Agent 流程中的多階段和 AI 核准 (預覽版)

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本文說明如何在 Agent 流程中使用多階段與 AI 核准功能。

什麼是多階段核准？

多階段核准是一種迎合更複雜核准流程的功能。 它提供了一組豐富的功能，使組織能夠為其業務流程建構強大的核准工作流，現在透過 AI 驅動的決策得到增強。

多階段核准結合人工與 AI 審查，根據所給指示、文件及影像做出核准決策。 此組合能自動化處理例行申請，同時維持人工監督複雜決策，大幅加速核准週期，同時確保遵守組織政策。

多階段核准建立在雲端流程中的標準核准之上。 在深入了解多階段核准流程之前，您應先熟悉標準核准流程。 以下是一些可幫助您入門的資源：

• 開始使用核准
• Microsoft Power Platform 和 Azure Logic Apps 核准連接器參考

存取多階段核准

多階段核准功能僅限於 Agent 流程中使用。 Agent 流程是 Copilot Studio 中建置的自動化或流程，可獨立使用或與 Copilot Studio Agent 搭配使用。 如需進一步了解 Agent 流程，請參閱 Agent 流程概觀。

多階段核准的主要功能

多階段認證提供以下關鍵功能，使其有別於標準認證：

1. 手動核准階段：在流程各階段向相關人員請求核准決策。

2. AI 核准階段：在核准流程的關鍵點運用 AI 模型實現自動化決策。

3. 條件/有條件核准：在各階段之間設定條件，依據特定標準動態控制核准流程。

這些功能目前都在預覽階段。

人工核准階段

多階段核准中的手動階段功能，可讓您在流程的不同階段向各相關人員提出核准決策請求。 在這些階段，您可以定義核准類型為「先回應」或「所有人必須核准」，核准請求的標題、核准應指派給誰，以及人工核准者需用來做決定所需的相關細節。

AI 核准階段

多階段核准中的 AI 階段，能讓您在核准流程的關鍵點實施自動化決策。 在這些階段，您會給 AI 模型具體指示和相關輸入，如文件、圖片、文字和組織知識，AI 會根據您的指示，根據您的指示產生明確的核准或拒絕決策。 您可以設定 AI 階段的核准決策，讓人工核准者在後續階段審核與核准。 人工審查確保人類始終掌控局面，同時能更快處理例行評估。

條件與有條件核准

可在多階段核准的各階段間放置條件，透過評估特定標準來提供動態工作流程控制，決定核准流程中的下一步行動。 有了條件，您可以根據輸入定義邏輯規則，並根據是否符合條件自動核准、拒絕、導向其他階段或跳過流程。 條件系統允許靈活決策，調整您的核准工作流程以適應不同情境，無需人工介入。

設定您的多階段核准

設定多階段核准只需幾個步驟。

新增多階段動作

在您的 Agent 流程中，可透過新增的人工介入連接器，將執行多階段核准做為操作步驟加入流程。

1. 開啟您要新增多階段核准流程的 Agent 流程設計工具。

2. 在您希望新增多階段核准的節點之間位置，點選 + 按鈕。

3. 在新增動作卡片或窗格中，您可在人工介入區段看到執行多階段核准動作選項。 您亦可從清單中的人工介入連接器找到相同操作。 如果看不到動作或連接器，請搜尋它們。

4. 下次方便存取時，請透過動作卡上的星星圖示來收藏該動作。

5. 選擇執行多階段核准動作。 此動作啟動核准，將其傳送給所需的受讓人，並等待核准請求完成，然後其餘流程繼續。

   

6. 預設情況下，你的多階段核准名稱是動作名稱，「執行多階段核准」。若要重新命名您的核准，必須在左側面板中重新命名。 如果您正在使用新的內嵌設計工具，請選擇按鈕開啟左側窗格。

   

7. 在左側窗格，選擇動作名稱，並依照您想要的重新命名。

   

8. 選擇設定批准以開啟模態視窗。

新增和設定手動階段

核准是分階段設定的。 階段代表核准流程中的不同門點，流程在此暫停並等待指定的核准者核准和核准後再繼續。 您可以獨立設定每個階段，進行客製化以滿足每組利害關係人的需求。

我們先從如何設定手動階段開始。

1. 在模態視窗中，選擇建立，然後從下拉式選單中選擇手動階段。 核准查看器中會出現一個圖塊。

2. 在交談方塊的右側，選擇您想要的核准類型。 查看核准類型及其行為，以了解不同類型的核准及其工作方式。

3. 出現其他設定選項。 像設定標準核准一樣設定這些欄位。 應設定的三個主要欄位為：標題 (代表核准請求的標題)；指派至 (詳列應由哪些人員進行核准)；詳細資訊 (提供所有相關細節，供人工核准者做出核准決策)。

   注意

   在「指派至」，請勿將同一個核准者指派至多個階段，因為這會導致流程失敗。

   

使用手動階段的輸入

如果您在 Agent 流程中建立要在手動階段核准中使用的權杖或變數，則需要建立輸入。 如果不先建立輸入，則不能直接在核准中使用權杖或變數。 在上圖中，我們建立了三個輸入欄位，分別為：費用編號、費用金額及主管核准詳細資訊。 若要新增輸入欄位，只需在鍵盤上按下斜線鍵，於欲放置輸入欄位的位置輸入 /，從 String、Number、Boolean 類型中選擇一種，然後為輸入欄位命名。 如果您儲存這個核准流程，您會看到流程設計工具中您建立的輸入欄位。 現在您可以將流程中的權杖或變數對應到此輸入。

新增和設定 AI 階段

現在讓我們設定一個 AI 階段。

1. 在左側窗格的核准檢視器中，選取您建立的手動階段上方之加號按鈕「+」。

2. 從下拉式清單中選取 AI 階段。 AI 階段的單個磚將顯示在核准檢視器中。

3. 選擇磚中的文字並重新命名階段 (1)。

4. 在指示窗格 (2) 中，首先撰寫您希望 AI 階段用於決策的指示與判斷標準。

   重要

   請參閱《如何撰寫 AI 階段的指令以獲得更佳成效》，學習如何有效地編寫指令。

5. 若需讓 AI 階段使用文件、圖像、文字及知識等輸入內容來做出核准決策，請按鍵盤上的「/」鍵，或在指示中選取欲放置該輸入內容的位置，點選「新增內容」(3)。 會出現一個選單，選擇輸入類型，然後上傳範例輸入供測試。

6. 如果您在說明中使用了輸入，務必在測試前上傳樣本。

7. 從模型選擇器 (4) 中，選擇您想用來做核准決策的 AI 模型。

   注意

   在可行的情況下，偏好更強大的核准決策模式。 例如，偏好 GPT-o3 而非 GPT-4.1。

8. 選擇測試 (5) 以測試指令，並等待數秒鐘。

9. 在「核准決策」(6) 窗格中檢視測試結果，並於下方查看決策依據。

10. 基於決策 (7) 的下一步操作，可讓您根據AI階段的決策結果來安排審批流程。 在此預設情況下，若 AI 階段核准，則核准程序將繼續推進至下一階段. 若遭拒絕，核准狀態即終止為已拒絕。 如果核准未給出核准/拒絕決定，則直接進入下一階段。

    注意

    基於決策的下一步流程確保人類始終掌握控制權，即使在 AI 階段做出決策後，仍賦予人類最終決策權。

11. 此時如果您儲存並關閉多階段核准，您會看到流程設計工具中您在 AI 階段設定的輸入欄位。

新增並設定條件

條件對於路由核准以及根據特定標準自動核准或拒絕至關重要。 如果階段之間未設定任何條件，則預設行為是：

• 如果某個階段獲得核准，流程將進入下一個階段。
• 如果該階段被拒絕，則核准流程結束。

不過，透過條件，您可以自訂多階段核准的預設行為。

1. 若要新增條件，請在兩個階段之間的多階段檢視器中選擇 +。

2. 從下拉式清單中選取條件。

3. 根據需要新增條件陳述式。

   

   注意

   在條件陳述式的左側，只能使用一個輸入。 您可以從現有輸入中選擇，或新增輸入。

4. 根據是否滿足條件設定核准去向：

   • 如果滿足條件，您可以繼續進入下一階段、核准/拒絕或路由到另一個階段。
   • 如果無法滿足條件，您可以繼續進入下一階段、核准/拒絕或路由到另一個階段。

在此簡單範例中，我們定義若費用金額超過 5,000 美元，該申請應繼續送給主管核准。 然而，若金額低於 5,000 美元且 AI 階段核准，該請求可跳過經理核准，並自動將核准狀態標記為已核准。

將您的流程變數對應到核准中的輸入

如果您在核准中建立了輸入，您需要將流程中的變數對應到這些輸入。 當您儲存並關閉核准交談方塊時，可以在動作卡中看到執行這些對應的欄位。

選擇欄位，然後從流程中前一個動作中選取您想在執行時用於核准的項目。

核准檔案的文件格式要求

用於核准的文件必須採用 base64 格式。 有些連接器回傳的輸出已經是 base 64。 但如果您使用的是那些沒有支援的輸出，請像下圖所示，使用 PowerFX 的字串函式來處理檔案：

整合所有

讓我們看一個範例，說明此核准流程如何與手動和 AI 階段以及條件配合使用。 下圖顯示了包含四個階段和條件檢查的完整核准流程。

1. 當核准流程啟動時，核准請求首先進入 AI 費用篩選階段。 a. 如果獲得核准，請求將進入條件檢查階段。 b. 如果遭到拒絕，核准流程就會結束，無需達到條件檢查。

2. 在狀態檢查時：a。 若費用金額超過 5000，核准將持續至主管核准階段。 b. 若費用金額不超過 5000，核准即為核准。

3. 對於超過 5000 元且需主管核准的費用：a。 若獲核准，申請將進入 AI 預算驗證階段，進行最終合規檢查。 b. 若遭拒絕，核准流程將以「拒絕」狀態終止。

4. AI 預算驗證階段執行最終預算與合規性驗證：a。 如果 AI 核准，申請會繼續送財務審查處理。 b. 若 AI 拒絕，核准流程將以「拒絕」狀態終止。

5. 最後，財務審查階段的財務專業人員依據會計準則、預算可用性及付款處理要求進行自主評估：a。 若核准，核准流程將結束為核准，付款會在 Agent 流程中啟動。 b. 若遭拒絕，核准流程將以「拒絕」狀態終止。

這展示了如何建立結合 AI 效率與人為監督的智能核准流程，依據特定商務規則 (例如費用金額) 自動分派申請案件。

回應核准

對核准的回應在標準核准和進階核准之間保持一致。 被指派到核准的使用者可以透過以下方式回應：

• Microsoft Teams 核准應用程式
• Outlook
• Power Automate 入口網站

更多關於 AI 階段的資訊

在敏感案件中使用 AI 核准

雖然 AI 核准能簡化許多商務程序，但在執行高度敏感的核准時，如財務交易、法律決策、人事行動或合規關鍵流程時，務必謹慎。 針對這些情境，我們建議確保工作流程中達到人工核准階段，讓人類能最終掌控重要決策。 請參閱這些條款的 https://www.microsoft.com/en-us/business-applications/legal/legal-landing-page/ 版本以獲取更多指引。

有關 AI 在核准流程中負責任使用的更多資訊，請參閱《AI 核准常見問答集》。

當 AI 階段對該做的決定感到不確定時會發生什麼事

有時 AI 階段會回傳標示為「分析失敗」的回應。這通常發生在 AI 模型無法做出適當的核准決策時。 常見原因包括指示矛盾或離題，或提供不足資訊以支持明確決策。

這裡有一個例子，AI 因為輸入衝突而回傳了「分析失敗」的回應。

在這個例子中，我們指示 AI 階段核准低於 500 美元的費用，並拒絕超過 300 美元的費用。 不過，附加費用為 400 美元，這同時符合這兩個標準。 因此，AI 無法確定是否核准或拒絕請求，因為指示存在衝突。

檢視 Power Automate 中 AI 階段決策與理由

在 AI 階段執行後，有兩種方式可以看待其決策與理由：

1. 核准中心

2. 提示產生器活動畫面

在核准中心中檢視

如果您是完成多階段核准的核准者，您應該能看到 Power Automate 中 AI 階段的決策與理由。

1. 登入 make.powerautomate.com。

2. 從環境選擇器中，選擇核准執行的環境。

3. 從左側導覽窗格中，選擇核准。

4. 在歷程記錄索引標籤中，請選取已完成且包含 AI 階段的核准流程。

5. 在右側窗格中查看前一階段 AI 的核准決策與理由。

在提示產生器活動畫面中檢視

1. 登入 make.powerautomate.com。

2. 從環境選擇器中，選擇核准執行的環境。

3. 從左導覽窗格選取提示產生器活動。 如果沒有看到這個選項，請點選三個點（...） >探索一切。

4. 在探索畫面的監視器標題下，選擇提示產生器活動。 您可以將此畫面釘選到導航系統，方便未來存取。

   

   在此畫面中，您可查看所有 AI 提示的執行紀錄，包含來自 AI 階段的執行紀錄。

   

5. 選取其中一列中的處理時間部分 (即該欄位中的藍色文字)，即可查看該次執行的決策結果及其依據。

   

   此處您可見輸入內容——即指令中提供的文字、文件或圖像片段，以及輸出內容——包含 AI 階段的決策與決策依據，以 JSON 格式呈現。

   

如何在 AI 階段撰寫指令以取得更好的效果

核准是商務程序中至關重要的一環，因此您的指示必須清晰撰寫，並持續產生準確的結果。 這區段尤其重要。 遵循這些最佳實務，確保您的 AI 核准階段能提供可靠且一致的決策。 雖然並非所有指引都適用於所有案例，但在可能的情況下運用它們，有助於最大化效果。

1. 保持指示聚焦於商務程序：確保您的核准指示與合法業務流程核准相關，例如費用核准、採購訂單核准、合約審查等。AI 階段在評估具有明確政策的特定商務工作流程時效果最佳。

2. 針對複雜任務採用更強大的模型：由於精準的核准決策對您的業務至關重要，務必在可行時盡量採用現有最先進的 AI 模型。 例如，為提升推理能力與一致性，建議優先採用 GPT-o3 而非 GPT-4.1。 對於涉及複雜任務、密集運算、多步驟邏輯或細微分析的核准情境，建議採用推理優化模型 (如 o3) 或透過 Azure AI Foundry 自行微調的模型，以提升準確度與可靠性。

3. 專注於拒絕理由或核准理由：專注於核准標準或拒絕標準，避免同時採用兩者。 混合方法可能會讓模型變得混亂。 例如，若您向 AI 階段提供相互衝突的判斷標準，例如「若費用低於 500 美元則核准，但若費用超過 300 美元且屬餐飲費用則駁回」，當處理同時滿足兩項條件的 400 美元餐飲費用時，AI 將無法做出正確決策。

   • 正確表述：「若費用超過 500 美元或未附收據，則駁回」
   • 應避免表述：「若低於 500 美元則核准，但若超過 500 美元則駁回，除非是差旅費用」

4. 具體引用您的輸入內容：當使用上傳的輸入內容、文件或資料時，請明確標示其名稱，並在指示中精確指定 AI 應從何處獲取資訊。 這確保 AI 知道該檢查哪些檔案以及提取哪些資料點。

   • 正確表述：「檢查『Budget_Report.pdf』檔案，若第三季營收超過 100,000 美元則核准。」
   • 應避免表述：「檢查預算檔案中的營收數字。」

5. 具體且可衡量：避免使用可能產生不同解讀的主觀性詞彙。 採用具體、可量化的標準，絕不留有任何歧義空間。

   • 正確表述：「若交貨日期在申請日期後五個工作天內，則核准」
   • 應避免表述：「若時程合理則核准」(此處未對「合理」一詞訂立量化標準)

6. 確保檔案品質：驗證輸入的圖像與文件等內容是否清晰、未受保護且可讀取。 模糊的圖像、受密碼保護的檔案或損壞的文件，更容易導致分析失敗。

7. 使用真實資料進行測試：為驗證您的指令能如預期運作，請採用能反映實際核准情境的代表性範例。 不要只用完美範例測試——務必納入邊線案例。 例如：使用工作流程中的真實文件、測試資料缺失情境、納入接近閾值的邊緣案例、嘗試格式多變的文件、同時測試核准與駁回情境。

8. 定義邊線案例與後備行為：明確規定當 AI 遭遇模糊不清、不完整或意外資訊時應採取的處理方式。 這可防止 AI 做出錯誤的假設。 例如，您可以聲明：「若費用類別欄位缺失，則拒絕該申請。」

9. 設定明確的門檻與範圍：透過定義精確的分界點，避免模糊不清的界線。 明確說明邊界值的情況。

   • 正確表述：「若滿意度評分達 5 分制 4.0 分或以上，則核准」
   • 應避免表述：「核准高滿意度評分」

10. 複雜條件請採用結構化格式：針對多步驟評估，請將邏輯拆解為編號步驟或決策樹。 這確保 AI 能系統化處理每項條件，並使您的核准邏輯透明化。 以下為良好結構範例：

    「若下列任一條件成立，則駁回費用報銷單：

    1. 『總額』欄位金額超過 $500.00
    2. 未上傳收據圖像檔案
    3. 費用日期早於費用指南規定截止日期超過 60 天
    4. 費用表單中的主管簽署欄位為空白
    5. 員工編號欄位為空或格式不符合 XXX-XXXX (三位數字、連字號、四位數字) 規範」

11. 包含相關組織背景：透過文件或知識等輸入，參考特定公司政策、合規要求或商業規則，這些是 AI 應執行的內容。 例如，您可聲明：「遵循「差旅原則 v2.3」：餐費超過 75 美元者，須提供附有業務理由的明細收據。」 若缺少收據或證明文件，則予以拒絕。」

12. 避免使用時間敏感的參考資料：請勿使用會隨時間失效的相對日期或時間參考。 請改用具體的時間範圍或計算得出的期間。 例如，AI 模型可能無法理解「今天」這個日期概念。

    • 正確表述：若送交日期在費用發生日起 30 天內，則核准
    • 應避免表述：「若本月送交則核准」

13. 使用一致術語：為避免混淆，請在整個說明中保持相同用詞。 避免對同一事物使用不同術語。 例如，在說明中請始終使用「支出金額」，避免在「支出金額」、「成本」、「總額」、「總和」和「費用」之間切換。

已知限制

以下是已知的限制：

• AI 階段的檔案輸入僅支援 Base64 編碼的檔案內容。
• 若使用者在與發送核准不同環境中回應核准，該核准可能失敗。 為避免失敗，請先識別需發送核准請求的使用者，前往 Power Platform 管理中心將該使用者新增至目標環境。
• 您不能將同一個核准者分配到不同的階段。 例如，如果您將 John Doe 指派到第 1 階段，則您無法將他指派到第 2 階段。 此操作將導致流程失敗。
• 目前不支援文件附件。
• 進階核准目前不支援應用程式生命週期管理 (ALM)，意即若匯入含進階核准的流程，需在流程中重新建立多階段核准。
• 目前不支援共享功能，若共用含人工介入連接器的流程，接收者需在流程中重新建立多階段核准。