如果有員工離開你的組織，你可能會想知道該如何保護資料並防止未經授權的存取。 本文系列說明如何阻擋 Microsoft 365 的存取，讓前員工無法登入您組織的 Microsoft 365 訂閱，您應該採取哪些步驟來保護組織資料，以及如何允許其他員工存取前員工的電子郵件和 OneDrive 內容。
開始之前
要完成本系列的步驟，請使用這些 Microsoft 365 的功能與特性。
| 產品或元件 | 功能 |
|---|---|
| Microsoft 365 系統管理中心 | 轉換信箱、轉寄電子郵件、撤銷存取權限或移除使用者 |
| Exchange 系統管理中心 | 封鎖使用者、封鎖電子郵件存取，或清除裝置 |
| OneDrive 和 SharePoint | 授權其他使用者使用 |
| Outlook | 匯入 pst 檔案，新增郵箱 |
| Active Directory | 在混合環境中移除使用者 |
解決方案：移除前員工
| 步驟 | 為什麼要做這個步驟 |
|---|---|
| 步驟 1：阻止前員工登入您組織的 Microsoft 365 服務 | 防止前員工存取您的 Microsoft 365 服務及組織資料。 |
| 步驟二：保存前員工信箱內容 | 如果有人接手前員工的工作，取得這些資訊會很有幫助。 或者，如果有法律要求或重要需求保存前員工的資料，你也想完成這個步驟。 |
| 步驟三：清除並封鎖前員工的行動裝置 | 從前員工的手機或平板中移除貴組織的資料。 |
| 步驟四：將前員工的電子郵件轉寄給另一位員工，或轉換成共用信箱 | 你可以保留前員工的電子郵件地址，以防有客戶或合作夥伴寄信到前員工的地址。 設定電子郵件轉寄能確保訊息能送到下一個接手的人手中。 |
| 步驟五：讓另一位員工存取 OneDrive 和 Outlook 的資料 | 如果你只移除使用者的授權，但不刪除帳號，使用者 OneDrive 中的內容即使過了 30 天仍對你可存取。 在刪除帳號之前，考慮將前員工的 OneDrive 和 Outlook 內容授權給其他使用者。 刪除員工帳號後，他們 OneDrive 和 Outlook 中的內容會保留 30 天。 在這 30 天內，你可以恢復使用者的帳號，並取得他們的內容存取權。 如果你還原使用者的帳號，即使過了 30 天，他們的 OneDrive 和 Outlook 內容仍然可以存取。 |
| 步驟 6 - 移除並刪除前員工的 Microsoft 365 授權 | 當您移除授權時，您可將授權指派給其他人員。 或者，如果你不需要，也可以刪除授權。 當你移除或刪除授權時，前員工的電子郵件、聯絡人和行事曆會保留 30天，之後會永久刪除。 如果你移除或刪除授權但沒有刪除帳號，使用者 OneDrive 裡的內容即使過了 30 天，仍然對你可存取。 |
| 步驟七 - 刪除前員工的使用者帳號 | 刪除前員工的帳號會阻止寄往該帳號的電子郵件。 |
觀看：刪除使用者總覽
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貴組織是否使用 Active Directory？
如果您的組織從本地 Active Directory 環境同步使用者帳號到 Microsoft 365，您必須在本地 Active Directory 服務中刪除並還原這些使用者帳號。 你無法在 Microsoft 365 中刪除或還原這些檔案。
若要在 Active Directory (本地) 中刪除並還原使用者帳號，請參見 刪除使用者帳號。
如果你正在使用 Microsoft Entra ID，請參閱 Remove-MgUser PowerShell 指令檔。
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