Microsoft 365 產品所需的服務資料

當您搭配 Microsoft 365 應用程式使用服務時，例如將影像插入 PowerPoint 投影片或更新至最新版本的 Excel，資料會傳送至 Microsoft 並由其處理，以為您提供該功能。 這些資料 （我們稱為必要的服務資料） 是 Microsoft 提供這項功能的必要條件，有助於確保其安全、最新且如預期般執行。

當您與 Microsoft 365 應用程式互動時，連線體驗、Microsoft 365 Copilot 和基本服務都會產生必要的服務資料。

• 連線體驗會使用雲端式功能來提供增強的 Microsoft 365 應用程式功能。 例如，編輯器可協助檢查 Word 文件中的文法，或 [焦點收件匣] 可協助在 Outlook 中組織電子郵件。

• Microsoft 365 Copilot 提供 Microsoft 365 應用程式，並使用人工智慧 (AI) 支援的功能。 例如，Copilot 可以總結長 Word 文件或從 Microsoft Teams 會議建立行動項目。

• 基本服務是一組服務，是 Microsoft 365 應用程式運作方式的關鍵。 例如，確認您已正確授權使用 Microsoft 365 應用程式的授權服務，或協助更新 Windows 裝置上的 Microsoft 365 應用程式的隨選即用服務。

服務呼叫、內容和服務相關診斷資料

必要的服務資料不是特定的資料類型，例如客戶資料或個人資料 (，這些資料定義於 Microsoft 產品和服務資料保護附錄 (DPA) ) 中。 相反地，它是透過 Microsoft 365 應用程式與服務互動時需要處理之所有資料的一般描述。 它由以下不同元素組成：

• 服務呼叫，這是服務執行其工作所需的暫時性資訊和指令。

• 內容，在 Microsoft 365 中儲存和處理時成為客戶資料。

• 服務相關診斷資料，其中包括與連線體驗作業相關的資訊，這些資訊需要讓基礎服務保持安全、最新狀態，並如預期般執行。 此資料不會包含使用者名稱或電子郵件地址、使用者檔案的內容，或與 Office 無關之應用程式的相關資訊。

下圖說明必要服務資料的元素，包括其與用戶端相關診斷資料 (必要診斷資料 和 選擇性診斷資料) 的關係。

診斷事件的其他相關資訊

• 屬於必要服務資料一部分的診斷事件不包含內容，但可能包含假名識別碼。 這些事件會在 Microsoft 365 中儲存和處理為個人資料。

• 針對特定使用者使用 Microsoft 365 應用程式的活動收集的診斷事件，可以在 Data Service Request (DSR) 中檢閱。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 隱私權聲明、GDPR 和 CCPA 的 Office 365 資料主體要求，以及瞭解匯出資料中的 Microsoft 365 診斷事件。

• 診斷事件會分組到事件命名空間中。 事件命名空間表示產生事件的功能、應用程式或服務。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 產品的診斷事件命名空間和 Microsoft 365 Copilot。

• 診斷事件是使用標準網際網路通訊協定收集的。 由於有關這些協議的文件可在其他地方在線獲得，因此本文未對其進行介紹。

收集並傳送至 Microsoft 之資料的範例案例

以下是可以收集並傳送給 Microsoft 的必要服務資料的兩個範例。

使用 Microsoft 365 Copilot 摘要 Word 文件

在 Word 中，您要求 Microsoft 365 Copilot 建立文件的摘要。 傳送至 Microsoft 並處理以滿足您的要求的資料可能包含下列資訊。

服務呼叫

• 用戶端 IP 位址，以便可以傳回結果。
• 管理 HTTP 要求所需的 HTTP 通訊協定資訊。

內容

• 您提供給 Microsoft 365 Copilot 的提示。 例如，「建立文件摘要」。
• 提供對提示的響應所需的任何接地信息。 在此案例中，您希望 Microsoft 365 Copilot 摘要的文件內容。

服務相關診斷資料

• Microsoft 365 Copilot 是否成功傳回回應。
• Microsoft 365 Copilot 需要多長時間才能回應。
• 您是否保留了 Microsoft 365 Copilot 建議的摘要。

使用 PowerPoint Designer 取得投影片設計構想

在 PowerPoint 中，您會要求 PowerPoint Designer 提供投影片的設計構想。 傳送至 Microsoft 並處理以滿足您的要求的資料可能包含下列資訊。

服務呼叫

• 用戶端 IP 位址，以便可以傳回結果。
• 管理 HTTP 要求所需的 HTTP 通訊協定資訊。

內容

• 您新增至投影片的文字或影像。
• 您正在處理的投影片和投影片的版面配置。

服務相關診斷資料

• 設計構想是否已正確套用到您的投影片。
• PowerPoint 與設計工具服務之間的互動是否如預期執行。

管理收集並傳送至 Microsoft 的資料

針對連線體驗和 Microsoft 365 Copilot，您可以使用我們現有的隱私權控制項和設定來防止收集必要的服務資料並將其傳送給 Microsoft。

• 針對連線體驗，您可以選擇要在 Microsoft 365 應用程式中使用的連線體驗類型。 例如，如果您選擇關閉 分析內容的連線體驗，則不會收集這些連線體驗的必要服務資料並將其傳送給 Microsoft。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 Apps 企業版隱私權控制的概觀。

• 針對 Microsoft 365 Copilot，連線體驗的某些隱私權設定可用來關閉 Microsoft 365 Copilot。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft 365 Copilot 和連線體驗的的隱私權控制。

針對基本服務，一律會收集必要的服務資料，並將其傳送至 Microsoft。 您無法關閉這些基本服務，因為它們是 Microsoft 365 應用程式運作方式的關鍵。