

LLMs (modelos de linguagem grandes)
As aplicações de produtividade do Microsoft 365 que utiliza todos os dias, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, entre outros.
Conteúdo no Microsoft Graphs

Quando um utilizador faz um pedido ao Copilot, processa o pedido através de modelos de linguagem grandes (LLMs). Em seguida, gera uma resposta com LLMs através do conteúdo do Microsoft Graph e do conteúdo Web (opcional). O conteúdo no Microsoft Graph inclui e-mails, ficheiros, reuniões, conversas, calendários e contactos. Uma parte significativa deste conteúdo é armazenada como ficheiros do SharePoint.

Quando partilha documentos com outras pessoas, estes documentos tornam-se dados armazenados em sites do SharePoint, bibliotecas de documentos e OneDrive. Estes documentos podem ser: um documento Word partilhado por um colega, uma apresentação em que está a trabalhar com a sua equipa, gravações de reuniões, notas de projeto que criou no Loop e no OneNote, entre outros. Para garantir que a assistência fornecida pela Copilot é adequada, precisa e em conformidade, é fundamental que as organizações garantam que os respetivos dados do SharePoint são devidamente regidos dos três aspetos seguintes:

Gerir a expansão de conteúdos. A expansão de conteúdos ocorre quando o conteúdo digital se acumula sem uma gestão adequada em várias localizações de armazenamento numa organização. Esta situação origina dificuldades no acesso a informações, despesas de armazenamento mais elevadas, vulnerabilidades de segurança e complexidades de conformidade. Pode lidar com a expansão de conteúdos ao:
- Implementar estratégias de governação e utilizar ferramentas que centralizam o controlo
- Otimizar a eficiência do armazenamento
- Manter práticas seguras de gestão de dados
- Reduzir a duplicação de conteúdo
- Garantir a criação de conteúdos bem planeados
- Garantir que todos os sites e conteúdos são bem geridos pelos proprietários do site
Impedir a partilha de conteúdos e controlar o acesso aos conteúdos. O Copilot analisa os dados armazenados em sites do SharePoint e do OneDrive para fornecer informações e automatizar tarefas na sua organização. Os dados confidenciais de conteúdos em sites do SharePoint e do OneDrive podem ser preenchidos nas informações geradas pela Copilot, o que representa riscos de segurança e privacidade. Os administradores do SharePoint e os proprietários de sites podem utilizar ferramentas para impedir que os utilizadores partilhem conteúdos em excesso. Os administradores também podem limitar o acesso ao conteúdo por Copilot com definições de grupo de utilizadores e outras ferramentas.
Gerir o ciclo de vida dos conteúdos. A gestão eficaz do ciclo de vida não só garante uma governação simplificada e uma colaboração melhorada, como também otimiza o armazenamento, mantém a integridade dos dados e suporta a conformidade regulamentar. Ao fazê-lo, a gestão do ciclo de vida dos conteúdos melhora a eficiência e a segurança ao remover conteúdos e sites inativos e desatualizados. Ao fazê-lo, garante que as informações a que o Copilot acede são exatas e atualizadas.

A Microsoft ajuda as organizações a responder às suas necessidades de governação de dados através do Microsoft SharePoint Premium - Gerenciamento Avançado do SharePoint (SAM). O SAM é um suplemento essencial para o Microsoft 365 que as organizações devem considerar seriamente implementar à medida que se preparam para o Microsoft 365 Copilot. O SAM equipa os administradores de TI com um conjunto poderoso de ferramentas para reforçar a governação de conteúdos ao longo do Microsoft Copilot percurso de implementação.

Quer esteja a preparar uma implementação copilot ou a gerir conteúdos após a implementação, o SAM oferece capacidades para:

Impedir a expansão de conteúdos
Simplificar a gestão de acesso para sites do SharePoint e do OneDrive
Analisar padrões de utilização através de relatórios abrangentes

Diagrama a mostrar os pilares do Gerenciamento Avançado do SharePoint.

A Microsoft recomenda a utilização de funcionalidades Gerenciamento Avançado do SharePoint juntamente com as suas melhores práticas com o SharePoint para reduzir o risco de partilha excessiva, controlar a expansão de conteúdos e gerir o ciclo de vida dos conteúdos. Os administradores de TI com acesso ao centro de administração do SharePoint podem gerir Gerenciamento Avançado do SharePoint funcionalidades. Os proprietários de sites também podem aceder a algumas das funcionalidades SAM.

Para se preparar para a adoção do Microsoft 365 Copilot da sua organização, existem alguns passos altamente recomendados que pode efetuar, principalmente com Gerenciamento Avançado do SharePoint ferramentas. As secções seguintes examinam os passos específicos que pode seguir para reduzir a partilha excessiva acidental, minimizar a quantidade de espaço de governação de conteúdos, melhorar a qualidade de resposta do Copilot, controlar o acesso aos conteúdos pela Copilot e garantir a segurança dos dados especificamente para sites críticos para a empresa.

Para minimizar a partilha acidental de conteúdos nos resultados da Copilot, é fundamental implementar as definições de partilha de melhores práticas. As salvaguardas proativas são fundamentais. Para preparar eficazmente a sua organização para o Copilot, deve definir as definições de partilha adequadas para os utilizadores finais ao nível da organização e do site.

Ao nível da organização:

Atualize as predefinições da ligação de partilha para o seu inquilino , desde a partilha ao nível da organização até ligações de pessoas específicas.
Pense em ocultar dos seus usuários finais as permissões de amplo escopo para reduzir os riscos em torno do uso acidental indevido. Este exemplo oculta "Todos exceto Utilizadores Externos" no controlo Pessoas Seletor para que nenhum utilizador final possa utilizá-lo.

Ao nível do site:

Considere educar os administradores do site nos controlos ao nível do site que podem utilizar para impedir que os membros partilhem. Aqui, uma configuração de chave garante que os Proprietários de Sites sejam os destinatários das solicitações de acesso.

Passo 2: Limpar sites não utilizados para gerir a expansão de conteúdos

As organizações podem gerir a expansão de conteúdos ao executar a funcionalidade de política de sites do SharePoint inativa a partir de Gerenciamento Avançado do SharePoint. Esta política combate a expansão de conteúdos ao identificar e gerir automaticamente sites do SharePoint inativos. Permite-lhe definir critérios de inatividade, como a falta de atualizações ou a atividade do utilizador durante um período definido. Depois de identificar estes critérios, os proprietários do site recebem notificações por email para confirmar o estado ativo/inativo do site.

Esta política SAM permite que as organizações reduzam os requisitos de requisitos de governação e melhorem a qualidade de resposta do Copilot. Os sites inativos contêm frequentemente conteúdo desatualizado, o que desorganize a origem de dados da Copilot e conduza a respostas menos precisas. A remoção destes sites ajuda o Copilot a focar-se nas informações atuais para obter melhores resultados.

Em menos de cinco minutos, pode configurar e executar um Site Inativo no modo de Simulação para identificar sites a que os utilizadores não acedem durante um período de tempo prolongado (configurável).
Assim que o relatório for gerado, selecione o botão Obter informações de IA para obter as informações de IA geradas para o relatório para o ajudar a identificar problemas com os sites e possíveis ações para resolver estes problemas.
Quando estiver pronto, defina a política como Modo ativo para notificar o Proprietário do Site para confirmar se o site ainda é necessário.

A funcionalidade informações de IA para Gerenciamento Avançado do SharePoint utiliza um modelo de linguagem para identificar padrões e potenciais problemas de relatórios e receber recomendações acionáveis para resolver problemas. Pode encontrar o botão Obter informações de IA junto a vários relatórios no centro de administração do SharePoint. Depois de selecionar o botão Informações de IA , a funcionalidade extrai padrões do relatório e oferece uma lista de potenciais ações.

Passo 3: identificar sites com conteúdo potencialmente partilhado em excesso

Quando não olha para o conteúdo real nos sites, como pode identificar rapidamente sites com conteúdo potencialmente sobrepartilhado? Normalmente, existe uma maior probabilidade de o conteúdo num site ser partilhado em excesso se vir conteúdo com uma das seguintes opções de partilha: Todos, exceto Utilizadores Externos, Pessoas na sua organização e Qualquer Pessoa. Os seguintes relatórios baseados em atividades no Gerenciamento Avançado do SharePoint permitem-lhe identificar rapidamente os sites mais partilhados ativamente:

Os sites com estes três tipos de utilização correm um maior risco de partilha excessiva em comparação com sites sem essas utilizações. Assim que o relatório for gerado, selecione o botão Obter informações de IA para obter as informações de IA geradas para o relatório. Estas informações podem ajudá-lo a identificar problemas com os sites e a fornecer possíveis ações para resolver estes problemas.

Gerenciamento Avançado do SharePoint também garante que os dados confidenciais nos sites do SharePoint e do OneDrive são processados e acedidos de forma segura apenas por utilizadores autorizados e/ou grupos de segurança, mantendo a integridade e segurança das informações geradas pela Copilot. Quando impede a partilha excessiva e a gestão eficaz do acesso, pode garantir que as funcionalidades de colaboração do Copilot estão otimizadas. Estas ações levam a uma utilização mais eficiente e segura do Copilot em toda a sua organização. Em seguida, seguir as ferramentas SAM pode ajudar a limitar o acesso ao conteúdo de dados confidenciais por Copilot.

Informações de governação de acesso a dados

A funcionalidade Informações de governação de acesso a dados permite-lhe ver relatórios que identificam sites que contêm conteúdos potencialmente partilhados ou confidenciais. Pode utilizar estes relatórios para avaliar e aplicar políticas de segurança e conformidade adequadas.

Bloquear política de transferências para sites do SharePoint e do OneDrive

Pode utilizar a ferramenta Bloquear transferência de sites do SharePoint e do OneDrive de Gerenciamento Avançado do SharePoint para bloquear a transferência de ficheiros a partir de sites do SharePoint ou do OneDrive sem ter de utilizar Microsoft Entra políticas de Acesso Condicional. Bloquear a transferência de ficheiros permite que os utilizadores se mantenham produtivos ao mesmo tempo que abordam o risco de perda acidental de dados. Os utilizadores têm acesso apenas ao browser sem capacidade de transferir, imprimir ou sincronizar ficheiros. Esta política SAM também impede que os utilizadores acedam a conteúdos através de aplicações, incluindo as aplicações de ambiente de trabalho do Microsoft Office. Quando o acesso à Web é limitado, os utilizadores veem esta mensagem na parte superior dos sites: "A sua organização não lhe permite transferir, imprimir ou sincronizar a partir deste site. Para obter ajuda, contacte o seu departamento de Ti."

Esta política SAM está ativada através de um comando do PowerShell que tem de executar no Shell de Gerenciamento do SharePoint Online. Tem de começar por ligar ao SharePoint como Administrador do SharePoint no Microsoft 365. Para saber como, consulte Introdução ao Shell de Gerenciamento do SharePoint Online.

Assim que estiver ligado à Shell de Gerenciamento do SharePoint Online, tem de executar o seguinte comando:

Set-SPOSite -Identity <SiteURL> -BlockDownloadPolicy $true

Por exemplo:

Set-SPOSite -Identity https://contoso.sharepoint.com/sites/research -BlockDownloadPolicy $true.

Também pode aplicar este cmdlet ao OneDrive ao alterar o URL. Por exemplo, para alterar o URL para a conta do OneDrive para um utilizador com o nome João, utilizaria um URL como: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/John.

Os seguintes parâmetros podem ser utilizados com este cmdlet para o ajustar:

Este parâmetro isenta os proprietários de sites da política e pode transferir totalmente qualquer conteúdo para o site.
```
-ExcludeBlockDownloadPolicySiteOwners $true
```
Este parâmetro isenta os utilizadores dos grupos mencionados da política e pode transferir totalmente qualquer conteúdo para o site.
```
-ExcludedBlockDownloadGroupIds <comma separated group IDs>
```
Este parâmetro isenta os utilizadores dos grupos do SharePoint mencionados da política e pode transferir totalmente qualquer conteúdo para o site.
```
-ExcludeBlockDownloadSharePointGroups <comma separated group names>
```
Este parâmetro marca o site como só de leitura, além de impedir transferências.
```
-ReadOnlyForBlockDownloadPolicy $true
```

Política de acesso condicional para sites do SharePoint e do OneDrive

Gerenciamento Avançado do SharePoint também inclui uma política de acesso condicional para sites do SharePoint e do OneDrive que lhe permite impor condições de acesso rigorosas quando os utilizadores acedem a sites do SharePoint. Os contextos de autenticação podem ser aplicados diretamente a sites ou utilizados com etiquetas de confidencialidade para ligar Microsoft Entra políticas de Acesso Condicional a sites etiquetados.

Passo 4: Controlar o acesso ao conteúdo

Antes de ativar o Copilot para a sua organização, é fundamental restringir proativamente o acesso a conteúdos confidenciais e gerir o que o Copilot pode descobrir através do Microsoft Graph. Apesar de a Copilot apenas apresentar resultados com base nas permissões existentes de um utilizador, os sites sobrepartilhados ou configurados incorretamente ainda podem expor mais dados do que o pretendido. O passo 4 centra-se em três abordagens complementares: Revisões de Acesso ao Site, Controle de Acesso Restrito (RAC) e Deteção restrita de conteúdos (RCD).

Utilize as Revisões de Acesso ao Site para confirmar os riscos de partilha excessiva. Depois de identificar sites com conteúdo potencialmente partilhado em excesso (por exemplo, através de relatórios SAM), pode iniciar uma Revisão de Acesso ao Site. Esta política pede aos proprietários do site que verifiquem se o nível de acesso atual é adequado e que corrijam problemas se a partilha excedida for confirmada. As Revisões de Acesso ao Site garantem que os proprietários de sites permanecem responsáveis pelas decisões de acesso a conteúdos em escala.
Aplicar Controle de Acesso Restritos (RAC) para sites confidenciais. Se um site tiver sido partilhado em excesso e precisar de limitar o acesso a um conjunto mais pequeno de pessoas, aplique uma política Controle de Acesso Restrita (RAC):
- Para sites do SharePoint. Restrinja o acesso para que apenas os membros de um grupo de segurança ou microsoft 365 especificado possam ver o site.
- Para contas do OneDrive. Limite o acesso para que apenas as pessoas num grupo designado possam ver conteúdo partilhado, independentemente das ligações de partilha anteriores. Também pode bloquear o OneDrive como um serviço para utilizadores específicos, se necessário.
O RAC é mais utilizado quando precisa de remover ou restringir ativamente o acesso a sites confidenciais ou ao OneDrives.
Utilize a Deteção restrita de conteúdos (RCD) para suprimir a deteção. Outra opção é a política de Deteção restrita de Conteúdos (RCD), que ajuda a controlar a exposição acidental de informações confidenciais no Copilot ou na pesquisa ao nível do inquilino:
- As permissões permanecem iguais. Os utilizadores que já têm acesso ao site ainda podem abri-lo diretamente.
- A deteção é suprimida. Os conteúdos do site não serão apresentados nos resultados do Copilot ou na pesquisa em toda a organização. A pesquisa ao nível do site ainda funciona para utilizadores autorizados.
- Aviso de ficheiros recentes. Os ficheiros aos quais os utilizadores já acederam podem continuar a aparecer nas respetivas listas de atividades recentes.
- Aplica-se a sites do SharePoint. O RCD não está atualmente disponível para contas do OneDrive.
- Atraso na indexação. Depois de aplicar o RCD, pode demorar algum tempo até que a supressão se propague totalmente por grandes locais.
- Melhor prática. Utilize o RCD para sites onde as permissões de acesso são válidas, mas quer minimizar a deteção no Copilot e na pesquisa. Utilize RAC quando as permissões precisarem de ser reduzidas.

Passo 5: Tomar medidas proativas em sites críticos para a empresa

Para sites críticos para a empresa, deve tomar medidas proativas para garantir que o conteúdo é partilhado adequadamente e o acesso ao conteúdo está limitado ao nível mínimo. Pode bloquear os sites mais importantes com as seguintes medidas:

Utilize Controle de Acesso Restritos (RAC) para proteger proativamente contra a partilha excessiva. Melhor ainda: como parte do seu processo de aprovisionamento de sites personalizados, configure a política RAC em novos sites a partir do get-go e evite, proativamente, a partilha excessiva para sempre.
Pense em bloquear os downloads em sites selecionados por meio de uma política de bloqueio de downloads, Em alternativa, bloqueie especificamente a transferência de gravações e transcrições de reuniões do Teams.
Para terminar, pense em aplicar uma ação de criptografia com "extrair direitos", a ser implementada em documentos do escritório comercialmente críticos. Saiba mais aqui.

Novas políticas de Gerenciamento Avançado do SharePoint brevemente

As seguintes políticas estão atualmente em pré-visualização e estarão disponíveis em breve no Gerenciamento Avançado do SharePoint.

Utilizar a política propriedade do site para garantir que todos os sites têm proprietários válidos

Os proprietários de sites são a função fundamental no ponto para executar tarefas de governação em escala. Especificamente, precisa de proprietários de sites para:

Ajuda para atestar se os sites inativos ainda são necessários no Passo 2: limpar sites não utilizados.
Execute as Revisões de Acesso ao Site para confirmar se o conteúdo potencialmente partilhado está realmente a ser sobrepartilhado e tome remediação para resolver riscos de partilha excessiva no Passo 4 – controlar o acesso.

É essencial confirmar que todos os sites têm proprietários válidos antes de limpar sites não utilizados e pedir aos proprietários para cuidarem de conteúdos partilhados em excesso. A política de Propriedade do Site do Gerenciamento Avançado do SharePoint ajuda a identificar sites sem proprietário e a encontrar os proprietários adequados quando necessário. Pode executar uma política de Propriedade do Site no modo de Simulação para identificar quaisquer sites que não tenham um mínimo de dois proprietários. Pode configurar a política no modo de simulação para identificar os proprietários com base nos critérios pretendidos. Em seguida, pode atualizar a política para o Modo ativo para ativar as notificações para os candidatos ao proprietário do site.

Utilizar os Sites Inativos – Sites Só de Leitura e Inativos – Arquivo políticas para limpo sites não utilizados

Depois de identificar sites inativos (veja o passo 2), deve pedir aos proprietários do site para atestarem se os sites ainda são necessários. Se os proprietários do site confirmarem que os sites não são necessários, tem de colocar os sites no modo só de leitura ou mover os sites para o Microsoft 365 Arquivo. Com esta funcionalidade, pode utilizar os Sites Inativos – Sites Só de Leitura e Inativos – Arquivo capacidades para realizar as seguintes ações em escala:

Tornar o site só de leitura
Mover o site para o Microsoft 365 Arquivo

Utilize o Relatório de Linha de Base de Partilha Excedida para Sites, contas do OneDrive e Política de ficheiros para identificar riscos de partilha excessiva

O passo 3 analisou como executar três relatórios de utilização SAM para identificar conteúdos potencialmente sobrepartilhados. Com esta funcionalidade futura, pode executar um único relatório para saber onde existe o risco de sobreexposição de conteúdos em todos os sites no seu inquilino, independentemente das atividades do site.

Pode começar por executar um relatório "Oversharing Baseline Report for Sites, OneDrive accounts, and Files" a partir dos comandos do PowerShell de Governação de Acesso a Dados (DAG) no módulo powerShell do SharePoint Online. Este relatório analisa todos os sites no seu inquilino e lista sites que partilham conteúdos com mais do que um número especificado de utilizadores (especifique o número).
Pode ordenar, filtrar ou transferir o relatório e identificar os sites com conteúdo potencialmente partilhado.

Utilizar a política de Deteção de Conteúdo Restrito para controlar ainda mais a deteção acidental de conteúdos

No Passo 4, examinou como utilizar as Revisões de Acesso ao Site e Controle de Acesso Restritas (RAC) para reduzir a partilha excessiva e limitar o acesso ao site. Depois de identificar conteúdos potencialmente sobrepartilhados e aplicar controlos de acesso, as organizações podem reduzir ainda mais o risco de exposição acidental ao ativar a política RCD (Restricted Content Discoverability) no Gerenciamento Avançado do SharePoint.

A política RCD permite que os administradores do SharePoint impeçam que os conteúdos do site apareçam no Microsoft 365 Copilot e experiências de pesquisa em toda a organização, como o SharePoint Home, Office.com e Bing. Importante, o RCD não altera as permissões do site. Os utilizadores autorizados ainda podem aceder e interagir com o conteúdo como habitualmente. No entanto, garante que os conteúdos confidenciais não são apresentados em respostas geradas pela Copilot ou em resultados de pesquisa abrangentes, ajudando a proteger informações críticas para a empresa.

Os pontos-chave a compreender sobre o RCD incluem:

O acesso não está bloqueado. Os utilizadores que já têm permissão para um site ainda podem abri-lo diretamente (por exemplo, através de uma ligação guardada, navegação do site ou ficheiro ao qual já têm acesso).
A deteção é suprimida. O conteúdo do site já não aparece nos resultados do Copilot ou na pesquisa ao nível do inquilino. No entanto, a pesquisa no próprio site continua a funcionar para utilizadores autorizados.
Aviso de conteúdo recente. Em alguns casos, os ficheiros a que um utilizador acedeu recentemente ainda podem aparecer nas suas vistas "recentes", mesmo que o site esteja em RCD.
Sites do OneDrive. Atualmente, o RCD aplica-se a sites do SharePoint e não a contas individuais do OneDrive.
Atraso na propagação. Depois de ativar o RCD, a propagação da alteração pode demorar algum tempo através da indexação, especialmente em sites grandes.
Melhor prática. Utilize o RCD para sites que contêm informações confidenciais ou críticas para a empresa em que as permissões de acesso estão corretas, mas quer reduzir o risco de o conteúdo ser acidentalmente apresentado na Copilot ou na pesquisa em toda a organização. Combine RCD com RAC e Revisões de Acesso ao Site para fornecer uma abordagem de governação em camadas.

Os administradores do SharePoint podem aplicar a política RCD através do centro de administração do SharePoint ou através do PowerShell, desde que o inquilino tenha Gerenciamento Avançado do SharePoint (SAM) ou SharePoint Premium licenciamento. Para ativar o RCD para um site do SharePoint através do Shell de Gerenciamento do SharePoint Online, os administradores podem executar o seguinte comando do PowerShell:

Set-SPOSite –Identity {site-url} -RestrictContentOrgWideSearch $true

Ao aplicar esta política, as organizações adicionam uma camada adicional de proteção para conteúdos confidenciais, especialmente em sites onde a visibilidade tem de ser controlada de forma rigorosa.

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