啟用文件建議以建議相關文件

當你啟用文件建議時，你的 Dynamics 365 應用程式、網頁瀏覽器和行動用戶會看到與他們正在 Dynamics 365 應用程式中工作內容相關的重要文件，例如大型銷售機會。 您身為系統管理員，負責定義相關欄位。 一個推薦引擎，利用 Azure Text Analytics 並透過關鍵字比對相關紀錄來尋找相似文件。 您在 Dynamics 365 應用程式中建立相似性規則，提供自己的相似性邏輯。 然後 Dynamics 365 應用程式會對使用者顯示建議文建清單，當使用者處理目前記錄時。

文件建議搜尋其他類似紀錄，以判斷位於 SharePoint 網站、OneDrive 或外部地點的文件中的相似性。 建議的文件可以有多種格式，例如 Word、Excel、PowerPoint、OneNote、Adobe PDF 和文字檔。 當發現類似文件時，文件建議會呈現，並提供您開啟文件或複製該文件的功能。

需求

文件建議可搭配網頁瀏覽器、平板電腦版 Dynamics 365 及手機版 Dynamics 365 使用。 要在 Dynamics 365 應用程式中使用文件建議，系統管理員需要：

• 確認訂閱及存取權限：

  • Dynamics 365 客戶服務。
  • SharePoint Online、SharePoint 2013 或 SharePoint 2016。
  • 使用Azure 服務進行 Azure 文字分析。

• 請確認以下設定：

  • Dataverse 搜尋已啟用並設定。 更多資訊： 為該組織設定 Dataverse 搜尋。
  • 文件管理是在 Dynamics 365 應用程式中設定的。 請參閱設定 SharePoint 整合。

• 完成以下工作：

  • 在 Dynamics 365 應用程式中啟用 Azure Text Analytics 連線。
  • 為文件建議中包含的每個實體類型定義相似度規則。 其他資訊：使用進階相似性規則，以檢視類似的案例建議。

運作方式

使用 Document Suggestions 搭配 Case 實體。

你可以使用內建的模式匹配功能，這是文件建議功能內建的，但若要進行更進階的關鍵字匹配，請使用 Azure Text Analytics 服務。

[文件建議] 只會搜尋使用者可存取的位置及文件。

它依以下順序搜尋文件所在地點：

1. SharePoint 預設網站。
2. 其他 SharePoint 網站。
3. OneDrive。
4. Microsoft 365 群組 (安裝解決方案時)。
5. 外部 URL (已設定時)。

文件建議不會搜尋你在 Dynamics 365 應用程式記錄中新增到備忘錄的附件。

新增外部 URL 以搜尋其他網站

你可以在文件建議中加入外部網站，例如本地的 SharePoint 文件庫，並加入該網站的外部搜尋網址。

當您將外部網址加入啟用的文件建議功能時，使用者會體驗以下功能。

• 網頁瀏覽器：使用者從網頁瀏覽器執行 Dynamics 365 應用程式時，選擇文件建議後，可以在文件建議頁面中選擇其他建議，顯示另一個可能包含外部網站上更多文件建議的頁面。 使用者可能會被要求登入外部網站。

• 行動應用程式：對於平板電腦版 Dynamics 365 及手機版 Dynamics 365 應用程式，選擇文件 建議後，使用者可選擇 其他推薦，並會在裝置預設瀏覽器中開啟外部網站。 網站可能會包含在外部網站上找到的更多文件建議。 使用者可能會被要求登入外部網站。

建構外部 URL

你應該用外部網站能理解的格式來建構外部網址。 例如，對於使用類似 https://contoso.com/search?{0} 結構的網站，其中 https://contoso.com/search? 是搜尋 URL 結構，{0} 是關鍵字字串時，Document Suggestions 會將關鍵字傳遞到 {0} 參數。 傳遞到 URL 的關鍵字來自類似的記錄規則，包含 Text Match 的實體映射。 其他資訊：使用進階相似性規則，以檢視類似的案例建議。

相似性規則對應的文字欄位中找到的值，是用來建立傳送到外部網站查詢的關鍵字。 在以下網址中， 關鍵字 是相似度規則映射中的文字值， 且 代表 文件建議用來分隔每個關鍵字的空白空間。

https://contoso.com/search?keywordA&keywordB&keywordC

對於本地的 SharePoint 伺服器，你可以新增一個指向子網站的外部 URL，類似以下網址，其中 mysharepoint 是網站名稱， sites 是網站名稱， subsitename 是子網站名稱。

https://mysharepoint/sites/subsitename/_layouts/15/osssearchresults.aspx?&k={0}

設定 Azure 文字分析連線

要使用 Azure 文字分析搭配文件建議，你需要設定 Azure 文字分析 連線。

定義及啟用相似性規則

如果您尚未定義相似性規則，請參閱使用進階相似性規則，以檢視類似的案例建議。

啟用文件建議

要啟用文件建議，請完成以下步驟：

1. 請前往 Power Platform 管理中心 ，並以管理員憑證登入。
2. 在管理窗格中，選擇環境。
3. 在環境頁面上，選取一個環境。
4. 選擇 設定>整合>文件管理設定>管理文件建議。
5. 在 「選擇實體 」區域，選擇要納入文件建議的 案件 實體，然後選擇 「套用」。

1. 設定要納入文件建議中的外部 URL。 預設情況下，Document Suggestions 會在 Microsoft 365 服務 (如 SharePoint 或 OneDrive) 中進行搜尋。 如果您想要除了現有 Microsoft 365 服務之外，還搜尋外部網站，例如內部部署的 SharePoint 網站，請輸入外部系統的基礎 URL。 Dynamics 365 應用程式會在你提供的基礎網址後附加搜尋查詢字串。 其他資訊：新增外部 URL 以搜尋其他網站。