識別使用者並分析 SharePoint Server 中的文件使用情況

適用對象：2013 2016 2019 訂閱版 SharePoint in Microsoft 365

規劃文件管理解決方案的第一步是找出使用者，以及分析文件用法。 本文提供識別使用者並分析基於 SharePoint Server 解決方案的文件使用情況的指引。

找出使用者

若要識別文件管理解決方案中的重要關係人和參與者，您可以使用調查來收集資訊。 例如，您的調查可以包含下列問題：

• 組織中誰將建立文件？

• 他們建立了哪些文件？

• 文件使用者具備哪些角色？

  • 誰將檢閱文件？

  • 誰將編輯文件？

  • 誰將使用文件？

  • 誰負責核准文件的發佈？

  • 誰負責設計裝載文件的網站？

  • 誰負責設定文件管理方面的指導方針與原則？

  • 誰負責管理貴組織中的記錄？

  • 誰負責部署及維護文件儲存所在的伺服器？

識別內容的重要關係人可以協助您確定文件管理解決方案面面俱到，且您設計的網站和文件庫符合貴企業的內容需求與程序。

分析文件使用狀況

在您確認內容關係人之後，收集他們的資訊有助於分析貴組織如何使用文件。 這是規劃過程中非常重要的一環，因為分析能幫助你判斷：

• 文件庫的結構。

• 該使用哪些 SharePoint 網站範本。

• 你需要多少個 SharePoint 網站。

• 必須採用何種實體伺服器拓撲來實作您的解決方案。

• 要對網站套用哪些資訊管理原則。

要收集哪些資訊？

文件使用分析所需收集的資訊包括：

• 文件類型，例如股票研究報告、員工績效考核、內部備忘或產品規格。

• 每種文件類型的用途，例如「提供客戶股票買賣建議和相關佐證資料」。

• 每種文件類型的作者 (列出作者的角色，例如「金融分析師」或「產品經理」，而非個人姓名，會比較有用)。

• 各文件類型的使用者，如「客戶」或「小組成員」。

• 文件格式。 若文件在其生命週期的任何時點需由某種格式轉換為其他格式，則會記錄該資訊。

• 適用於文件週期的其他角色，如「技術檢閱者」或「文字編輯」。

• 文件的位置，例如「用戶端電腦」、「網頁伺服器」或「檔案伺服器」。這個問題可能有多種答案，例如當文件在客戶端電腦上撰寫後再發佈到網頁伺服器時。

以下為企業中兩個不同組織可能收集並記錄在工作表內的資訊範例。

資訊收集表：含研究資訊的範例

以研究資訊為例，分析結果

不同的製作及發佈格式需要轉換格式。 大量的檢閱者需要一或多個工作流程 (在伺服器上實作的商務程序)。 兩個網站 (製作與測試) 需要在網站間移動內容的機制。

資訊收集表：員工資訊範例

以員工資訊為例的分析結果

兩位製作者及多位檢閱者需要一或多個工作流程。 許多人會處理文件，然後存放在被認為高度安全的企業網頁伺服器 () 並在此管理或移至檔案中心。 由於此內容本身具機密性質，因此不但需要在伺服器與桌上型電腦上安裝資訊版權管理 (IRM)，還需要使用公司原則和最佳做法 (例如稽核) 來保護員工隱私權和企業法律地位。

Worksheets

請使用下列工作表記錄本文討論的資訊：

• 文件管理參與者工作表

• 分析文件使用工作表