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Neste artigo, irá aprender como a Degrees of Change, uma organização sem fins lucrativos dedicada a ajudar estudantes sub-representados a terem sucesso na faculdade e nas suas carreiras, utilizou o Power Apps, o Power Pages e o AI Builder a otimizar as suas operações.
Através dos programas Act Six e Seed Internships, a Degrees of Change oferece acesso a educação universitária e a oportunidades de emprego de pós-graduação para estudantes excecionais de origens sub-representadas. A equipa é composta por 20 funcionários, mais de 100 voluntários da comunidade e um profissional de TI a tempo inteiro.
Como a Degrees of Change transformou o processo de candidatura e seleção com o Power Platform e a IA generativa, consegue prestar serviços a mais estudantes. Essa mudança também simplificou as operações e melhorou o rastreamento e a análise de dados.
"Parte do nosso trabalho é a forma como capacitamos e damos as ferramentas a organizações sem fins lucrativos locais e comunitárias de base. Fornecemos tecnologia, treinamento e assistência curricular para poder entregar o programa Act Six em sua comunidade."—Tim Herron, Fundador e Diretor de Inovação
Leia a história completa: Organização sem fins lucrativos expande programas de carreira com o Power Pages e a IA generativa
Desafios empresariais
A equipa trabalha com sete comunidades, 17 faculdades parceiras e um número crescente de empregadores no noroeste dos Estados Unidos. Cada comunidade recruta voluntários para executar os programas Act Six e Seed Internships localmente, com apoio centralizado da equipa da Degrees of Change.
Antes de criar as suas soluções Act Six e Seed Internships com o Power Platform tools, a equipa da Degrees of Change enfrentou alguns desafios operacionais:
- Processos manuais e morosos para gerir as candidaturas e as seleções dos programas, o que limita a sua capacidade de aumentar e servir mais alunos.
- Falta de integração entre diferentes sistemas, levando a silos de dados e dificultando o acompanhamento e a análise do progresso e dos resultados dos alunos de forma eficaz.
- Restrições de recursos com apenas um profissional de TI a tempo inteiro, o que prejudica a sua capacidade de implementar e manter soluções tecnológicas eficientes.
Abordagem à implementação
A Degrees of Change automatizou os seus processos de candidatura através do Power Platform tools para:
Criar uma aplicação Classificação de Candidaturas no Power Apps: os voluntários da comunidade utilizam esta aplicação para avaliar e classificar as candidaturas a programas. Esta automatização assegura que as candidaturas são avaliadas de forma consistente e eficiente.
Criar um Power Pages portal: Os candidatos candidatam-se a programas através de um portal de fácil utilização. Este portal simplifica o processo de submissão de candidaturas, tornando mais fácil para os estudantes fornecerem as informações necessárias.
Criar uma aplicação de correspondência no Power Apps: a equipa da Degrees of Change gere o processo de seleção e atribui colocações com a aplicação. O aplicativo ajuda a automatizar a correspondência de candidatos a programas, reduzindo o esforço manual e aumentando a precisão.
Adicionar uma secção específica do colaborador no portal do Power Pages: para o programa Seed Internships, os empregadores introduzem informações organizacionais e obtêm uma lista de estágios disponíveis. A secção específica do empregador automatiza a recolha e organização de oportunidades de estágio.
Criar um portal para gestores de contratação: os gestores de contratação enviam os requisitos para as vagas de estágio e analisam os candidatos através do portal do Power Pages. Esta automatização agiliza o processo de contratação, tornando mais fácil fazer corresponder os candidatos com estágios adequados.
Identificar tarefas chave a automatizar
Antes de implementar as suas soluções do Power Platform, a Degrees of Change enfrentou vários desafios tecnológicos com os programas Act Six e Seed Internships. A equipa precisava de uma forma segura de partilhar mais de 1000 candidaturas por ano com 150 avaliadores voluntários. Inicialmente, a equipa enviou cópias impressas e, em seguida, PDFs digitais para os voluntários, o que limitou a escalabilidade e colocou em risco a segurança das informações pessoais dos alunos.
Cada grupo comunitário seleciona voluntários locais que refletem as diversas origens dos estudantes em sua área. A estes voluntários são atribuídas candidaturas para análise e classificação. As pontuações são então usadas para tomar decisões de colocação do programa, garantindo um processo de seleção equitativo. Um investimento significativo foi feito em uma aplicação web personalizada, construída e mantida por um fornecedor, mas essa abordagem logo se tornou proibitiva em termos de custos.
"O que tem sido tão atraente para nós é que a integração, a extensibilidade e a flexibilidade do Power Platform significa que podemos fazer muito mais do que deveríamos com os recursos de que dispomos".—Tim Herron, Fundador e Diretor de Inovação
Criar uma aplicação para automatizar o processo de candidatura ao programa
Em 2019, o recurso de TI da organização, Tommy Kim, sugeriu um solução do Power Platform para reduzir os custos de manutenção contínuos associados à aplicação Web personalizada. Uma solução do Power Platform também permitiria um maior controlo sobre a funcionalidade da solução. A equipa utilizou o Power Apps para criar uma aplicação de Classificação de Candidaturas em poucas semanas para permitir um acesso seguro e melhorar a facilidade de utilização para os voluntários da comunidade envolvidos na avaliação de candidaturas a programas. O Power Platform permitiu que a equipa da Degrees of Change concebesse, desenvolvesse e mantivesse as ferramentas necessárias para implementar os seus programas Act Six e Seed Internships junto de grupos comunitários locais.
A equipa criou um ecossistema de ferramentas para responder às necessidades das diferentes pessoas envolvidas no processo de candidatura e seleção.
A solução suporta três personas-chave:
Candidatos (estudantes) que se candidatam a programas através do portal do Power Pages.
Voluntários da comunidade que avaliam e classificam as candidaturas aos programas na aplicação Classificação de Candidaturas do Power Apps.
Equipa da Degrees of Change que gere o processo de seleção e atribui as colocações na aplicação Correspondência do Power Apps.
A solução Seed Internships suporta mais duas personas:
Empregadores que introduzem as informações da sua organização e apresentam os estágios disponíveis na secção específica do empregador do portal do Power Pages.
Gestores de contratação que enviam os requisitos para as vagas de estágio e analisam os candidatos através do portal do Power Pages.
A experiência de candidatura ao programa para os candidatos envolve uma série de formulários do Power Pages, fluxos do Power Automate e passos de autenticação:
A experiência começa quando um candidato preenche um formulário de interesse. O formulário é um formulário público, não autenticado Power Pages , para coletar informações básicas dos alunos interessados.
Quando o formulário de interesse é apresentado, o Power Pages cria um registo no Dataverse e, em seguida, aciona um fluxo do Power Automate que verifica as informações em relação aos contactos existentes. Se o fluxo determinar que um aluno está habilitado para se candidatar, o fluxo envia um e-mail ao candidato com um código de convite que lhe permite registar-se no portal.
Quando o candidato seleciona o link em seu e-mail, ele chega a uma página de registro no portal. As definições de autenticação podem ser configuradas para desativar a criação de contas sem um convite, o que garante que apenas os candidatos qualificados podem criar uma conta e iniciar uma candidatura.
Depois de se registarem, os candidatos criam uma conta e iniciam sessão.
Depois de iniciar sessão, os candidatos são guiados através de uma série de páginas para completar a sua candidatura. A equipa da Degrees of Change tirou partido das opções de validação prontas a utilizar no Power Pages para assegurar uma introdução de dados válida e coerente, incluindo a normalização da formatação dos números de telefone e a definição da visibilidade condicional das perguntas.
Esta combinação do Power Platform tools permite à Degrees of Change enfrentar os desafios de acesso externo, segurança e escalabilidade associados ao crescimento de seus programas Act Six e Seed Internships:
Permitir o acesso externo autenticado aos candidatos e empregadores através do portal do Power Pages.
Apresentação seletiva dos dados do programa adequados aos diferentes utilizadores através do portal do Power Pages e das aplicações Correspondência e Classificação de Candidaturas do Power Apps.
Proteger e manter os dados do programa centralmente no Dataverse, que se integra nos sites e nas aplicações do Power Pages no Power Apps.
A solução também ajuda na correspondência de candidatos para posições de estágio, uma parte difícil e demorada do programa Seed Internships. Um modelo de IA pré-criado no AI Builder desempenha duas funções importantes na redução dos enviesamentos e ao permitir a escalabilidade do processo de seleção:
Anonimizar e extrair os detalhes chave dos currículos dos candidatos.
Sintetizar grandes quantidades de dados de programas estruturados e não estruturados para gerar recomendações de correspondência candidato-estágio utilizadas pelo pessoal para apoiar as decisões de colocação.
Criar um portal do candidato no Estúdio de Design do Power Pages
A equipa expandiu a solução para incluir um portal do Power Pages para os candidatos enviarem candidaturas ao programa. O Estúdio de Design do Power Pages permite criar e implementar Web sites orientados para o exterior, como um portal para candidaturas a programas. Com o Power Pages, pode criar sites que utilizam os mesmos dados comerciais partilhados armazenados no Microsoft Dataverse que utiliza para criar aplicações e automatizações.
Compreender as personas dos utilizadores é importante para sustentar as decisões arquitetónicas do site do Power Pages. Para o portal Seed Internships, a equipa criou diferentes páginas para empregadores e candidatos no Power Pages site.
Na secção empregador do portal, os empregadores e gestores de contratação têm acesso para configurar e manter o seu perfil de empregador e adicionar e monitorizar posições de estágio.
Para obter uma experiência de utilizador fluida, a equipa da Degrees of Change também estilizou o seu portal do Power Pages para as cores da sua marca corporativa condizerem com o site público.
Melhore a segurança e a qualidade dos aplicativos
A equipa da Degrees of Change utiliza uma aplicação de Classificação de Candidaturas no Power Apps para partilhar e monitorizar o progresso de mais de 1000 candidaturas com 150 avaliadores comunitários voluntários. A aplicação Classificação de Candidaturas lê e escreve os dados do programa no Dataverse para mitigar o risco de privacidade associado à partilha de cópias não seguras de informações sobre os candidatos.
A interface da aplicação melhora a legibilidade das candidaturas ao dispor as informações dos candidatos em secções no ecrã para destacar os pormenores mais importantes.
A flexibilidade da interface de utilizador do Power Apps permitiu que a equipa fosse autossuficiente ao acrescentar funcionalidades para ajudar os voluntários no processo de avaliação das candidaturas. Criaram:
um vídeo tutorial para descrever a funcionalidade da aplicação.
Texto de ajuda com uma grelha de classificação para contribuir para a consistência entre os avaliadores.
Acompanhamento do progresso da tarefa e do cronograma para que cada voluntário conclua suas avaliações no prazo necessário.
Um pedido de apoio integrado com o Power Automate para encaminhar automaticamente o e-mail para a pessoa de suporte certa. A equipa coleta feedback dos usuários do aplicativo para organizar uma lista de pendências de melhorias Ideias.
"As melhorias que adicionámos em algumas semanas de tempo interno teriam provavelmente custado 50.000 a 100.000 dólares em desenvolvimento personalizado."—Tim Herron, Fundador e Diretor de Inovação
Apoiar a tomada de decisões com o AI Builder
A equipa utiliza modelos de IA pré-criados no AI Builder para reduzir os desvio e ajudar a acelerar a correspondência entre os candidatos e as colocações disponíveis no programa Seed Internships. AI Builder desempenha duas funções importantes que apoiam a equidade e escalabilidade do processo de correspondência de candidaturas para o programa Seed Internships:
Anonimizar e extrair detalhes chave dos currículos dos candidatos para reduzir o desvio na tomada de decisões.
Gerar recomendações de correspondência entre candidato e estágio ao combinar as informações sobre o candidato e a função, a classificação de qualidade do candidato registada por avaliadores voluntários na aplicação Classificação de Candidaturas e uma classificação de adequação do candidato gerada pelo Microsoft Fabric.
As recomendações de correspondência do AI Builder são apresentadas na aplicação Correspondência para a equipa analisar. A equipa da Degrees of Change também configurou o AI Builder para gerar uma explicação para cada recomendação de correspondência.
As recomendações de correspondência do AI Builder aumentam significativamente a velocidade e a quantidade de colocações de estágio que a equipa é capaz de processar.
"Utilizar os modelos pré-criados do AI Builder está a ajudar os nossos colaboradores a tomar decisões de recrutamento mais rápidas e eficazes sem ter de perder horas a processar os dados em bruto."—Tim Herron, Fundador e Diretor de Inovação
Acelere a correspondência de candidatos com modelos de IA
O AI Builder oferece uma seleção de modelos pré-criados e a capacidade para criar modelos personalizados para diferentes cenários empresariais. Para otimizar o processo de seleção de candidatos, a equipa da Degrees of Change utiliza os seguintes modelos e ferramentas:
Extração de entidades: a equipa utiliza o modelo pré-criado de extração de entidades no AI Builder para identificar os elementos-chave dos dados estruturados das candidaturas e dos dados não estruturados dos currículos dos candidatos. Os dados são usados para corresponder aos requisitos de posição de estágio delineados por empregadores e gerentes de contratação.
Recomendação de correspondência: em seguida, um segundo modelo de IA combina então estes elementos para gerar uma recomendação de correspondência que é apresentada ao pessoal na aplicação Correspondência.
Power Automate: o Power Automate orquestra o processamento da informação ao fornecer ao AI Builder os dados de que precisa do Dataverse e, em seguida, armazena os resultados novamente no Dataverse.
"Aumentar o nosso processo de seleção com o AI Builder permite-nos dimensionar e tirar o máximo partido das nossas avaliações humanas."—Tim Herron, Fundador e Diretor de Inovação