使用 Microsoft 365 Copilot in Outlook 來摘要與撰寫電子郵件草稿

Microsoft 365 Copilot in Outlook 可讓您更輕鬆地管理電子郵件，讓您更專注於有效的通訊。 它可以幫助您理解冗長的電子郵件對話，查看不同的觀點，並發現未回答的問題。 通過 Copilot，您可以使用提示快速回覆，或使用 Microsoft 365 中的資源將簡短的筆記轉變為完整的電子郵件。 您還可以輕鬆地調整訊息的語氣和長度。

這段簡短的影片快速介紹了 Copilot in Outlook。

摘要電子郵件對話

Copilot in Outlook 引入了線程摘要功能，旨在簡化您的電子郵件管理。 有了這項功能，Outlook 就可以提供簡明扼要的要點，或產生所選電子郵件對話的完整摘要，其顯示在讀取窗格中對話的上方。 此設計可以更輕鬆地掌握長篇電子郵件交談的重點。 此外，摘要還包括特定回覆的連結，可快速存取對話的不同部分。

撰寫電子郵件草稿

Outlook 中的 Copilot 也引進了撰寫電子郵件草稿功能，可協助您更快速地撰寫電子郵件草稿。 該功能使用自然語言處理，根據訊息的上下文提供建議，來協助您撰寫電子郵件。 Outlook 中的 Copilot 還能利用你提供的資訊，協助你從頭開始撰寫電子郵件。 例如，您可以提供一個主題和幾個要點來開始撰寫一封新郵件。 Outlook 中的 Copilot 接著會使用這些資訊為你撰寫一封完整的電子郵件草稿。

若要潤飾草稿，您可以調整回應的語氣或長度。 例如，你可以要求 Outlook 中的 Copilot 使電子郵件語氣更為正式或更為隨意，或者使其更長或更短。

您可以讓 Copilot 為相同的電子郵件建立多個草稿，每個都有不同的語氣和長度。 然後，您可以在 Copilot 視窗中選取向前和向後箭頭，以瀏覽各個草稿。 Copilot 會告訴您正在進行哪個草稿 (例如，3) 中的 2。 如此一來，您可以選取向前或向後箭頭，快速地從一個草稿移動到另一個草稿。

檢閱 Copilot 草稿時，請務必記住下列重要事項：

• 請特別注意開頭問候語 (親愛的/您好/嗨等等) 和結尾敬語 (謹啟/敬上/謝謝您等等)。 它們的語氣是否適合目標對象以及您想要傳送的電子郵件類型？ 例如，對於具有重要性或專業性質的電子郵件，您可能不希望您的問候語說「嗨」。
• 請注意電子郵件的整體語氣。 對於您想要的電子郵件類型來說，語氣是否太隨意、太正式或太直接？
• 檢查訊息的長度。 電子郵件是否過於簡短，無法充分傳達您在電子郵件中需要表達的基本問題？ 或者電子郵件是否過於冗長，讓收件者淹沒在無關的文字中？ 在長度方面，也請考量目標對象。 管理階層通常偏好較短且使用項目符號迅速進入訊息重點的電子郵件，而非冗長的段落。
• 此電子郵件說明事項的方式，對目標對象來說是否太簡單化或太複雜？ 例如，當目標對象是專業人員時，用簡單化的詞彙說明事項可能會給人一種貶低身份的感覺。 例如，當 Copilot 在給 IT 專業人員的電子郵件中首次提到 VPN 時，它是否會接著說“哪個代表虛擬專用網絡？相反，當電子郵件出現以下情況時，收件人可能會忽略並且無法吸收訊息中的要點：
  • 過於複雜。
  • 對於非技術性對象來說，包含太多技術性詞彙。
  • 當對象可能不熟悉內容時，無法說明縮寫字的意義。

Outlook 中的 Copilot 提供下列選項來管理 Copilot 視窗中的草稿編寫：

• 產生 (向上箭頭) 圖示。 當您希望 Copilot 建立您的第一個電子郵件草稿或更新草稿時，您可以選取 [產生] 圖示。 例如，您可能會要求 Copilot 變更問候語、結尾敬語，或草稿本文中的某些內容。 當您選取 [產生] 圖示提交提示時，Copilot 會建立全新的草稿，但不會重新產生草稿的文字。 相反地，它會將要求的變更套用至目前的草稿，並保留草稿的其餘部分。 舉例來說，假設您正在選秀 2 / 3。 您滿意這個草稿，但不滿意它的問候語。 於是您輸入提示，要求 Copilot 變更問候語。 然後，您可以選取提示欄位結尾的 產生 圖示以提交此要求。 接著，Copilot 會建立草稿 4 (因此第 4/4 個會出現在 Copilot 視窗中)。 草稿 4 與草稿 2 完全相同，但有新的問候語，因為這是您要求的唯一變更。
• [保留]。 當您在 Copilot 視窗中選取 [ 保留] 選項時，Copilot 會將目前的草稿 (例如，5) 中的 2 複製到 Outlook 電子郵件表單的郵件內文中。 如此一來，Outlook 會關閉 Copilot 視窗，這會刪除所有 Copilot 草稿。 關閉 Copilot 之後，您就可以傳送或進一步編輯電子郵件訊息。 當您在 Copilot 中工作時，您無法手動編輯 Copilot 建立的草稿，也無法傳送 Copilot 草稿。 只有 Copilot 可以編輯草稿，當您在提示中做出變更要求、當您變更 [語氣] 或 [長度] 設定，或者要求重新產生全新的草稿時，它會執行此操作以作為回應。 您必須保留草稿以將其轉換為電子郵件的實際本文，然後才能編輯或傳送電子郵件。 請記住，一旦您保留草稿，Copilot 就會關閉，並刪除所有其他草稿。
• [捨棄]。 當您在 Copilot 視窗中選取 [ 捨棄 ] 選項時，Outlook 會讓電子郵件表單保持開啟狀態，並保留 [收件者]、[副本] 和 [主旨] 行，但會關閉 [ 使用 Copilot 重寫 ] 視窗並刪除所有 Copilot 草稿。 如果您將檔案附加到電子郵件，檔案仍會處於附加狀態。
• 重試。 當您對所選草稿的語氣和長度感到滿意，並且您沒有希望 Copilot 進行其他更改時，重 試 選項會創建一個新草稿。 例如，假設您喜歡第 2/5 個草稿的語氣和長度。 但是，您想查看 Copilot 是否可以改進該訊息，因此您選擇了重 試 選項。 Copilot 會根據草稿 2 的語氣和長度來建立草稿 6。 如果需要，您可以連續多次選擇重 試 選項，只是為了查看 Copilot 如何更改它創建的每個新草稿中的消息正文。

取得電子郵件指導

Copilot in Outlook 可協助您使用電子郵件指導製作更有效率的電子郵件。 您的高級人工智慧助理會分析您的電子郵件草稿，並建議調整語氣、情緒和清晰度，以便更順暢地溝通。

執行下列步驟，讓 Copilot 檢閱您的電子郵件並提供指導提示：

1. 在新的 Windows 版 Outlook 或傳統 Windows 版 Outlook 中，開啟新的電子郵件視窗。 輸入您的電子郵件訊息或讓 Copilot 為您建立草稿。

2. 如果您選擇讓 Copilot 建立草稿，您最終必須先選取 [ 保留] 選項，然後才能在下一個步驟中選擇 [指導] 選項。 當 Copilot 處於電子郵件草稿程序時，不會啟用 指導 選項。

3. 從工具列中選取 Copilot 圖示，然後從下拉式功能表中選取 [指導]。 反過來，Copilot 會審查您的電子郵件，並提供有關改善語氣、清晰度和讀者情緒的建議。
   

   

4. 如果您想一次套用 Copilot 的所有建議，請選取「 套用所有建議 」選項。 這樣做會使用建議的改進來建立電子郵件草稿。 或者，如果您希望單獨合併建議，可以透過複製並貼上所選建議來手動執行此操作。 如果您希望 Copilot 檢閱您的電子郵件並提供一組不同的建議，請選擇重 試 選項。 或選取 關閉 選項以關閉 指導 視窗。

5. 如果您選取 [套用所有建議] 選項，您會看到一個新功能表，可讓您將電子郵件取代為包含所有建議的草稿。 其他功能表選項也可用，例如關閉草稿 (，這不會改變原始電子郵件) 、重新產生新草稿，以及將草稿文字插入實際電子郵件中現有文字下方。

6. 滿意後，發送電子郵件。