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Visualizar y descubrir casos de uso de alto valor Power Platform

Invertir en Power Platform requiere tiempo y recursos. Identificar áreas donde la plataforma mejora la eficiencia, reduce costos y mejora la toma de decisiones ayuda a las organizaciones a utilizar la tecnología en todo su potencial. Los casos de uso de alto valor a menudo implican la automatización de tareas repetitivas, el suministro de información de datos en tiempo real y la optimización de procesos, lo que en conjunto aumenta la productividad de los empleados y la satisfacción laboral.

Los talleres de visualización de soluciones son una forma eficaz de descubrir casos de uso de alto valor al reunir a las partes interesadas para explorar oportunidades de forma colaborativa y definir soluciones. Este artículo le guiará en la organización de estos talleres y las actividades involucradas en la identificación y el perfeccionamiento de casos de uso de alto valor.

Propina

Revise la guía sobre cómo medir el valor de las soluciones para comprender cómo puede medir e informar tanto el valor tangible como el intangible, y aprender de ejemplos de mediciones de valor. Power Platform

Organizar talleres de visualización de soluciones

Esta sección proporciona un enfoque para organizar talleres de visualización de soluciones.

  1. Definir objetivos y alcance: Defina claramente los objetivos del taller. ¿Está intentando mejorar un proceso específico, explorar oportunidades para utilizar tecnologías más nuevas o mejorar la experiencia del cliente? Definir el alcance del taller, incluidas las áreas de negocio a abordar y los resultados esperados.
  2. Identificar e invitar a las partes interesadas: identificar a las partes interesadas clave en función de los objetivos del taller. Este grupo incluye líderes empresariales, profesionales de TI y usuarios finales. Un grupo tan diverso proporciona una visión integral de las necesidades de la organización. Dependiendo del alcance, apunte a un departamento específico o a toda la organización para recopilar una amplia gama de conocimientos y perspectivas.
  3. Invitación y comunicación: Envíe las invitaciones con suficiente antelación, indicando claramente el propósito, la agenda y los resultados esperados del taller.
  4. Prepare los materiales del taller: proporcione a los participantes información de fondo relevante, como soluciones de alto valor existentes en su organización. Power Platform Prepare plantillas para lluvia de ideas, priorización y documentación. Herramientas como pizarras blancas, notas adhesivas y Microsoft Whiteboard pueden facilitar el proceso.
  5. Seleccionar un facilitador: Designe a alguien para dirigir y gestionar el taller. Esta persona es responsable de explicar las reglas, establecer límites de tiempo, guiar a los participantes a través de cada etapa y facilitar las discusiones.

Identificar casos de uso de alto valor

En primer lugar, identifique casos de uso pidiendo a los participantes del taller que preparen un resumen de su idea. Dependiendo de la cantidad de asistentes, es posible que desees dividirlos en grupos antes de esta actividad. El objetivo de la actividad de discurso de ascensor es identificar un problema específico dentro de la organización que una solución pueda resolver y desarrollar un discurso convincente para la idea. Power Platform

Prepare una plantilla que invite a los participantes del taller a:

  1. Nombra su idea: Comienza nombrando la idea. Un nombre memorable capta la atención y hace que la propuesta sea atractiva.
  2. Identifique un proceso importante: piense en un proceso importante dentro de la organización. Explique el proceso y por qué es importante. Este ejercicio establece el contexto de la idea y enfatiza la importancia del problema que se está resolviendo.
  3. Resalte los desafíos: Identifique los desafíos asociados con este proceso. ¿Existen pasos en los que frecuentemente ocurren errores humanos? ¿Existen inconsistencias que afectan la eficiencia? Esbozar claramente estas dificultades para enfatizar la necesidad de una solución autónoma.
  4. Visualice la solución: imagine una solución que resuelva los aspectos desafiantes del proceso. Power Platform Describe qué hace la solución y cómo funciona. ¿Utiliza flujos para automatizar procesos propensos a errores? ¿Una aplicación facilita el acceso a los datos desde cualquier lugar? Esta sección debe proporcionar una imagen clara de la solución propuesta.
  5. Explique los beneficios: resalte los beneficios de implementar la solución. Considere factores como el ahorro de tiempo, la reducción de costos y la mejora de la precisión. Piense también en otras áreas dentro de la organización que podrían beneficiarse de una automatización similar.

Ejemplo de tono

Para ayudarle a comenzar, aquí hay un ejemplo de presentación que ilustra el proceso:

  1. Nombre de la idea: Rastreador de gastos inteligente
  2. Proceso importante: La gestión de los informes de gastos garantiza que los empleados reciban el reembolso de los gastos relacionados con el negocio y ayuda a mantener registros financieros precisos. Sin embargo, el proceso manual actual consume mucho tiempo y es propenso a errores.
  3. Desafíos:
    • Entrada manual de datos: Los empleados ingresan manualmente los gastos en hojas de cálculo, lo que a menudo causa errores e inconsistencias.
    • Retrasos en la aprobación :El proceso de aprobación es lento, ya que los gerentes necesitan revisar y aprobar cada informe individualmente.
    • Falta de visibilidad Los equipos de finanzas tienen dificultades para obtener información en tiempo real sobre los datos de gastos, lo que dificulta la gestión eficaz de los presupuestos.
  4. Solución:
    • Flujos de nube automatizados :El Rastreador de Gastos Inteligente utiliza Power Automate Flujos en la nube para automatizar todo el proceso de informes de gastos. Los empleados envían sus gastos a través de una aplicación fácil de usar, que categoriza y valida automáticamente las entradas.
    • Aplicación Power App: la aplicación proporciona una interfaz perfecta para que los empleados carguen recibos, y un modelo extrae los datos relevantes, lo que evita que los empleados tengan que ingresar manualmente los detalles de los gastos. AI Builder La aplicación también permite a los empleados realizar un seguimiento del estado de sus informes. Los gerentes reciben notificaciones automáticas de aprobaciones y los equipos de finanzas acceden a paneles de control en tiempo real para monitorear los gastos.
  5. Beneficios:
    • Ahorro de tiempo: la automatización del proceso de informes de gastos reduce el tiempo que los empleados dedican a la entrada de datos y los gerentes a las aprobaciones.
    • Precisión mejorada: las comprobaciones de validación automatizadas minimizan errores e inconsistencias en los informes de gastos.
    • Visibilidad mejorada: los paneles de control en tiempo real brindan a los equipos de finanzas información actualizada sobre los datos de gastos, lo que permite una mejor gestión del presupuesto.
    • Escalabilidad: La solución se puede escalar fácilmente a otros departamentos o procesos, como solicitudes de viaje o aprobaciones de adquisiciones, lo que mejora aún más la eficiencia organizacional.

Casos de uso de pitch

Una vez que los asistentes al taller hayan identificado posibles casos de uso, el siguiente paso es pedirles que presenten sus ideas al grupo y las refinen a través de actividades colaborativas. Cada asistente presenta su caso de uso, detallando el problema, la solución propuesta y el impacto potencial. El grupo proporciona retroalimentación, hace preguntas y sugiere mejoras. Para avanzar con las mejores ideas, los asistentes votan las ideas de los demás y las ideas más votadas pasan a la siguiente actividad. Este proceso no solo examina y desarrolla exhaustivamente los casos de uso, sino que también promueve la educación cruzada entre los miembros del equipo. Los asistentes comparten experiencia y aprenden nuevas habilidades, lo que garantiza que los casos de uso sean sólidos, factibles y alineados con los objetivos del taller.

Refinar los casos de uso

A continuación, divida a los asistentes en grupos pequeños. Cada grupo evalúa las ideas presentadas en función de las partes interesadas, los objetivos, los desafíos y los resultados.

El objetivo de esta actividad es:

  • Alinearse con las partes interesadas y los objetivos más críticos.
  • Identificar y mitigar los desafíos clave.
  • Definir métricas de éxito a través de resultados.

Prepare y distribuya impresiones de la lista de ejemplo de partes interesadas, objetivos, desafíos y resultados. Proporcionar marcadores, notas adhesivas y plantillas para documentar las discusiones.

Los grupos seleccionan elementos de la lista y debaten la relevancia de cada elemento para el caso de uso, considerando las siguientes categorías:

  • Objetivos:
    • Primario: Objetivos que son esenciales para el éxito del caso de uso.
    • Secundario: Objetivos que son importantes pero no críticos.
  • Partes interesadas:
    • Crítico: Partes interesadas que tienen un impacto significativo en el éxito del caso de uso.
    • Influyentes: partes interesadas que pueden afectar el caso de uso pero que no son tan críticas.
  • Desafíos:
    • Alto impacto: desafíos que podrían obstaculizar significativamente el éxito del caso de uso.
    • Manejable: Desafíos que pueden abordarse con relativa facilidad.
  • Resultados:
    • Esencial: Resultados que son necesarios para el éxito del caso de uso.
    • Beneficioso: Resultados que agregan valor pero no son esenciales.

Los grupos asignan un nivel de importancia a cada elemento en función de su debate y documentan los niveles de importancia asignados y la justificación de cada decisión.

El resultado esperado de esta actividad es comprender las partes interesadas y los objetivos más importantes para el caso de uso, identificar los desafíos clave y su impacto potencial, y comenzar a definir métricas de éxito concretas a través de resultados bien definidos. Estos resultados proporcionan un camino claro para medir el éxito de las soluciones propuestas.

Para ayudarle a comenzar, aquí hay una lista de ejemplos de partes interesadas, objetivos, desafíos y resultados. Refine esta lista en función de sus objetivos y asegúrese de que esté disponible para los asistentes, por ejemplo, mediante impresiones el mismo día del evento.

Objetivos Partes interesadas Desafíos Resultados
Optimice los procesos para mejorar la eficiencia. Gerente (supervisa los procesos operativos y garantiza la alineación con los objetivos comerciales). Responsabilidades superpuestas (redundancia en roles o tareas no relacionadas con el alcance de los casos de uso). Tiempos de respuesta reducidos (Las consultas se resuelven más rápidamente, mejorando la eficiencia y la satisfacción).
Hacer que los sistemas y procesos sean más ágiles o fáciles de usar. Especialista (se encarga de tareas operativas y de soporte especializadas que requieren conocimientos detallados). Percepción de marca (se preocupa por cómo el proyecto afecta la percepción del público o de los empleados sobre la marca). Seguridad de datos mejorada (los datos de los empleados y de la organización están protegidos contra infracciones).
Alinearse con los requisitos legales, regulatorios o internos. Administrador de TI (administra la infraestructura técnica y garantiza el buen funcionamiento de los sistemas de TI). Brecha de capacitación y habilidades (Abordar la necesidad de capacitar a los empleados para utilizar eficazmente las nuevas herramientas). Mejor asignación de recursos (el personal se centra en tareas complejas y estratégicas en lugar de consultas repetitivas).
Libere recursos para centrarse en tareas más complejas o que agreguen valor. Desarrollador (diseña, desarrolla y mantiene aplicaciones de software para satisfacer las necesidades de los usuarios). Integración de sistemas (garantizar que las nuevas soluciones funcionen sin problemas con la infraestructura actual). Mayor satisfacción de los empleados (los empleados se sienten más apoyados y comprometidos debido a los procesos mejorados).
Mejore las comunicaciones y la colaboración entre los equipos. Gerente de cambios (coordina y supervisa cambios organizacionales críticos para garantizar una implementación exitosa). Presupuesto limitado (Trabajar con restricciones financieras para implementar la solución). Escalabilidad para el crecimiento futuro (los sistemas se adaptan a mayores demandas sin requerir una reelaboración significativa).
Mejorar la conciencia pública sobre la marca o la misión de la organización. Empleado (participa en los procesos organizacionales y ayuda a lograr los objetivos comerciales a través de las tareas diarias). No hay objetivos claros (Incertidumbre sobre las metas del proyecto y criterios de éxito). Ahorro de costes en las operaciones (La automatización reduce los costes operativos a lo largo del tiempo).
Fomentar la adopción de soluciones creativas a los problemas existentes. Oficial de cumplimiento (garantiza que los procesos organizacionales cumplan con los estándares regulatorios y las políticas internas). Resistencia de los empleados (Superar la renuencia de los empleados a adoptar nuevos sistemas o procesos). Mejora del conocimiento de la marca (percepción externa de la marca no relacionada con la eficiencia interna).
Desarrollar nuevas capacidades de comercio electrónico para llegar a nuevos clientes o mercados. Campeón de RAI (proporciona información sobre el uso ético de las tecnologías de IA dentro de la organización). Privacidad de datos (garantizar que la información confidencial esté protegida y cumpla con las regulaciones). Toma de decisiones mejorada (los usuarios obtienen mejores conocimientos a través de un mejor análisis de datos).
Acortar el tiempo necesario para completar procesos comerciales clave. Cliente (proporciona comentarios sobre la usabilidad, el rendimiento y la satisfacción con los productos o servicios). Dependencia excesiva de la automatización (el sistema automatiza los procesos de manera tan extensa que se reduce la supervisión humana). Mayor resiliencia de los procesos (los sistemas o procesos son más robustos y adaptables a desafíos inesperados).
Asegúrese de que los datos recopilados y procesados sean confiables y libres de errores. Proveedor (suministra bienes o servicios críticos para las operaciones de la organización). Mayor confianza del usuario (los usuarios confían en el rendimiento, la transparencia y la confiabilidad de los sistemas)
Facilitar un mejor intercambio y gestión del conocimiento entre equipos o departamentos. Director (Define la dirección estratégica de la organización garantizando la alineación con la visión general). Informes optimizados (los sistemas automatizados proporcionan informes más rápidos y precisos para las partes interesadas).
CxO (Define la visión y la estrategia organizacional, aprueba decisiones de alto nivel). Aumento de los flujos de ingresos (el sistema identifica o desbloquea nuevas oportunidades para generar ingresos).

Presenta tu idea

Al final del taller, cada grupo presenta sus ideas y consideraciones de solución a todo el taller. Fomente la retroalimentación constructiva y el debate para perfeccionar aún más las soluciones.

Siguiente paso

Planificar y ejecutar hackatones para dar los siguientes pasos y convertir las ideas en soluciones.

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