Windows SharePoint Services 3.0 为文档协作和存储提供了直观、可靠的环境。但是，许多公司都有记录管理和规章遵从需求，必须维护单独的服务器用来管理正式业务记录及其他需要严格管理的材料。这为记录管理人员提出了一项挑战：如何通过简便、统一的方式将文档从协作 SharePoint 网站移到控制更为严格的记录库服务器环境？Office SharePoint Server 2007 提供了记录库 Web 服务，它设计用来帮助记录管理人员自动完成向记录库移动文档的过程。
记录库 Web 服务概述
此 Web 服务使 Office SharePoint Server 2007 能够将文档及其关联元数据发送到记录库，无论存储库是 SharePoint 网站或第三方文档存储应用程序，均可方便地完成操作。该 Web 服务在设计时充分考虑了通用性，以尽量减少第三方文档存储提供程序实现它时需要完成的工作。该 Web 服务不依赖任何 SharePoint 特定的概念或功能。该服务允许您传递文档以及任何希望保留的文档相关元数据，包括对文档执行的事件的审核历史记录。
此功能为记录管理人员提供了一种简单、却功能强大的方法，可将 Office SharePoint Server 2007 协作工作环境的优势集成到现有的记录存储系统。此外，因为记录库 Web 服务是高度抽象的，所以即便对记录库的内部结构和工作机制没有深入了解，也可方便地从一个文档存储应用程序转到另一个应用程序。
您能以手动或编程方式，通过 Office SharePoint Server 2007 将文档发送到记录库：
在 Windows SharePoint Services 用户界面中，用户可以右键单击一个文档并选择“发送到记录中心”。
您可以使用 SPFile.SendToOfficialFile 方法，通过 Office SharePoint Server 2007 对象模型自动将文档发布到记录库。
编写自己的 SOAP 调用，直接访问 Web 服务。
通过代码，记录管理人员能够统一、透明地捕获重要文档并依照相关法规将他们移至正确的记录库位置，而不必依赖用户的交互。如能通过编程方式制定记录中心提交流程并结合 Office SharePoint Server 2007 中提供的其他强大的文档管理功能，便能取得更好的效果。
例如，您可以创建一个名为合同的内容类型。向该内容类型添加一个工作流。工作流中的最后一项活动调用 SendToOfficialFile 方法。现在，所有分配此内容类型的文档都将在工作流运行时移至记录库。接下来，可将该工作流配置为自动运行 — 例如，对某个文档事件做出响应。
有关工作流的详细信息，请参阅对 Windows SharePoint Services 中的工作流程的介绍。
将文件发送到记录库
通过手动方式或对象模型将文件发送到记录库时，您发送的是该文件的副本。原始文件不会做任何更改，也不会包含指向记录库中的副本的链接。但是，提交到记录库的副本会带有一个指向原始文件位置的指针。
提交文件时，Office SharePoint Server 2007 会以 XML 的形式将该文件的内容类型元数据与文件的审核历史记录一起打包。Office SharePoint Server 2007 将作为其记录传送类型传递文件的内容类型名称。因为特定记录传送类型可以有多个别名，所以多个内容类型可以映射到相同的记录传送类型。
Office SharePoint Server 2007 只发送文档的最新版本，而不是所有版本。