Gestão de turnos e gavetas de caixa

Este artigo explica como configurar e usar turnos no ponto de venda (POS) do Microsoft Dynamics 365 Commerce.

No Dynamics 365 Commerce, o termo turno descreve a recolha de dados e atividades transacionais dos POS entre dois pontos no tempo. Para cada turno, o montante em dinheiro esperado é comparado com o montante que foi contado e declarado.

Normalmente, os turnos são abertos no início do dia útil. Nesse momento, um utilizador declara o montante inicial que a gaveta de registadora contém. Em seguida, as transações de vendas são realizadas ao longo do dia. Finalmente, no final do dia, a gaveta é contada e os montantes finais são declarados. O turno é encerrado e é gerado um relatório Z. O relatório Z indica se existe utilização excedida ou falta.

Cenários típicos de turnos

O Commerce fornece várias opções de configuração e operações de POS para suportar uma vasta gama de processos de negócio de fim de dia para o POS. Esta secção descreve alguns cenários típicos de turnos.

Caixa registadora fixa

Normalmente, o cenário de turno de caixa registadora fixa é utilizado com maior frequência. Num turno de caixa registadora fixa, o turno e a caixa registadora estão associadas a uma registadora específica. Não são transferidos de uma registadora para outra. Um turno de caixa registadora fixa pode ser utilizado por um único utilizador ou partilhado por vários utilizadores. Os turnos de caixa registadora fixa não requerem nenhuma configuração especial.

Caixa registadora flutuante

Num turno de caixa registadora flutuante, o turno e a gaveta de registadora podem ser transferidos de uma registadora para outra. Embora uma registadora só possa ter um turno ativo por gaveta de registadora, os turnos podem ser suspensos e depois retomados mais tarde ou numa registadora diferente.

Por exemplo, uma loja tem duas registadoras. Cada registadora é aberta no início do dia, quando o operador de caixa abre um novo turno e fornece o montante inicial. Quando um operador de caixa está pronto para fazer uma pausa, esse operador suspende o seu turno e retira a caixa da gaveta da registadora. Essa registadora fica então disponível para outros operadores de caixa. Outro operador de caixa pode iniciar sessão e abrir o seu próprio turno na registadora. Após o fim da pausa do primeiro operador, este pode retomar o seu turno quando uma das outras registadoras ficar disponível. Os turnos de caixa registadora flutuante não requerem nenhuma configuração ou permissão especial.

Utilizador único

Muitos retalhistas preferem permitir apenas um utilizador por turno, para ajudar a garantir o mais alto nível de responsabilidade pelo dinheiro na gaveta da registadora. Se apenas um utilizador estiver autorizado a utilizar a caixa registadora associada a um turno, esse utilizador pode ser considerado o único responsável por quaisquer discrepâncias. Se mais do que um utilizador utilizar um turno, é difícil determinar quem cometeu um erro ou quem poderá estar a tentar roubar a caixa.

Múltiplos utilizadores

Alguns retalhistas estão dispostos a sacrificar o nível de responsabilidade que os turnos de utilizador único proporcionam e a permitir mais do que um utilizador por turno. Esta abordagem é típica quando há mais utilizadores do que registadoras disponíveis e a necessidade de flexibilidade e velocidade supera o potencial de perda. É também típico quando os gerentes de loja não têm os seus próprios turnos, mas podem, se necessário, utilizar os turnos de qualquer um dos operadores de caixa. Para iniciar sessão e utilizar um turno que foi aberto por outro utilizador, um utilizador tem de ter a permissão de POS Permitir início de sessão de vários turnos.

Turno partilhado

Uma configuração de turno partilhado permite que os retalhistas tenham um único turno para várias registadoras, gavetas de registadoras e utilizadores. Um turno partilhado tem um único montante inicial e um único montante final que são resumidos em todas as gavetas de registadoras. Os turnos partilhados são mais comuns quando são utilizados dispositivos móveis. Neste cenário, não é reservada uma gaveta de registadora separada para cada registadora. Em vez disso, todas as registadoras podem partilhar uma gaveta de registadora.

Para que os turnos partilhados possam ser utilizados numa loja, a gaveta de registadora deve ser configurada como uma "gaveta de turnos partilhados" em Retalho e Comércio > Configuração do canal > Configuração do POS > Perfis POS > Perfis de hardware > Gaveta. Além disso, os utilizadores têm de ter uma ou ambas as permissões de turno partilhado (Permitir gerir turno partilhado e Permitir utilizar turno partilhado).

Operações de turno e gaveta

Podem ser efetuadas várias operações para alterar o estado de um turno, ou para aumentar ou diminuir o montante de dinheiro na gaveta da registadora. Esta secção descreve estas operações de turno para o Store Commerce.

Abrir turno

O PDV exige que os usuários tenham um turno ativo e aberto para realizar quaisquer operações que produzam uma transação financeira, como uma venda, devolução ou pedido do cliente.

Quando um utilizador inicia sessão no POS, o sistema verifica primeiro se existe um turno ativo disponível para esse utilizador na registadora atual. Se um turno ativo não estiver disponível, o usuário pode abrir um novo turno, retomar um turno existente ou entrar usando o modo "nondrawer", dependendo da configuração do sistema e das permissões do usuário.

Declarar montante inicial

Esta operação é muitas vezes a primeira operação a ser efetuada para um turno recentemente aberto. Para esta operação, os utilizadores especificam o montante inicial de dinheiro na gaveta da registadora para o turno. Esta operação é importante porque o cálculo de excesso/falta que ocorre quando um turno é encerrado considera o montante inicial.

Entrada flutuante

Entradas flutuantes são transações não relacionadas com vendas que são realizadas num turno ativo para aumentar o montante de dinheiro na gaveta da registadora. Um exemplo típico de uma entrada de flutuação é uma transação para acrescentar trocos adicionais à gaveta quando esta está a ficar sem dinheiro.

Remoção de pagamento

Remoções de pagamento são transações não relacionadas com vendas que são realizadas num turno ativo para reduzir o montante de dinheiro na gaveta da registadora. Esta operação é, na maioria das vezes, utilizada com uma operação de entrada flutuante num turno diferente. Por exemplo, como a registadora 1 está a ficar sem trocos, o utilizador da registadora 2 efetua uma remoção de pagamento para reduzir o montante na sua gaveta da registadora. O utilizador da registadora 1 faz então uma entrada flutuante para aumentar o montante na sua gaveta da registadora.

Suspender turno

Os utilizadores podem suspender o seu turno ativo para libertar a registadora atual para outro utilizador, ou para transferir o seu turno para uma registadora diferente. Nestes casos, o turno é muitas vezes referido como um turno de caixa registadora flutuante.

A suspensão de um turno impede quaisquer novas transações ou alterações no turno até que ele seja retomado.

Retomar turno

Esta operação permite aos utilizadores retomar um turno previamente suspenso em qualquer registadora que não tenha ainda um turno ativo.

Declaração de pagamento

Esta operação é executada para especificar o montante total de dinheiro que está atualmente na gaveta da registadora. Na maioria das vezes, os utilizadores executam esta operação antes de fecharem um turno. O montante especificado é comparado com o montante do turno previsto para calcular o montante de excesso/falta.

Depósito em cofre

Podem ser efetuados depósitos em cofre em qualquer altura num turno ativo. Esta operação retira dinheiro da gaveta da registadora para que possa ser transferido para um local mais seguro, como um cofre numa sala. O montante total registado para os depósitos em cofre é incluído nos totais dos turnos, mas não tem de ser contabilizado como parte da declaração de pagamento.

Depósito em banco

Tal como os depósitos em cofre, os depósitos em banco são efetuados em turnos ativos. Esta operação retira dinheiro do turno para preparar o depósito bancário.

Turno inativo mas não completamente fechado

Turnos inativos mas não completamente fechados já não estão ativos mas não estão totalmente encerrados. Ao contrário dos turnos suspensos, os turnos inativos mas não completamente fechados não podem ser retomados. No entanto, operações como Declarar montante inicial e Declaração de pagamento podem ser executadas posteriormente ou a partir de uma registadora diferente.

Os turnos inativos mas não completamente fechados são utilizados muitas vezes para libertar uma registadora para um novo utilizador ou turno sem primeiro ter de contar, reconciliar e fechar o turno.

Fechar turno

A operação Fecho de turno calcula os totais de turnos e os montantes de excesso/falta e, em seguida, finaliza um turno ativo ou inativo mas não completamente fechado. Os turnos encerrados não podem ser retomados ou modificados.

A ativação da definição do perfil de funcionalidade POS Requerer montantes iniciais e declaração de pagamento impõe o montante inicial e as ações de declaração de concurso antes de o turno poder ser encerrado.

Imprimir X

A operação Print X gera e imprime um relatório X para o turno ativo atual.

Reimprimir Z

A operação Reimprimir Z reimprime o último relatório Z que o sistema gerou quando um turno foi fechado.

Gerir turnos

A operação Gerir turnos permite aos utilizadores visualizar todos os turnos ativos, suspensos e inativos mas não completamente fechados da loja. Dependendo das suas permissões, os utilizadores podem executar os seus procedimentos finais de encerramento, tais como as operações Declaração de pagamento e Fechar turno para turnos inativos mas não completamente fechados. No caso pouco frequente em que os turnos estão em mau estado após uma mudança entre os modos offline e online, esta operação também permite que os usuários visualizem e excluam turnos inválidos. Estes turnos inválidos não contêm qualquer informação financeira ou dados transacionais que sejam necessários para a reconciliação.

Permissões de turno e gaveta

As seguintes permissões de POS afetam o que um utilizador pode e não pode fazer em vários cenários:

• Permitir inativo mas não completamente fechado
• Permitir a impressão de relatório X
• Permitir a impressão de relatório Z
• Permitir declaração de pagamento
• Permitir declaração flutuante
• Abrir gaveta sem venda
• Permitir início de sessão de vários turnos – Esta permissão permite que o utilizador inicie sessão e utilize um turno que foi aberto por um utilizador diferente. Os utilizadores que não têm esta permissão só podem iniciar sessão e utilizar os turnos que abriram.
• Permitir gerir turnos partilhados - Os utilizadores têm de ter esta permissão para abrir ou fechar um turno partilhado.
• Permitir utilizar turnos partilhados - Os utilizadores têm de ter esta permissão para iniciar sessão e utilizar um turno partilhado.

Considerações de fim de dia do Commerce headquarters

A forma como os turnos e a reconciliação da gaveta da registadora são utilizados no POS difere da forma como os dados de transação são resumidos durante o cálculo do extrato. É importante que compreenda esta diferença. Dependendo da configuração e dos processos de negócio, os dados de turnos no POS (relatório Z) e um extrato calculado no headquarters podem dar resultados diferentes. Esta diferença não significa necessariamente que os dados do turno ou o extrato calculado estejam incorretos, ou que exista um problema com os dados. Significa apenas que os parâmetros fornecidos podem incluir transações adicionais ou menos transações, ou que as transações foram resumidas de forma diferente.

Embora cada retalhista tenha necessidades comerciais diferentes, recomendamos que o sistema seja configurado da seguinte forma para evitar situações em que ocorram diferenças deste tipo:

Aceda a Retalho e Comércio > Canais > Lojas > Todas as lojas > Declaração/fecho e, para cada loja, defina o campo Método de declaração e o campo Método de fecho para o Turno.

Esta configuração ajuda a garantir que os extratos de headquarters incluem as mesmas transações que os turnos no POS, e que os dados são resumidos por esse turno.

Para mais informações sobre os métodos de declaração e fecho, consulte Configurações de loja para Extrato de retalho.