Microsoft 365 群組 可讓您設定要共用的資源集合，包括共用信箱和行事曆、具有 OneNote 筆記本的 SharePoint 網站，以及 Microsoft Planner 等等。 當您建立群組時，也可以包含Microsoft Teams，或稍後再新增。 許可權群組資源是透過群組來管理。
您可以建立任何共享資源來建立群組。 在 Outlook 中建立群組會產生與在 Planner 中建立群組連線 SharePoint 小組網站或方案相同的結果。 如果您的使用者不熟悉 Microsoft 365 群組，他們可能不會瞭解這一點。 這可能會導致使用者混淆，以及建立重複資源的可能性。 (例如，有人可能會建立用於檔共同作業的 SharePoint 網站，稍後再建立個別的 Planner 實例，而不知道 Planner 已在群組中提供。)
由於群組可以透過數種方式建立，因此建議您訓練使用者使用最適合您組織的方法：
- 如果您的組織使用電子郵件進行大部分的通訊，請指示您的使用者在 Outlook 中建立群組。
- 如果您的組織大量使用 SharePoint 或從 SharePoint 內部部署進行移轉，請指示您的使用者建立 SharePoint 小組網站以進行共同作業。
- 如果您的組織已部署Teams，請指示使用者在需要共同作業空間時建立小組。
如果您訓練使用者一律使用最符合其工作方式的群組建立方法，當他們需要空間與其他人共同作業時，您可以協助避免混淆和重複的資源。 當使用者變得更有經驗時，他們會更瞭解群組隨附的服務集合，而且不同的建立方法會導致相同的結果。
您可以使用商務用 Microsoft 365 群組 使用者 - PowerPoint 範本作為為使用者定型簡報的起點。
如何思考及組織群組
您的使用者可以藉由瞭解群組的使用位置和時機，以最有效地彼此通訊。
內部迴圈 - Teams
您的內部迴圈包含您定期使用的人員。 使用內部迴圈，您必須 執行有效的會議和專案。 透過 Teams，您可以利用共用行事曆、會議、頻道和聊天等小組功能，與最接近的共同作業者協調。
外部迴圈 - Viva Engage
您的外部迴圈包含您在組織之間連線但不一定要密切合作的人員。 使用外部迴圈，您必須 通知員工和同事並與其互動。 Viva Engage 提供公用社群，您可以在其中分享最佳做法、共用檔案和群眾來源想法。
Outlook、SharePoint 和 Stream
Outlook - 使用電子郵件群組以特定群組的通訊為目標。
SharePoint - 使用 SharePoint 網站與特定群組共享內容並共同作業。
Stream - 使用 Stream 與特定群組共用影片和實時活動。