匯入 PST 檔案時篩選資料

使用 Microsoft 365 匯入服務中的新智慧型匯入功能，來篩選 PST 檔案中實際匯入至目標信箱的專案。 以下為運作方式：

• 建立並提交 PST 匯入作業之後，PST 檔案會上傳至 Microsoft 雲端中的 Azure 儲存體區域。

• Microsoft 365 會識別信箱專案的存留期，以及 PST 檔案中包含的不同郵件類型，以安全可靠的方式分析 PST 檔案中的資料。

• 當分析完成且資料準備好匯入時，您可以選擇依原樣匯入 PST 檔案中的所有資料，或透過設定控制匯入資料的篩選器來修剪匯入的資料。 例如，您可以選擇：

  • 僅導入特定年齡的項目。

  • 匯入選取的訊息類型。

  • 排除特定人員發送或接收的訊息。

• 設定篩選設定之後，Microsoft 365 只會將符合篩選準則的資料匯入匯入作業中指定的目標信箱。

下圖顯示智慧型匯入程序，並醒目提示您執行的工作和 Office 365 執行的工作。

建立 PST 匯入作業

• 本文中的步驟假設您已使用網路上傳或磁碟驅動器運送，在 Office 365 匯入服務中建立 PST 匯入作業。 如需逐步指示，請參閱下列其中一篇文章：

  • 使用網路上傳將 PST 檔案匯入 Office 365

  • 使用磁碟機寄送將 PST 檔案匯入 Office 365

• 使用網路上傳建立匯入作業之後，Microsoft Purview 入口網站中 [匯入] 頁面上的匯入作業狀態會設定為 [ 分析進行中]，這表示 Microsoft 365 正在分析您上傳之 PST 檔案中的資料。 選取 [重新整理重新以更新匯入工作的狀態。

• 針對磁碟驅動器運送匯入作業，在 Microsoft 資料中心人員收到您的硬碟並將 PST 檔案上傳至組織的 Azure 儲存區域之後，Microsoft 365 將會分析資料。

篩選匯入信箱的資料

建立 PST 匯入作業之後，請遵循下列步驟來篩選資料，再將資料匯入 Office 365。

1. 移至 Microsoft Purview 入口網站，並使用組織中系統管理員帳戶的認證登入。

2. 在 Microsoft Purview 入口網站的左窗格中，選取 [資料生命週期管理>] [Microsoft 365>匯入]。

   您組織的匯入工作會列在 匯入 索引標籤上。[狀態] 資料行中的 [分析已完成] 值指出 Microsoft 365 已分析並準備好供您匯入的匯入作業。

   

3. 選取您要完成的匯入作業，然後選取 [匯入至 Office 365]。

   隨即會顯示彈出頁面，以及關於該匯入工作的 PST 檔案資訊和其他資訊。

4. 選取 [匯入至 Office 365]。

   隨即會顯示 [篩選您的資料]。 它包含匯入工作 PST 檔案中資料的相關資料深入解析，包括資料存留期的相關資訊。

   

5. 根據您是否要修剪匯入至 Microsoft 365 的資料，在 [ 您要篩選資料嗎？] 底下，執行下列其中一項：

   a. 選取 [ 是，我想在匯入之前篩選它 ，以修剪您匯入的資料]，然後選取 [ 下一步]。

   [將資料匯入 Office 365] 頁面頁面隨即顯示，其中包含 Microsoft 365 執行之分析的詳細資料深入解析。

   

   此頁面上的圖表顯示將匯入的資料量。 在 PST 檔案中找到的每一個訊息類型的相關資訊會顯示在圖表中。 您可以將游標停留在每個列上，以顯示有關該訊息類型的特定資訊。 還有一個下拉列表，其中包含基於 PST 文件分析的不同年齡值。 當您在下拉式清單中選取年齡時，圖表會更新，以顯示所選年齡將匯入的資料量。

   b. 若要設定新增篩選器以減少匯入的資料量，請選取 [更多篩選選項]。

   

   您可以設定下列篩選器：

   • 年齡 - 選取年齡，以便只匯入比指定年齡更新的項目。 如需 Microsoft 365 如何決定 [存留期] 篩選器年齡貯體的說明，請參閱 [詳細資訊] 一節。

   • 型別 - 此區段顯示在匯入工作的 PST 檔案中找到的所有訊息型別。 您可以取消勾選要排除的郵件類型旁邊的方塊。 您無法排除 [其他] 訊息類型。 如需 [其他] 類別中包含的信箱項目清單，請參閱 [ 詳細資訊 ] 區段。

   • 使用者 - 您可以排除特定人員傳送或接收的訊息。 若要排除出現在郵件的 [寄件者：] 欄位、 [收件者： ] 欄位或 [副本：] 欄位中的人員，請選取該收件者類型旁邊的 [ 排除使用者 ]。 輸入電子郵件地址 (人員的 SMTP 位址) ，選取 新增 將其新增至該收件者類型的排除使用者清單，然後選取 儲存 以 儲存排除的使用者清單。

     注意事項

     Microsoft 365 不會顯示設定人員篩選所產生的數據深入解析。 但是，如果您將此過濾器設定為排除特定人員發送或接收的訊息，則在實際匯入過程中將排除這些訊息。

   c. 在 [ 更多篩選選項 ] 飛出頁面中選取 [ 套用 ] ，以儲存您的篩選設定。

   [將資料匯入 Office 365] 頁面上的資料深入解析會根據您的篩選設定進行更新，包括根據篩選設定匯入的資料總量。 也會顯示篩選器設定的摘要。 如有必要，您可以選取篩選器旁邊的 [編輯] 以變更設定。

   

   d. 選取 [下一步]。

   會顯示狀態頁面，顯示您的篩選器設定。 同樣，您可以編輯任何過濾器設置。

   e. 選取 匯入資料 以 開始匯入。 將顯示將匯入的資料總量。

   或

   a. 選取 [否，我想匯入所有內容]，將 PST 檔案中的所有資料匯入 Office 365，然後選取 [下一步]。

   b. 在 [將資料匯入至 Office 365] 頁面上，選取 [匯入資料] 以開始匯入。 將顯示將匯入的資料總量。

6. 在 [匯入] 索引標籤上，選取 [重新整理 匯入工作的狀態會顯示在 「狀態」 欄中。

7. 選取匯入工作以顯示更詳細的資訊，例如每個 PST 檔案的狀態和您設定的篩選設定。

其他相關資訊

• Microsoft 365 如何判斷年齡篩選的增量？ 當Microsoft 365分析PST檔案時，它會查看每個項目的發送或接收時間戳記 (如果項目同時具有發送和接收時間戳記，則) 選擇最舊的日期。 然後，Microsoft 365 會查看該時間戳記的年份值，並將其與目前日期進行比較，以判斷專案的存留期。 然後，這些年齡會用作 [年齡] 篩選器下拉式清單中的值。 例如，如果 PST 檔案包含 2016 年、2015 年和 2014 年的郵件，則 [年齡] 篩選器中的值會是 1 年、 2 年和 3 年。

• 下表列出 [更多選項] 飛出頁面上 [類型] 篩選器中 [其他] 類別中包含的訊息類型 (請參閱上一個程序) 中的步驟 5b。 目前，當您將 PST 匯入 Office 365 時，您無法排除 [其他] 類別中的項目。

  郵件類別識別項	使用此郵件類別的信箱項目
  IPM。活動	日誌項目
  IPM。文件	文件和檔案 (未附加至電子郵件訊息)
  IPM。檔案	(與 IPM 相同。文件)
  IPM。Note.IMC.通知	網際網路郵件連線所傳送的報表，這是網際網路的 Exchange Server 閘道
  IPM。註.Microsoft.傳真	傳真訊息
  IPM。Note.Rules.Oof.Template.Microsoft	不在辦公室自動回覆訊息
  IPM。Note.Rules.ReplyTemplate.Microsoft	收件匣規則傳送的回覆
  IPM。奧勒。班	週期性系列的例外狀況
  IPM。回顧。報	郵件回收報告
  IPM。遠	遠端郵件訊息
  IPM。報	項目狀態報告