เพิ่มการแจ้งเตือนเพื่อให้แอปของคุณทำงานร่วมกันได้

แอปใน Microsoft Teams ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันระหว่างบุคคลในองค์กรของคุณ เมื่อคุณมีแอปที่มีการส่งต่อข้อมูล เช่น กลุ่ม A ทำสิ่งที่กลุ่ม B จำเป็นต้องดำเนินการ หากทุกอย่างเกิดขึ้นในแอป ผู้ใช้อาจพลาดการอัปเดตที่สำคัญและกระบวนการอาจหยุดชะงัก

การใช้การแจ้งเตือนสำหรับเหตุการณ์สำคัญในแอปของคุณใน Teams จะช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยแจ้งให้ผู้ใช้ทราบในเชิงรุกว่ามีบางอย่างที่ต้องให้ความสนใจ หรือจำเป็นต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น

Teams และ Power Platform ให้ตัวเลือกมากมายแก่คุณในการแจ้งผู้อื่น

• การแจ้งเตือนทางอีเมล
• การแจ้งเตือน SMS/ข้อความ
• ข้อความ Teams
• บัตรที่ปรับเปลี่ยนได้
• โพสต์ของช่องทาง

ดูวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้วิธีเพิ่มการแจ้งเตือนเพื่อให้แอปของคุณทำงานร่วมกันได้:

เลือกชนิดการแจ้งเตือนที่เหมาะสม

คุณควรตัดสินใจว่าจะใช้การแจ้งเตือนชนิดใด หลายคนเริ่มต้นการแจ้งเตือนทางอีเมล แต่หลายคนบ่นว่าพวกเขาได้รับอีเมลมากเกินไป อีเมลเป็นชนิดการแจ้งเตือนที่ยอมรับได้ แต่ควรใช้เท่าที่จำเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการแจ้งเตือนเร่งด่วน เนื่องจากบ่อยครั้งที่ระบบจะเห็นอีเมลหลังจากเวลาผ่านไประยะหนึ่ง

ต่อไปนี้คือคำถามที่ควรถามเมื่อกำหนดชนิดการแจ้งเตือนที่เหมาะสม:

1. การแจ้งเตือนด่วนหรือไม่

   หากคุณกำลังสร้างแอปเพื่อติดตามปัญหาด้านความปลอดภัย และมีปัญหาเร่งด่วนที่ต้องดำเนินการทันที ควรใช้การแจ้งเตือน เช่น ข้อความ SMS การแจ้งเตือนแบบพุช หรือข้อความ Teams ที่มีลำดับความสำคัญสูง เพื่อให้ระบบสังเกตเห็นการแจ้งเตือนทันที แต่อย่าใช้การแจ้งเตือนชนิดนี้มากเกินไปสำหรับการแจ้งเตือนที่ไม่เร่งด่วน มิฉะนั้นคุณอาจเสี่ยงต่อการรบกวนผู้ใช้ของคุณ

2. การแจ้งเตือนเป็นข้อมูลหรือใช้งานได้จริง หากคุณกำลังสร้างการแจ้งเตือน คุณต้องการให้ผู้รับการแจ้งเตือนทำอะไรกับการแจ้งเตือน

   การแจ้งเตือนที่ให้ข้อมูลมีไว้เพื่อแจ้งให้ผู้ใช้ทราบ แต่มีจุดประสงค์เพื่อให้ข้อมูลเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ในแม่แบบแอปตัวอย่างแนวคิดของพนักงานสำหรับ Teams เมื่อมีการสร้างแนวคิดใหม่ ข้อความจะถูกโพสต์ในช่องทาง Teams เพื่อแจ้งให้ผู้คนทราบว่ามีการสร้างแนวคิดใหม่

   การแจ้งเตือนที่สามารถดำเนินการได้จะเปิดใช้งานกิจกรรมติดตามผลอย่างน้อยหนึ่งรายการโดยผู้รับ ในบทความแนวคิดสำหรับพนักงานที่ขยายออกไป เราแสดงวิธีเปลี่ยนการแจ้งเตือนเป็นบัตรที่ปรับเปลี่ยนได้ เพื่อให้ผู้ใช้สามารถเปิดแนวคิดที่ส่งมาและโหวตได้

   หากการแจ้งเตือนกำหนดให้ผู้ใช้ต้องทำอะไรกับการแจ้งเตือน เช่น เปิดบันทึกหรือตอบกลับ ควรใช้การแจ้งเตือนที่ดำเนินการได้ เช่น บัตรที่ปรับเปลี่ยนได้ หรือเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ไปยังลิงก์ในรายละเอียดไปยังแอป

   นอกจากนี้ Teams ยังทำให้การแจ้งเตือนชนิดอื่นๆ ดำเนินการได้มากขึ้นด้วยการเปิดใช้งานการสนทนารอบการแจ้งเตือนเมื่อคุณโพสต์ข้อความไปยังช่องทาง Teams ผู้ใช้สามารถตอบกลับในช่องทาง ซึ่งอำนวยความสะดวกให้หลายคนสามารถพูดคุยเกี่ยวกับการแจ้งเตือนได้

3. เป็นการแจ้งเตือนส่วนบุคคล หรือเป็นกลุ่ม

   มีบุคคลใดบ้างที่ควรได้รับแจ้ง หรือมีกลุ่มคนที่ต้องการทราบเกี่ยวกับการแจ้งเตือนหรือไม่ สำหรับการแจ้งเตือนส่วนบุคคล ให้ลองส่งข้อความ อีเมล หรือข้อความตัวอักษรเพื่อไม่ให้ผู้ใช้รายอื่นได้รับการแจ้งเตือนที่ไม่เกี่ยวข้องมากเกินไป ถ้าหลายคนในกลุ่มควรเห็นข้อความ โพสต์ในช่องทาง Teams เป็นตัวเลือกที่ดีกว่า เนื่องจากผู้ใช้ในกลุ่มทุกคนสามารถเห็นข้อความและทำงานร่วมกันได้

4. ความถี่ของการแจ้งเตือนคืออะไร

   ในแม่แบบแอปตัวอย่างการตรวจสอบสำหรับ Teams ตามค่าเริ่มต้น ข้อความจะถูกโพสต์ไปยังช่องทาง Teams เมื่อการตรวจสอบเสร็จสิ้น อย่างไรก็ตาม หากคุณมีการตรวจสอบความถี่สูง ข้อความจำนวนมากจะถูกโพสต์ลงในช่องทาง และเมื่อมีการโพสต์การแจ้งเตือนหลายรายการลงในช่องทาง การแจ้งเตือนแต่ละรายการอาจสูญหายได้ คิดถึงศูนย์แจ้งเตือนในโทรศัพท์ของคุณเมื่อคุณมีแอปไม่กี่แอปที่แจ้งให้คุณทราบ แอปเหล่านั้นก็มีประโยชน์ แต่หากคุณมีแอปจำนวนมากที่โพสต์การอัปเดต การแจ้งเตือนจะกลายเป็นการรบกวน ในกรณีนี้ คุณต้องการประเมินการแจ้งเตือนของคุณใหม่ และเปลี่ยนการแจ้งเตือนให้แจ้งเตือนเฉพาะการตรวจสอบอย่างเร่งด่วนหรือปัญหาต่างๆ

5. ผลกระทบต่อผู้ใช้คืออะไร

   เพื่อนร่วมงานของคุณอาจจะไม่ว่าง และการหยุดชะงักแต่ละครั้งอาจเพิ่มความเครียดให้กับชีวิตได้ โดยเฉพาะในปริมาณมาก การแจ้งเตือนจะดีหากพวกเขาให้ข้อมูลสำคัญพร้อมใช้งานมากขึ้น แต่ก็อาจมีผลกระทบในทางลบได้เช่นกัน หากบ่อยเกินไปหรือไม่จำเป็น นอกจากนี้ การแจ้งเตือนตามอำเภอใจสามารถลดความรู้สึกควบคุมของผู้ใช้ได้หากข้อความจำนวนมากเริ่มเข้ามาที่ผู้ใช้ไม่สามารถควบคุมได้ และอาจเป็นประสบการณ์ที่น่าหงุดหงิด ให้ผู้ใช้มีตัวเลือกในแอปเพื่อควบคุมการแจ้งเตือนนี่อาจเป็นการสลับการตั้งค่าเพื่อเลือกรับการแจ้งเตือน หรือการตั้งค่าเพื่อเลือกชนิดการแจ้งเตือนที่จะได้รับ ดู การขยายประกาศ เป็นตัวอย่าง

การแจ้งเตือน: Power Apps หรือ Power Automate

เมื่อสร้างการแจ้งเตือน คุณมีสองตัวเลือก:

• ให้แอปของคุณสร้างการแจ้งเตือนโดยตรง
• หรือทริกเกอร์โฟลว์ Power Apps เพื่อโพสต์การแจ้งเตือน

การตัดสินใจว่าคุณควรใช้แนวทางใดขึ้นอยู่กับชนิดการแจ้งเตือนที่คุณใช้และวิธีเรียกใช้การแจ้งเตือน การแจ้งเตือนบางชนิด เช่น บัตรที่ปรับเปลี่ยนได้จำเป็นต้องใช้ Power Automate อื่นๆ เช่น การส่งอีเมล ข้อความ หรือข้อความช่องทาง Teams สามารถส่งจากสูตร Power Automate หรือโฟลว์ Power Automate แม้ว่าจะไม่มีคำตอบที่ "ถูกหรือผิด" สำหรับคำถามนี้ ต่อไปนี้เป็นกฎเกณฑ์บางประการที่ควรพิจารณา:

• การแจ้งเตือนที่ส่งโดยตรงจากแอปที่ไม่มีโฟลว์จะอยู่ในบริบทของผู้ใช้ที่ทำการเปลี่ยนแปลงในแอป นั่นหมายความว่าผู้ใช้จะต้องเข้าถึงบริการที่ส่งข้อความ และข้อความบางชนิด เช่น อีเมล อาจมาจากบัญชีส่วนตัวของพวกเขา หากคุณต้องการส่งข้อความจากบัญชีบริการหรือกล่องจดหมายการแจ้งเตือนทั่วไป บัญชีผู้ใช้อื่นสามารถเป็นเจ้าของโฟลว์ Power Automate ได้ และส่งข้อความเมื่อถูกทริกเกอร์โดยเงื่อนไขข้อมูล (เช่น กำลังสร้างเรกคอร์ด)

• หากโฟลว์ส่งการแจ้งเตือนและถูกเรียกใช้โดยแอปโดยตรง โฟลว์นั้นจะต้องถูกแชร์หรือกำหนดให้กับผู้ใช้ที่ทริกเกอร์โฟลว์ หากโฟลว์ส่งการแจ้งเตือนและถูกทริกเกอร์โดยเงื่อนไขข้อมูล (เช่น การสร้างหรืออัปเดตเรกคอร์ด) โฟลว์นั้นไม่จำเป็นต้องแชร์หรือเป็นเจ้าของโดยผู้ใช้ที่ทริกเกอร์

• โดยใช้ Power Automate หากต้องการส่งการแจ้งเตือน คุณสามารถอัปเดตการแจ้งเตือนโดยไม่ต้องเผยแพร่แอปซ้ำ หากรายละเอียดการแจ้งเตือนของคุณเปลี่ยนแปลงบ่อย หรือผู้ใช้อื่นที่ไม่ใช่ผู้ผลิตแอปจำเป็นต้องแก้ไข การส่งการแจ้งเตือนโดย Power Automate สามารถแบ่งกลุ่มปริมาณงานของคุณและให้ผู้ใช้รายอื่นสามารถทำงานบนการแจ้งเตือนในขณะที่คุณทำงานในแอป

• Power Apps ส่งการแจ้งเตือนโดยตรงใช้สูตรเพื่อกำหนดตรรกะการแจ้งเตือน โฟลว์ Power Automate ใช้อินเทอร์เฟซแบบกราฟิกมากกว่าในการตั้งค่าคุณสมบัติของการแจ้งเตือน ตัวอย่างเช่น จากแอป Power Apps คุณสามารถใช้สูตรต่อไปนี้เพื่อส่งอีเมลด้วยตัวเชื่อมต่อ Outlook:

Microsoft365Outlook.SendEmail("mailbox@contoso.com", Summary, Description)

ใน Power Automate การดำเนินการส่งอีเมลจะแสดงในรูปแบบกราฟิกแทน ทำให้ผู้ใช้สามารถเติมข้อมูลในฟิลด์ในลักษณะที่คล้ายกับวิธีการส่งอีเมลใน Outlook

การส่งอีเมลจาก Power Apps โดยตรงเร็วกว่าสำหรับผู้สร้างที่มีประสบการณ์ แต่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม เช่น ไฟล์แนบและข้อความที่จัดรูปแบบ สำหรับผู้สร้างที่มีประสบการณ์น้อย ให้ส่งอีเมลด้วยโฟลว์ Power Automate อาจจะง่ายกว่า