Activar sugestões de documento para recomendar documentos relacionados

Quando ativas sugestões de documentos, o navegador das aplicações Dynamics 365 e os utilizadores móveis veem documentos importantes relacionados com o que estão a trabalhar nas aplicações Dynamics 365, como uma grande oportunidade de vendas. Como administrador, cabe-lhe definir os campos relevantes. Um motor de recomendação que utiliza Azure Text Analytics e correspondência de palavras-chave associa registos relacionados para encontrar documentos semelhantes. As regras de semelhança de aplicações do Dynamics 365 são criadas por si, com a sua lógica de semelhança. As aplicações do Dynamics 365 apresentam ao utilizador uma lista de documentos sugeridos quando o utilizador trabalhar no registo atual.

O Document Suggestions pesquisa outros registos comparáveis para determinar semelhanças encontradas em documentos localizados num site SharePoint, OneDrive ou localização externa. Os documentos sugeridos podem estar em vários formatos diferentes, tais como Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Adobe PDF e ficheiros de texto. Quando são encontrados documentos semelhantes, o Document Suggestions apresenta-os e oferece-lhe a possibilidade de abrir o documento ou fazer uma cópia.

Requisitos

O Document Suggestions funciona com navegador web, Dynamics 365 para tablets e Dynamics 365 para telemóveis. Para usar Sugestões de Documentos com aplicações Dynamics 365, um administrador de sistema precisa de:

• Confirme subscrições e acesso a:

  • Dynamics 365 Atendimento ao Cliente.
  • SharePoint Online, SharePoint 2013 ou SharePoint 2016.
  • Azure Services para usar Azure Text Analytics.

• Confirme que o seguinte está configurado:

  • A pesquisa do Dataverse está ativada e configurada. Mais informações: Configure a pesquisa Dataverse para a organização.
  • A gestão de documentos está configurada em aplicações Dynamics 365. Consulte Configurar a integração do SharePoint.

• Complete as seguintes tarefas:

  • Ative a ligação Azure Text Analytics nas aplicações Dynamics 365.
  • Defina uma regra de similaridade para cada tipo de entidade que esteja incluída nas Sugestões de Documentos. Mais informações: Utilizar regras de semelhança avançadas para ver sugestões de incidentes semelhantes.

Como funciona

Utilize sugestões de documentos com a entidade do caso.

Pode usar a correspondência de padrões incorporada que vem nativamente com a funcionalidade Sugestões de Documentos, mas para correspondência de palavras-chave mais avançada, use o serviço Azure Text Analytics.

As Sugestões de Documentos pesquisam apenas as localizações e documentos a que o utilizador tem acesso.

Pesquisa locais onde os documentos são encontrados na seguinte ordem:

1. Site predefinido do SharePoint.
2. Outros sites do SharePoint.
3. OneDrive.
4. Grupos do Microsoft 365 (quando a solução está instalada).
5. URL externo (quando configurado).

O Document Suggestions não pesquisa anexos que adicionas às Notas nos registos da aplicação do Dynamics 365.

Adicionar um URL externo para pesquisar outro site

Pode incluir sites externos, como uma biblioteca de documentos SharePoint local, nas Sugestões de Documentos, adicionando uma URL externa para o site a ser pesquisado.

Quando adiciona o URL externo à funcionalidade de sugestões de documentos ativada, os seus utilizadores experienciam as seguintes funcionalidades.

• Navegadores web: Quando os utilizadores executam aplicações Dynamics 365 a partir de um navegador web, após selecionarem Sugestões de Documento, podem selecionar Outras Recomendações na página de Sugestões de Documentos para mostrar outra página que possa incluir mais sugestões de documentos encontradas no site externo. O utilizador pode ser solicitado a iniciar sessão no site externo.

• Aplicações móveis: Para as aplicações Dynamics 365 para tablets e Dynamics 365 para telemóvel, após selecionarem Sugestões de Documentos, os utilizadores podem selecionar Outras Recomendações, que abre o site externo no navegador web predefinido do dispositivo. O site pode incluir mais sugestões de documentos encontradas no site externo. O utilizador pode ser solicitado a iniciar sessão no site externo.

Criar o URL externo

Deves construir a URL externa num formato que o site externo compreenda. Por exemplo, para os sites que utilizam uma construção semelhante a https://contoso.com/search?{0}, em que https://contoso.com/search? é a estrutura do URL de pesquisa e {0} é a cadeia de palavras-chave, as Sugestões de Documentos transmite as palavras-chave no parâmetro {0}. As palavras-chave que são passadas para a URL provêm de regras de registo semelhantes que incluem mapeamentos de entidades do Text Match. Mais informações: Utilizar regras de semelhança avançadas para ver sugestões de incidentes semelhantes.

Os valores encontrados nos campos de texto dos mapeamentos de regras de similaridade são as palavras-chave usadas para construir a consulta que é passada para o site externo. No URL seguinte, palavra-chave é o valor de texto encontrado nos mapeamentos de regras de similaridade e & representa um espaço em branco que as Sugestões de Documentos usam para separar cada palavra-chave.

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

Para um servidor SharePoint on-premiss, pode adicionar uma URL externa que aponte para um subsite semelhante à URL seguinte, onde mysharepoint é o nome do site, sites é o nome do site e subsitename é o nome do subsite.

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

Configurar a ligação de análise de texto do Azure

Para usar Azure Text Analytics com Sugestões de Documentos, precisa de configurar uma ligação Azure Text Analytics .

Definir e ativar regras de semelhança

Se já não tiver definido regras de semelhança, consulte Utilizar regras de semelhança avançadas para ver sugestões de incidentes semelhantes.

Ativar as Sugestões de Documentos

Para ativar Sugestões de Documentos, complete os seguintes passos:

1. Vai ao centro de administração do Power Platform e inicia sessão com credenciais de administrador.
2. No painel Gerir, selecione Ambientes.
3. Na página Ambientes selecione um ambiente.
4. Selecione Definições>Integração> Definições >Gerir Sugestões de Documentos.
5. Na área Selecionar Entidades , selecione a entidade Caso a incluir em Sugestões de Documentos e depois selecione Aplicar.

1. Defina um URL externo para incluir nas Sugestões de Documentos. Por predefinição, as Sugestões de Documentos pesquisam em serviços do Microsoft 365, como o SharePoint ou o OneDrive. Se pretender pesquisar num site externo, para além dos serviços do Microsoft 365 disponíveis, tais como um site do SharePoint no local, introduza o URL de base do sistema externo. As aplicações do Dynamics 365 adicionam uma cadeia de consulta de pesquisa ao URL base que fornece. Mais informações: Adicionar um URL externo para procurar outro site.