Caixas de correio do site no Exchange Server

APLICA-SE A:2016 2019 Subscription Edition

Emails e documentos são tradicionalmente mantidos em dois repositórios de dados exclusivos e separados. A maioria das organizações colabora usando os dois meios. O desafio é que tanto email quanto documentos são acessados usando-se clientes diferentes. Isso geralmente resulta em uma redução da produtividade do usuário e em uma experiência degradada para ele.

A caixa de correio do site, introduzida pela primeira vez no Exchange 2013, é uma solução para este problema. As caixas de correio do site melhoram a colaboração e a produtividade dos utilizadores ao permitir o acesso a documentos do Microsoft SharePoint e ao e-mail do Exchange através da mesma interface de cliente. Uma caixa de correio do site é composta funcionalmente por associação a sites do SharePoint (proprietários e membros), armazenamento partilhado através de uma caixa de correio do Exchange 2016 ou Exchange 2019 para mensagens de e-mail e um site do SharePoint para documentos e uma interface de gestão que aborda as necessidades de aprovisionamento e ciclo de vida.

As caixas de correio do site requerem o Exchange 2016 ou posterior e a integração e configuração do SharePoint Server 2013 ou posterior. Para obter mais informações sobre como configurar a sua organização Exchange Server para trabalhar com a sua organização do SharePoint, consulte os seguintes tópicos:

• Configurar caixas de correio do site no SharePoint Server.

• Planear Exchange Server integração com o SharePoint e o Skype for Business

Para obter mais informações sobre as funcionalidades de colaboração no Exchange Server, consulte Colaboração.

Como funcionam as caixas de correio de site?

Quando um membro do projeto arquiva emails ou documentos usando a caixa de correio de site, qualquer membro do projeto pode acessar o conteúdo. As caixas de correio do site são apresentadas no Outlook 2013 ou posterior e dão aos utilizadores acesso fácil ao e-mail e aos documentos dos projetos que lhes interessam. Adicionalmente, o mesmo conjunto de conteúdos pode ser acessado diretamente do site do SharePoint em si. Com caixas de correio de site, o conteúdo fica onde tem que ficar. O Exchange armazena os emails, oferecendo, aos usuários, o mesmo modo de exibição de mensagens para conversas por email que eles usam todos os dias, em suas próprias caixas de correio. Enquanto isso, o SharePoint armazena os documentos, trazendo a coautoria e as versões dos documentos para o jogo. O Exchange sincroniza metadados suficientes do SharePoint para criar a vista de documento no Outlook (por exemplo, título do documento, data da última modificação, autor da última modificação, tamanho).

Políticas de provisionamento de caixa de correio de site

As cotas de caixa de correio de site podem ser definidas usando-se os cmdlets SiteMailboxProvisioningPolicy no Shell de Gerenciamento do Exchange. As políticas de provisionamento de caixa de correio de Site se aplicam somente ao email que enviado de e para a caixa de correio de site e o tamanho da caixa de correio de site no servidor do Exchange. As configurações de repositório de documentos são definidas no SharePoint. Apesar de você poder criar várias políticas de provisionamento de caixa de correio de site, usando o cmdlet New-SiteMailboxProvisioningPolicy, somente a política de provisionamento padrão será aplicada a todas as caixas de correio de site. Você não pode aplicar várias políticas dentro de sua organização. As políticas de provisionamento permitem que você defina as seguintes quotas:

Para mais informações sobre como configurar as políticas de provisionamento de caixa de correio de site, consulte Gerenciar políticas de provisionamento de caixa de correio do site.

Retenção e política de ciclo de vida

O ciclo de vida de uma caixa de correio de site é gerido através do SharePoint. É através do SharePoint que você deve executar todas as tarefas de caixa de correio de site, como criar e remover caixas de correio de site. Além disso, você pode criar uma política de Ciclo de Vida do SharePoint, para gerenciar o ciclo de vida de uma caixa de correio de site. Por exemplo, você pode criar uma política de ciclo de vida no SharePoint que feche automaticamente todas as caixas de correio de site após 6 meses. Se o usuário ainda precisar usar a caixa de correio de site, o usuário poderá reativar a caixa de correio do site através do SharePoint. Recomendamos que você use o aplicativo de Ciclo de vida que está na fazenda. Remover manualmente as caixas de correio de site ativas do Exchange irá resultar em caixas de correio de site órfãs.

Quando o aplicativo de ciclo de vida no SharePoint fechar uma caixa de correio de site, essa caixa será retida pelo período declarado na política de ciclo de vida no estado fechado. Em seguida, a caixa de correio pode ser reativada por um utilizador final ou por um administrador do SharePoint. Depois do período de retenção, a caixa de correio de site do Exchange que está hospedada no banco de dados de caixa de correio terá MDEL: colocado à frente do seu nome, para indicar que foi marcado para exclusão. Você precisará remover manualmente essas caixas de correio de site do banco de dados de caixa de correio, para liberar espaço de armazenamento e o alias. Se você não tiver habilitado a Política de Ciclo de vida do SharePoint, você perderá a habilidade de determinar que caixas de correio de site estão marcadas para exclusão. Até que a caixa de correio de site tenha sido removida por um administrador, o conteúdo dela ainda poderá ser recuperado.

Você pode usar este comando para procurar e remover caixas de correio de site que foram marcadas para exclusão.

Get-Mailbox MDEL:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false

Caixas de correio de site não suportam a retenção no nível do item. A retenção funciona em um nível de projeto para caixas de correio de site, de forma que, quando toda a caixa de correio for excluída, os itens retidos sejam excluídos.

Conformidade

Usando o Console de Descoberta Eletrônica no SharePoint, as caixas de correio de site podem ser parte do escopo da Descoberta Eletrônica In-loco, pois você pode fazer pesquisas de palavras-chave em relação a caixas de correio de usuário ou de site. Além disso, você pode colocar uma caixa de correio do site em retenção legal. Para obter mais informações, consulte Deteção de Dados Eletrónicos No Local no Exchange Server.

Backup e restauração

O backup e a restauração das caixas de correio de site do Exchange que estão no servidor de caixa de correio irão usar o mesmo método de backup e restauração que você usar para todas as caixas de correio do Exchange. Para mais informações, consulte Grupos de disponibilidade do banco de dados.

Para documentos do SharePoint, deve criar cópias de segurança e restaurar no mesmo local. Se restaurar os seus conteúdos do SharePoint para os mesmos URLs, a caixa de correio do site continuará a funcionar e não é necessária mais configuração. Se restaurar para um URL diferente, terá de executar o cmdlet Set-SiteMailbox para atualizar a propriedade SharePointURL . Recomendamos que você não restaure o SharePoint para uma nova floresta.