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理由文件讓要求預算的人提供說明，以解釋為什麼需要特定預算。
預算計劃範本由預算經理在 Microsoft Word 中建立，並分配給目前的預算計劃流程。 然後預算所有者可以打開範本並根據他們的預算要求在 Word 中自動填入資料。 儲存個人化理由文件並將其附加到預算計劃之前，可以新增更多文字或資料。
設定 Microsoft Word 的 Microsoft Dynamics Office Add-in
- 開啟新的 Microsoft Word 文件。
- 點擊功能區上的插入，然後點擊商店。
- 搜尋 Microsoft Dynamics Office Add-in 並點擊新增。
- 在 Word 的右窗格中，點擊新增伺服器資訊。
- 鍵入或貼上伺服器 URL，然後點擊確定。
在 Microsoft Word 中定義理由範本
- 登入後，點擊 Microsoft Dynamics Office Add-in 中的設計。
- 對於標題資訊，請使用新增欄位按鈕。
- 選擇實體資料來源 BudgetPlanJustification，然後點擊下一步。 請注意：任何理由文件都需要該實體。 可以使用其他實體，但如果不包含此實體，上傳回 Microsoft Dynamics 365 Finance 將失敗。
- 在 Word 文件中新增 BudgetPlanName、BudgetPlanPreparer、ResponsibilityCenter 和 DocumentNumber 標籤和值。 請注意：如果需要，您可以使用自己的自訂標籤，而不是標準標籤。
- 點擊完成以完成標題區段。
- 有關預算計劃金額的行等級詳細資料，請點擊新增資料表。
- 再次選擇實體資料來源 BudgetPlanJustification，然後點擊下一步。
- 為 EffectiveDate、ScenarioName、AccountDisplayValue 和 AccountingCurrencyExpenseAmount 新增欄位。 請注意：如果可以在各個預算計劃行中新增註解，則可以將其新增到此處的資料表中。
- 新增任何附加說明以提供給終端使用者，並對文件執行任何必要的格式設定或樣式設定。
- 將文件儲存到本機電腦並關閉檔案，然後再繼續。
設定預算計劃流程以使用理由範本
- 移至預算編製>設定>預算計劃>理由文件範本。
- 點擊新增並瀏覽到您新建立的 Microsoft Word 文件。
- 輸入範本顯示名稱和描述。 點選確定。
- 移至預算編製>設定>預算計劃>預算計劃程序。
- 選擇應使用理由範本的流程，然後點擊編輯。
- 在理由文件範本欄位中，選擇相應的範本並儲存。
編輯和儲存個人化的理由文件
- 建立新的預算計劃或打開現有的預算計劃。
- 在理由下拉式功能表中，選擇建立新的理由。
- 填寫詳細資料後，選擇從理由下拉式功能表上傳個人化的文件。