處理文件通常是一項手動且耗時的任務。 使用 Power Automate 和 AI Builder，您可以簡化文件處理並自動從資料表、發票和採購訂單等文件中提取資料。
提示
本文提供如何使用 AI Builder 處理文件的範例情境和直覺表示。 該解決方案是一個通用的範例情境架構，可以用於許多不同的情境和行業。
架構圖表
Workflow
下列步驟說明範例結構圖中顯示的工作流程：
入站文件提交：使用者或系統透過電子郵件提交文件，例如發票、採購訂單或退款資料表。
使用 Power Automate 和 AI Builder 進行文件處理：收到電子郵件後，Power Automate 雲端流程觸發 AI Builder 從文件中提取關鍵資訊，並將其儲存在 Dataverse 表中進行結構化處理。
自動審查：另一個 Power Automate 流程驗證提取的資料。 如果需要核准或進一步驗證，流程會將資料排隊以供人工審核。
人工審核：人工在畫布或模型導向的應用程式中審核提取的資料，審核人員可以根據需要核准、拒絕或更正資料。 審核過程可以包括向寄件者提供意見反應，說明將來重新提交時需要核准什麼。
意見反應給寄件者：審核後，Power Automate 工作流程會向寄件者發送一封電子郵件，其中包含提交文件的核准或拒絕狀態。
報告和分析：Power BI 儀表板提供有關文件處理工作流程的見解，包括處理時間、審查的文件數量和核准率等指標。
元件
AI Builder：使用預建或自訂模型從文件中擷取重要資料。
Power Automate：協調文件處理的工作流程。
Microsoft Dataverse：作為提取的文件資料的中央資料儲存，並透過商務程序追蹤文件進度。
Power Apps：輔助人工審查和資料更正。
Power BI：提供對文件處理工作流程的分析與深入解析。
案例詳細資料
此架構簡化並自動化了文件密集型商務程序，使用 AI Builder 減少手動資料輸入、最大限度地減少錯誤並加速決策工作流程。 使用案例包括自動化發票處理、採購訂單核准和退款資料表處理。
考量因素
這些考慮因素體現了 Power Platform Well-Architected 的支柱，這是一套提高工作負載品質的指導原則。 如需進一步了解，請參閱 Microsoft Power Platform Well-Architected。
可靠性
重試策略：Power Automate 中設定的策略可處理使用 AI Builder 或 SharePoint (包括 Dataverse 連線) 進行文件處理時的臨時故障。
監控和警報：Application Insights 設定為監控工作流程健康狀況並在發生故障時發出警報。
文件彈性：使用者可以傳送任何文件。 執行資料擷取的工作流程必須處理因無效或意外的文件而導致的異常。
安全性
資料存取控制：基於角色的存取可確保只有授權使用者才能存取 Dataverse 中提取的資料。
加密：透過 Power Automate 傳輸的資料和 Dataverse 中靜止的資料均已加密。
最小特權原則：限制權限以最大程度地減少暴露。 Power Automate 流程盡可能使用最小特權帳戶或服務主體來存取系統。 應用程式使用者應該只能存取支援該應用程式的資料表。
卓越營運
應用程式生命週期管理：解決方案資產儲存在原始檔控制中，並使用 Dataverse 解決方案推動資產從開發到測試再到生產。
效能效益
使用預建模型：當預建模型與您的文件情境相符時，請考慮使用預建模型。 例如，對於發票處理，請使用發票處理預先建置的 AI 模型。 預建模型無需收集資料來訓練和測試您自己的模型，從而節省您的時間。
體驗最佳化
有效處理文件審查：使用 Power Apps 建立的應用程式應該是單一用途的應用程式，它允許使用者選擇需要審查的文件並快速識別需要審查的內容。 使用者可用的操作應該易於理解和完成，並且不會因意外選擇錯誤的結果而引入人為錯誤。
負責任 AI
公平性：使用多樣化的資料進行文件提取模型的訓練，以最大限度地減少偏差。
可靠性和安全性：持續監控確保人工智慧輸出準確且可操作。 循環中的人類會審查異常和例外。
隱私權和安全：AI Builder 處理的資料符合適用的隱私法規。
包容性：系統支援多種語言處理文件。 如果 AI Builder 在解釋資訊時遇到問題，可以由人類審查該文件。
透明度：所有 AI 輸出均可追溯，並提供記錄以供審計。
責任：人機互動審核確保關鍵決策的責任到位。