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系統管理中心的 Microsoft 365 報告

查看 YouTube 上的 Microsoft 365 小型企業說明。

Microsoft 365 系統管理中心的活動報告讓您能洞察企業中人員如何使用 Microsoft 365 服務。 例如，你可以判斷誰在使用服務的最高限度，誰幾乎不使用，因此可能不需要 Microsoft 365 授權。 永續授權模式並未包含在報告中。

報告可分成最近 7 天、30 天、90 天及 180 天。 並非所有報告期間的資料都能立即提供。 報告通常會在 48 小時內推出，但有時可能需要數天才能使用。

觀看：依 Microsoft 365 中的使用情況報告來採取行動

歡迎觀看我們 YouTube頻道上的這段及其他影片。

如何進入報告儀表板

  1. 在系統管理中心中，移至 [報告]>[使用狀況]。
  1. 在 管理中心，請前往 「報告>使用情況」。

  1. 從服務 (如電子郵件或 OneDrive) 的一覽活動卡中選擇「 查看更多 」以查看報告詳情頁。 在該頁面中，有不同的服務報告會在索引標籤中提供。

    使用情況儀表板

誰可以查看報告

具備下列權限的人員可以查看這些報告：

  • 全域系統管理員

重要事項

Microsoft 建議您使用權限最少的角色。 這有助於改善貴組織的安全性。 全域系統管理員是高度特殊權限角色，應僅在無法使用現有角色的緊急案例下使用。

  • Exchange 系統管理員

  • SharePoint 系統管理員

  • 商務用 Skype 系統管理員

  • 全域讀取者 (沒有使用者詳細資料)

  • 使用摘要報告讀取者 (沒有使用者詳細數據)：根據設計，此角色在 Microsoft 365 系統管理中心預設具有使用者、群組及其他設定讀取權限，因為角色是以 Microsoft Entra 為基礎。

  • 報告讀取者

  • Teams 系統管理員

  • Teams 通訊系統管理員

  • 使用者體驗成功管理員 (沒有使用者詳細資料)

欲了解更多資訊，請參閱 關於管理員角色 及 指派管理員角色。

系統管理中心提供哪些活動報告

根據您的訂閱方式，以下是所有環境下的可用報告：

報告 公用 GCC GCC-High DoD 由 21Vianet 營運的 Microsoft 365
作用中的使用者 是 是 是 是 是
Microsoft 瀏覽器使用量 是 N/A1 N/A1 N/A1 N/A1
Microsoft 365 Copilot 整備 是 N/A1 N/A1 不適用2 不適用2
Microsoft 365 Copilot 使用量 是 是 N/A1 不適用2 不適用2
Microsoft 365 Copilot 代理使用 是 N/A1 N/A1 不適用2 不適用2
Microsoft 365 Copilot Chat 使用 是 N/A1 N/A1 不適用2 不適用2
Microsoft 365 Copilot 製作名單 是 不適用 不適用 不適用 不適用
Microsoft Copilot 搜尋使用 是 N/A1 N/A1 N/A1 不適用2
電子郵件活動 是 是 是 是 是
電子郵件應用程式使用量 是 是 是 是 是
信箱使用量 是 是 是 是 是
Microsoft 365 群組 是 是 是 是 是
Microsoft 365 應用程式使用量 是 是 N/A1 N/A1 是
Office 啟用 是 是 是 是 是
商務用 OneDrive 使用者活動 是 是 是 是 是
商務用 OneDrive 使用量 是 是 是 是 是
SharePoint 網站使用量 是 是 是 是 是
SharePoint 活動 是 是 是 是 是
SharePoint 儲存 是 是 是 是 是
Microsoft Teams 使用者活動 是 是 是 是 N/A1
Microsoft Teams 裝置使用量 是 是 是 是 N/A1
Microsoft Teams 小組活動 是 是 是 是 N/A1
Viva Engage 活動 是 是 不適用2 不適用2 不適用2
Viva Engage 裝置使用量 是 是 不適用2 不適用2 不適用2
Viva Engage 群組活動 是 是 不適用2 不適用2 不適用2
表單活動 是 是 N/A1 N/A1 N/A1
Dynamics 365 Customer Voice 活動 是 是 不適用2 不適用2 不適用2
商務用 Skype Online 活動 不適用2 不適用2 不適用2 不適用2 是
商務用 Skype Online 會議組織活動 不適用2 不適用2 不適用2 不適用2 是
商務用 Skype Online 會議參與者活動 不適用2 不適用2 不適用2 不適用2 是
商務用 Skype Online 點對點活動 不適用2 不適用2 不適用2 不適用2 是
Viva Learning 活動 是 不適用2 不適用2 不適用2 不適用2
Viva Insights 活動 是 是 N/A1 N/A1 不適用2
專案活動 是 是 N/A1 N/A1 不適用2
Visio 活動 是 是 N/A1 N/A1 不適用2
Viva Goals 活動 是 不適用2 不適用2 不適用2 不適用2

N/A1: 報告規劃在未來發行。 Microsoft 365 藍圖會在發行前更新。

不註2：該服務在環境中無法使用;因此，目前沒有公布報告的計畫。

如何檢視授權資訊

  • 要查看你分配和取消分配了多少授權，請在管理中心的「 帳單>授權 」頁面。

  • 若要查看哪些人員已獲授權、未獲授權，或是使用來賓身分，請在系統管理中心中，移至 [使用者]>[作用中使用者] 頁面。

如何檢視特定使用者的使用量資訊

利用服務報告來調查特定使用者使用服務的程度。 例如，若要查詢特定使用者已使用多少信箱儲存空間，請開啟 [信箱使用量] 報告，然後依名稱排序使用者。 如果你有數千名使用者，請將報告匯出到 Excel，這樣你就能快速篩選清單。

您無法在輸入使用者帳戶的地方產生報告和取得其使用的服務清單及使用多寡的清單。

有些情況下，新使用者會顯示為 未知。 這通常是因為在建立使用者設定檔時偶而會出現延遲。

在報告中顯示使用者、群組或網站詳細資料

預設情況下，所有報告的使用者、群組或網站細節都會被隱藏。

你的使用者名單長這樣：

報告 - 匿名使用者清單。

如果你想在產生報告時解除隱藏使用者、群組或網站資訊，可以在管理中心快速完成這項變更。

報告提供貴組織使用狀況資料的資訊。 自 2021 年 9 月 1 起，我們預設會隱藏所有報告的使用者、群組或網站資訊，作為持續努力協助公司支援其當地隱私權法的一部分。

組織設定適用於：

Property 屬性
許多報告中針對使用者層級的屬性 使用者 ID、使用者名稱與使用者主體名稱
OneDrive 與 SharePoint 網站使用報告的屬性 網站 ID 與網站網址
Microsoft 365 應用程式的屬性群組活動報告 群組識別碼與群組名稱
Viva Engage 群組活動報告的物業 群組名稱與群組管理員
Teams 團隊使用報告屬性 小組名稱

還有其他報告採用這個組織設定。 例如，Microsoft Teams 系統管理中心的一些報告會遵循相同的動作。

如果組織的隱私規定允許，你可以將此變更還原給租戶，並顯示可識別的使用者、群組及網站資訊。

  1. 在管理中心，前往 設定>組織設定 頁面。
  2. 選擇 「服務 」標籤，然後選擇 「報告」。
  3. 在 檢舉 面板中，選擇「 顯示隱藏使用者、群組及網站名稱」旁的勾選框。
  4. 選取 [儲存]。

自 2022 年 6 月 23 日起，API 將逐步開放給所有環境，讓管理員無需造訪 Microsoft 365 系統管理中心即可更改此設定。

欲了解更多資訊，請參閱 adminReportSettings API。

此 API 核准有兩種方法：

API 方法。

報告中僅包含隱私設定屬性。 如需 Microsoft Graph 的詳細資訊，請參閱使用 Microsoft Graph 文件。 你可以使用 SDK (軟體開發套件) ，或直接用任何具備網路能力的程式語言呼叫 API。 建議您使用 Graph 總管。

這些變更需要幾分鐘才能在 報告 儀表板中生效。 此設定同樣適用於 Microsoft Graph 與 Power BI 中的 Microsoft 365 使用報告，以及 Microsoft Teams 管理員中心的使用報告。 顯示可識別的使用者資訊是 Microsoft Purview 入口網站稽核日誌中的一個記錄事件。

刪除使用者帳戶時，使用量資料會發生什麼情況？

每當你刪除使用者帳號時，Microsoft 會在 30 天內刪除該使用者的使用資料。 被刪除的使用者仍包含在活動圖表中，但不會出現在使用者資料表中。

不過，當您選取特定的一天，報告就會在使用者詳細資料表格中顯示該使用者的當天使用狀況，期間為自目前日期起最多 28 天。

如何？在使用報告中解讀使用者、群組或網站細節中的最後活動日期？

使用者、群組或網站資料中的最後活動日期，代表使用者在過去 7/30/90/180 天中選擇的時間段中，最近一次在應用程式內進行任何有意圖的活動日期。

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