SharePoint 進階管理 (SAM) 提供一套完整的工具，協助評估與改善您組織的內容管理實務，並提供可行的洞察與建議。 內容管理評估是這些功能的樞紐。
什麼是內容管理評估？
內容管理評估是 SharePoint 進階管理內建且易於使用的功能。 只需一鍵，你就能快速檢查並改善組織在 SharePoint 環境中管理內容的方式。 內容管理評估為管理員提供一個簡單且具指導性的流程：
- 識別可能過度分享的內容
- (發現問題或風險，例如不活躍或無主網站)
- 定義組織中的副駕駛準備狀態
- 確保合規並維護資料完整性
- 獲得可行的整治建議
- 透過定期評估追蹤進度
該評估使用 SharePoint 進階管理 (SAM) 工具包，運行一套重要報告，以呈現關鍵發現並分類可能需要關注的網站。 它的目的是讓內容治理變得可及且可執行，即使是沒有深厚技術專業知識的管理員也能做到。
收錄報告
目前，內容管理評估包含以下報告：
- 不活躍網站 - 識別過去180天內無活動的網站
- 網站所有權 - 偵測無所有者或只有一位擁有者的網站
- 損壞的繼承 - 尋找許可繼承被破壞的網站
- 透過EEEU (除外部使用者外的所有人無限制內部分享) - 定位所有內部用戶共享的內容
- 透過分享連結無限制分享 ——發現透過過度寬容分享連結分享的內容
注意事項
- 報告的完成時間可能從2小時到72小時不等，視租戶規模而定。
- 報告會在組織所有站點運行，且未經管理員同意不得採取任何行動。
為什麼要使用內容管理評估？
組織在管理跨大型 Microsoft 365 租戶內容時面臨越來越複雜的局面。 常見挑戰包括：
- 對於治理從何開始感到不確定。
- 難以辨識是否存在真正的問題或風險。
- 對於現有治理措施是否足夠缺乏明確判斷。
- 持續監測與改進的需求。
內容管理評估透過以下方式解決這些挑戰：
- 自動化發現：自動發現並分類可能受影響的網站，無需人工介入
- 明確且可執行的發現：提供明確的問題清單及每項發現的具體建議後續步驟
- 消除人工作業：減少對客製化腳本或人工稽核的需求，這些過程可能耗時且容易出錯
- 按需重新評估：允許管理員每月重做評估，以確保持續改進與合規
您需要具備什麼才能存取內容管理評估？
執照要求是什麼？
您的組織需要擁有正確的授權，並符合某些管理權限或角色，才能使用本文所述的功能。
首先，您的組織必須擁有以下其中一種基本授權：
- Office 365 E3、E5 或 A5
- Microsoft 365 E1、E3、E5 或 A5
此外，你至少需要以下一項執照：
- Microsoft 365 Copilot授權：組織中至少有一位使用者必須被指派 Copilot 授權 (該使用者不必是 SharePoint 管理員) 。
- Microsoft SharePoint 進階管理授權： 可單獨購買。
管理員要求
你必須是 SharePoint 管理員 或擁有同等權限。
其他資訊
如果您的組織擁有 Copilot 執照，且至少有一人被指派 Copilot 執照，SharePoint 管理員會自動取得 Copilot 部署所需的 SharePoint 進階管理功能。
對於沒有 Copilot 授權的組織，你可以 購買獨立的 SharePoint 進階管理授權，使用 SharePoint 進階管理功能。
在哪裡可以找到內容管理評估
您可以在 SharePoint 管理員中心存取內容管理評估：
- 請以您組織的 SharePoint 管理員憑證登入 SharePoint 管理中心。
- 在左側導覽窗格，選擇 進階管理。
- 請留意新的評估開始畫面 (先前的選單檢視仍可在「所有功能」) 中使用。
- 選擇 開始評估。
評估會自動執行相關的 SAM 報告，分析結果，並在使用者友善的儀表板中呈現結果。
- 左側：受影響部位的視覺摘要
- 右側：報告發現小組列出每個受影響地點、具體發現及建議的整治措施。 選擇每個發現，您將看到更多細節及相關的 Microsoft Learn 文件，以解決此問題。
- 結果下方：您將看到與這些政策相關的最新指引與文件。
評估後的下一步
- 檢視調查結果：檢視被標記為潛在受影響地點的名單。 儀表板顯示這些網站的數量與詳細資料。
- 採取行動：每一項發現，請依照建議步驟操作。 這些步驟可能包括：
- 例如，建立或調整網站政策 (，防止過度分享、閒置或所有權) 。
- 使用內建工具來修復問題。
- 請參閱相關文件以提供進一步指引。
- 監控進度：每30天重做一次評估，以追蹤改進並發現新問題。
摘要
內容管理評估是一套強大且不斷演進的工具組，專為 Microsoft 365 管理員設計，旨在簡化並自動化內容治理流程。 透過提供明確的評估、可行的建議及持續監控，它賦能組織維持安全且合規的環境。