自動填充欄位能自動從上傳到 SharePoint 文件庫的檔案中擷取、摘要或產生內容。 透過生成式 AI (大型語言模型) ，自動填入欄位能自動儲存元資料，簡化管理檔案及其相關資訊的流程。
例如，你可以用自然語言 (文件的提示) 提問，系統會直接將回應儲存到指定的函式庫欄位。 或者你可以設定多個問題來處理上傳到圖書館的檔案，每個回答都分配到特定欄位。
自動填充欄位可與其他文件模型搭配使用。 你可以連結各種擷取提示 (從現有資料) 拉取資訊，或生成提示 (產生多欄) 內容。 此功能讓您能擷取其他模型可能遺漏的元資料，或產生新的洞見。
需求與限制
| 圖示 | 描述 |
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支援的檔案類型 此服務支援以下檔案類型：.csv、.doc、.docx、.eml、.heic、.heif、.htm、.html、.jpeg、.jpg、.md、.msg、.pdf、.png、.ppt、.pptx、.rtf、.tif、.tiff、.txt、.xls 及 .xlsx。 |
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支援的語言 此服務適用於 Microsoft 365 Copilot 支援的所有語言。 |
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支援的欄位類型 此服務適用於以下欄位資料類型：文字、多行文字、數字、是/否、日期與時間、選擇、超連結、貨幣，以及管理中繼資料。 目前，此服務無法支援以下欄位資料類型：人物或群組、位置、圖片及查詢。 |
目前發行說明
為達到最佳效能，建議每個函式庫最多新增 10 欄，檔案處理量不超過 65 頁。
自動填充欄位現在支援管理的元資料，詞彙集最多包含 100 個詞彙。 若偏好詞彙或同義詞相符，自動填充會回應該偏好詞彙。
加密檔案不會被分析或包含在結果中。
未來版本將新增現有函式庫檔案的批量處理選項。
目前，自動填充欄位不支援以下函式庫類型：FormServerTemplates、SitePages、樣式庫和 SiteAssets。
文件變更僅在檔案重新處理時被擷取，且必須由使用者手動處理。
自動填充欄位使用與文件處理模型相同的分類狀態欄位。
此服務僅適用於 SharePoint 網站——包括樞紐網站、與樞紐網站相關聯的網站，以及網站集合的主網站。 子網站不被支援。
注意事項
AI 生成的內容可能不正確。 務必查看專欄結果。
負責任的 AI 常見問題集
AI 系統不只包含技術，也包括使用該技術的人員、受其影響的人員，以及其部署所在的環境。 Microsoft 負責任的 AI 常見問題旨在協助您瞭解 AI 技術的運作方式、系統擁有者和使用者可做出哪些選擇來影響系統效能和行為，以及思考整個系統的重要性，包括技術、人員和環境。 您可以使用負責任的 AI 常見問題，進一步瞭解 Microsoft 開發的特定 AI 系統和功能。
負責任的 AI 常見問題是讓 Microsoft AI 原則實作的更廣泛的努力的一部分。 若要深入瞭解，請參閱 Microsoft AI 原則。
負責任的 AI 自動填充欄位常見問題
什麼是自動填充欄位？
自動填充欄位提供欄位設定，讓使用者能建立大型語言模型 (大型語言模型的 LLM) 提示，自動分類檔案、從檔案內容中擷取或產生資訊 (擷取特定值或字串，或根據某些條件) 產生摘要或回應，並將輸出儲存在欄位中。
自動填充欄位能做什麼？
自動填充欄位允許使用儲存的提示來處理已建立或上傳到 SharePoint 函式庫的檔案，回應則儲存到對應的欄位。 建構提示詞與檔案建立連結，可用於擷取、分類、摘要及分析其內容。 儲存的元資料，如同其他欄位資料一樣，可以被索引、用來觸發工作流程，甚至定義設定資訊保護標籤的標準。
自動填充欄位的預期用途是什麼？
自動填入欄位為使用者提供元資料自動化。 使用者可以用它來分類、擷取、摘要甚至分析檔案，然後將回應儲存到欄位，進而索引並用於搜尋或其他下游工作流程。 自動填充欄位也能作為其他機器語言模型的有用補充，使用者可透過摘要或其他分析回應補充從配置模型中擷取的元資料。
自動填充欄位是如何被評估的？ 用什麼指標來衡量績效？
一致性、流暢度與準確度等效能因素依賴基礎模型的效能 (在此案例中為 GPT-4 Turbo) 。
評估專屬功能表現。 測試內容包括：
建立了範例函式庫，每個函式庫都包含典型的商業文件，分類為合約、工作說明書、福利變更通知、發票及履歷。
建立了涵蓋不同欄位類型的自動填充欄位，包括單行文字和多選題。
設計提示如「文件類別為何？請從A、B、C中選擇。若兩者皆非，請不回覆。」 或者履歷上的「候選人教育背景是什麼」也可以。
我也檢視了結果。 大多數情況下，結果與預期相符。 對於未達到滿意門檻的結果，則使用函式調用來改善結果。 部分結果在不同LLM版本間進行了比較。
評估了風險與安全指標。
設定：使用自動化程式發送與此功能在現實世界中類似的請求，結合元資料提示、系統提示及使用者問題或文件內容，運行於同一基底模型 (此例為 GPT-4 Turbo) 相同配置。
評量：由於該功能的提示來自兩部分 (一是文件內容，另一部分是問題) ，我們準備了數百個測試案例。
評估以標準商業文件及有害問題的測試案例。 這些問題包含自殘、性、暴力或種族相關資訊。
評估含有有害內容的測試案例，以及促使模型回答不該回答的問題。 例如，「摘要文件內容」。
評估：依據Azure AI Foundry 入口網站Microsoft提供Microsoft精選的風險與安全指標，利用 LLM (在此例中使用 GPT-4 Turbo) ，從四方面衡量結果：自我傷害相關內容、仇恨與不公平內容、暴力內容及性內容。
評估將輸入與輸出評為0至7，從危害最低到最嚴重程度。
自動填充欄位有哪些限制？ 使用者在使用系統時，該如何減少這些限制的影響？
提示的範圍僅限於檔案的文字內容。 回應僅為文字，可儲存在對應欄位。 雖然其他動作可以根據儲存的回應來設定，但輸出本身無法執行程序。
只有擁有足夠網站函式庫權限的使用者，才能建立或編輯自動填充欄位提示。
該服務由 Microsoft 365 系統管理中心的租戶設定管理。 管理員可設定其在租戶間或特定站點的可用性。
哪些操作因素與設定能有效且負責任地使用自動填充欄位？
若產生任何用戶無法接受的有害內容，租戶管理員或 Microsoft 支援可在網站或租戶層級關閉此功能。
使用者介面中提供 「發送回饋 」連結。 回饋會被監控、審查，並視需要採取適當行動，有時甚至更新產品體驗。