Descrição geral de notas de encomenda de subcontrato

Aplica-se a: Operações de Projeto Integradas com ERP.

Este artigo apresenta uma descrição geral da funcionalidade de subcontratação no Microsoft Dynamics 365 Project Operations que está perfeitamente integrada no Dynamics 365 Finance. Esta funcionalidade permite que os utilizadores efetuem a gestão de subcontratos, documentem folhas de horas e despesas, bem como outras informações relevantes fornecidas pelos subcontratantes no Dataverse. Para cada subcontrato no Dataverse, o sistema gera automaticamente notas de encomenda no Finance. Da mesma forma, para cada folha de horas ou despesas registada no Dataverse, o sistema gera recibos de produto correspondentes no Finance. Quando um subcontratante submete uma fatura no Finance, o escriturário de Contas a pagar (AP) obtém acesso a todas as folhas de horas e despesas registadas associadas ao subcontrato. O escriturário de AP pode então realizar um processo de correspondência de três vias e reservar a fatura no Finance.

Pré-requisitos

Para utilizar a funcionalidade, ative as seguintes caraterísticas:

• Ative o processamento de valores reais de Subcontratos com o Project Operations para cenários baseados em recursos/não armazenados.
• Ativar notas de encomenda de Projeto no Project Operations para cenários baseados em recursos/não armazenados
• Ativar notas de encomenda de Subcontrato no Project Operations para cenários baseados em recursos/não armazenados

Versões mínimas necessárias

Para utilizar a funcionalidade para o Project Operations Integrated with ERP, tem de ter as seguintes versões:

• Project Operations Dataverse versão 4.91.0.0 ou posterior
• Dynamics 365 Finance versão 10.0.39 ou posterior

Configurar categorias de aquisição e categorias de projetos predefinidas para itens de subcontrato

Para gerar linhas de ordens de compra em Finanças para cada linha de subcontratação que cria no Dataverse, deve configurar as categorias de compras e as categorias de projetos por defeito. Baseie esta configuração nas funções ou nos detalhes de despesas que especificar no item de subcontrato.

Para definir as categorias padrão de aquisição e as categorias de projetos, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão e contabilidade de projetos>Configurar>Categorias>Categorias de subcontrato do projeto.

2. Selecione Novo para criar um registo.

3. No campo Tipo de transação de subcontrato, selecione Hora para tempo ou Despesa para despesas.

4. Opcional: Selecione ID da Função para tempo ou Categoria da transação para despesas.

   Observação

   Este passo só é obrigatório se a configuração for necessária para uma categoria da transação ou ID de função específicos.

5. Selecione a categoria de aquisição para o mapeamento.

6. Selecione a categoria do projeto para o mapeamento.

Configurar uma sequência numérica para recibos de produto

Quando regista entradas de folha de horas ou despesas no Dataverse, as Finanças geram e registam automaticamente a receção de produto para a ordem de compra por subcontrato através dos processos periódicos Geração de Receção de Produto por Subcontrato e Registo da Receção de Produto por Subcontrato. Para facilitar a geração automática de recibos de produto, tem de configurar uma sequência numérica.

Para configurar a sequência numérica para os recibos de produtos subcontratados, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Parâmetros de gestão de projetos e contabilística.
2. No separador Sequência numérica, selecione a referência de Recibo de produto e, em seguida, selecione a sequência numérica para recibos de produto do subcontrato.

Configurar mapas de escrita dupla

Antes que as notas de encomenda e linhas de nota de encomenda no Finance possam ser geradas automaticamente para cada subcontrato no Dataverse, defina os mapas de escrita dupla seguintes para a fase de execução.

Criar e gerir subcontratos

Quando cria um subcontrato no Dataverse, o sistema gera uma ordem de compra correspondente nas Finanças. Para cada linha de subcontrato no Dataverse, o sistema cria uma linha de ordem de compra. O sistema utiliza o mapeamento de categorias de subcontrato do projeto descrito anteriormente para identificar a categoria de aquisição e a categoria de projeto para cada linha de nota de encomenda.

Quando confirma o subcontrato no Dataverse, o sistema confirma automaticamente as ordens de compra nas Finanças. Se alterar o subcontrato ou as suas linhas no Dataverse, o sistema atualiza as ordens de compra no setor financeiro. Por conseguinte, o estado da nota de encomenda no Finance reflete todas as alterações.

Para obter informações sobre como criar e gerir subcontratos no Dataverse, consulte Gestão de subcontratos no Project Operations.

Para consultar a lista de ordens de compra subcontratadas em Finanças, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Tarefas de itens>Notas de encomenda de subcontrato.

2. Selecione a nota de encomenda para ver os seus detalhes. Nenhum dos campos é editável.

3. Selecione o separador Cabeçalho da nota de encomenda.

   O separador Geral mostra os detalhes do subcontrato, tais como o ID do subcontrato, o nome, a data e o estado.

4. Selecione o separador Linhas da nota de encomenda.

   O separador Linhas lista as linhas de ordens de compra que o sistema criou para cada linha subcontratada. O sistema gera uma linha de ordens de compra em Finanças para cada linha subcontratada no Dataverse.

   • As linhas de transação dos tipos Despesa e Tempo utilizam categorias de aquisição. Estas categorias provêm do mapeamento subcontratado do projeto. O sistema retira os grupos predefinidos de imposto sobre vendas sobre itens da configuração das categorias de aquisição.
   • As linhas de transação do tipo Material utilizam produtos lançados. Um local e um armazém são atribuídos a partir das predefinições da encomenda. Além disso, as categorias padrão de projetos e os grupos de imposto sobre vendas de itens vêm da página de produtos liberados.

   O separador Projeto mostra os detalhes do item de subcontrato, tais como o ID do item de subcontrato, o tipo e o ID da função.

5. No Painel de Ações, selecione Recibo.

   A secção Diário lista os recibos de produto que o sistema publicou para a ordem de compra. O sistema publica automaticamente os recibos de produtos para encomendas de subcontratação com base em folhas de horas e despesas registadas no Dataverse. Não pode criar manualmente recibos de produto para ordens de compra subcontratadas.

Gerar recibos de produtos para subcontratos

Quando regista entradas de folha de horas ou despesas no Dataverse, as Finanças geram e registam automaticamente a receção de produto para a ordem de compra por subcontrato através dos processos periódicos Geração de Receção de Produto por Subcontrato e Registo da Receção de Produto por Subcontrato.

Para gerar recibos de produtos para folhas de ponto e despesas que os recursos dos subcontratados registam ou que os subcontratados partilham no Dataverse, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Periódico>Subcontratos>Gerar recibo de produto para subcontratos.

2. Selecione Gerar recibo de produto para subcontratos para gerar o recibo do produto. Pode utilizar um processo em lote para realizar esta atividade periodicamente. Executa este processo em modo batch todos os dias.

   As finanças utilizam a folha de horas, despesas, utilização de materiais ou registos de diário para considerar todas as entradas da folha de horas, despesas e materiais que aprovaste no Dataverse para o subcontrato.

   Após a publicação do diário de integração do Projeto para todas as entradas, o sistema gera recibos de produto para notas de encomenda de subcontrato. Durante o processo de geração de recibos do produto, o sistema considera cada data contabilística que é utilizada para diários. Se publicar várias entradas através do diário de integração do projeto, mas com datas contabilísticas diferentes, o sistema gera múltiplos recibos de produto. Cada recibo de produto corresponde à data contabilística adequada.

3. No Finance, aceda a Gestão de projetos e contabilística>Subcontratos>Recibos de produto de subcontrato do projeto para ver a lista de recibos de produto, juntamente com o estado publicado.

Publicar recibos de produtos para subcontratos

Para publicar recibos de produto de subcontrato, siga um dos passos no Finance.

• Aceda a Gestão de projetos e contabilística>Periódico>Subcontratos>Publicar recibos de produtos para subcontratos e selecione Publicar recibos de produtos para subcontratos para publicar o recibo do produto. Utilize um processo em lote para realizar esta atividade periodicamente. Executa este processo em modo batch todos os dias.
• Aceda a Gestão de projetos e contabilística>Subcontratos>Recibos de produto de subcontrato do projeto para ver a lista de recibos de produto, juntamente com o estado publicado. Seleciona o recibo do produto e depois seleciona Publicar para o enviar.

Em ambos os casos, o sistema gera o cupão financeiro do recibo do Produto se o acréscimo de recibos de produto estiver configurado para categorias de aquisição, de acordo com a política de compra.

Criar e publicar faturas de fornecedores de subcontratos

Quando um funcionário de contas a pagar recebe uma fatura do subempreiteiro, cria uma nova fatura em Finanças.

Para criar e publicar faturas de fornecedores subcontratados, siga estes passos:

1. No Finance, aceda a Contas a pagar>Notas de encomenda>Todas as notas de encomenda.
2. No Painel de Ações, no separador Fatura, selecione Fatura para criar uma fatura de fornecedor para a nota de encomenda do subcontrato.
3. No Painel de Ações, no separador Predefinido de, selecione Quantidade de recibos do produto como opção. As linhas de nota de encomenda são apresentadas em conjunto com a quantidade de recibos do produto.
4. Introduza o número da fatura e a data da fatura.
5. Selecione Publicar para publicar a fatura de fornecedor.

Quando lança a fatura do fornecedor, ocorre a sincronização com o Dataverse e uma confirmação automática é efetuada para as faturas do fornecedor no Dataverse. No Dataverse, o sistema inicia um processo de correspondência automática para linhas de fatura de fornecedor e a folha de horas original ou entradas de despesas associadas a subcontratos. Este processo de correspondência envolve gerar uma entrada de estorno para o registo original e, em seguida, criar uma nova entrada para a linha de fatura de fornecedor na entidade Valor Real.