Personalización del flujo de trabajo (proceso de herencia)

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Optimiza la productividad de tu equipo personalizando los flujos de trabajo de tareas para reflejar tus únicos procesos empresariales. Cada tipo de elemento de trabajo (WIT) incluye un flujo de trabajo predefinido que realiza un seguimiento del estado del trabajo desde la creación hasta la finalización. Los estados personalizados le permiten alinear los flujos de trabajo de Azure DevOps con prácticas de equipo establecidas, requisitos normativos y estándares de la organización.

Personalizaciones de flujo de trabajo comunes:

• Administración de errores: agregue estados como Triaged, Investigating o Customer Verified
• Desarrollo de características: Incluir revisión de diseño, desarrollo, revisión de código o aprobación de partes interesadas
• Flujos de trabajo de cumplimiento: Agregar los estados Revisión de Seguridad, Revisión Legal o Auditoría Completa

En este artículo se demuestra cómo personalizar el tipo de elemento de trabajo Error para incluir un estado Triaged. Los campos de estado y motivo aparecen de forma prominente en el encabezado del formulario del elemento de trabajo para facilitar el acceso y ofrecer una visibilidad clara del estado.

Personalizaciones compatibles

Puede personalizar el flujo de trabajo de cualquier tipo de elemento de trabajo (WIT) ocultando estados heredados o agregando estados personalizados. Los estados heredados varían en función del proceso del sistema usado para crear el proceso personalizado: Agile, Basic, Scrum o Capability Maturity Model Integration (CMMI). Para obtener más información, consulte Estados de flujo de trabajo, transiciones y motivos.

El flujo de trabajo predeterminado para cada WIT define entre dos y cuatro estados y especifica las siguientes operaciones de flujo de trabajo:

• Transiciones hacia delante y hacia atrás entre cada estado. Por ejemplo, el WIT del proceso básico Issue incluye tres estados: Por Hacer, En Progreso y Hecho.
• Motivos predeterminados para cada transición de estado.

Los flujos de trabajo heredados y personalizados deben cumplir las siguientes reglas:

• Defina al menos dos estados de flujo de trabajo.
• Defina al menos un estado para las categorías de estado Propuesto o En Progreso.
• Defina un máximo de 32 estados de flujo de trabajo por tipo de elemento de trabajo.

Para obtener personalizaciones para los estados de flujo de trabajo heredados y personalizados, consulte los siguientes recursos:

Estados heredados

• Ocultar o mostrar un estado
• Adición de reglas al cambiar un estado de flujo de trabajo

Estados personalizados

• Adición de un estado de flujo de trabajo
• Edición de un estado de flujo de trabajo
• Eliminación de un estado de flujo de trabajo
• Adición de reglas al cambiar un estado de flujo de trabajo

Limitaciones

• No puede cambiar el nombre, el color o la categoría de estados heredados, pero puede ocultarlos si no quiere que estén visibles.
• No se pueden cambiar los nombres de los estados personalizados una vez definidos.
• No puede cambiar ni personalizar los nombres de categoría de estado predeterminados.
• Solo puede existir un estado en la categoría Estado completado . Al agregar un estado personalizado a esta categoría, se quita u oculta cualquier otro estado de esa categoría.
• No se pueden especificar motivos personalizados para las transiciones de estado. Utilice los motivos predeterminados, como Movido a estado Evaluado y Movido fuera del estado Triaged.
• No se puede cambiar la ubicación de los campos Estado y Motivo en el formulario de elemento de trabajo.

Descripción de la organización y el comportamiento del estado

Categorías de estado y progresión del flujo de trabajo

Azure DevOps organiza los estados en cuatro categorías funcionales que definen el comportamiento del flujo de trabajo:

Secuencia de menú desplegable de estado

Los estados aparecen en los menús desplegables según el orden definido en cada categoría. El primer estado de la categoría Propuesta se convierte automáticamente en el valor predeterminado para los nuevos elementos de trabajo.

Principios de ordenación de estado:

• Progresión lógica: Organiza los estados en el orden que los equipos suelen seguir
• Frecuencia de uso: posición de los estados más usados en la lista
• Claridad visual: tenga en cuenta cómo afecta el orden de estado a la experiencia del usuario

En el ejemplo siguiente se muestra cómo afecta la configuración de secuencia de estado a la interfaz de usuario:

Funcionalidades de administración de estado:

• Reordenar estados personalizados dentro de categorías mediante Subir o Bajar
• No se pueden reordenar los estados del sistema (heredado)
• Los cambios afectan a todos los equipos que usan la plantilla de proceso

Administrar los efectos de los cambios de flujo de trabajo

Comprender cómo afectan las modificaciones de flujo de trabajo a los equipos le ayuda a planear implementaciones y coordinar las actualizaciones de forma eficaz.

Requisitos de configuración de la placa

Los equipos deben actualizar sus configuraciones de tablero cuando realicen estas personalizaciones:

Cambios relacionados con el estado que requieren actualizaciones de la junta

Para obtener instrucciones detalladas, consulte Personalización de trabajos pendientes y paneles.

Consideraciones sobre sprint y panel de tareas

Cambios en el elemento de trabajo:

• Agregar estados a Task WIT crea nuevas columnas del Panel de tareas
• Los cambios afectan a la planeación del sprint y a los flujos de trabajo de standup diarios
• Considere el efecto en el seguimiento y reporte de la velocidad del equipo.

Integración del seguimiento de errores:

• Al realizar un seguimiento de errores con tareas, los cambios de estado WIT de errores afectan al Panel de tareas.
• Alinear los estados de error y tarea minimiza la complejidad de la placa
• Los estados coherentes mejoran los informes entre elementos de trabajo

Procedimientos recomendados de administración de cambios

Planeamiento previo a la implementación:

• Alineación de las partes interesadas: Confirmar cambios de flujo de trabajo con los equipos afectados
• Evaluación de cambios: identificar todos los equipos y proyectos mediante el proceso
• Coordinación de escala de tiempo: planear los cambios durante períodos de baja actividad
• Estrategia de comunicación: desarrollo de notificaciones de cambios claras

Compatibilidad posterior a la implementación:

• Actualizaciones de documentación: revisión de la documentación del proceso de equipo
• Entrega de entrenamiento: ayude a los equipos a comprender las nuevas opciones de flujo de trabajo.
• Supervisión y comentarios: Seguimiento de la adopción y recopilación de sugerencias de mejora
• Resolución de problemas: solucionar los problemas de configuración rápidamente

Preparación para el retroceso:

• Documentar el estado actual antes de los cambios
• Planear la comunicación para las reversiones necesarias
• Mantenimiento de la documentación de copia de seguridad de configuraciones anteriores

Requisitos previos

Para obtener instrucciones sobre cómo adaptar Azure Boards para que se alinee con sus requisitos empresariales específicos, consulte Configuración y personalización de Azure Boards.

Apertura de la configuración del proceso de la organización

Adición de un estado de flujo de trabajo

Amplíe los tipos de elementos de trabajo con estados personalizados que reflejen las fases de proceso únicas del equipo. La adición de estados permite un mejor seguimiento, una visualización de estado más clara y una alineación mejorada del flujo de trabajo con los requisitos empresariales.

Planificación estratégica para nuevos estados

Antes de agregar estados, tenga en cuenta las necesidades de flujo de trabajo del equipo:

Evaluar brechas existentes:

• Identificar las etapas en tus procesos que no están representadas por los estados actuales
• Determinar si se podrían reutilizar los estados existentes en lugar de agregar nuevos
• Considere cómo se integran los nuevos estados con las prácticas de equipo establecidas

Características de estado del plan:

• Convención de nomenclatura: use nombres claros y orientados a acciones que los equipos comprendan.
• Alineación de categorías: elija categorías que coincidan con el propósito del flujo de trabajo del estado.
• Diferenciación visual: seleccione los colores que mejoran la claridad del flujo de trabajo.

Integración de estado y transiciones automáticas

Al agregar un estado:

• Disponibilidad de lista desplegable: el estado aparece en el campo Estados en formularios de elementos de trabajo y editor de consultas.
• Transiciones automáticas: las transiciones bidireccionales hacia y desde todos los estados existentes se crean automáticamente.
• Motivos predeterminados: motivos de transición generados por el sistema, como Movido al estado [StateName] y Movido fuera del estado [StateName]

Adición de un estado de flujo de trabajo personalizado

1. Vaya a la configuración de estado: en la página Tipos de elementos de trabajo, seleccione el tipo de elemento de trabajo que desea modificar, elija Estados y, a continuación, seleccione Nuevo estado.

   

   Sugerencia

   Si la opción Nuevo estado está deshabilitada, no tiene los permisos necesarios para editar el proceso. Consulte Personalizar un proceso heredado.

2. Configurar propiedades de estado: escriba cuidadosamente los detalles del estado:

   • Nombre: use nombres claros y descriptivos (por ejemplo: "Revisión de código", "Pruebas", "Aprobación del cliente")
   • Categoría: seleccione la fase de flujo de trabajo adecuada (consulte Categorías de estado para obtener descripciones detalladas).
   • Color: elija colores que mejoren la visualización del flujo de trabajo del equipo.

   

   Importante

   Al agregar estados a las categorías En curso o Resueltas, se actualizan automáticamente los campos Activado por/Fecha de activación y Resuelto por/Fecha de resolución cuando los elementos de trabajo pasan a o salen de estas categorías. Para obtener más información, vea Campos Activado por/Fecha de activación y Resuelto por/Fecha de resolución.

3. Guardar la configuración: seleccione Guardar para crear el estado. El color especificado aparece en toda la plataforma, incluidos los formularios de elementos de trabajo, los trabajos pendientes, los paneles y los resultados de la consulta.

4. Optimizar secuencia de estado (opcional): para mejorar la experiencia del usuario en los menús desplegables, ajuste el orden de estado:

   • Elija el icono del menú contextual.
   • Seleccione Subir o Bajar para colocar el estado adecuadamente dentro de su categoría.

   

5. Comprobar la implementación: pruebe el nuevo estado exhaustivamente:

   • Actualice el explorador para asegurarse de que se cargan los cambios.
   • Abrir un elemento de trabajo del tipo personalizado
   • Confirme que el estado aparece en el menú desplegable con el color y el posicionamiento correctos.

   Ejemplo del menú desplegable Estado con estado en revisión:

   

Validación posterior a la implementación

• Transiciones de estado de prueba: compruebe que los elementos de trabajo pueden moverse hacia y desde el nuevo estado según lo previsto.
• Comprobar los efectos de los informes: asegúrese de que las consultas, los paneles y los informes funcionan correctamente con el nuevo estado.
• Supervisión de la adopción: seguimiento de cómo los equipos usan el nuevo estado y recopilan comentarios para la optimización

Edición de un estado

Ajuste los estados de flujo de trabajo personalizados para optimizar la productividad del equipo y mantener una organización visual clara. La edición de estados existentes proporciona una manera rentable de mejorar el flujo de trabajo sin interrumpir los procesos establecidos.

Cuándo editar frente a crear nuevos estados

Edite un estado existente cuando:

• El nombre de estado actual representa con precisión la fase de flujo de trabajo.
• Necesitas ajustar cómo se comporta el estado en tu proceso (cambio de categoría)
• La representación visual necesita actualizarse para mayor claridad
• Quiere reajustar la funcionalidad de estados sin interrumpir los elementos de trabajo existentes.

Cree un nuevo estado cuando:

• El nombre de estado existente no coincide con la terminología del flujo de trabajo.
• Necesita más granularidades en el proceso
• Los estados actuales no cubren todas las fases de flujo de trabajo necesarias.

Propiedades editables

Propiedades no editables

• Nombre de estado: permanente una vez creado (considere el propósito de estado durante la creación inicial)
• Estados del sistema: los estados predeterminados de Azure DevOps no se pueden modificar, solo ocultos

Edición de un estado personalizado

1. Vaya al estado: en la página Tipos de elementos de trabajo, seleccione el tipo de elemento de trabajo y, a continuación, seleccione Estados.

2. Abrir cuadro de diálogo de edición: seleccione Editar en ... menú contextual para el estado de destino.

   

3. Configurar propiedades:

   • Categoría: seleccione la fase de flujo de trabajo adecuada (consulte Categorías de estado para obtener más información).
   • Color: elija colores que se alineen con las convenciones visuales del equipo.

4. Aplicar cambios: seleccione Guardar para implementar las modificaciones.

5. Pruebe los cambios:

   • Abrir un elemento de trabajo del tipo modificado
   • Compruebe que el estado se muestra con el comportamiento correcto de color y categoría.
   • Compruebe que las transiciones de estado funcionan según lo previsto.

Administrar efectos de cambio

Acciones inmediatas necesarias

Los cambios de categoría requieren:

• Actualizar configuraciones de las columnas del tablero para todos los equipos afectados
• Comunicación de los cambios a los miembros del equipo y a las partes interesadas
• Comprobación de que los procesos automatizados siguen funcionando correctamente

Los cambios de color requieren:

• Actualizar la documentación del equipo que hace referencia a la codificación de colores
• Informar a los usuarios sobre la nueva representación visual
• Comprobar la claridad del panel y del informe con nuevos colores

Otras consideraciones

• Cambios de categoría: Podría requerir la restauración de configuraciones anteriores de la tarjeta si fuera necesario revertir.
• Cambios de color: fácilmente reversible sin efecto de flujo de trabajo
• Documentación: actualice cualquier documentación del equipo que haga referencia al color o categoría antiguos.

Ocultar o quitar un estado personalizado

Antes de ocultar o quitar un estado, comprenda los efectos en los elementos de trabajo y los flujos de trabajo de equipo existentes.

Consecuencias de ocultar o quitar estados

Al ocultar o quitar un estado:

• Lista desplegable de Estado: El estado ya no aparece en el menú desplegable de Estado para el tipo de elemento de trabajo.
• Historial de elementos de trabajo: no se producen cambios en los registros del historial de elementos de trabajo existentes
• Elementos de trabajo existentes: los elementos de trabajo en el estado oculto o quitado no son válidos, pero conservan su valor de estado.
• Modificaciones futuras: debe actualizar el valor de estado antes de realizar cambios en los elementos de trabajo afectados.

Manejo de elementos de trabajo afectados

Antes de ocultar o quitar un estado:

• Identificar los elementos afectados: cree una consulta para buscar todos los elementos de trabajo actualmente en el estado que planea ocultar o quitar.
• Transiciones de plan: determine a qué estado válido deben moverse estos elementos de trabajo.
• Actualización masiva: Use edición masiva para mover todos los elementos de trabajo afectados a un estado válido.
• Comprobar los cambios: Confirme que todos los elementos de trabajo se actualizaron correctamente

Opciones de recuperación

• Estado de restauración: si vuelve a agregar el estado oculto o quitado al tipo de elemento de trabajo, los elementos de trabajo afectados se revertirán automáticamente a un estado válido.
• Coordinación del equipo: notificar a los equipos los cambios de estado para evitar confusiones durante las actualizaciones de elementos de trabajo

Ocultar o mostrar un estado heredado

Optimice el flujo de trabajo del equipo ocultando los estados heredados que no se alinean con el proceso. Este enfoque quita los estados sin usar de los menús desplegables al tiempo que mantiene la funcionalidad del sistema.

Cuándo ocultar estados heredados

Ocultar estados heredados cuando:

• El flujo de trabajo del equipo no usa estados predeterminados específicos
• Quiere simplificar la selección de estado en los menús desplegables.
• Algunos estados crean confusión o no coinciden con la terminología del proceso

Restricciones importantes

Antes de ocultar los estados, asegúrese de:

• Mantener la cobertura de categoría: mantenga al menos un estado para cada categoría (Propuesto, En curso, Resuelto, Completado)
• Comprobar los elementos de trabajo existentes: revise si algún elemento de trabajo usa actualmente el estado que planea ocultar
• Coordinar con equipos: Notificar a los equipos que usan paneles afectados sobre los próximos cambios

Ocultar un estado heredado

1. Abra el ... menú contextual del estado que desea ocultar y elija la opción Ocultar.

   En este ejemplo se oculta el estado Resuelto del WIT de errores.

   

   Importante

   Si oculta estados para los tipos de elementos de trabajo de los que se realiza un seguimiento en los paneles, los equipos deben actualizar su configuración de columna. Consulte Administración de efectos para obtener instrucciones.

2. Compruebe el cambio comprobando que el estado oculto ya no aparece en los menús desplegables del formulario de elemento de trabajo.

Muestra un estado heredado

Si necesita restaurar un estado oculto:

1. Abra el ... menú contextual para el estado oculto y elija la opción Unhide .
2. Confirme que el estado vuelve a aparecer en los menús desplegables y está disponible para su uso.
3. Actualice las configuraciones del panel de equipo si es necesario para incluir el estado restaurado.

Quitar un estado personalizado

1. Abra el ... menú contextual para el estado que desea quitar y elija Quitar. Solo puede quitar un estado personalizado.

2. En el cuadro de diálogo Quitar estado, seleccione Quitar.

   

Ver el modelo del estado del flujo de trabajo

Visualice los estados y transiciones de flujo de trabajo personalizados mediante la extensión de Marketplace de Visualización de modelo de estado. Esta extensión proporciona una representación gráfica de los flujos de trabajo de tipo de elemento de trabajo.

Instalación y acceso a la extensión

1. Instale la extensión State Model Visualization desde Visual Studio Marketplace.
2. Vaya a Boards>State Visualizer en el proyecto de Azure DevOps.
3. Seleccione un tipo de elemento de trabajo para mostrar su modelo de estado de flujo de trabajo.

Características

El visualizador de estado proporciona las siguientes funcionalidades:

• Diagrama de flujo de trabajo visual: vea todos los estados y sus transiciones permitidas.
• Navegación interactiva: acercar, alejar y desplazarse alrededor del diagrama
• Diseño personalizable: arrastrar y cambiar la posición de los nodos de estado para una visualización óptima
• Detalles de la transición de estado: ver todas las transiciones de estado posibles de un vistazo

Por ejemplo, si personaliza el flujo de trabajo de errores para incluir un estado Triage, el visualizador muestra cómo todos los estados pueden realizar la transición hacia y desde cada uno, proporcionando una visión general clara del diseño del flujo de trabajo.

Paso siguiente

Contenido relacionado

• Más información sobre los estados de flujo de trabajo en trabajos pendientes y paneles
• Agregar y administrar campos
• Gestione las columnas del panel