Crear y enviar un mensaje de correo electrónico

En general, puede enviar mensajes de correo electrónico directamente a sus clientes desde Dynamics 365 Sales. Sin embargo, al habilitar la característica de interacción de correo electrónico, obtendrá más opciones para los correos electrónicos, como seguir o no seguir, al redactar un correo electrónico.

Si no ve las características de interacción por correo electrónico que se describen aquí, póngase en contacto con su administrador. Más información: Configurar la interacción por correo electrónico.

Consideración

Antes de usar las características de compromiso de correo electrónico, asegúrese de que la zona horaria personal de la aplicación de ventas coincide con la zona horaria actual. Esta configuración se usa al programar el tiempo de entrega de correo electrónico y los recordatorios de seguimiento. Si no establece este valor, la aplicación usa la zona horaria personal de la aplicación, que podría no coincidir con la zona horaria real. Por ejemplo, si la zona horaria personal de la aplicación está establecida en IST (hora estándar india) y la hora actual está establecida en GMT (hora media de Greenwich), la programación de un correo electrónico para las 10:00 GMT establece el tiempo de entrega en 3:30 PM IST, que podría no ser el tiempo de entrega previsto.
Para establecer su zona horaria personal, vaya a la configuración de personalización y cambie Establecer la zona horaria en la que se encuentra a su zona horaria actual. Para obtener más información, consulte Establecimiento de las opciones personales.

Crear un mensaje

Las características de interacción por correo electrónico se aplican a cada correo electrónico que envíe a través de Dynamics 365 Sales. Cuando envía un correo electrónico, agrega automáticamente una actividad de correo electrónico al registro, y ese registro se establece como el valor Acerca de del mensaje. Además, la función de interacción por correo electrónico recopila indicadores clave de rendimiento (KPI) y determina dónde se muestra el correo electrónico en función de los destinatarios (direcciones de destino, de remitente y de copia a).

Antes de crear el correo electrónico, comprenda las distintas opciones disponibles en el formulario de correo electrónico:

1. Adjunto: una lista de archivos adjuntos a su correo electrónico junto con controles para agregar, eliminar y modificar los archivos adjuntos.
2. Seguir/No seguir: active el seguimiento para realizar un seguimiento de la interacción de su cliente con el mensaje o desactívelo para detener el seguimiento. Otros controles y enlaces aparecen según sea necesario, como cuando un destinatario no permite que lo sigan. Para obtener más información, vea Seguir o no seguir un mensaje.
3. Enviar más tarde: establezca el tiempo de entrega de su mensaje si no desea enviarlo de inmediato. Los tiempos de entrega recomendados pueden aparecer aquí, en función de la zona horaria del destinatario.
4. Establecer un recordatorio: establezca un recordatorio en seguimiento a una hora específica. Por ejemplo, es posible que desee recibir una alerta si el mensaje permanece sin abrir durante tres días.
5. Insertar plantilla: inserte texto estándar que puede revisar según sea necesario. Su organización puede tener varias plantillas según los requisitos comerciales, como el seguimiento de una reunión o una presentación. La interacción por correo electrónico sugiere una plantilla basada en el rendimiento anterior.

Para crear y enviar un correo electrónico:

1. Abra el registro al que desea agregar la actividad (normalmente, un contacto, oportunidad, cliente potencial o cuenta).
2. En la sección Escala de tiempo, seleccione + (Crear un registro de escala de tiempo) >Correo electrónico.
3. Seleccione un destinatario e introduzca el asunto del mensaje.
4. Ingrese el cuerpo de su mensaje, o insertar una plantilla de correo electrónico.
5. Seleccione Enviar, o seleccione Guardar para guardar un borrador y acabarlo posteriormente.

Usar una plantilla de correo electrónico

Las plantillas de correo electrónico son mensajes estándar que envía a menudo, como presentaciones, confirmaciones, mensajes de agradecimiento, y avisos. Pueden incluir valores dinámicos que el sistema rellena automáticamente, como el nombre del destinatario o un número de pedido. Ofrecen un inicio rápido cuando está escribiendo mensajes comunes.

La interacción por correo electrónico analiza el rendimiento de todos los mensajes que envía el equipo de ventas desde Dynamics 365 Sales e identifica las plantillas más correctas. Muestra todas las plantillas disponibles, pero resalta las que generan más aperturas, respuestas o ventas.

1. Crear un mensaje.
2. En la barra de comandos, seleccione Insertar plantillas.
3. En la ventana Plantillas de correo electrónico, seleccione el idioma si es necesario y luego busque y seleccione una plantilla.
4. Seleccione Aplicar plantilla.
   El contenido de la plantilla se inserta en el cuerpo del mensaje.
5. Personalice el contenido de la plantilla según sea necesario.
6. Seleccione Enviar, o seleccione Guardar para guardar un borrador y acabarlo posteriormente.

Agregar datos adjuntos

Cuando adjunta documentos, hojas de cálculo o imágenes a sus correos electrónicos, puede seguir estos archivos adjuntos para saber si el destinatario los abrió. Puede incluir archivos adjuntos seguidos y no seguidos en el mismo correo electrónico.
De forma predeterminada, los datos adjuntos no se siguen. Debe seguir manualmente cada archivo adjunto que desee seguir. Además, no puede seguir archivos adjuntos cuando los destinatarios del mensaje no permiten el seguimiento.

1. Crear un mensaje.

2. En la sección Datos adjuntos, seleccione +.

3. Ubique y seleccione el archivo que desea adjuntar.

4. Seleccione Abrir.
   Dependiendo del tamaño del archivo, adjuntar puede tardar varios segundos.

5. Seleccione los datos adjuntos de los que desea realizar un seguimiento y, a continuación, seleccione más opciones >Seguir.
   Ahora se sigue el archivo adjunto y la columna Seguido muestra Sí.

   Nota

   La opción Seguir solo está disponible cuando la característica de archivo adjunto mejorado está deshabilitado. Póngase en contacto con su administrador para deshabilitar la característica de datos adjuntos mejorados.

6. Seleccione Enviar, o seleccione Guardar para guardar un borrador y acabarlo posteriormente.

Seguir o dejar de seguir a un mensaje

Al seguir un correo electrónico, la interacción por correo electrónico puede indicarle cuándo el destinatario lo abrió, respondió, abrió un archivo adjunto o seleccionó un vínculo. Para obtener más información, consulte Visualización de interacciones de mensajes con la interacción de correo electrónico.

La sección Compromiso de correo electrónico incluye los siguientes indicadores y controles:

Indicador o control	Descripción
	Indica que está siguiendo el correo electrónico actual, incluyendo cualquier vínculo que incluya y tiene la opción de seguir cualquier archivo que adjunte. Seleccione No seguir para dejar de seguir el mensaje. Este estado es el valor predeterminado para los nuevos mensajes cuando la organización activa la interacción por correo electrónico y todos los destinatarios permiten lo siguiente.
	Indica que no está siguiendo el correo electrónico actual, incluyendo cualquier vínculo que incluya. Tampoco puede seguir ningún archivo adjunto. Seleccione Seguir para activar el seguimiento si los destinatarios lo permiten.
	Indica que uno o varios destinatarios establecen lo siguiente en No permitir. No puede seguir este mensaje a menos que elimine los destinatarios que no permiten seguir o cambie su configuración. - Seleccione Preferencias de vista para ver los nombres de los destinatarios y las siguientes preferencias en una nueva ventana. Seleccione un nombre para abrir el registro del destinatario. - Si ha eliminado a los destinatarios que no desean ser seguidos o ha cambiado su configuración para permitir el seguimiento, seleccione Reintentar seguir para volver a intentarlo. - Seleccione No seguir para dejar de intentar seguir este mensaje. Aproximadamente 15 minutos después de abrir un mensaje seguido, el sistema crea una tarjeta de acción en el asistente. La tarjeta incluye vínculos al mensaje, registros relacionados y botones de acción para generar una actividad de llamada, para posponer la alerta o rechazarla. Más información sobre dirigir las comunicaciones con los clientes con el asistente.

Elija la hora de entrega más eficaz

Los correos electrónicos pueden recibir más o menos atención en función de cuándo llegan a las bandejas de entrada de los destinatarios. Por ejemplo, muchas personas comienzan su día con una bandeja de entrada llena, por lo que los mensajes que llegan por la noche deben competir por la atención y pueden posponerse o incluso olvidarse. Los correos electrónicos que llegan durante el día pueden ser detectados y gestionados de inmediato. Con la interacción por correo electrónico, puede componer sus correos electrónicos cuando le resulte cómodo, pero dejando que Dynamics 365 Sales los entregue cuando sea mejor para los destinatarios.

El sistema a veces recomienda un tiempo de entrega basado en la zona horaria del destinatario. Asume una jornada laboral estándar de 8:00 a 17:00 de lunes a viernes, y sugiere la siguiente hora laborable más próxima si usted está trabajando fuera del día laborable del destinatario. Si el mensaje tiene más de un destinatario o no se proporciona ninguna dirección, el sistema no hace una recomendación.

Su organización debe activar Bing Maps y el destinatario debe tener una dirección física en Ventas para la interacción por correo electrónico para determinar la zona horaria.

Si no se genera ningún consejo o si prefiere usar su propia lógica, puede especificar cualquier hora de entrega que elija.

La función de tiempo de entrega está disponible para mensajes seguidos y no seguidos.

1. Crear un mensaje.

2. Cuando esté listo para enviar el mensaje, busque en Enviar más tarde en la sección Participación por correo electrónico.

   Si el sistema puede recomendar un tiempo de entrega, aparece uno aquí. Tanto si lo hace como si no, puede retrasar la entrega de todos modos.

3. Seleccione Enviar más tarde.

   

   Si el sistema recomienda una hora o fecha, esa información se rellena automáticamente. Si no, la fecha está en blanco. En ambos casos, usa su hora local, no la de los destinatarios.

4. En el cuadro de diálogo Programar correo electrónico, seleccione la fecha y la hora de entrega.

   

   Nota

   El selector de fechas usa la zona horaria personal de la aplicación. Asegúrese de que está establecido en la zona horaria actual. Para obtener más información, consulte la sección Consideración.

5. Seleccione Programar correo electrónico.

   El indicador Retrasar envío se vuelve verde. Seleccione Cambiar horario o Eliminar retraso si necesita cambiar el retraso o enviar el mensaje de inmediato. Puede cambiar la entrega programada en cualquier momento antes de que se envíe el mensaje.

   

6. Seleccione Enviar, o seleccione Guardar para guardar un borrador y acabarlo posteriormente.

Los mensajes programados se especifican como tales en la lista Actividades para el registro Referente a. Hasta que llegue la hora programada, aún puede eliminar o reprogramar el mensaje desde ahí. También puede editar la fecha o la hora del recordatorio de seguimiento. No puede cambiar ninguna otra configuración después de seleccionar Enviar.

Establecer un aviso de seguimiento de mensaje

Para asegurarse de que no olvide hacer un seguimiento de un importante correo electrónico, configure un recordatorio. Esta característica solo está disponible para correos electrónicos enviados.

1. Crear un mensaje.

2. Cuando esté listo para configurar el recordatorio, en la sección Interacción por correo electrónico, seleccione Establecer un recordatorio.

   

3. En el cuadro de diálogo Establecer recordatorio, rellene los siguientes campos.

   • Condición: seleccione la condición que desencadena el recordatorio:
     • Si no recibo una respuesta para: desencadena el aviso si no se recibe ninguna respuesta para la fecha del Recordatorio. Solo disponible para mensajes seguidos.
     • Si el correo electrónico no se abre: activa el aviso si el mensaje no se abre para la fecha del Recordatorio. Solo disponible para mensajes seguidos.
     • Recordármelo de todos modos a las: desencadena el aviso en la fecha y hora especificadas, con independencia de lo que ocurra.
   • Recordar el: especifique la fecha y la hora para mostrar el recordatorio cuando se cumpla la Condición.
   • Comentario: Opcionalmente, agregue una nota al recordatorio.

   

   Nota

   El selector de fechas usa la zona horaria personal de la aplicación. Asegúrese de que está establecido en la zona horaria actual. Para obtener más información, consulte la sección Consideración.

4. Seleccione Aceptar para guardar la configuración y cerrar la ventana.

   El indicador Establecer recordatorio se vuelve azul y aparece un breve resumen de la configuración del recordatorio. Después de que pase el tiempo del recordatorio, el resumen se actualiza para indicar esto. Seleccione Cambiar recordatorio o Eliminar recordatorio si necesita cambiar el recordatorio o eliminarlo.

   

5. Seleccione Enviar, o seleccione Guardar para guardar un borrador y acabarlo posteriormente.

Cuando se activa el recordatorio, el sistema crea una tarjeta de acción en el asistente. La tarjeta recibe alta prioridad, por lo que deberá verla inmediatamente. La tarjeta incluye vínculos al mensaje, registros relacionados, y botones de acción para rechazar o posponer la alerta. Más información sobre la tarjeta recordatorio de correo.

¿No encuentra las características en su aplicación?

Hay algunas posibilidades:

• No tiene la licencia necesaria para usar esta característica. Consulte la tabla comparativa y la guía de licencias para ver qué funciones están disponibles con su licencia.
• No tiene el rol de seguridad necesario para usar esta característica.
  • Para configurar o instalar una característica, debe tener los roles de administración y personalización
  • Para usar las características relacionadas con las ventas, debe tener los roles de ventas principales
  • Algunas tareas requieren roles funcionales específicos.
• Su administrador no ha activado la característica.
• Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo son específicos de las aplicaciones Centro de ventas y Sales Professional lista para usar.

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