使用下列資訊來協助您瞭解最常用的使用者應用程式和服務如何使用 Azure 資訊保護中的 Azure Rights Management 服務，以協助保護組織的文件和電子郵件。 這些應用程式包括 Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook。 這些服務包括 Exchange 和 Microsoft SharePoint。
在某些情況下，Azure Rights Management 服務會根據系統管理員設定的原則自動套用保護。 例如，SharePoint 文件庫和 Exchange 傳輸規則就是這種情況。 在其他情況下，使用者必須自行從其應用程式套用保護。 例如，使用者選取設定為套用保護的分類標籤，或選取範本，或選取特定選項。 當使用者保護要共用的檔案時，使用者套用的保護是典型的，而且他們也會將存取或使用限制為選取的使用者或組織外部的使用者。
範本可讓使用者 （和設定原則的系統管理員） 更輕鬆地套用正確的保護層級，並限制組織內人員的存取權。 雖然 Azure Rights Management 服務隨附兩個預設範本，但您可能想要建立自訂範本，以減少使用者和系統管理員必須指定個別選項的時間。 如需範本的詳細資訊，請參閱 設定和管理 Azure 資訊保護的範本。
對於使用者必須自行套用保護的情況，請務必向他們提供如何以及何時執行此操作的指示和指導。 針對他們使用的應用程式和版本以及他們如何使用它們提供特定的指示。 此外，請提供使用者何時以及如何套用適合您企業的保護的指引。 如需詳細資訊，請參閱 協助使用者使用 Azure Rights Management 服務來保護檔案。
搜尋服務可以透過不同的方式與 Rights Management 整合。 例如：
Exchange Online 和 Exchange Server 會使用服務端索引，讓使用者受保護的電子郵件自動顯示在其搜尋結果中。
Windows 桌面搜尋會在裝置的不同使用者之間使用共用索引，因此為了確保受保護文件中的資料安全，它不會為受保護的檔案編製索引。 這表示，雖然您的搜尋結果不包含您已保護的檔案，但您可以放心，包含敏感性資料的檔案不會顯示在搜尋結果中，供可能登入您電腦或連線到您電腦的其他使用者使用。
後續步驟
深入瞭解下列每個應用程式和服務如何支援 Azure Rights Management 服務：