Configurar agente de pagos

El agente de pagos en Business Central automatiza el procesamiento de las facturas de proveedores recibidas a través del correo electrónico como documentos PDF. En este artículo se explica cómo instalar, activar y configurar el agente de pagos y administrar el acceso de los usuarios.

Obtenga más información sobre el agente en Información general del agente de pagos.

Requisitos previos

Antes de configurar y activar el agente de pagos, asegúrese de que se cumplen los siguientes requisitos previos:

• El entorno de Business Central es una de estas versiones de país o región: AU (Australia), CA (Canadá), DE (Alemania), DK (Dinamarca), ES (España), FR (Francia), GB (Reino Unido), IT (Italia), NZ (Nueva Zelanda) o ESTADOS Unidos (Estados Unidos).

  El Agente de pago no está disponible actualmente en otras versiones de país o región. Obtenga más información sobre la disponibilidad geográfica y de idiomas en Disponibilidad internacional de Copilot.

• Configure la cuenta de correo electrónico para recibir los documentos PDF con las facturas de los proveedores.

  El agente de pagos supervisa los correos electrónicos entrantes que llegan a este buzón. La cuenta de correo electrónico debe ser un tipo de Microsoft 365 (cuenta de correo del usuario) o un buzón compartido de su organización. Obtenga más información en Configurar correo electrónico.

  Importante

  Para activar y configurar el agente, necesita el permiso Leer y administrar (acceso total) en el buzón, a menos que sea su buzón personal. Como administrador de Exchange, delegue estos permisos a todos los usuarios que necesiten activar y configurar el agente. Obtenga más información en Uso del Centro de administración de Exchange para editar la delegación de buzones compartidos.

  Cuando un usuario activa el agente, se ejecuta como un tarea en segundo plano en el contexto de ese usuario y necesita acceso al buzón compartido para procesar los correos electrónicos. Es posible que Exchange tarde unas horas en propagar los permisos a los usuarios seleccionados.

• Configure el entorno Business Central para las capacidades del agente de facturación en el Centro de administración Business Central.

  Los agentes usan mensajes de Microsoft Copilot Studio cuando se activan, por lo que se le cobra a su empresa. Obtenga más información en Administrar la facturación basada en el consumo.

• Active el botón de alternancia Permitir solicitudes HttpClient en la configuración de la extensión Agente de pagos (solo entornos de espacio aislado)

  Abra la página Administración de extensiones, seleccione Agente de pagos y, a continuación, active la opción Permitir solicitudes de HttpClient.

Activar la capacidad del agente de pagos para el entorno

La capacidad del agente está activada si el icono Agente de pagos aparece en el menú de navegación superior del área de trabajo.

Si el icono no está presente, actívelo desde la página Capacidades de Copilot y agente, al igual que otras funciones de Copilot en Business Central. El agente de pagos aparece en Vistas previas listas para producción. Más información en Configurar Copilot y capacidades de agente de IA.

A continuación, configure y active el agente para que pueda procesar facturas de los proveedores.

Configurar y activar el agente de pagos

Configurar y activar el agente de pagos para su empresa. Solo se permite un agente de pagos por empresa, pero puede dar acceso a muchos usuarios.

1. En la barra de navegación en la esquina superior derecha del centro de roles, seleccione Agente de pagos>Activar.

2. En el asistente Configurar el agente de pagos, active el botón de alternancia Supervisar información entrante, seleccione la casilla de verificación Buzón y, a continuación, establezca el campo Buzón en la cuenta de correo electrónico que desea que supervise el agente.

   

3. La configuración de un agente puede abarcar varias páginas de la configuración. En el lado derecho de la página, seleccione la flecha Ir a la siguiente tarjeta para configurar más opciones que determinen cómo se comporta el agente.

   

   • Obtención de facturas de ejemplo: Esta opción solo se muestra en empresas de evaluación y pretende proporcionar acceso sencillo a las facturas de demostración para que no tenga que generar facturas usted mismo. Estas facturas funcionan bien con los datos de demostración de Contoso Coffee. El asistente permite que el sistema envíe las facturas de muestra al buzón supervisado, en cuyo caso se envían desde el mismo buzón. El asistente también le proporciona facturas de muestra para que pueda enviarlas desde su propio buzón al buzón supervisado

     Propina

     Si permite que el agente envíe las facturas de muestra, se mostrarán en el panel de tareas del agente como procedentes del mismo buzón que se está supervisando. Básicamente, se envía un correo electrónico a sí mismo con las muestras preparadas.

   • Revise el correo electrónico: Active esta casilla para requerir que los usuarios revisen los correos electrónicos entrantes antes de que el agente cree borradores de documento de compra.

   • Configurar campos adicionales Seleccione el vínculo para elegir más campos del historial de facturas de compra coincidente para rellenarse automáticamente cuando el agente finaliza los borradores de documento de compra para convertirse en documentos de factura de compra. Esta característica garantiza que los campos de línea de factura de compra que no están visibles en el borrador del documento de compra se puedan rellenar en el mismo proceso cuando se comparen con los datos históricos. Es la forma en que la experiencia Borrador de documento de compra genérica admite campos de personalizaciones y aplicaciones complementarias.

4. Seleccionar Administrar acceso de usuarios para especificar más supervisores de agentes que pueden administrar o interactuar con el agente. Puede agregar más usuarios ahora o más adelante. Obtenga más información en Administrar usuario de acceso del agente de pagos.

5. Active el botón de alternancia Activar.

6. Para completar la configuración, seleccione Actualizar.

7. Asegúrese de que el idioma del agente de pagos esté configurado en un idioma compatible.

   Al configurar el agente, utiliza el mismo idioma que el idioma de visualización del área de trabajo. Aprender a cambiar el idioma del agente.

El icono Agente de pagos se transforma en , lo que indica que el agente está activo y listo para gestionar las facturas de proveedores entrantes enviadas al buzón.

Administrar los permisos del agente y el acceso de los usuarios

Agregar usuarios de agente

Como administrador, puede especificar los usuarios que tienen permiso para usar o configurar el agente de pagos. Hay dos formas de agregar y configurar usuarios de agente:

Administrar permisos agente a objetos, datos y elementos de la interfaz de usuario

El agente de pagos tiene una cuenta de usuario en Business Central, similar a la de los demás usuarios. Para editar esta cuenta, busque y abra la página Agentes, y luego seleccione AGENTE DE PAGOS - [EMPRESA] para abrir la página de tarjeta de agente.

La sección Conjuntos de permisos de agente enumera todos los conjuntos de permisos asignados actualmente al agente. De forma predeterminada, el agente de pagos tiene el conjunto de permisos AGENTE DE PAGOS - EJECUTAR. Este conjunto sólo restringe el acceso a los objetos, datos y elementos de la interfaz de usuario (como páginas, campos y acciones) necesarios para procesar facturas de proveedores.

No puede modificar el conjunto de permisos AGENTE DE PAGOS – EJECUTAR directamente, porque es un conjunto de permisos del sistema. Sin embargo, puede crear una copia, modificar la copia para que se adapte a sus necesidades y luego agregarla a la sección Conjunto de permisos de agente, junto con cualquier otro conjunto de permisos.

Antes de poder agregar o eliminar conjuntos de permisos aplicados al agente, cambie el Estado a deshabilitado. Cuando haya terminado de realizar los cambios, vuelva a configurarlo en Habilitado.

Cambiar el idioma y la configuración regional

El agente de pagos está validado y es compatible en inglés (EN) en las siguientes configuraciones regionales: Australia (AU), Reino Unido (UK), Estados Unidos (EE. UU.) y Nueva Zelanda (NZ). Si bien se puede utilizar en otros idiomas, es posible que no funcione según lo previsto. La calidad del idioma puede variar según la interacción del usuario o la configuración del sistema, lo que puede afectar a la precisión y la experiencia del usuario. Obtenga más información sobre la disponibilidad geográfica y de idiomas en Disponibilidad internacional de Copilot.

1. Para abrir la página de la tarjeta Agente de pagos, busque (Alt+Q) para Agentes y, a continuación seleccione AGENTE DE PAGOS - [EMPRESA].
2. Seleccione Ajustes de usuario del agente.
3. Establezca el Idioma en una configuración regional en inglés compatible.

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