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Localizar conteúdo em sites na Deteção de Dados Eletrónicos

Quando procura documentos e ficheiros em sites do SharePoint ou do OneDrive, ajuste a sua abordagem de consulta com base nos metadados dos documentos e ficheiros em que está interessado. Os ficheiros e documentos têm propriedades relevantes como Autor, Criado, CreatedBy, FileName, LastModifiedTime e Título. A maioria destas propriedades não é relevante ao procurar conteúdos de comunicações no Exchange Online. A utilização destas propriedades poderá originar resultados inesperados se os utilizar em documentos e comunicações. Além disso, o FileName e o Título de um documento podem não ser os mesmos. Utilizar um ou outro para tentar localizar um ficheiro com conteúdo específico pode originar resultados diferentes ou imprecisos. Tenha estas propriedades em mente ao procurar conteúdo de documentos e ficheiros específicos no SharePoint e no OneDrive.

Para saber mais sobre como localizar conteúdos em sites na Deteção de Dados Eletrónicos, veja o seguinte vídeo:

Por exemplo, para localizar conteúdos relacionados com documentos criados pelo Utilizador 1, para um projeto denominado Tradewinds, para ficheiros específicos denominados Finanças e de janeiro de 2020 a janeiro de 2022, utilize uma consulta com as seguintes propriedades:

  • Adicione o Utilizador 1 como uma origem de dados à pesquisa.
  • Selecione o site do OneDrive do Utilizador 1 como a localização de interesse.
  • Adicione grupos adicionais e os respetivos sites do SharePoint associados relacionados com o projeto como origens de dados.
  • Para FileName, utilize Finanças
  • Para Palavra-chave, use Tradewinds
  • Para Intervalo de Datas, use o intervalo de 1º de janeiro de 2020 a 31 de janeiro de 2022

Dica

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Propriedades de site pesquisáveis no KeyQL

A tabela seguinte lista as propriedades do SharePoint e do OneDrive suportadas na pesquisa através da Deteção de Dados Eletrónicos KeyQL editor no portal do Microsoft Purview ou através dos cmdlets New-ComplianceSearch ou Set-ComplianceSearch. Para obter uma lista das propriedades suportadas do construtor de condições, veja Utilizar o construtor de condições para criar consultas de pesquisa na Deteção de Dados Eletrónicos.

Importante

Embora os documentos e ficheiros armazenados no SharePoint e no OneDrive possam ter outras propriedades suportadas noutros serviços do Microsoft 365, apenas as propriedades de documentos e ficheiros listadas nesta tabela são suportadas nas ferramentas de pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos. A tentativa de incluir outras propriedades de documentos ou ficheiros nas pesquisas não é suportada.

Se definir um site status como Bloqueado e o site como NoAccess, a Deteção de Dados Eletrónicos não devolve os resultados da pesquisa. Para obter mais informações sobre a gestão dos estados de bloqueio do site, veja Bloquear e desbloquear sites. Além disso, se um documento for restrito no arquivo de conteúdos, o gestor de Deteção de Dados Eletrónicos tem de ser um administrador do site, o proprietário do site ou o proprietário ou o último modificador do documento restrito para aceder ao mesmo na Deteção de Dados Eletrónicos. Para obter mais informações sobre conteúdo restrito, veja Referência da política de Prevenção de Perda de Dados.

Importante

Se um site do OneDrive for arquivado e, em seguida, procurado na Deteção de Dados Eletrónicos, os acionadores de pesquisa reindexam e o número de itens aumenta ao longo do tempo à medida que o site indexa totalmente. Este efeito persiste até que a reindexação do site esteja concluída. Para saber mais e acionar manualmente a reindexação, consulte o artigo Pedir manualmente a pesquisa e reindexação de um site, biblioteca ou lista.

A tabela inclui um exemplo da sintaxe do property:value para cada propriedade e uma descrição dos resultados de pesquisa retornados pelos exemplos.

Propriedade Descrição da propriedade Exemplo Resultados de pesquisa retornados pelos exemplos
Autor O campo de autor de documentos do Office, que persiste se um documento é copiado. Por exemplo, se um utilizador criar um documento e enviar um e-mail para outra pessoa que o carregue para o SharePoint, o documento ainda mantém o autor original. Certifique-se de usar o nome de exibição do usuário para esta propriedade. author:"Garth Fort" Todos os documentos da autoria de Garth Fort.
ContentType O tipo de conteúdo do SharePoint de um item, como Item, Documento ou Vídeo. contenttype:document Todos os documentos.
Criado em A data em que um item foi criado. created>=2021-06-01 Todos os itens criados em ou depois de 1 de junho de 2021.
CreatedBy A pessoa que criou ou carregou um item. Certifique-se de usar o nome de exibição do usuário para esta propriedade. createdby:"Garth Fort" Todos os itens criados ou carregados por Paulo Araújo.
DetectedLanguage O idioma de um item. detectedlanguage:english Todos os itens em inglês.
DocumentLink O caminho (URL) de uma pasta específica num site do SharePoint ou do OneDrive. Se você usar essa propriedade, não se esqueça de pesquisar o site no qual a pasta especificada está localizada. Utilize esta propriedade em vez das propriedades Site e Caminho .

Para devolver itens localizados em subpastas da pasta que especificar para a propriedade documentlink, tem de adicionar /* ao URL da pasta especificada; Por exemplo documentlink: "https://contoso.sharepoint.com/Shared Documents/*"

 documentlink:"https://contoso-my.sharepoint.com/personal/garthf_contoso_com/Documents/Private"

documentlink:"https://contoso-my.sharepoint.com/personal/garthf_contoso_com/Documents/Shared with Everyone/*" AND filename:confidential

 O primeiro exemplo devolve todos os itens na pasta especificada do OneDrive. O segundo exemplo retorna documentos na pasta do site especificada (e todas as subpastas) que contêm a palavra "confidencial" no nome do arquivo.
FileExtension A extensão de um arquivo; por exemplo, docx, one, pptx ou xlsx. fileextension:xlsx Todos os arquivos do Excel (Excel 2007 e posterior)
FileName O nome de um arquivo. filename:"marketing plan"

filename:estimate

 O primeiro exemplo retorna os arquivos com a frase exata "plano de marketing" no título. O segundo exemplo retorna arquivos com a palavra "estimativa" no nome de arquivo.
LastModifiedTime A data em que um item foi alterado pela última vez. lastmodifiedtime>=2021-05-01

lastmodifiedtime>=2021-05-01 AND lastmodifiedtime<=2021-06-01

 O primeiro exemplo devolve itens que foram alterados em ou depois de 1 de maio de 2021. O segundo exemplo devolve itens alterados entre 1 de maio de 2021 e 1 de junho de 2021.
MipSensitiveLabel Procure etiquetas de confidencialidade aplicadas a itens nos dados da sua organização. Ao utilizar o Construtor de Condições, os utilizadores podem selecionar o nome da etiqueta de confidencialidade (por exemplo, Confidencial, Altamente Confidencial, etc.) na lista pendente e, em seguida, identificar o GUID utilizado no KeyQL para a etiqueta de confidencialidade. MipSensitiveLabel=f0c0c7ef-3d45-4c95-87bb-6dfc7a081f46 Todos os itens que correspondem ao GUID da etiqueta de confidencialidade.
ModifiedBy A pessoa que alterou um item pela última vez. Certifique-se de usar o nome de exibição do usuário para esta propriedade. modifiedby:"Garth Fort" Todos os itens que foram alterados pela última vez por Paulo Araújo.
SensitiveType Procure tipos de informações confidenciais identificados e classificados nos dados da sua organização. Ao utilizar o Construtor de Condições, os utilizadores podem selecionar o nome do tipo de informação confidencial (por exemplo, SSN, card de crédito, números de conta bancária, etc.) na lista pendente e, em seguida, identificar o GUID utilizado no KeyQL para o tipo de informações confidenciais. SensitiveType=“ba147552-2ed1-4a8f-a441-981e94ab1895” Todos os itens que correspondem ao GUID do tipo de informações confidenciais.
SharedWithUsersOWSUser Documentos que são partilhados com o utilizador especificado e apresentados na página Partilhado comigo no site do OneDrive do utilizador. Estes documentos são explicitamente partilhados com o utilizador especificado por outras pessoas na sua organização. Quando você exporta documentos que correspondem a uma consulta de pesquisa que usa a propriedade SharedWithUsersOWSUser, os documentos são exportados do local de conteúdo original da pessoa que compartilhou o documento com o usuário especificado. Para obter mais informações, consulte Procurando o conteúdo do site compartilhado em sua organização. sharedwithusersowsuser:garthf

sharedwithusersowsuser:"garthf@contoso.com"

 Ambos os exemplos devolvem todos os documentos internos que são explicitamente partilhados com o Garth Fort e que aparecem na página Partilhado comigo na conta do OneDrive do Garth Fort.
Tamanho O tamanho de um item, em bytes. size>=1

size:1..10000

 O primeiro exemplo retorna itens com mais de 1 byte. O segundo exemplo retorna itens de 1 a 10.000 bytes de tamanho.
Título O título do documento. A propriedade Title consiste em metadados especificados em documentos do Microsoft Office. É diferente do nome do arquivo do documento. title:"communication plan" Qualquer documento que contém a frase "plano de comunicação" na propriedade de metadados Title de um documento do Office.

Tipos de dados confidenciais pesquisáveis

Pode utilizar ferramentas de pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos no portal do Microsoft Purview para procurar dados confidenciais, como números de card de crédito ou números de segurança social, armazenados em documentos em sites do SharePoint e do OneDrive. Você pode fazer isso usando a propriedade SensitiveType e o nome (ou ID) de um tipo de informação confidencial em uma consulta de palavra-chave. Por exemplo, a consulta SensitiveType:"Credit Card Number" retorna documentos que contêm um número de cartão de crédito. A consulta SensitiveType:"U.S. Social Security Number (SSN)" devolve documentos que contêm um número de segurança social dos EUA.

Para ver uma lista dos tipos de informações confidenciais que pode procurar, aceda a Classificações> de dadosTipos de informações confidenciais no portal do Microsoft Purview. Em alternativa, pode utilizar o cmdlet Get-DlpSensitiveInformationType no PowerShell de Conformidade do & de Segurança para apresentar uma lista de tipos de informações confidenciais.

Limitações para pesquisar tipos de dados confidenciais

  • Para procurar tipos de informações confidenciais personalizados, tem de especificar o ID do tipo de informações confidenciais na SensitiveType propriedade. A utilização do nome de um tipo de informação confidencial personalizada (conforme mostrado no exemplo para tipos de informações confidenciais incorporadas na secção anterior) não devolve resultados. Utilize a coluna Publisher na página Tipos de informações confidenciais no portal do Microsoft Purview (ou na propriedade Publisher no PowerShell) para diferenciar entre tipos de informações confidenciais incorporados e personalizados. Os tipos de dados confidenciais internos têm um valor de Microsoft Corporation para a propriedade Publicador.

    Para apresentar o nome e o ID dos tipos de dados confidenciais personalizados na sua organização, execute o seguinte comando no PowerShell de Conformidade do & de Segurança:

    Get-DlpSensitiveInformationType | Where-Object {$_.Publisher -ne "Microsoft Corporation"} | FT Name,Id

    Em seguida, você pode usar a ID na propriedade de pesquisa SensitiveType para retornar documentos que contêm o tipo de dados confidenciais personalizado; por exemplo, SensitiveType:7e13277e-6b04-3b68-94ed-1aeb9d47de37

  • Você não pode usar tipos de informações confidenciais e a propriedade de pesquisa SensitiveType para pesquisar dados confidenciais em repouso em caixas de correio do Exchange Online. Esta limitação inclui mensagens de chat 1:1, mensagens de chat de grupo 1:N e conversações de canal de equipa no Microsoft Teams porque todo este conteúdo está armazenado em caixas de correio. No entanto, você pode usar políticas de prevenção contra perda de dados (DLP) para proteger dados confidenciais de email em trânsito. Para obter mais informações, veja Saiba mais sobre a prevenção de perda de dados e Procurar e localizar dados pessoais.

Formatar uma consulta básica

Uma consulta básica tem três partes: SensitiveType, intervalo de contagem e intervalo de confiança. Por exemplo, SensitiveType:"<type>" é necessário e ambos |<intervalo de> contagem e |<o intervalo de> confiança é opcional.

Tipo confidencial - necessário

Normalmente, as consultas começam com a propriedade SensitiveType:" e um nome de tipo de informação do inventário de tipos de informações confidenciais e terminam com um ". Também pode utilizar o nome de um tipo de informação confidencial personalizado que criou para a sua organização. Por exemplo, você pode estar procurando por documentos que contenham números de cartão de crédito.

Nesta instância, utilize o seguinte formato: SensitiveType:"Credit Card Number". Uma vez que não incluiu o intervalo de contagem ou o intervalo de confiança, a consulta devolve todos os documentos nos quais é detetado um número de card de crédito. Esta é a consulta mais simples que você pode executar, e a que retorna mais resultados. Tenha em mente que a ortografia e o espaçamento do tipo confidencial são importantes.

Intervalos - opcionais

Ambas as duas partes seguintes são intervalos, por isso vamos examinar rapidamente o aspeto de um intervalo. Nas consultas do SharePoint, um intervalo básico é representado por dois números separados por dois períodos, que têm o seguinte aspeto: [number]..[number]. Por exemplo, se 10..20 for utilizado, esse intervalo captura números de 10 a 20. Este artigo abrange várias combinações de intervalos diferentes.

Vamos adicionar um intervalo de contagem à consulta. Pode utilizar o intervalo de contagem para definir o número de ocorrências de informações confidenciais que um documento precisa de conter antes de ser incluído nos resultados da consulta. Por exemplo, se quiser que a consulta devolva apenas documentos que contenham exatamente cinco números de card de crédito, utilize o seguinte: SensitiveType:"Credit Card Number|5". O intervalo de contagem também pode ajudá-lo a identificar documentos que apresentam níveis elevados de risco. Por exemplo, a sua organização pode considerar documentos com cinco ou mais números de cartão de crédito como de alto risco. Para localizar documentos que se ajustem a este critério, utilize esta consulta: SensitiveType:"Credit Card Number|5..". Em alternativa, pode encontrar documentos com cinco ou menos números de crédito card ao utilizar esta consulta: SensitiveType:"Credit Card Number|..5".

Intervalo de confiança

Finalmente, intervalo de confiança é o nível de confiança a que o tipo confidencial detectado corresponde. Os valores de intervalo de confiança funcionam da mesma forma para o intervalo de contagem. É possível formar uma consulta sem incluir uma variedade de contagem. Por exemplo, para procurar documentos com qualquer número de números de card de crédito, desde que o intervalo de confiança seja 85% ou superior, utilize esta consulta: SensitiveType:"Credit Card Number|*|85..".

Importante

O asterisco ( * ) é um caráter universal que significa que qualquer valor funciona. Pode utilizar o caráter universal ( * ) no intervalo de contagem ou no intervalo de confiança, mas não num tipo sensível.

Propriedades de consulta adicionais e operadores de pesquisa

As consultas no SharePoint também contêm a LastSensitiveContentScan propriedade , que pode ajudá-lo a procurar ficheiros analisados dentro de um período de tempo específico. Para obter exemplos de consulta com a LastSensitiveContentScan propriedade, veja a secção Exemplos de consultas complexas na secção seguinte.

Pode utilizar propriedades de pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos do SharePoint, como Author ou FileExtension. Você pode usar operadores para criar consultas complexas.

Exemplos

Os exemplos seguintes utilizam diferentes tipos confidenciais, propriedades e operadores para mostrar como pode refinar as suas consultas para encontrar exatamente o que procura.

Consultar Explicação
SensitiveType:"Credit Card Number | 1..4294967295 | 1..100" Esta consulta devolve documentos com, pelo menos, uma correspondência ao tipo confidencial "Número do Cartão de Crédito". Os valores para cada intervalo são os respetivos valores mínimos e máximos. Uma forma mais simples de escrever esta consulta é SensitiveType:"Credit Card Number".
SensitiveType:"Credit Card Number | 5..25" AND LastSensitiveContentScan:"8/11/2018..8/13/2018" NOT FileExtension:XLSX Esta consulta devolve documentos com 5 a 25 números de card de crédito que foram analisados de 11 de agosto de 2018 a 13 de agosto de 2018. Os ficheiros com uma extensão XLSX não estão incluídos nos resultados da consulta. FileExtension é uma das muitas propriedades que pode incluir numa consulta. Para obter mais informações, veja Using Search Properties and Operators with eDiscovery (Utilizar Propriedades e Operadores de Pesquisa com Deteção de Dados Eletrónicos).
SensitiveType:"Credit Card Number | 5..25" AND LastSensitiveContentScan:"8/11/2018..8/13/2018" Esta consulta devolve documentos com 5 a 25 números de card de crédito que foram analisados de 11 de agosto de 2018 a 13 de agosto de 2018.
SensitiveType:"Credit Card Number" OR SensitiveType:"U.S. Social Security Number (SSN)" Esta consulta devolve documentos que contêm um número de card de crédito ou um número de segurança social.
SensitiveType:"International Banking Account Number (IBAN)" O nome pode parecer estranho porque é tão longo, mas é o nome correto para esse tipo sensível. Certifique-se de que utiliza nomes exatos do inventário de tipos de informações confidenciais. Também pode utilizar o nome de um tipo de informação confidencial personalizado que criou para a sua organização.

Exemplos

Nem todas as consultas funcionam no SharePoint. A tabela seguinte fornece exemplos de consultas que não funcionam e descreve o motivo.

Consulta incompatível Reason
SensitiveType:"Credit Card Number .." Você deve adicionar pelo menos um serviço.
SensitiveType:"Credit Card Number 0" Zero não é válido como o valor mínimo ou o valor máximo num intervalo.
SensitiveType:"Credit Card Number 1. .3" A parte de dois pontos não deve ser separada por um espaço.
SensitiveType:"Credit Card Number 1.. 80.." Existem demasiados delimitadores de tubos \|. Em alternativa, siga este formato: SensitiveType: "Credit Card Number 1.. 80.."
SensitiveType:"Credit Card Number 1.. 80..101" Uma vez que os valores de confiança representam uma percentagem, não podem exceder 100. Escolha um número de 1 a 100 em vez disso.
SensitiveType:"Credit Card Number" Pode ser difícil de ver, mas há espaço em branco adicional entre "Crédito" e "Cartão" que torna a consulta inválida. Utilize nomes de tipos confidenciais exatos do inventário de tipos de informações confidenciais.
SensitiveType:"NotARule" "NotARule" não é um nome de tipo confidencial válido. Apenas os nomes nos tipos de informação confidenciais funcionam em consultas de Deteção de Dados Eletrónicos.

Pesquisar conteúdo de site compartilhado com usuários externos

Pode utilizar ferramentas de pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos no portal do Microsoft Purview para procurar documentos armazenados em sites do SharePoint e do OneDrive partilhados com pessoas fora da sua organização. Esta pesquisa pode ajudá-lo a identificar informações confidenciais ou proprietárias que estão a ser partilhadas fora da sua organização. Utilize a ViewableByExternalUsers propriedade numa consulta palavra-chave. Esta propriedade devolve documentos ou sites que partilhou com utilizadores externos através de um dos seguintes métodos de partilha:

  • Um convite de compartilhamento que exige que os usuários se conectem à sua organização como um usuário autenticado.
  • Um link de convidado anônimo, que permite que qualquer pessoa com este link acesse o recurso sem precisar ser autenticado.

Aqui estão alguns exemplos:

  • A consulta ViewableByExternalUsers:true AND SensitiveType:"Credit Card Number" devolve todos os itens partilhados com pessoas fora da sua organização e contém um número de card de crédito.
  • A consulta ViewableByExternalUsers:true AND ContentType:document AND site:"https://contoso.sharepoint.com/Sites/Teams" devolve uma lista de documentos em todos os sites de equipa na organização que partilhou com utilizadores externos.

Dica

Uma consulta de pesquisa, como ViewableByExternalUsers:true AND ContentType:document , por exemplo, pode devolver vários ficheiros .aspx nos resultados da pesquisa. Para eliminar estes ou outros tipos de ficheiros, utilize a FileExtension propriedade para excluir tipos de ficheiro específicos; por exemplo ViewableByExternalUsers:true AND ContentType:document NOT FileExtension:aspx, .

Que conteúdo conta como partilhado com pessoas fora da sua organização? Documentos nos sites sharePoint e OneDrive da sua organização que partilhou enviando um convite de partilha ou que partilhou em localizações públicas. Por exemplo, as seguintes atividades de utilizador resultam em conteúdos que os utilizadores externos podem ver:

  • Um usuário compartilha um arquivo ou uma pasta com uma pessoa de fora da organização.
  • Um usuário cria e envia um link de um arquivo compartilhado a uma pessoa de fora da organização. O link permite que o usuário externo exiba (ou edite) o arquivo.
  • Um usuário envia um convite de compartilhamento ou um link de convidado a uma pessoa de fora da organização para exibir (ou editar) um arquivo compartilhado.

Problemas ao usar a propriedade ViewableByExternalUsers

Embora a ViewableByExternalUsers propriedade represente a status se um documento ou site é partilhado com utilizadores externos, tem algumas ressalvas. Nos seguintes cenários, o valor da ViewableByExternalUsers propriedade não é atualizado e os resultados de uma consulta de pesquisa que utiliza esta propriedade podem ser imprecisos.

  • Alterações na política de compartilhamento, como desativar o compartilhamento externo para um site ou para a organização. A propriedade ainda mostra documentos partilhados anteriormente como estando acessíveis externamente, apesar de o acesso externo poder ser revogado.
  • Alterações na associação de grupo, como adicionar ou remover usuários externos do Grupos do Microsoft 365 ou grupos de Segurança do Microsoft 365. A propriedade não é atualizada automaticamente para itens aos quais o grupo tem acesso.
  • Enviar convites de compartilhamento para usuários externos em que o destinatário não aceitou o convite e, portanto, ainda não tem acesso ao conteúdo.

Nestes cenários, a ViewableByExternalUsers propriedade não reflete a partilha atual status até que o site ou biblioteca de documentos seja novamente rabiscado e reindexado.

Pesquisando o conteúdo do site compartilhado em sua organização

Pode utilizar a SharedWithUsersOWSUser propriedade para procurar documentos partilhados entre pessoas na sua organização. Quando uma pessoa partilha um ficheiro ou pasta com outro utilizador dentro da sua organização, é apresentada uma ligação para o ficheiro partilhado na página Partilhado comigo na conta do OneDrive da pessoa com quem o ficheiro foi partilhado. Por exemplo, para procurar os documentos partilhados com Sara Davis, pode utilizar a consulta SharedWithUsersOWSUser:"sarad@contoso.com". Se exportar os resultados desta pesquisa, transfira os documentos originais localizados na localização de conteúdo da pessoa que partilhou os documentos com Sara.

Os documentos têm de ser explicitamente partilhados com um utilizador específico para serem devolvidos nos resultados da pesquisa ao utilizar a SharedWithUsersOWSUser propriedade . Por exemplo, quando uma pessoa partilha um documento na respetiva conta do OneDrive, pode partilhá-lo com qualquer pessoa (dentro ou fora da organização), partilhá-lo apenas com pessoas dentro da organização ou partilhá-lo com uma pessoa específica.

Apenas os documentos que são partilhados através da terceira opção (partilhado com Pessoas específicas) são devolvidos por uma consulta de pesquisa que utiliza a SharedWithUsersOWSUser propriedade .

Limites de carateres para pesquisas

Para obter mais informações sobre os limites de carateres, veja Limites de pesquisa de Deteção de Dados Eletrónicos.

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