Utilizar a categoria do Outlook para monitorizar compromissos e e-mails

A sincronização do lado do servidor permite a monitorização de e-mails, compromissos e tarefas no Outlook com uma categoria especialMonitorizado para o Dynamics 365. Quando atribui esta categoria a um email, marcação ou tarefa no Outlook, sincroniza o item com aplicações de envolvimento do cliente (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing e Dynamics 365 Project Service Automation). De forma semelhante, remover a categoria de um email, marcação ou tarefa rastreada desfaz-na das aplicações de envolvimento do cliente.

Também pode selecionar vários itens e atribuir-lhes a categoria do Outlook Monitorizado para o Dynamics 365 e, assim, monitorizando-os a todos para as aplicações de interação com os clientes. Identifique rapidamente os itens monitorizados ao observar a presença desta categoria na sua Pasta A Receber e noutras pastas.

Configurar a monitorização baseada em categorias através de uma OrgDBOrgSetting

A partir da versão 9.1.0.4039 ou superior, a monitorização da categoria está ativada por predefinição.

Utilizar a categoria para monitorizar itens do Outlook

Quando a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 estiver disponível no Outlook, poderá utilizá-la para monitorizar os seguintes itens do Outlook.

Email

Monitorize um e-mail ao atribuir-lhe a categoria Monitorizado para o Dynamics 365. Pode ver a atribuição de categorias imediatamente no Outlook. Neste momento, o e-mail está marcado para monitorização. A sincronização do lado do servidor sincroniza o email com as aplicações de envolvimento do cliente em 15 minutos, com base na definição de sincronização do email.

Se monitorizar um e-mail e o categorizar como Monitorizado para o Dynamics, a remoção da categoria irá anular a monitorização do e-mail. No entanto, o registo de atividade do email correspondente não é eliminado.

Categorização automática de emails

A sincronização do lado do servidor aplica a categoria Tracked to Dynamics 365 aos emails quando os sincroniza automaticamente através de uma caixa de correio destinatária do Dynamics 365.

Quando um email sincronizado é recebido por múltiplos destinatários do Dynamics 365, a sincronização do lado do servidor aplica automaticamente a categoria às caixas de correio adicionais do destinatário do Dynamics 365 — desde que cada destinatário do Dynamics 365 esteja ativado para sincronização de emails recebidos e apareça como parte da atividade resolvida na linha de email recebido. Por exemplo, emails recebidos no Exchange por um destinatário do Dynamics 365 através de um grupo de distribuição, de um alias de email diferente ou como destinatário BCC podem não ser categorizados de forma fiável, porque a parte associada ao Dynamics 365 pode não estar resolvida ou não aparece como destinatário na listagem dos emails recebidos do Dynamics 365.

Apenas os emails que correspondem ao código de direção do Dynamics 365 são automaticamente categorizados quando a configuração do sistema Rastrear emails enviados entre utilizadores do Dynamics 365 como duas atividades está ativada. Por exemplo, emails que são rastreados e enviados do Outlook para outros utilizadores do Dynamics 365 não aparecem categorizados nas caixas de correio destinatárias do Outlook porque representam a cópia recebida do email. Este comportamento permite ao destinatário do Dynamics 365 rastrear uma cópia recebida do email conforme a configuração do sistema mencionada anteriormente.

Compromisso

Poderá monitorizar um compromisso ao atribuir-lhe a categoria Monitorizado para o Dynamics 365. A marcação é acompanhada e sincronizada com aplicações de envolvimento do cliente com base nas regras de sincronização do lado do servidor.

Se monitorizar um compromisso e o categorizar como Monitorizado para o Dynamics, a remoção da categoria irá anular a monitorização do compromisso. No entanto, o registo correspondente de atividade de marcação das aplicações do Dynamics 365 não é eliminado.

Tarefa

Utilizar a monitorização baseada em categorias com a App for Outlook

Se tiver o Dynamics 365 App for Outlook, pode utilizar a monitorização baseada em categorias com o App for Outlook.

A tabela seguinte lista os diferentes cenários de monitorização.

Delegar utilizadores

Se permitir que outra pessoa faça a gestão do seu e-mail e calendário ao fornecer-lhe acesso delegado, o delegado pode aceder às suas categorias no Outlook, se o delegado tiver permissões de Editor.

Se a sua caixa de correio tiver a categoria Monitorizado para o Dynamics 365, o delegado poderá monitorizar os seus e-mails e compromissos ao atribuir a categoria Monitorizado para o Dynamics 365.

Monitorização baseada em categorias com o Dynamics 365 for Outlook

O Dynamics 365 para Outlook não suporta rastreamento baseado em categorias. Não ative o OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems numa organização configurada para usar o Dynamics 365 para o Outlook.

Desativar a monitorização baseada em categorias

Pode desativar a monitorização baseada em categorias para a organização das aplicações do Dynamics 365, desativando OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.

FAQ

Posso monitorizar os meus contactos do Outlook ao atribuir a categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Não, os contactos do Outlook não suportam rastreamento baseado em categorias.

O que acontece se mudar o nome da categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Se renomear a categoria, a sincronização do lado do servidor continua a identificar a categoria pelo seu ID. Usa o ID para rastrear e desacompanhar itens do Outlook.

O que acontece se eliminar a categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Se apagares a categoria, a sincronização do lado do servidor recria-a no servidor Exchange em cerca de 15 minutos.

Quando ativo OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems pela primeira vez, os meus itens monitorizados anteriormente serão atribuídos à categoria Monitorizado para o Dynamics 365?
Não, a sincronização do lado do servidor não atribui a categoria a itens já rastreados.

Se atribuir a categoria Monitorizado pelo Dynamics 365 a um tópico de conversação do Outlook, o que acontece?
Se categorizares um tópico de conversa como Rastreado para o Dynamics 365, todos os emails desse tópico recebem a categoria e são rastreados.

Posso atribuir a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 aos compromissos recorrentes?
Se categorizar uma consulta recorrente como Rastreada no Dynamics 365, todas as ocorrências individuais da consulta recebem a categoria e são acompanhadas.

O que acontece quando um E-mail monitorizado falha?
Por padrão, os emails que falharam o rastreamento automático são tentados novamente num novo ciclo de sincronização – aproximadamente a cada 15 minutos. O sistema tenta novamente até cinco vezes. Se as tentativas falharem após cinco tentativas, o email recebe a categoria Rastreado para o Dynamics 365 (Não entregue) e não ocorrem mais tentativas. O sistema tenta novamente os emails rastreados automaticamente que falham com os seguintes erros:

• A promoção de emails falha devido a um plugin configurado no ambiente do cliente.
• A promoção de e-mails falha devido a tempos limite das aplicações de interação com os clientes ou do Microsoft Exchange.
• Um e-mail é rejeitado com InvalidSender ou devido a algumas decisões desconhecidas.
• Os e-mails falham e não são entregues se o proprietário da fila não tiver o direito de acesso correto atribuído a eles. Sem o direito de acesso correto, o proprietário não pode ser proprietário do registo de e-mail monitorizado pela fila.

Após cinco tentativas, se a falha em promover o email se deve a um erro do plugin, tente corrigir o plugin. Em seguida, atribua a categoria Monitorizar para o Dynamics 365 para monitorizar manualmente os e-mails não entregues para que sejam monitorizados nas aplicações de interação com os clientes.

Como removo a monitorização baseada em categorias através de OrgDBOrgSetting?
Para desativar a categoria especial do Outlook Monitorizado para o Dynamics 365, precisa de ativar OrgDBOrgSetting na sua organização. As aplicações de interação com os clientes fornecem a ferramenta OrgDBOrgSettings que dá aos administradores a capacidade de implementar atualizações específicas anteriormente reservadas para implementações do registo.

1. Siga as instruções neste artigo para conhecer os passos para extrair a ferramenta.
2. Depois de extrair a ferramenta, desative OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.
3. A desativação de OrgDBOrgSetting removerá a categoria Monitorizado para o Dynamics 365 em todas as caixas de correio do Exchange da organização com a sincronização do lado do servidor ativada no espaço de cerca de 15 minutos.

Também pode utilizar esta ferramenta para editar OrgDBOrgSetting TrackCategorizedItems.