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Establecimiento de una directiva de retención de datos para una tabla

En este artículo se explica cómo configurar una directiva de retención de datos para una tabla de Microsoft Dataverse.

Prerrequisitos

Estos requisitos previos deben completarse para poder establecer una tabla para la retención de datos a largo plazo:

Habilitar una tabla para la retención a largo plazo

Antes de configurar una política de retención, habilite la tabla principal (raíz) para la retención a largo plazo.

Nota:

Cuando una tabla principal (raíz) está habilitada para la retención a largo plazo, todas las tablas secundarias relacionadas se habilitan automáticamente. No puede deshabilitar la retención de una tabla secundaria cuando la tabla principal ya está habilitada para la retención. Por ejemplo, supongamos que una tabla personalizada y una tabla de notas son tablas secundarias de la tabla case. Estas tablas secundarias no se pueden deshabilitar para la retención cuando la tabla de casos principal está habilitada. Un fabricante siempre puede deshabilitar la tabla principal para la retención a largo plazo y habilitar por separado las tablas secundarias para la retención. Cuando la retención a largo plazo se habilita mediante un proceso de importación de soluciones, las tablas secundarias relacionadas no se habilitan automáticamente. En este caso, las tablas secundarias relacionadas no se habilitan automáticamente.

  1. Inicie sesión en Power Apps, vaya a Tablas y abra la tabla que desee. Si el elemento no se encuentra en el panel lateral, seleccione …Más y, a continuación, el elemento que desee.
  2. Seleccione Propiedades en la barra de comandos, expanda Opciones avanzadas y, a continuación, seleccione Habilitar retención a largo plazo. Propiedad de tabla de retención de datos a largo plazo
  3. Haga clic en Guardar.

La raíz principal y las tablas secundarias estarán disponibles para la configuración de políticas en aproximadamente 15 a 30 minutos después de guardar la tabla. Cuanto mayor sea el número de tablas secundarias, más tiempo tardará en completarse el proceso.

Determinar las vistas de Dataverse para los criterios de directiva

Las vistas de Dataverse se usan para determinar qué filas de tabla (registros) se marcan para la retención mediante una directiva de retención a largo plazo. Antes de configurar una directiva de retención de datos, debe configurar una vista de Dataverse como criterio para la retención.

Una vez que tenga una vista de Dataverse para usarla en una directiva de retención a largo plazo determinada, debe probar el resultado de la vista. Un procedimiento recomendado es modificar la consulta de vista con una TOP N instrucción y probarla para asegurarse de que el conjunto de resultados que se devuelve sea el esperado. Esto siempre se recomienda especialmente cuando el número de filas es grande.

Por ejemplo, considere una vista de Dataverse creada para seleccionar todos los casos cerrados del año 2015. El número de casos podría ser potencialmente muy grande. Por lo tanto, debe agregar un TOP N, como LOS 10 PRINCIPALES, a la vista y pruébelo para confirmar el conjunto de muestra de los casos recuperados.

Cuando se ejecuta la directiva de retención de datos, se incluyen filas de la tabla primaria y todas las tablas secundarias para la retención de datos a largo plazo. Los casos principales pueden tener filas asociadas de tablas secundarias, por ejemplo, notas, tareas y tablas personalizadas. La directiva de retención garantiza que el registro de casos y todas sus filas secundarias relacionadas se marquen y conserven a largo plazo en Dataverse. Además, los valores de búsqueda en la tabla de casos, como ejemplo, se desnormalizan con los valores de identificador y nombre disponibles como parte de los datos retenidos. Esto permite en muchos escenarios para una sola consulta recuperar los datos retenidos pertinentes.

Importante

Se recomienda crear una vista de Dataverse específica para identificar solo las filas que desea conservar. Luego, cree y ejecute una aplicación que tenga la vista para verificar antes de usarla como criterio en su política. Para obtener información sobre cómo crear una vista de tabla, vaya a Crear y editar vistas públicas o del sistema.

Configuración de una directiva de retención

Los administradores de Power Platform configuran directivas de retención.

Importante

  • Una vez que los datos se conservan como datos a largo plazo (inactivos), no se puede volver al almacén de datos activo.

  • Cuando se ejecuta una directiva de retención, el proceso realiza solicitudes de API en Microsoft Power Platform. Estas solicitudes se cuentan para las solicitudes de API existentes disponibles con el plan. Más información: Solicita límites y asignaciones

  • Para completar esta tarea, debe tener el rol de administrador de Power Platform.

  1. Habilite una tabla para la retención a largo plazo.
  2. Inicie sesión en Power Apps y, a continuación, en el panel de navegación izquierdo, seleccione Directivas de retención. Si el elemento no se encuentra en el panel lateral, seleccione …Más y, a continuación, el elemento que desee.
  3. En la barra de comandos, seleccione Nueva directiva de retención.
  4. Complete las siguientes propiedades para la directiva de retención:
    • Tabla. Seleccione la tabla raíz primaria que se usará para configurar una directiva para conservar los datos en frío históricos en el almacenamiento a largo plazo.
    • Nombre. Escriba un nombre para la directiva de retención.
    • Criterios. Seleccione una vista de la lista. La vista debe haberse creado y probado previamente para asegurarse de que se seleccionaron los datos históricos correctos. Determinar las vistas de Dataverse para los criterios de directiva
    • Programación: fecha de inicio. Escriba la fecha en la que desea que se ejecute la política por primera vez. La política se ejecuta durante las horas de inactividad de la región de su entorno.
    • Frecuencia. Las opciones disponibles son Once, Daily, Weekly, Monthly y Yearly. Creación de una directiva de retención de datos
  5. Haga clic en Guardar.

Ahora puede ver y administrar la política. Más información: Administración de directivas de retención de datos

Importante

  • La directiva de retención no se iniciará para entornos que tengan habilitado el modo de administración .
  • Todas las actividades, correos electrónicos y archivos adjuntos principales y secundarios asociados se conservan como un conjunto cuando configura una política en una tabla principal. Esto es similar a las directivas de eliminación masiva. Por ejemplo, no se puede establecer una política de retención explícita para las tablas de puntero de actividad, parte de actividad y archivos adjuntos. Las directivas de retención a largo plazo no se pueden establecer para esas tablas en las que no se admite la eliminación masiva.
  • La tabla primaria y todas las filas relacionadas de las tablas secundarias de la principal se marcarán y almacenarán en el almacenamiento a largo plazo de Dataverse.
  • La lógica asociada a una acción de eliminación existente de cualquier tabla (padre e hijos) siempre se ejecutará durante la ejecución de la política.
  • Una ejecución de la política tardará entre 72 y 96 horas, independientemente del volumen de datos. La plataforma asigna una prioridad baja a las directivas de retención de datos. Dataverse siempre ejecutará el proceso de retención en segundo plano para evitar cualquier impacto en otros servicios de plataforma, como aplicaciones y flujos.
  • Considere una situación en la que dos políticas (Política1 y Política2) se ejecutan en tablas principales separadas que tienen tablas secundarias comunes. Policy1 comienza a ejecutarse antes de Policy2. Si el estado de Policy1 no ha progresado más allá de la conciliación pendiente, el estado policy2 permanecerá en estado de eliminación pendiente hasta que Policy1 avance de la conciliación pendiente a eliminación pendiente. Este comportamiento se produce para evitar eliminaciones en registros comunes de tablas comunes en las dos políticas.

Problema conocido

Si una tabla principal tiene muchas tablas secundarias y el tamaño de las tablas principales o secundarias es grande, es posible que se produzcan tiempos de espera. Por ejemplo, cuando el número de tablas es grande en una cadena de relaciones en cascada, como veinticinco o más. Para mitigar esto, primero habilite algunas tablas secundarias por separado. A continuación, vuelva y habilite la tabla principal.

Pasos siguientes

Administración de directivas de retención de datos
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Para desarrolladores: retención de datos a largo plazo

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