Empfehlungen zur Identifizierung und Bewertung von Flows

Gilt für diese Empfehlungen bezüglich der Power Platform Zuverlässigkeits-Checkliste:

In dieser Anleitung werden die Empfehlungen zum Identifizieren und Priorisieren von Workload-Flows beschrieben. Zum Identifizieren und Priorisieren von Workload-Flows gehört das Zuordnen von Benutzer-Flows und System-Flows, um ihre Kritikalität für die Organisation zu bestimmen. Mit diesem Verfahren stellen Sie sicher, dass Sie die kritischsten Workload-Funktionen identifizieren und priorisieren, um das Risiko schädlicher Ausfälle zu verringern. Wenn es nicht gelingt, Workload-Flows zu identifizieren und zu priorisieren, kann es zu Systemausfällen und einer beeinträchtigten Workload-Zuverlässigkeit kommen.

Definitionen

Wichtige Designstrategien

Wenn Sie Ihre Workload entwerfen, ist es wichtig, die Benutzer- und Systemflüsse zu definieren.

• Benutzerflows zeigen die Bewegung eines Benutzers durch Ihre Anwendung in einem Diagramm an. Sie konzentrieren sich auf die Benutzeroberfläche, Interaktionen, Entscheidungen und die Schritte, die zum Erledigen einer Aufgabe erforderlich sind. Benutzerflows bieten eine benutzerzentrierte Perspektive auf das Design der Benutzererfahrung und Schnittstelle.

• Systemflows zeigen die internen Abläufe Ihrer Workload in einem Diagramm an. Ihr Schwerpunkt liegt auf Datenverschiebung, Eingabeverarbeitung, Ausgabeverarbeitung und Interaktionen zwischen Workload-Komponenten, Back-End-Diensten und externen APIs. Systemflows geben die komplexen Details der internen Funktionsweise der Workload an.

Sie sollten Flows bereits in der Entwurfsphase Ihrer Workload identifizieren und definieren. Sie erhalten ein klareres Verständnis der Faktoren, die die Zuverlässigkeit Ihrer Workload beeinflussen. Ihre Architekturentscheidungen werden eng an den Zuverlässigkeitszielen Ihrer Workload ausgerichtet.

Alle Benutzer- und Systemflows identifizieren

Die Ausgabe der Identifizierung aller Benutzer- und Systemflows ist ein Katalog aller Flows Ihrer Workload. Dieser Identifizierungsprozess erfordert, dass Sie jede Benutzerinteraktion und jeden Prozess innerhalb eines Systems von Anfang bis Ende abbilden. Diese Zuordnung ist Voraussetzung für die Identifizierung kritischer Flows. Hier finden Sie Empfehlungen zum Identifizieren aller Benutzer- und Systemflows in einer Workload:

• Identifizieren Sie die wichtigsten Mitwirkenden. Denken Sie über jeden nach, der zum Prozess beiträgt. Dazu gehören Personen in Ihrer Abteilung und in anderen Abteilungen, die alle gemeinsam am Problem arbeiten. Verstehen Sie, was sie im Zusammenhang mit dem zu lösenden Geschäftsproblem tun.

• Befragen Sie die Stakeholder. Stakeholder können wertvolle Informationen zur Identifizierung von Flows bereitstellen und Ihnen sogar dabei helfen, Flows abzubilden und zu priorisieren. Sie können auch Benutzer, Unternehmensanalysten und technische Teams befragen, um Erkenntnisse über Benutzerinteraktionen und Abhängigkeiten innerhalb der Workload zu gewinnen.

• Entdecken Sie Prozesse, die Sie mit Prozess-Mining verbessern können. Wenn Ihre Aufgabe vollständig auf dem Desktop erledigt wird, können Sie mit Prozess-Mining alle Schritte entdecken, die Personen in Ihrer Organisation zur Erledigung der Aufgabe durchführen. Process-Mining visualisiert Ihren Prozess in einer Prozessplan und zeigt Engpässe und Metriken für Ihren Prozess in einem analytischen Bericht auf. Verwenden Sie den Plan-Designer , um Prozessdiagramme als Teil des Plans zu generieren, um Benutzerinteraktionen zu verdeutlichen.

• Lesen Sie die Dokumentation. In der Entwurfsphase steht Ihnen möglicherweise keine Dokumentation zur Überprüfung zur Verfügung. Wenn jedoch eine Dokumentation vorhanden ist, sollten Sie diese verwenden. Fordern Sie Systemarchitekturdiagramme, Benutzerhandbücher und Prozessbeschreibungen an. Diese Dokumente können Ihnen dabei helfen, die beabsichtigten Funktionen der Workload und ihrer einzelnen Abläufe zu verstehen. Sie können vorhandene Dokumentation verwenden, um einen Plan mithilfe des Plan-Designers zu erstellen. Plan-Designer generiert eine komplette Power Platform-Lösung, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist.

• Beobachten Sie, welche Aktivitäten durchgeführt werden. Wenn die Aufgabe heute anders ausgeführt wird, überwachen Sie die Aufgabe im Betrieb. Schreiben Sie die Aktivitäten auf, die der Benutzer zur Erledigung der Aufgaben in diesem Schritt des Geschäftsprozesses durchführt. Machen Sie sich mit den Einzelheiten der Aktivitäten vertraut. Bei der Auswahl der Aktivitäten sollten Sie Ursache und Wirkung jeder einzelnen berücksichtigen, wie sie zueinander in Beziehung stehen und wie sie Sie Ihrem gewünschten Ziel näher bringen. Bestimmen Sie den Ausgangspunkt des Prozesses und tragen Sie die Aktivitäten ein, die zum Ziel führen. Aktivitäten können sequentiell oder parallel verlaufen, d. h. eine Aktivität kann entweder erst dann stattfinden, wenn die vorherige abgeschlossen ist oder parallel erfolgt, was bedeutet, dass mindestens zwei Aktivitäten gleichzeitig stattfinden können.

• Identifizieren Sie, welche Daten benötigt werden und woher sie kommen. Erstellen Sie eine Liste aller Datenquellen und beobachten Sie, woher die Daten stammen. Stammen Sie aus einem internen System oder einer externen Datenquelle? Wie authentifizieren sich Benutzer, um die Daten zu erhalten? Gibt es unterschiedliche Berechtigungsstufen? Ändern sich die Daten je nachdem, wer das System verwendet?

• Identifizieren Sie, welche Daten erstellt oder bearbeitet werden. Werden die Daten heute mit einem Papier- oder elektronischen Formular erfasst? Ein solches Formular kann als guter Ausgangspunkt dienen, wenn Sie über das Layout von Bildschirmen und die Erfassung der Daten nachdenken. Welches sind die Daten, die erfasst werden? Wie heißen sie? Ist dies der wirkliche Name aus der Datenquelle oder ein gebräuchlicher Name, der in diesem Geschäftsbereich verwendet wird? Möglicherweise müssen Sie den Namen in der Datenquelle dem Anzeigenamen zuordnen, den Ihre Benutzer kennen.

• Bestimmen Sie die im Rahmen des Benutzer- oder Systemflows getroffenen Entscheidungen. Wird am Ende dieser Aktivität in dem Prozess eine Entscheidung getroffen? Gibt es eine Möglichkeit, dass die Lösung die Entscheidung automatisch anhand der Daten treffen kann? Gibt es eine Hierarchie für die Daten? Beispielsweise kann jede Spesenabrechnung mehrere Ausgaben enthalten, und für einige Ausgabenarten sind zusätzliche Informationen erforderlich. Wird diese Entscheidung jemandem mitgeteilt? Wie wird sie kommuniziert? Sind Genehmigungen erforderlich, bevor der nächste Schritt des Prozesses beginnt? Wie werden diese Genehmigungen erfasst? Gibt es einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Rolle, die den nächsten Schritt im Prozess genehmigen kann?

• Listen Sie die identifizierten Flows auf. Anhand der Gespräche, der Dokumentation und der Beobachtung sollten Sie in der Lage sein, alle Flows im Workload zu ermitteln. Erstellen Sie eine Liste aller identifizierten Flows und kategorisieren Sie sie in Benutzerflows (mit Schwerpunkt auf Benutzerinteraktionen) und Systemflows (mit Schwerpunkt auf Back-End-Prozessen und Datenverschiebung).

• Definieren Sie Start- und Endpunkte des Flows. Definieren Sie für jeden identifizierten Flow klar, wo der Flow beginnt und wo er endet. Dokumentieren Sie für Benutzerflows jede Benutzerinteraktion und die erwartete Ausgabe. Konzentrieren Sie sich auf das Design der Benutzererfahrung und Schnittstelle. Für Systemflows müssen Sie die zugrunde liegenden Auslöser und die erwarteten Ausgaben identifizieren.

• Schlüsseln Sie jeden Flow auf. Schlüsseln Sie jeden Flow in einzelne Schritte auf, und beschreiben Sie die Aktionen, Entscheidungen oder Prozesse, die an jedem Punkt stattfinden. Beachten Sie, wie jeder Schritt mit anderen Teilen des Systems interagiert, einschließlich Abhängigkeiten von anderen Flows oder externen Systemen. Sie sollten in der Lage sein, genau zu bestimmen, wie sich Flows in die Workload und die Benutzererfahrung integrieren und diese beeinflussen. Dieser duale Ansatz bietet eine ganzheitliche Sicht auf Ihren gesamten Workload.

• Dokumentieren Sie eindeutige Ausgaben. Identifizieren Sie alle alternativen Pfade oder Ausnahmen innerhalb jedes Flows, z. B. Fehlerbehandlung oder Bedingungsverzweigung. Wenn ein Flow mehrere mögliche Ausgaben aufweist, sollten Sie diese dem Katalog als separate Einträge hinzufügen. Bei Benutzerflows sollten Sie das beabsichtigte Verhalten der Interaktion identifizieren. Bei Systemflows sollten Sie das beabsichtigte Verhalten des Prozesses identifizieren.

• Visualisieren Sie mit Diagrammen. Erstellen Sie Flussdiagramme oder Diagramme, um den Flow und seine Schritte visuell darzustellen. Sie können Tools wie Microsoft Visio, UML-Sequenzdiagramme (Unified Modeling Language), Anwendungsfalldiagramme, einfache Zeichentools oder eine beschreibende Liste im Textformat verwenden (siehe Beispiel für einen Flowkatalog).

• Aktualisieren Sie die Flowzuordnung iterativ. Flowzuordnung ist ein iterativer Prozess. Flows lassen sich ändern, aufteilen oder kombinieren, insbesondere in der Entwurfsphase. Wenn die Workload-Flows klarer definiert werden, sollten Sie den Flow-Katalog entsprechend aktualisieren. Validieren und verfeinern Sie Ihre Flow-Diagramme mit Feedback von Stakeholdern, um die Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen.

Geschäftsprozesse für jeden Flow identifizieren

Geschäftsprozesse sind eine Reihe von Aufgaben zur Erzielung einer Ausgabe, wie zum Beispiel Spesenabrechnung, Urlaubsverwaltung, Auftragserfüllung oder Bestandskontrolle. Die Identifizierung der Geschäftsprozesse für jeden Flow beinhaltet die Zuordnung der Flows zu einem oder mehreren Geschäftsprozessen. Diese Zuordnung hilft Ihnen, die Bedeutung jedes einzelnen Flows für das Unternehmen zu verstehen.

Möglicherweise verfügen Sie über vorhandene Dokumentationen oder Geschäftspläne, die eine Zuordnung der Flows zu Geschäftsprozessen ermöglichen. Manchmal können Benutzerhandbücher, Schulungsmaterialien oder Systemspezifikationen Einblicke in den Verwendungszweck und Zweck der Workload und ihrer Flows geben. Wenn nicht, müssen Sie Flows den Geschäftsprozessen zuordnen, die sie unterstützen. Hier sind Empfehlungen zur Identifizierung der Geschäftsprozesse für jeden Flow:

• Verwenden Sie Workload-Ausgaben. Anhand der Workload-Ausgaben und der Flow-Aufschlüsselung können Sie Flows mit den Geschäftsprozessen korrelieren, die sie unterstützen. Überprüfen Sie zunächst die von der Workload generierten Ausgaben. Die Ausgaben können Verkaufsberichte, Datendateien oder abgeschlossenen Aufgaben sein.

• Führen Sie Gespräche. Sprechen Sie mit Teammitgliedern und Stakeholdern, die mit der Workload interagieren. Stellen Sie gezielte Fragen zu den täglichen Aufgaben Ihrer Mitarbeiter, wie sie die Workload nutzen und welche Ziele sie damit erreichen. Technische Teams verfügen häufig über ein tieferes Verständnis der Workload-Struktur und können Einblicke in die von ihr unterstützten Geschäftsprozesse geben.

• Überwachen Sie die Workload-Nutzung. Überwachen Sie vorhandene Workloads und suchen Sie nach Nutzungsmustern, die auf zugrunde liegende Geschäftsprozesse hinweisen, wie etwa Dateneingabe, Auftragsabwicklung oder Kundeninteraktion.

• Verbinden Sie die Ausgabe mit einem Geschäftsprozess. Verbinden Sie die Punkte von den Flow-Ausgaben mit dem allgemeinen Geschäftsprozess, den sie unterstützen. Wenn es bei einem Flow-Schritt beispielsweise um die Bearbeitung von Kundenaufträgen geht, unterstützt er unmittelbar den Geschäftsprozess der Auftragserfüllung. Die Auftragserfüllung trägt zu den Geschäftszielen bei, die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten und Umsatz zu generieren. Verwenden Sie abschließend die Flow-Aufschlüsselung, um zu ermitteln, welcher Flow den Vertriebsbericht erstellt hat.

Prozessbesitzer und Stakeholder für jeden Flow identifizieren

Der Prozessbesitzer eines Flows ist die Person, die für die erfolgreiche Ausführung eines bestimmten Prozesses verantwortlich ist. Sie sind für diesen Prozess und die ihn unterstützenden Flows verantwortlich. Sie sollten den Prozessbesitzer für jeden Workload-Flow identifizieren. Sie sollten auch die Stakeholder für jeden Workload-Flow identifizieren. Stakeholder können in die Workload eingebunden sein, Abhängigkeiten von einem Flow aufweisen oder eine Abhängigkeit des Flows verwalten.

Möglicherweise verfügen Sie über eine Verantwortungszuweisungsmatrix (Responsibility Assignment Matrix (RAM), RAM) oder eine RACI-Matrix (Responsibility, Accountable, Consulted, and Informed), in der bereits Prozessbesitzer und Stakeholder identifiziert sind. Normalerweise sind Prozessbesitzer für einen Prozess verantwortlich und beraten bzw. informieren die Stakeholder.

Eskalationspfade für jeden Flow identifizieren

Bei der Identifizierung von Eskalationspfaden geht es darum, Kanäle für die Eskalation von Problemen im Zusammenhang mit einem Flow festzulegen. Probleme, die eskaliert werden müssen, können dringende Updates, Sicherheitsbedenken, Verschlechterungen oder technische Vorfälle sein. Das Ziel der Festlegung eines Eskalationspfads besteht darin, eine zeitnahe und wirksame Lösung der Probleme sicherzustellen.

Der von Ihnen zugeordnete Eskalationspfad sollte mit der Person oder Gruppe beginnen, die ein bestimmtes Problem am wahrscheinlichsten lösen kann. Wenn diese Person oder Gruppe das Problem nicht lösen kann, sollte der Eskalationspfad den nächsten Ansprechpartner identifizieren. Der nächste Ansprechpartner hat umfassendere Aufgaben und kann Minderungsstrategien mit mehr Teilen der Organisation koordinieren. Die Anzahl der Personen auf einem Eskalationspfad variiert je nach Flow und Organisation. Zu viele Personen auf einem Eskalationspfad können die Lösungsbemühungen verlangsamen.

Geschäftlichen Auswirkungen jedes Flows identifizieren

Die Identifizierung der geschäftlichen Auswirkungen jedes Flows ist wichtig, um zu verstehen, wie jeder Flow zu den wichtigsten Geschäftszielen beiträgt. Zu den geschäftlichen Auswirkungen könnten Leistungsverbesserungen, direkte oder indirekte Kosteneinsparungen, Risikominderung oder Geschäftsumgestaltung gehören. Wenn Sie die positiven und negativen Auswirkungen jedes Datenflows verstehen, können Sie Ihre Bemühungen priorisieren, um die Zuverlässigkeit der Datenflows sicherzustellen, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Es ist wichtig, die direkten Auswirkungen eines Flow-Fehlers und seine indirekten Auswirkungen auf andere damit verbundene Prozesse zu berücksichtigen. Hier sind Schritte zum Identifizieren der geschäftlichen Auswirkungen der einzelnen Flows:

• Identifizieren Sie positive Auswirkungen. Bestimmen Sie die erwarteten Vorteile, wenn ein Flow wie vorgesehen ausgeführt wird. Zu den erwarteten Vorteilen können eine verbesserte Betriebseffizienz und -effektivität, eine höhere Kunden- oder Mitarbeiterzufriedenheit, eine verbesserte Datensicherheit, die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Anforderungen oder andere positive Auswirkungen auf das Unternehmen zählen.

• Identifizieren Sie negative Auswirkungen. Bewerten Sie die möglichen negativen Auswirkungen, wenn ein Prozess fehlschlägt oder nicht wie erwartet funktioniert. Erwägen Sie die Quantifizierung spezifischer Verluste, beispielsweise Umsatzeinbußen. Dazu gehören auch subjektive Auswirkungen wie Rufschädigung, Verlust des Kundenvertrauens oder nachteilige Auswirkungen auf andere damit verbundene Geschäftsprozesse.

• Definieren Sie Kapazitäts- und Verfügbarkeitsannahmen. Stellen Sie Annahmen zur erwarteten Kapazität und Verfügbarkeit jedes Prozesses auf. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die erwarteten Geschäftszeiten und die angestrebte prozentuale Betriebszeit. Wenn Erwartungen hinsichtlich Recovery Time Objective (RTO) oder Recover Point Objective (RPO) bestehen, sollten Sie diese Erwartungen einbeziehen. Diese Annahmen helfen dabei, die Zuverlässigkeitsanforderungen jedes Flows zu verstehen.

Durch die systematische Auswertung dieser Aspekte erhalten Sie einen umfassenden Überblick über die Auswirkungen jedes einzelnen Flows auf das Unternehmen und können strategische Entscheidungen zur Optimierung der Zuverlässigkeit treffen.

Jedem Flow eine Kritikalitätsbewertung zuweisen

Eine detaillierte Bewertung der Wichtigkeit des Flows im Verhältnis zu den gesamten Geschäftsauswirkungen ermöglicht es Ihnen, jedem Flow eine Kritikalitätsbewertung zuzuweisen. Der Zweck besteht darin, die Flows nach Priorität zu sortieren und ihnen eine Bezeichnung zuzuweisen, mit der Sie die kritischen Flows identifizieren können. Dieser Prozess ist eine logische Fortsetzung der Identifizierung, Abbildung und Ausrichtung auf Geschäftsprozesse und -auswirkungen. Verwenden Sie die folgenden Kritikalitätsbeschreibungen, um Ihre kritischen Bewertungen zuzuweisen:

• Kritisch (hohe Kritikalität): Kritische Flows sind integraler Bestandteil der Kerngeschäftsfunktionen. Sie wirken sich direkt auf kritische Aspekte eines Unternehmens aus, etwa das Kundenerlebnis, Finanztransaktionen, Sicherheitsprotokolle, die menschliche Gesundheit und Sicherheit. Der Ausfall oder die Unterbrechung dieser Flows könnte zu erheblichen unmittelbaren oder langfristigen negativen Auswirkungen führen. Beispiele für negative Auswirkungen sind Umsatzeinbußen, Vertrauensbruch und rechtliche Probleme. Durch die Priorisierung dieser Abläufe wird sichergestellt, dass die wichtigsten Aspekte der Arbeitslast robust und belastbar sind.

• Wichtig (mittlere Kritikalität): Wichtige Flows erfüllen einen Teil einer Geschäftsfunktion, interagieren aber nicht direkt mit kritischen Geschäftsabläufen oder beeinflussen diese auch nicht. Wenn beispielsweise ein Problem einen internen Datenverarbeitungsflow unterbricht, können Sie die Datenverarbeitung ohne unmittelbare externe Auswirkungen wiederholen. Diese Flows sind für einen reibungslosen Betrieb wichtig, bieten jedoch auch einen Puffer hinsichtlich unmittelbarer Auswirkungen auf die Kunden oder die Finanzen und ermöglichen so verwaltete Antworten auf Probleme.

• Produktivität (geringe Kritikalität): Produktivitätsflows haben keine direkte oder signifikante Auswirkung auf die Kerngeschäftsfunktionen oder das Kundenerfahrung. Beispiele hierfür sind Nebenprozesse und Anwendungsfälle in kleinen Teams, wie das regelmäßige Übertragen von Dateien zur Sicherung des Speichers oder die Verarbeitung von Feedback-Umfragen. Obwohl diese Flows zum Gesamtsystem beitragen, ist es unwahrscheinlich, dass ihre Unterbrechung unmittelbar zu erheblichen geschäftlichen oder betrieblichen Problemen führt. Häufig gibt es eine manuelle Problemumgehung.

Wenn Sie diesem strukturierten Ansatz zur Zuweisung der Kritikalität folgen, können Sie Ressourcen effektiv priorisieren und sich auf die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Zuverlässigkeit und Effektivität Ihrer kritischsten Flows konzentrieren.

Nachteil: Höhere Erwartungen für Zuverlässigkeit haben manchmal höhere betriebliche Kosten und höheren Verwaltungsaufwand für Betreiber zur Folge. Stellen Sie sicher, dass die Stakeholder die potenziellen Kostensteigerungen verstehen, die durch die Verbesserung der Zuverlässigkeit kritischer Flows entstehen.

Beispiel für einen Flow-Katalog

Das folgende Beispiel bietet ein vollständiges Szenario und veranschaulicht wichtige Punkte, die Ihnen dabei helfen, Ihre Flows zu identifizieren, zuzuordnen und zu priorisieren. Beim Beispiel-Workload handelt es sich um eine Branchen-App für die Spesenabrechnung, mit der Mitarbeiter Spesenformulare ausfüllen, Manager Ausgaben überprüfen und genehmigen und Prüfer wöchentliche Berichte überprüfen können.

Benutzer-Flow 1: Spesenformular ausfüllen

Flow-Beschreibung: Mitarbeiter verwenden die Anwendung, um das Spesenformular auszufüllen.

• Geschäftsprozesse: Dieser Flow unterstützt das Ausfüllen und Senden des Spesenformulars, ist jedoch asynchron und daher weniger kritisch.

• Prozessbesitzer: Unternehmensadministrator

• Stakeholder: Mitarbeiter, Vorgesetzter, Unternehmensadministrator

• Eskalationspfade: Anwendungsteam, Plattformteam

• Auswirkungen auf das Unternehmen: Dieser Flow ist für Mitarbeiter wichtig, um Ausgaben geltend zu machen, er beeinflusst jedoch nicht direkt die Haupteinnahmequelle des Unternehmens und hat auch keine direkten Auswirkungen auf die Kunden. Wenn Mitarbeiter aufgrund der Nichtverfügbarkeit dieses Flows keine Spesenabrechnungen erstellen können, wirkt sich dies weder negativ auf den Umsatz noch auf den Ruf des Unternehmens aus. Mitarbeiter können Ausgaben auch zu einem späteren Zeitpunkt einreichen. Eine längere Ausfallzeit kann zu Kreditkartenzuschlägen führen, wenn die Zahlung von Ausgaben versäumt wird. Eine hohe Verfügbarkeit ist für diesen Prozess allerdings nicht zwingend erforderlich. Die Unternehmensadministratoren haben für diesen Prozess eine Verfügbarkeitsanforderung von 90 % festgelegt und akzeptieren Ausfallzeiten außerhalb der Geschäftszeiten zu Wartungszwecken.

• Kritikalitätsbewertung: Produktivität (niedrig)

Benutzer-Flow 2: Ausgaben überprüfen und genehmigen

Flow-Beschreibung: Die Vorgesetzten des Mitarbeiters überprüfen und genehmigen die Spesenabrechnung.

• Geschäftsprozesse: Dieser Flow unterstützt die Überprüfung und Genehmigung von Spesenabrechnungen, es handelt sich jedoch um einen asynchronen Prozess.

• Prozessbesitzer: Unternehmensadministrator

• Stakeholder: Mitarbeiter, Vorgesetzter, Unternehmensadministrator

• Eskalationspfad: Anwendungsteam, Plattformteam

• Geschäftliche Auswirkungen: Dieser Flow ermöglicht es Linienmanagern, Spesenabrechnungen zu überprüfen und zu genehmigen und weitere Einzelheiten anzufordern. Eine hohe Verfügbarkeit dieses Flows ist nicht kritisch, da die Vorgesetzten sieben Tage Zeit haben, um Spesenabrechnungen zu genehmigen. Wenn Mitarbeiter aufgrund der Nichtverfügbarkeit dieses Flows keine Spesenabrechnungen erstellen können, wirkt sich dies weder negativ auf den Umsatz noch auf den Ruf des Unternehmens aus. Mitarbeiter können Ausgaben auch zu einem späteren Zeitpunkt einreichen. Eine längere Ausfallzeit kann zu Kreditkartenzuschlägen führen, wenn die Zahlung von Ausgaben versäumt wird. Eine hohe Verfügbarkeit ist für diesen Prozess allerdings nicht zwingend erforderlich. Die Unternehmensadministratoren haben für diesen Prozess eine Verfügbarkeitsanforderung von 90 % festgelegt und akzeptieren Ausfallzeiten außerhalb der Geschäftszeiten zu Wartungszwecken.

• Kritikalitätsbewertung: Produktivität (niedrig)

Benutzer-Flow 3: Transaktionen eingeben und buchen

Flow-Beschreibung: Unternehmensadministratoren müssen Ausgaben überprüfen und Transaktionen buchen, damit Kreditkarten bezahlt werden können.

• Geschäftsprozesse: Dieser Flow unterstützt die Zahlung von Kreditkartengebühren.

• Prozessbesitzer: Unternehmensadministrator

• Stakeholder: Unternehmensadministrator, Plattformteam, Datenteam

• Eskalationspfad: Plattformteam, Datenteam, Bereitschaftsingenieur des Plattformteams

• Geschäftliche Auswirkungen: Dieser Flow ist für die Begleichung von Ausgaben wichtig, und ausbleibende Zahlungen können zu Kreditkartengebühren führen. Allerdings vergeht in der Regel genügend Zeit zwischen der Spesenabrechnung und dem Fälligkeitsdatum der Zahlung. Die Unternehmensadministratoren haben für diesen Prozess eine Verfügbarkeitsanforderung von 90 % festgelegt und akzeptieren Ausfallzeiten außerhalb der Geschäftszeiten zu Wartungszwecken.

• Kritikalitätsbewertung: Mittel

System-Flow 4: Wöchentliche Spesenabrechnung erstellen

Flow-Beschreibung: Es wird eine wöchentliche Spesenabrechnung erstellt, die vom CFO überprüft werden kann. Der Bericht wird generiert und in Power BI veröffentlicht, und es wird eine Benachrichtigung an den CFO gesendet.

• Geschäftsprozesse: Dieser Flow unterstützt die Überprüfung der Ausgaben.

• Prozessbesitzer: CFO

• Stakeholder: Unternehmensadministrator, alle technischen Teams

• Eskalationspfad: Bereitschaftsingenieur des Anwendungsteams, Bereitschaftsingenieur des Plattformteams, Bereitschaftsingenieur des Datenteams

• Geschäftliche Auswirkungen: Die Nichtverfügbarkeit dieses Flows hat keine Auswirkungen auf den Umsatz oder den Ruf des Unternehmens. Die Unternehmensadministratoren haben für diesen Prozess eine Verfügbarkeitsanforderung von 90 % festgelegt und akzeptieren Ausfallzeiten außerhalb der Geschäftszeiten zu Wartungszwecken.

• Kritikalitätsbewertung: Mittel

Benutzer-Flow 5: Kosten überwachen

Flow-Beschreibung: Externe Prüfer führen Just-in-Time-Prüfungen der Ausgaben durch, um zu überprüfen, ob die Berichte den Compliance-Anforderungen entsprechen.

• Geschäftsprozesse: Dieser Flow unterstützt direkt die Compliance- und Überwachungsprozesse. Ohne diese Funktionen drohen dem Unternehmen möglicherweise Geldstrafen durch externe Prüfer.

• Prozessbesitzer: Plattformteam

• Stakeholder: Plattformteam, Betriebsteam, Unternehmensadministratoren

• Eskalationspfad: Bereitschaftstechniker des Plattformteams

• Geschäftliche Auswirkungen: Dieser Flow erfordert eine hohe Verfügbarkeit, da externe Prüfer ohne Vorwarnung oder Benachrichtigung eine Kostenaufstellung anfordern können. Wenn dieser Flow nicht verfügbar ist, kann es zu Geldstrafen kommen. Es handelt sich um einen Schlüsselprozess, für den das Unternehmen eine Verfügbarkeit von 99,9 % erwartet, auch außerhalb der Geschäftszeiten.

• Kritikalitätsbewertung: Hoch

Power Platform: schnellere Durchführung

Verwenden Sie den Plan-Designer , um Ihren Geschäftsfall in natürlicher Sprache zu beschreiben und Informationen bereitzustellen, z. B. Geschäftsprozessflüsse oder Screenshots von älteren Systemen. Der Plan-Designer generiert dann eine vollständige Power Platform-Lösung, die auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Der Plan-Designer generiert auch Prozessdiagramme, um Benutzerinteraktionen zu verdeutlichen.

Ziehen Sie die Verwendung von Prozess-Mining und Aufgaben-Mining in Power Automate einschließlich eines Prozessplans in Betracht, bei dem es sich um ein leistungsstarkes Tool handelt, mit dem Sie Ihre Geschäftsprozesse visualisieren und analysieren können.

Zuverlässigkeitscheckliste

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