Descrição geral de orçamento

Quase todas as empresas que utilizam a funcionalidade Finanças no Microsoft Dynamics 365 Finance precisarão de ser capazes de criar relatórios de orçamento versus valores reais. Este artigo explica a configuração mínima necessária para criar orçamentos em finanças e operações ou carregá-los no programa de um terceiro.

Descrição geral

O orçamento aprovado para uma entidade legal é mantido num documento que é conhecido como entrada de registo de orçamento. As linhas de um documento de entrada de registo de orçamento são conhecidas como entradas da conta de orçamento e contêm informações da dimensão financeira, datas e dos valores do orçamento aprovado. O documento de entrada do registo de orçamento é integrado nas páginas de relatórios financeiros básicos e de consulta onde os valores reais do livro-razão são comparados com os valores de orçamento.

Há vários métodos para criar entradas de registo de orçamento:

• Introduza manualmente as informações de documentos na página Entradas de registo de orçamento.
• Utilize o modelo do Microsoft Excel que pode ser aberto clicando no botão Abrir no Excel na página Entradas de registo de orçamento.
• Utilize a entidade de dados Entradas de Conta de Orçamento na gestão de dados para importar entradas de registo de orçamento. Considere a utilização deste método e a ativação do parâmetro Processamento baseado no conjunto quando precisar de importar várias entradas de conta de orçamento.
• Se a empresa utilizar a funcionalidade Planeamento de orçamento para preparar dados de orçamento, pode utilizar o processo periódico Gerar entrada de registo de orçamento.

A entrada de registo de orçamento é considerada concluída quando os saldos do orçamento são atualizados. Na página Entradas de registo de orçamento, clique em Atualizar saldos de orçamentos para obter uma entrada de registo de orçamento selecionada ou várias entradas. Após a atualização dos saldos do orçamento, o estado da entrada de registo de orçamento muda para Concluído. A entrada de registo de orçamento concluído não pode ser reaberta para edições. Então, se os dados de orçamento devem ser ajustados, precisa de criar uma nova entrada de registo de orçamento em vez de corrigir os dados na entrada de registo de orçamento concluído.

Configuração

Ao configurar o orçamento, comece na página Parâmetros de orçamento. Nesta página, defina o diário orçamental, a sequência de números de entradas de registo de orçamento e o comportamento predefinido nas áreas de trabalho.

Na página Parâmetros de orçamentação, estão disponíveis os seguintes campos:

• Chave de alocação – Este campo determina como o montante de uma entrada de conta de orçamento é alocado numa previsão de fluxo de caixa.
• Usar regras para transferências de orçamento – Selecione esta opção para ativar transferências de orçamento.
• Apresentar consulta de análise de orçamento herdado – Selecione esta opção para mostrar a consulta de análise de orçamento herdado.
• Estrutura de conta predefinida – Selecione esta caixa de verificação para preencher automaticamente a estrutura de conta no registo de orçamento, com base na conta principal. Esta caixa de verificação estará disponível se a caraterística Predefinir a estrutura de conta na entrada de registo orçamental estiver ativada na Gestão de funcionalidades.
• Diário orçamental – Selecione um nome de diário para apropriações do orçamento. Este campo está disponível se o campo Ativar apropriações do orçamento estiver selecionado na página Parâmetros do Razão geral.

Em seguida, se houver políticas que orientem a aprovação das entradas de registo de orçamento, com base no tipo de orçamento (por exemplo, transferências ou revisões), deve criar fluxos de trabalho da entrada de registo de orçamento na página Fluxos de trabalho de orçamento. Se há cenários em que as transferências devem ser permitidas sem a aprovação do fluxo de trabalho, pode definir regras de transferência de orçamento para suportar esses cenários.

Na página Dimensões de orçamento, deve selecionar as dimensões financeiras que são utilizadas para orçamento, com base nas dimensões que são utilizadas no plano contabilístico. Pode selecionar todas as dimensões financeiras ou um subconjunto delas para orçamento.

Defina um modelo orçamental que corresponda a todos ou alguns dos orçamentos. Pode utilizar um único modelo orçamental para todas as entradas de registo de orçamento. Como alternativa, pode criar módulos separados que se baseiam no tipo de orçamento, na localização geográfica ou em alguma outra forma de classificação de um orçamento.

Crie códigos de orçamento que identifiquem o tipo de transações de orçamento para registar qualquer fluxo de trabalho relacionado. Os códigos de orçamento podem suportar os seguintes tipos de orçamento:

• Orçamento original
• Transferência
• Revisão
• Ónus
• Ónus prévio
• Orçamento transportado

Os códigos de orçamento permitem ter um registo de auditoria de alterações de orçamento aprovadas no decorrer do ciclo orçamental. Se um fluxo de trabalho estiver associado a um código de orçamento, o fluxo de trabalho será ativado para todas as entradas de registo de orçamento que utilizam esse código de orçamento, e os passos do fluxo de trabalho devem ser concluídos antes de a entrada de registo de orçamento atingir a fase Concluída.

Também pode configurar as regras de transferência de orçamento. Para utilizar as regras de transferência de orçamento, selecione Utilizar regras para transferências de orçamento na página Parâmetros de orçamento. Quando as regras de transferência de orçamento são utilizadas, se um utilizador criar um documento utilizando um código de orçamento do tipo Transferência, os saldos do orçamento não serão atualizados se as regras de transferência de orçamento forem violadas. Por exemplo, pode permitir documentos de transferência de orçamento, onde o orçamento de despesas é transferido entre as contas principais para o departamento de vendas e marketing, mas pode proibir que o orçamento seja transferido de ou para esse departamento, a menos que a aprovação do fluxo de trabalho seja concedida para esse tipo de entrada de conta de orçamento.

Funcionalidade introduzida no Microsoft Dynamics 365 Finance versão 10.0.7 (janeiro de 2020) com capacidade e flexibilidade adicionais para entradas de registo orçamental. Para ativar estas melhorias, aceda à área de trabalho Gestão de funcionalidades e selecione Entradas de registo de orçamento apenas para quantidade e/ou Entradas de registo de orçamento com tipo de valor como predefinição.

A única funcionalidade de Entradas de registo de orçamento para quantidade permite que lance uma entrada de registo de orçamento com valores de apenas quantidade. Por exemplo, pode lançar uma entrada de orçamento com uma quantidade 32 e preço zero, o que resultará num valor igual a zero. Pode utilizar esta quantidade no contexto de um relatório financeiro para determinar um preço por quantidade. Observe que nenhum relatório ou consulta foi atualizado como parte desta funcionalidade; a funcionalidade só permite que lance um valor igual a zero.

A funcionalidade Entradas de registo de orçamento com tipo de valor como predefinição permite que o tipo de valor predefinido numa entrada do registo de orçamento seja um tipo de valor diferente da despesa. A linha de entrada do registo de orçamento agora terá como predefinição a despesa quando o tipo de conta principal for despesa; terá como predefinição a receita quando o tipo de conta principal for receita e terá despesa como predefinição para todos os outros tipos de conta.

Utilizar áreas de trabalho e páginas de consulta para controlar o orçamento versus valores reais

O gestor de orçamento pode analisar o estado atual de um orçamento na área de trabalho Orçamentos e previsões do livro-razão. Os separadores Despesa acima do orçamento e Receita abaixo do orçamento fornecem uma visão rápida das combinações de dimensões financeiras em que os destinos de orçamento não são atendidos ou se aproximam do limiar. Pode personalizar a percentagem do limiar de orçamento e os conjuntos de dimensões financeiras que são utilizados nesses separadores clicando em Configurar a minha área de trabalho. Pode clicar em Gestores de unidade para ver os trabalhadores responsáveis pelas combinações de dimensões financeiras específicas que estão selecionadas nesses separadores. Por exemplo, se vir que o orçamento das despesas do departamento de operações está a ultrapassar o limiar do orçamento, procure localizar e contactar o gestor do departamento de operações para abordar o problema.

A página de consulta Valor real versus orçamento permite analisar nos detalhes do orçamento versus valores reais. Selecione uma linha na página de consulta e clique em Saldos do período para ver o orçamento e os valores reais em períodos fiscais. A página Entradas de conta de orçamento fornece uma análise dos detalhes do valor de orçamento em entradas de registo de orçamento. A página Entradas de diário geral abre as transações do livro-razão que estão incluídas no valor calculado Valores reais.

Uma empresa que está a utilizar a funcionalidade de planeamento de Orçamento pode criar e utilizar previsões de orçamento na área de trabalho Orçamentos e previsões do livro-razão.