ภาพรวมของการจัดงบประมาณ

เกือบจะทุกบริษัทที่ใช้ฟังก์ชันทางการเงินใน Microsoft Dynamics 365 Finance จะต้องมีความสามารถในการสร้างรายงานของงบประมาณเทียบกับข้อมูลจริง บทความนี้อธิบายถึงการกำหนดค่าต่ำสุดที่ต้องใช้เพื่อสร้างงบประมาณในการเงินและการดำเนินงานหรือโหลดจากโปรแกรมของบริษัทอื่น

ภาพรวม

งบประมาณที่ถูกอนุมัติสำหรับนิติบุคคลจะจัดเก็บอยู่ในเอกสารที่เรียกว่า รายการทะเบียนงบประมาณ บรรทัดในเอกสารรายการทะเบียนงบประมาณจะถูกเรียกว่ารายการ บัญชีงบประมาณ และประกอบด้วยข้อมูลมิติทางการเงิน วันที่ และยอดเงินงบประมาณที่อนุมัติแล้ว เอกสารรายการทะเบียนงบประมาณถูกรวมเข้ากับรายงานทางการเงินพื้นฐานและหน้าการสอบถามที่ยอดเงินจริงของบัญชีแยกประเภทถูกเปรียบเทียบกับจำนวนเงินงบประมาณ

มีหลายวิธีการสำหรับการสร้างรายการทะเบียนงบประมาณ:

• ป้อนข้อมูลเอกสารด้วยตนเองในหน้า รายการทะเบียนงบประมาณ
• ใช้เทมเพลต Microsoft Excel ที่คุณสามารถเปิดโดยการคลิกปุ่ม เปิดใน Excel ในหน้า รายการการลงทะเบียนงบประมาณ
• ใช้เอนทิตีข้อมูล รายการบัญชีงบประมาณ ในการจัดการข้อมูลเพื่อนำเข้ารายการทะเบียนงบประมาณ คุณควรพิจารณาโดยใช้วิธีการนี้และเปิดใช้งานพารามิเตอร์ การประมวลผลตามการตั้งค่า เมื่อคุณต้องนำเข้ารายการบัญชีงบประมาณจำนวนมาก
• ถ้าบริษัทของคุณใช้ฟังก์ชันการวางแผนงบประมาณเพื่อจัดเตรียมข้อมูลงบประมาณ คุณสามารถใช้กระบวนการเป็นครั้งคราวที่ สร้างรายการทะเบียนงบประมาณ ได้

รายการทะเบียนงบประมาณจะถือว่าเสร็จสมบูรณ์เมื่อยอดดุลงบประมาณถูกอัพเดต ในหน้า รายการทะเบียนงบประมาณ คลิก อัพเดตยอดดุลงบประมาณ สำหรับงบประมาณลงทะเบียนที่ถูกเลือกหนึ่งรายการหรือหลายรายการ หลังจากที่คุณอัพเดตยอดดุลงบประมาณ สถานะของรายการการลงทะเบียนงบประมาณจะเปลี่ยนเป็น เสร็จสมบูรณ์ รายการทะเบียนงบประมาณที่เสร็จสมบูรณ์ไม่สามารถเปิดใหม่เพื่อแก้ไขได้ ดังนั้น ถ้าข้อมูลงบประมาณต้องถูกปรับปรุง คุณต้องสร้างรายการทะเบียนงบประมาณใหม่แทนการแก้ไขข้อมูลในรายการทะเบียนงบประมาณที่เสร็จสมบูรณ์

การตั้งค่าคอนฟิก

เมื่อคุณตั้งค่าคอนฟิกการจัดงบประมาณ เริ่มต้นในหน้า พารามิเตอร์การจัดทำงบประมาณ ในหน้านี้ คุณต้องกำหนดสมุดรายวันงบประมาณ ลำดับหมายเลขสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณ และลักษณะการทำงานเริ่มต้นในพื้นที่ทำงาน

บนหน้า พารามิเตอร์งบประมาณ ฟิลด์ที่พร้อมใช้งานมีดังต่อไปนี้

• คีย์การปันส่วน – ฟิลด์นี้จะเป็นตัวกำหนดวิธีการปันส่วนยอดเงินสำหรับรายการบัญชีงบประมาณในการคาดการณ์กระแสเงินสด
• ใช้กฎเพื่อโอนย้ายงบประมาณ – เลือกตัวเลือกนี้เพื่อเปิดใช้งานการโอนย้ายงบประมาณ
• แสดงการสอบถามการวิเคราะห์งบประมาณที่สืบทอดมา – เลือกตัวเลือกนี้เพื่อแสดงการสอบถามการวิเคราะห์งบประมาณที่สืบทอดมา
• โครงสร้างทางบัญชีเริ่มต้น – เลือกกล่องทำเครื่องหมายนี้เพื่อเติมข้อมูลอัตโนมัติในโครงสร้างทางบัญชีในรายการทะเบียนงบประมาณตามบัญชีหลัก กล่องกาเครื่องหมายนี้จะพร้อมใช้งานถ้าคุณลักษณะ ค่าเริ่มต้นของโครงสร้างทางบัญชีในรายการทะเบียนงบประมาณ เปิดใช้งานอยู่ในการจัดการคุณลักษณะ
• สมุดรายวันงบประมาณ – เลือกชื่อสมุดรายวันสำหรับการจัดสรรงบประมาณ ฟิลด์นี้จะพร้อมใช้งานถ้ามีการเลือกฟิลด์ เปิดใช้งานการปรับปรุงงบประมาณ ในหน้า พารามิเตอร์บัญชีแยกประเภททั่วไป

ถัดไป ถ้ามีนโยบายที่ควบคุมการอนุมัติรายการทะเบียนงบประมาณ ขึ้นอยู่กับชนิดงบประมาณ (ตัวอย่างเช่น การโอนย้ายหรือการปรับปรุง) คุณต้องสร้างทะเบียนงบประมาณรายการลำดับงานในหน้า ลำดับงานการจัดทำงบประมาณ ถ้ามีสถานการณ์จำลองที่การโอนย้ายอาจได้รับอนุญาตโดยไม่มีการอนุมัติลำดับงาน คุณสามารถกำหนดกฎการโอนย้ายงบประมาณเพื่อสนับสนุนสถานการณ์จำลองเหล่านั้นได้

ในหน้า มิติการจัดทำงบประมาณ คุณต้องเลือกมิติทางการเงินที่ถูกใช้สำหรับการจัดทำงบประมาณ โดยขึ้นอยู่กับมิติที่ใช้ในผังบัญชี คุณสามารถเลือกมิติทางการเงินทั้งหมดหรือชุดย่อยสำหรับการจัดทำงบประมาณ

กำหนดเป็น แบบจำลองงบประมาณ ที่สอดคล้องกับทั้งหมดหรือบางส่วนของงบประมาณ คุณสามารถใช้แบบจำลองงบประมาณเดียวสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณทั้งหมด อีกทางหนึ่งคือ คุณสามารถสร้างแบบจำลองแยกต่างหากที่ขึ้นอยู่กับชนิดงบประมาณ ที่ตั้งทางภูมิศาสตร์ หรือวิธีอื่นที่งบประมาณสามารถถูกจัดประเภทได้

สร้าง รหัสงบประมาณ ที่ระบุชนิดของธุรกรรมงบประมาณกับเรกคอร์ดและลำดับงานใด ๆ ที่เกี่ยวข้อง รหัสงบประมาณสามารถสนับสนุนชนิดงบประมาณต่อไปนี้:

• งบประมาณเดิม
• การโอนย้าย
• การปรับปรุง
• ภาระผูกพัน
• ภาระผูกพันที่เกิดขึ้นก่อน
• งบประมาณยกไป

รหัสงบประมาณช่วยให้คุณมีบันทึกการตรวจสอบงบประมาณที่อนุมัติการปรับเปลี่ยนตลอดทั้งหลักสูตรของวงจรงบประมาณ ถ้าลำดับงานจะเชื่อมโยงกับรหัสงบประมาณ ลำดับงานจะถูกเปิดใช้งานสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณทั้งหมดที่ใช้รหัสงบประมาณ และขั้นตอนลำดับงานต้องเสร็จสิ้นก่อนที่รายการทะเบียนงบประมาณสามารถเข้าถึงขั้น เสร็จสมบูรณ์

คุณยังสามารถตั้งค่า กฎการโอนย้ายงบประมาณ ได้ด้วยเช่นกัน การใช้กฎการโอนย้ายงบประมาณ เลือก ใช้กฎสำหรับการโอนย้ายงบประมาณ ในหน้า พารามิเตอร์งบประมาณ เมื่อกฎการโอนย้ายงบประมาณถูกใช้ ถ้าผู้ใช้สร้างเอกสารโดยใช้รหัสงบประมาณชนิด โอน งบประมาณยอดดุลจะไม่ถูกปรับปรุงถ้ากฎการโอนย้ายงบประมาณถูกละเมิด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถอนุมัติเอกสารการโอนย้ายงบประมาณที่มีงบประมาณค่าใช้จ่ายถูกโอนย้ายระหว่างบัญชีหลักสำหรับการขายและแผนกการตลาด แต่สามารถห้ามไม่ให้มีการโอนย้ายจากหรือไปยังแผนกยกเว้นว่าได้รับอนุญาตให้อนุมัติลำดับงานสำหรับชนิดของรายการบัญชีงบประมาณ

ฟังก์ชันที่เพิ่มใน Microsoft Dynamics 365 Finance รุ่น 10.0.7 (มกราคม 2020) เพิ่มความสามารถและความยืดหยุ่นสำหรับรายการทะเบียนงบประมาณ เมื่อต้องการเปิดใช้งานการปรับเหล่านี้ ไปที่พื้นที่ทำงาน การจัดการคุณลักษระ และเลือก รายการทะเบียนงบประมาณสำหรับปริมาณเท่านั้น และ/หรือ รายการทะเบียนงบประมาณกำหนดค่าเริ่มต้นของชนิดจำนวน

คุณลักษณะเฉพา รายการทะเบียนงบประมาณสำหรับปริมาณ ช่วยให้คุณลงรายการบัญชีรายการทะเบียนงบประมาณด้วยจำนวนเฉพาะปริมาณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถลงรายการบัญชีรายการงบประมาณที่มีปริมาณเป็น 32 และราคาเป็นศูนย์ ซึ่งส่งผลให้มียอดเงินเป็นศูนย์ จากนั้น คุณสามารถใช้ปริมาณนี้ภายในบริบทของรายงานทางการเงินเพื่อกำหนดราคาต่อปริมาณ โปรดทราบว่า ไม่มีการอัพเดตการสอบถามหรือรายงานเป็นส่วนหนึ่งของคุณลักษณะนี้ คุณลักษณะจะช่วยให้คุณสามารถลงรายการบัญชียอดเงินศูนย์ได้เท่านั้น

คุณลักษณะ รายการทะเบียนงบประมาณกำหนดค่าเริ่มต้นของชนิดจำนวน ช่วยให้ชนิดยอดเงินเริ่มต้นภายในรายการทะเบียนงบประมาณเป็นชนิดยอดเงินอื่นที่ไม่ใช่ค่าใช้จ่าย รายการทะเบียนงบประมาณในขณะนี้จะเริ่มต้นเป็นค่าใช้จ่าย เมื่อชนิดบัญชีหลักเป็นค่าใช้จ่าย จะเป็นค่าเริ่มต้นสำหรับรายได้เมื่อชนิดบัญชีหลักเป็นรายได้ โดยค่าเริ่มต้นจะเป็นค่าใช้จ่ายสำหรับชนิดบัญชีอื่นๆ ทั้งหมด

การใช้พื้นที่ทำงานและหน้าการสอบถามเพื่อติดตามงบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริง

ผู้จัดการงบประมาณสามารถตรวจสอบสถานะปัจจุบันของงบประมาณในพื้นที่ทำงาน การคาดการณ์และงบประมาณบัญชีแยกประเภท ได้ แท็บ ค่าใช้จ่ายที่เกินงบประมาณ และ รายได้ภายใต้งบประมาณ แสดงมุมมองด่วนของชุดมิติทางการเงินที่ไม่ตรงกับงบประมาณเป้าหมายหรือกำลังเข้าใกล้ขีดจำกัด คุณสามารถกำหนดเปอร์เซ็นต์ขีดจำกัดงบประมาณและเซ็ตมิติทางการเงินที่ใช้บนแท็บเหล่านั้น โดยการคลิก ของฉันพื้นที่ทำงานการตั้งค่าคอนฟิก ได้ คุณสามารถคลิก ผู้จัดการประจำหน่วย เพื่อดูผู้ปฏิบัติงานที่รับผิดชอบสำหรับชุดมิติทางการเงินเฉพาะที่ถูกเลือกบนแท็บเหล่านั้นได้ ตัวอย่างเช่น ถ้าคุณเห็นว่างบประมาณค่าใช้จ่ายของแผนกดำเนินงานกำลังจะเกินขีดจำกัดงบประมาณ คุณสามารถค้นหา และติดต่อผู้จัดการแผนกดำเนินงานเพื่อเจรจาประเด็นนั้นได้โดยง่าย

หน้าการสอบถาม งบประมาณเทียบกับที่เกิดขึ้นจริงเทียบกับงบประมาณ ช่วยให้คุณเข้าถึงรายละเอียดของงบประมาณเทียบกับยอดเงินที่เกิดขึ้นจริง เลือกรายการบนหน้าการสอบถาม และจากนั้นคลิก ดุลรอบระยะเวลา เพื่อดูงบประมาณและยอดเงินจริงที่ครอบคลุมระหว่างรอบระยะเวลาทางบัญชี หน้า รายการบัญชีงบประมาณ เจาะลึกถึงรายละเอียดของยอดเงินงบประมาณในรายการทะเบียนงบประมาณ หน้า รายการสมุดรายวันทั่วไป เปิดธุรกรรมบัญชีแยกประเภทที่ถูกรวมในการคำนวณจำนวน ที่เกิดขึ้นจริง

บริษัทที่ใช้ฟังก์ชันการวางแผนงบประมาณสามารถสร้างและใช้ คาดการณ์งบประมาณ ในพื้นที่ทำงาน การคาดการณ์และงบประมาณบัญชีแยกประเภท