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Existem duas formas de gerir e controlar os seus projetos: previsões de projetos e orçamentos de projetos.
Use a previsão de projeto se sua organização tiver uma perspetiva operacional e se ela se concentrar em receitas e custos derivados de transações específicas. Utilize a orçamentação de projetos se a sua organização se concentrar mais nos montantes financeiros.
Tanto as previsões quanto os orçamentos do projeto usam modelos de previsão para armazenar os valores de transação projetados.
Cada método tem as suas vantagens. Você deve considerar os seguintes pontos antes de selecionar um método para sua organização.
| Método de alocação | Previsão de projetos | Orçamentação de projetos |
|---|---|---|
| Repartição do período | Não é possível alocar transações explicitamente durante um período fiscal. Em vez disso, a previsão e o controle da previsão são baseados na vida útil do projeto. Como as previsões são baseadas em uma data específica, você deve inferir o período a partir da data. | Você pode alocar transações ao longo de todo o projeto ou de um período fiscal. Se você alocar ao longo de um período, poderá transferir valores não utilizados para o próximo período fiscal. |
| Visualizar transações | Você pode visualizar as transações nos formulários de previsão, onde você vê as previsões para toda a empresa e para todos os projetos, independentemente da hierarquia. Para se concentrar em um projeto específico, você deve filtrar os dados. | Você pode exibir transações orçadas para uma única hierarquia de projeto. Portanto, você pode exibir detalhes de transação para um projeto pai ou seus subprojetos. |
| Variáveis de transação | Ao inserir transações de previsão, você pode usar todos os atributos existentes para uma transação real. Isso permite um maior detalhe na previsão. Por exemplo, você pode inserir detalhes para quantidades, trabalhadores, itens ou propriedades de linha. | Ao inserir detalhes do orçamento, você pode usar apenas valores, categorias e atividades. |
| Segurança | A previsão é baseada em transações inseridas nos formulários de previsão e não envolve nenhum mecanismo de controle de processo. Qualquer trabalhador que tenha permissões para um formulário de previsão pode revisar informações sem aprovação. | O orçamento usa o sistema de fluxo de trabalho, que permite o gerenciamento de alterações e permite manter um histórico das revisões. |
| Tipos de entrada | As entradas previstas de transação baseiam-se no número de unidades e nos preços unitários de custo e de venda. | Os detalhes do orçamento são baseados em montantes, que são divididos entre custos e receitas. |
| Modelos de previsão | Como cada previsão deve ser associada a um modelo, você pode criar vários modelos de previsão e também configurar submodelos. | O orçamento do projeto limita os modelos de previsão usados para o orçamento. Menos modelos de previsão podem ajudar a aumentar a consistência nas projeções. |
| Derrapagens de custos | Você só pode permitir ou proibir a entrada de transações que causarão uma ultrapassagem de custos. | O orçamento do projeto fornece opções de controle adicionais para os usuários. Pode permitir avisos e derrapagens. |
| Controlo | O controlo de previsão é efetuado através da redução de previsões. Os montantes reais são subtraídos dos saldos das transações previstas sem qualquer pista de auditoria. Isso pode tornar mais difícil rastrear onde as transações reais ocorreram. | No controlo orçamental do projeto, os montantes reais são deduzidos dos montantes no orçamento remanescente. Isto permite uma pista de auditoria mais clara. |
Previsões do projeto
Ao usar a previsão de projeto, você pode inserir transações de previsão em formulários de previsão para cada tipo de transação. Cada atributo disponível para uma transação real pode ser usado para uma transação de previsão — por exemplo, rentabilidade de linha, atributos de linha, trabalhadores ou descrições. Você também pode projetar quanto tempo depois de incorrer em um custo você faturará um cliente.
As transações de previsão do projeto são baseadas em unidades e montantes.
Você deve associar cada previsão de projeto a um modelo de previsão. Quando você insere uma transação de previsão, um modelo de previsão é sugerido automaticamente. O modelo de previsão atua como um contêiner para as transações de previsão.
Você pode designar modelos de previsão como submodelos para um modelo. Isso permite prever por região, período de tempo ou departamento. Pode copiar as transações de previsão num modelo para criar um novo modelo e também pode transferir as transações para o razão geral. Como há uma relação um-para-um entre uma previsão e um modelo, cada modelo de previsão compõe um orçamento separado para um projeto.
Os modelos de previsão podem usar a redução de previsão como mecanismo de controle para projetos. Na redução das previsões, as transações reais reduzem os saldos das transações previstas. No entanto, como a redução de previsão é aplicada ao projeto mais alto na hierarquia, ela fornece uma visão limitada das alterações na previsão. Por exemplo, se um trabalhador estiver associado a um subprojeto, as transações reais para o trabalhador serão lançadas no projeto pai. Isso pode dificultar o controle de alterações, porque você não pode determinar facilmente qual transação em qual subprojeto causou uma redução no valor previsto. Assim, é uma boa ideia criar uma cópia de um modelo de previsão para a redução de previsão a utilizar. Em seguida, você pode usar relatórios para exibir o que foi originalmente previsto.
Você pode revisar, copiar, excluir ou transferir previsões de projeto para um orçamento contábil. No entanto, não há controle de processo. Qualquer trabalhador que tenha permissão para um formulário de previsão pode fazer revisões sem revisão.
- Revisar– Você pode revisar uma transação de previsão nos mesmos formulários em que as entradas originais foram feitas.
- Copiar ou excluir – Ao copiar transações de previsão, você copia as linhas de transação de um modelo de previsão para outro modelo de previsão. Ao excluir uma previsão, você exclui as transações de previsão de um modelo de previsão. Para limitar as transações de previsão que são copiadas ou excluídas, selecione tipos e datas de transação específicos. Isso permite copiar ou excluir apenas partes específicas de uma previsão.
- Transferir – Ao transferir uma previsão de projeto para um orçamento contábil, você transfere as transações de previsão de um modelo de previsão para um orçamento contábil. Pode substituir quaisquer transações transferidas previamente no orçamento do razão geral para o qual transfere a sua previsão do projeto.
Orçamentos de projetos
O orçamento de projetos é um método mais simples do que a previsão, embora se integre com modelos de previsão. Ele usa um único formulário de entrada para detalhes e revisões do orçamento original e permite projeções baseadas apenas no valor, categoria ou atividade.
No orçamento do projeto, todos os orçamentos e revisões originais devem ser enviados para um fluxo de trabalho do projeto para aprovação. Os fluxos de trabalho oferecem maior controle sobre o processo e criam um registro de histórico de alterações.
O orçamento de projeto assemelha-se ao orçamento contábil, mas é mais rápido e fácil de configurar. Muitas das opções no orçamento contábil, como sequências numéricas ou moeda, não precisam ser configuradas separadamente para projetos.
Os orçamentos de projeto são automaticamente associados a dois modelos de previsão, um para o orçamento original e outro para o orçamento restante. Portanto, os relatórios baseados em modelos de previsão podem usar dados de orçamento. Quando um orçamento de projeto é comprometido, o sistema cria transações de previsão com base nos modelos associados, que são usados para fins de relatório e controle.
Modelos de previsão
Os modelos de previsão têm uma hierarquia de camada única. Isso significa que uma previsão de projeto deve ser associada a um modelo de previsão.
Se você usar a previsão de projeto, poderá identificar modelos como submodelos. Em seguida, você pode criar previsões por departamento, período de tempo ou região. Por exemplo, você pode criar um modelo de previsão para um ano e, em seguida, criar submodelos para as previsões regionais Nordeste, Sudeste, Noroeste e Sudoeste que os chefes regionais enviam. Ao selecionar diferentes opções nos relatórios disponíveis, você pode visualizar informações por previsão total ou por submodelo.