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Nachdem Sie nun den gesamten Geschäftsprozess geprüft haben, fordern Sie sich selbst heraus, ihn zu optimieren. Die Optimierung des Prozesses vermeidet so viele Schritte, dass Mitarbeiter überfordert oder verwirrt sind.
Einige hilfreiche Möglichkeiten zum Optimieren des Prozesses:
Beginnen Sie mit dem Ziel. Identifizieren Sie die Ziele, die Sie mit Ihrem Geschäftsprozess erreichen möchten. Diese Ziele sollten eine allgemeine Vision ihrer Hoffnungen für den zukünftigen Prozess bieten.
Überlegen Sie, ob etwas effizienter, günstiger oder mit höherer Qualität abgeschlossen werden kann.
Suchen Sie nach wichtigen Leistungsindikatoren, um zu ermitteln, was gut funktioniert und welche Verbesserung erforderlich ist.
Treten Sie einen Schritt zurück, und holen Sie sich Feedback, indem Sie das Prozessdokument mit Ihrem Team teilen.
Teilen Sie das Prozessdokument mit der Verwaltung, um eine höhere Perspektive zu erhalten und transparente Rechenschaftspflicht für jeden Schritt innerhalb des Prozesses bereitzustellen.
Betrachten Sie Ihren Prozess aus Sicht des Benutzers oder Kunden, der vom Prozess profitieren kann, und überlegen Sie, wie Sie ihre Erfahrung und gesamtzufriedenheit verbessern können.
Einige wichtige Fragen, die Sie stellen müssen:
Können verbleibende Aktivitäten aus dem Prozess gekürzt werden, um Effizienz oder Qualität zu erhöhen oder Kosten zu senken?
Wenn die Kürzungsaktivität für das Gesamtgeschäft wichtig ist, kann sie in einem separaten Geschäftsprozess behandelt werden?
Kann ein Schritt verbessert werden, um Ihr Ziel besser zu erreichen?
Kann die Reihenfolge der Schritte neu angeordnet werden?
Können Schritte kombiniert werden?
Können Schritte in diesem Prozess gleichzeitig ausgeführt werden?
Können Sie die Anzahl der Personen verringern, die zum Ausführen des Prozesses benötigt werden?
Können Sie ändern, wie Sie die nächste Person im Prozess benachrichtigen, damit sie schneller reagieren?
Gibt es Aspekte des Prozesses, den Sie weiter automatisieren können? Zum Beispiel:
Automatisches Erfassen von Daten im Vergleich zur manuellen Eingabe
Automatisieren von Entscheidungen basierend auf Daten
Automatisieren der ausgeführten Aktion
Verwenden von KI zum Ersetzen der menschlichen Aufmerksamkeit
Hinweis
Wenn Ihre Aufgabe vollständig auf dem Desktop ausgeführt wird, können Sie den Prozessratgeber verwenden, um den Prozess automatisch zu optimieren. Der Prozessratgeber verfügt über Funktionen zum Analysieren Ihres Prozesses und zur Visualisierung in einer Prozesszuordnung. Die Prozesskarte offenbart Engpässe und Metriken für Ihren Prozess mittels eines analytischen Berichts.
Beispiel: Optimieren des Spesenabrechnungsprozesses
Wir haben den aktuellen Spesenprozess überprüft und einige offensichtliche Verbesserungen gefunden:
Stellen Sie den gesamten Prozess auf papierlos um. (Wir haben auch die Einsparungen und die Umweltauswirkungen als Projektvorteil festgestellt.)
Führen Sie alle möglichen Complianceprüfungen durch, bevor Sie die Übermittlung des Berichts zur Genehmigung ermöglichen. (Reduziert die Bearbeitungs- und End-to-End-Prozesszeit erheblich.)
Automatisches Nachschlagen und Hinzufügen von Buchhaltungscodes, wenn die Spesenabrechnung übermittelt wird.
Ermöglichen Sie der Buchhaltung, die genehmigten Ausgaben in das Finanzsystem zu übertragen, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.
Erstellen Sie wöchentliche Spesenabrechnungen automatisch aus den digitalen Daten.
Charlotte prüft weitere Möglichkeiten zur Optimierung des Budgetüberprüfungsprozesses. Und Rebecca erforscht, wie das halbjährliches Audit mithilfe von KI optimiert werden kann.
Unser vorgeschlagener optimierter Prozess sieht wie in der folgenden Abbildung aus.
