教程：从 Excel 工作簿变为 Power BI Desktop 中的出色报表

适用范围： Power BI Desktop Power BI 服务

跟随本教程，你可以在 20 分钟内从头开始生成精美的报表！

你的经理想要查看有关最新销售额的报表。 经理要求提供关于以下内容的执行摘要：

• 哪年哪月的利润最大？
• 公司在哪个国家/地区取得了最大的成功？
• 公司应继续投资哪些产品和细分市场？

使用我们的示例财务工作簿，我们可以立即生成此报表。 下面是最终报表的外观。 让我们开始吧！

在本教程中，将了解如何：

先决条件

• 在开始之前，你需要下载 Power BI Desktop。
• 如果你打算将报表发布到 Power BI 服务而尚未注册，请注册免费试用版。

获取数据

可以使用以下两种方法之一获取本教程的数据：直接从 Power BI Desktop 连接到示例，或在 Power BI Desktop 中下载并打开它。

在 Power BI Desktop 中获取数据

打开 Power BI Desktop 时，从主页选择 使用示例数据学习。

在打开的对话框中，选择 “加载示例数据”。

下载示例

还可以直接下载示例工作簿。

1. 下载 财务示例 Excel 工作簿。
2. 打开 Power BI Desktop。
3. 在主页上，选择 Excel 工作簿。
4. 导航到保存示例工作簿的位置，然后选择“ 打开”。

准备数据

在“导航器”中，可以选择“转换”或“加载”数据 。 预览版允许你验证是否具有预期的范围和检测到的数据类型。 如果需要进行更改，请在加载数据前转换数据。 为了让之后的可视化效果更易于阅读，我们希望转换本次练习的数据。 在 Power Query 编辑器中进行每个转换时，会看到它已添加到“应用步骤中的查询设置”下的列表中。

1. 选中 财务 表的复选框，然后选择“ 转换数据”。

   

2. 此时会打开 Power Query 编辑器。 选择“销售量”列。 在“转换”选项卡上，选择“数据类型”，然后选择“整数” 。 在打开的“更改列类型”对话框中，选择“替换当前”。

   更改数据类型是用户最常执行的数据清理步骤。 在本例中，销售量为小数形式。 销售单位的 0.2 或 0.5 没有意义，所以我们将其更改为整数。

   

3. 我们希望以后在图表中更清晰地看到段落，因此让我们将“段落”列中的数据格式化。 选择“细分市场”列。 在“转换”选项卡上，选择“格式”，然后选择“大写” 。

   

4. 让我们将列名从“月份名称”缩短为“月份” 。 双击 “月份名称 ”列，并将其重命名为 Month。

   

5. 在 “产品 ”列标题上，选择下拉列表并清除 蒙大拿州旁边的框。

   我们知道 Montana 产品在上个月已停产，因此我们希望从报表中筛选掉该数据，以避免混淆。

   

6. 可以看到，每个转换都已添加到“应用步骤中的查询设置”下的列表中。

   

7. 返回“开始”选项卡，选择“关闭并应用”。 数据即将可用于生成报表。

   数据列表中的 sigma 符号指示 Power BI 检测到的字段为数值。 Power BI 使用日历符号来表示日期字段。

   

额外额度：在 DAX 中编写两个表达式

对于数据建模而言，使用 DAX 公式语言编写度量值和创建表的功能非常强大 。 Power BI 文档中有很多关于 DAX 的知识。 现在，让我们编写一个基本表达式来创建新度量值，以及另一个表达式来创建整个表。

创建新的度量值

1. 在“开始”功能区中选择“新建度量值” 。

   

2. 将此表达式复制并粘贴到报表画布顶部的公式栏中，以汇总“销售数量”列中的所有数字。

   Total Units Sold = SUM(financials[Units Sold])
   

3. 选中复选标记以提交。 该度量值将添加到“数据”窗格中的列表。

   

创建一个新表

1. 现在选择左侧的“表视图”图标。

   

2. 在“开始”功能区中选择“新建表格” 。

   

3. 将此表达式复制并粘贴到编辑栏中，以在 2013 年 1 月 1 日至 2014 年 12 月 31 日期间生成所有日期的日历表。

   Calendar = CALENDAR(DATE(2013,01,01),DATE(2014,12,31))
   

4. 选中复选标记以提交。

   

   下面是刚刚创建的单列表的前 23 行。

   

5. 现在，选择左侧的“模型视图”。

   

6. 将 “日期” 字段从财务表拖到“日历”表中的 “日期 ”字段，以联接表 并创建表 之间的关系。 在打开 的“新建关系 ”对话框中，选择“ 保存 ”以应用 Power BI 自动填充的选项。

   

生成报表

现在，你已经转换并加载了数据，可以创建报表了。 在左侧导轨中，选择“报表视图”。

在右侧的“数据”窗格中，可以看到你创建的数据模型中的字段。

让我们为视觉对象逐一生成最终报表。

视觉对象 1：添加标题

1. 在 “插入 ”功能区上，选择 “文本框”。 在文本框中，键入“行政摘要 - 财务报告”。

2. 选择键入的文本。 将字体 加粗 ，并将 大小 设置为 20。

   

3. 调整框的大小，使其显示在一行内。

可视化 2：按日期利润

现在，你创建了一个折线图，以查看哪个月份和年份的利润最高。

1. 从“数据”窗格中，将“利润”字段拖到报表画布上的空白区域。 默认情况下，Power BI 显示带有一列的柱形图（即“利润”）。

2. 将“日期”字段拖至同一视觉对象。 Power BI 更新柱形图以显示两年的每月利润。

   如果您在本文之前执行了“额外奖励：创建新表”步骤中创建了“日历”表，请展开“数据”窗格中的“日期”字段，然后选中“日期层次结构”复选框。 展开字段，然后清除“季度”和“日”字段旁边的复选框，以便在图表上仅显示“年”和“月”。 或者，从“可视化效果”窗格的“生成视觉对象”选项卡上的 X 轴井中列出的字段中删除这些字段。

   

3. 在“生成视觉对象”选项卡上，将可视化效果类型更改为 折线图。

   

   现在，你可以轻松地看到2014年12月的利润最高。

图表 3：按国家/地区利润

创建一个地图，以查看利润最大的国家/地区。

1. 从“数据”窗格中，将“国家/地区”字段拖到报表画布上的空白区域以创建一个地图。

2. 将“利润”字段拖到地图中。

   Power BI 向地图视觉对象添加表示每个位置的相对利润的气泡。

   

   欧洲的利润似乎比北美的利润更大。

图表 4：按产品和细分市场销售

创建条形图以确定要投资的公司和细分市场。

1. 将你创建的两个图表并排拖动到画布的上半部分。 在画布的左侧保留一些空间。

2. 在报表画布的下半部分选择一个空白区域。

3. 在“数据”窗格中，选择“销售”、“产品”和“细分市场”字段。

   Power BI 会自动创建可视化数据的簇状柱形图。

4. 拖动图表上的手柄，使其足够宽，以便填满其他两个视觉元素下方的空间。

   

   看起来公司应该继续投资 Paseo 产品，并面向小型企业和政府细分市场。

视觉对象 5：年份切片器

切片器是一种有价值的工具，可用于将报表页面上的视觉对象筛选为特定的一部分。 在本例中，我们可以创建两个不同的切片器来缩小显示范围，仅显示每月和每年的业绩。 一个切片器使用原始表中的“日期”字段。 另一个是使用您之前在本教程中为“额外加分”创建的日期表。

使用原始表的“日期”切片器

1. 在“数据”窗格中，选择财务表中的 “日期” 字段。 将其拖到画布上保留的空白区域。

2. 在“可视化效果”窗格中，选择“切片器”。

   选择切片器视觉对象（漏斗图标）。 Power BI 将自动创建一个数值范围切片器。

   

   当您为可视化对象选择切片器时，您会看到以下图像：

   

3. 可以拖动起点和终点以筛选日期范围。 还可以在“可视化效果”窗格的“格式视觉对象”选项卡上更改为不同类型的切片器。选项位于“视觉>切片器设置>>”下。

使用 DAX 表的“日期”切片器

1. 在“数据”窗格中，选择“日历”表中的“日期”字段。 将其拖到画布上的空白区域。

2. 在“可视化效果”窗格的“生成视觉对象”选项卡上，选择 “切片器”。

3. 在“数据”窗格中，展开“ 日期 ”字段并清除季度和日期的框，因此只剩下年份和月份。

   

4. 展开每年，并调整视觉元素的大小，使所有月份都可见。

   

   我们将在完成的报表中使用此切片器。

现在，如果经理只要求查看 2013 数据，则可以使用切片器选择该年份或该年份的特定月份。

加分做法：设置报表格式

如果要对此报表进行少量格式设置以进行润色，请执行以下几个简单步骤。

主题

• 在“查看”功能区上，将主题更改为“执行” 。

  

修饰视觉对象

选中相应的视觉对象后，在 “可视化效果 ”窗格中进行以下更改。

1. 选择图表 2，该柱形图显示利润随时间的变化。 在 格式视觉>常规中，展开 标题 部分。 将 “文本 ”字段中的文本更改为“按月份和年份盈利”，并将 字 号更改为 16。 展开“效果”并将“阴影”切换为“开”。

2. 选择视图 3，地图。 在 “设置视觉>对象格式”下，展开 “地图设置 ”和 “样式”，然后选择 “灰度”。 在 “格式视觉>常规”下，展开“ 标题 ”部分，并将 字 号更改为 16。 展开“效果”并将“阴影”切换为“开”。

3. 选择 Visual 4，即显示按产品和细分市场销售额的簇状柱形图。 在 格式视觉>常规中，展开 标题 部分。 将 字 号更改为 16。 展开“效果”并将“阴影”切换为“开”。

4. 选择 Visual 5，年份筛选器。 在 “格式化视觉效果”>中，展开 “切片器设置”>选择，并将 “显示‘全部选中’选项” 切换至 开启。 在 切片器标题 部分中，将 字 号增加到 16。

为标题添加背景形状

1. 在顶部功能区的 “插入 ”选项卡上，选择“ 形状>矩形”。 将其放置在页面顶部，并将尺寸调整为页面的宽度和标题的高度。

2. 在“ 设置形状格式 ”窗格中，在 “形状”下展开“ 样式 ”部分，并将 “边框 ”设置为 “关闭”。

3. 在 “填充 ”部分中，将 颜色 更改为 主题颜色 5 #6B91C9 （蓝色）。

   

4. 在功能区的格式选项卡上，选择向后移>和移至底层来将形状定位在标题文本后面。

5. 选择视觉对象 1 中的文本，并选择标题，然后将字体颜色更改为“白色”。

为视觉对象 2 和 3 添加背景形状

1. 在顶部功能区的“ 插入 ”选项卡上，选择 “形状>矩形”，然后将尺寸调整为视觉对象 2 和 3 的宽度和高度。
2. 在“ 设置形状格式 ”窗格中的“ 形状 ”选项卡上，展开 “样式 ”和“ 边框 ”部分，并将 “透明度 ”值更改为 100%。
3. 在 “填充 ”部分中，将 颜色 设置为 白色，10% 较深。
4. 在功能区的“格式”选项卡上，选择“发送向后”或>，以将矩形定位在图表后面。

完成的报表

下面是最终、经过优化的报告的外观：

总的来说，此报表回答了你经理提出的主要问题：

• 哪年哪月的利润最大？

  2014 年 12 月。

• 公司在哪个国家/地区取得了最大的成功？

  欧洲，特别是法国和德国。

• 公司应继续投资哪些产品和细分市场？

  公司应该继续投资 Paseo 产品并以小型企业和政府部门为目标消费者。

保存报表

• 在“文件”菜单上，选择“保存”，或按住 Ctrl，然后按 S 键。 如果第一次保存报表，系统会提示你输入一个名称和位置以将其保存到其中。

发布到 Power BI 服务以便共享

若要与经理和同事共享你的报表，请将其发布到 Power BI 服务。 当你与拥有 Power BI 帐户的同事共享时，他们可以与你的报表进行交互，但是无法保存更改。

1. 在 Power BI Desktop 中，选择“开始”选项卡上的“发布”。

   可能需要登录到 Power BI 服务。 如果还没有帐户，可以注册免费试用版。

2. 在 Power BI 服务中选择将保存报表的目标，例如“我的工作区”。

3. 选择“在 Power BI 中打开‘你的文件名’”。

   

   已发布的报表将在浏览器中打开。

   

4. 选择报表顶部的“共享”，将报表与他人共享。

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