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Monitorizar atividades de partilha no SharePoint com relatórios de atividade de partilha de ligações

Os relatórios de atividade de partilha de ligações são um dos dois tipos de relatórios de atividade de governação de acesso a dados disponíveis com a Gestão Avançada do SharePoint. Estes relatórios ajudam-no a identificar sites onde os utilizadores criaram as ligações de partilha mais recentes nos últimos 28 dias. Combinado com outros relatórios de governação de acesso a dados, este relatório ajuda-o a monitorizar as atividades de partilha e a identificar potenciais riscos de partilha excedido na sua organização.

Os relatórios de ligações de partilha mostram informações para os seguintes tipos de ligações:

Nome do relatório Descrição
Ligações "Qualquer pessoa" Este relatório fornece uma lista de sites nos quais foi criado o maior número de ligações "Qualquer Pessoa". As ligações "Qualquer pessoa" permitem que qualquer pessoa aceda a ficheiros e pastas sem iniciar sessão.
Ligações "Pessoas na organização" Este relatório fornece uma lista de sites nos quais foi criado o maior número de ligações "Pessoas na organização". Estas ligações podem ser reencaminhadas internamente e permitir que qualquer pessoa na organização aceda a ficheiros e pastas.
Ligações "pessoas específicas" partilhadas externamente Este relatório fornece uma lista de sites nos quais foi criado o maior número de ligações "Pessoas específicas" para pessoas fora da organização.

Observação

Recomendamos que execute primeiro o relatório de permissões do site para compreender a linha de base de partilha de ligações atual da sua organização e, em seguida, utilize este relatório de atividade para monitorizar as atividades de partilha de ligações em curso.

Captura de ecrã a mostrar a página Ligações de partilha.

Recomendamos que execute os relatórios de ligações de partilha em combinação com outros Relatórios de governação de acesso a dados, para obter uma imagem completa e contínua do panorama de acesso aos dados da sua organização. Eis como utilizá-los em conjunto de forma eficaz:

  1. Comece com snapshot relatórios: execute relatórios de permissões de site e relatórios de etiquetas de confidencialidade primeiro para compreender a sua estrutura de permissões de linha de base e identificar sites com a exposição mais ampla. Recomendamos que execute estas tarefas trimestralmente para manter uma visão abrangente do acesso aos dados da sua organização.
  2. Dar seguimento aos relatórios de atividade: utilize ligações de partilha e relatórios de atividade EEEU para monitorizar atividades recentes de partilha excedida e detetar riscos emergentes. Recomendamos que execute estes passos mensais para se manter a par das atividades de partilha em curso.

Importante

Reveja estes detalhes importantes antes de criar o seu primeiro relatório:

  • Os relatórios são criados apenas para sites do SharePoint. O suporte do OneDrive está disponível através do PowerShell
  • A conclusão dos relatórios pode demorar até 24 horas
  • Os relatórios capturam dados de até 24 horas antes da geração
  • Pode executar relatórios novamente a cada 24 horas

Para obter os dados mais recentes de cada relatório, tem de executá-lo manualmente. Pode executar todos os relatórios de uma só vez ou selecionar relatórios individuais a executar. Para marcar se um relatório está pronto ou ver quando foi atualizado pela última vez, marcar a coluna Estado.

Quando o relatório estiver pronto, selecione o nome do relatório para ver os dados. Cada relatório de ligação de partilha apresenta:

Observação

Os dados do OneDrive estão agora disponíveis através do PowerShell.

Pode transferir qualquer relatório como um ficheiro CSV para análise offline, que contém dados de até 1 milhão de sites.

Depois de detetar potenciais partilhas em excesso através da partilha de relatórios de ligações, pode tomar medidas para remediar riscos e melhorar a governação de acesso a dados da sua organização. Saiba mais aqui.

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