Exportación de resultados de búsqueda en eDiscovery

Después de ejecutar una búsqueda asociada a un caso de exhibición de documentos electrónicos (versión preliminar), puede exportar los resultados de la búsqueda. Al exportar los resultados de búsqueda, se descargan elementos de buzón en archivos PST o como mensajes individuales. Al exportar contenido desde sitios de SharePoint y OneDrive, se exportan copias de documentos nativos de Office y otros documentos. Al exportar elementos, los elementos se preparan para su descarga en función de las opciones de exportación que defina. Puede supervisar el progreso de la exportación y descargar los resultados de la página Administrador de procesos . Las exportaciones más grandes pueden tardar más en completarse.

Para obtener más información sobre las nuevas mejoras de exportación de exhibición de documentos electrónicos y la retirada de la herramienta de exportación de eDiscovery Microsoft Office 365, consulte el siguiente vídeo:

Exportar resultados de búsqueda

Para exportar los resultados de la búsqueda, complete los pasos siguientes:

1. Vaya al portal de Microsoft Purview e inicie sesión con las credenciales de los permisos de exhibición de documentos electrónicos asignados a una cuenta de usuario.

2. Seleccione la tarjeta de solución eDiscovery y, a continuación, seleccione Casos.

3. Seleccione un caso y, a continuación, seleccione la pestaña Búsquedas . Seleccione una consulta de búsqueda para exportar.

4. En la consulta de búsqueda, seleccione Exportar.

5. En el panel flotante Exportar , configure las opciones de exportación.

6. Escriba un nombre para la exportación en Nombre de exportación. Este campo es necesario.

7. En Exportar descripción, escriba una descripción opcional para la exportación.

8. En Opciones de configuración de origen para todo el inquilino , configure el origen de toda la organización "Todas las personas y grupos" para incluir uno o varios tipos de usuario o contenido:

   • "Todas las personas y grupos" deben incluir usuarios locales y sin licencia
   • "Todas las personas y grupos" deben incluir usuarios invitados
   • "Todas las personas y grupos" deben incluir canales compartidos de Teams
   • "Todas las personas y grupos" deben incluir usuarios que han salido

9. En seleccionar los elementos que se van a incluir en la exportación, seleccione una de las siguientes opciones:

   • Elementos indizados que coinciden con la consulta de búsqueda: esta opción exporta solo los elementos indizados que coincidieron con la consulta.

   • Elementos indizados que coinciden con la consulta de búsqueda y elementos indizados parcialmente que podrían no coincidir con la consulta: esta opción exporta solo los elementos indizados que coincidieron con la consulta y los elementos parcialmente indexados o no indizados que podrían no coincidir completamente con la consulta.

   • Elementos indizados parcialmente que podrían no coincidir con la consulta: esta opción exporta solo los elementos parcialmente indexados o sin indexar que podrían no coincidir completamente con la consulta.

     Para estas opciones, incluidos los elementos indizados parcialmente, puede limitar aún más los elementos parcialmente indizados seleccionando Excluir elementos indizados parcialmente en ubicaciones sin aciertos de búsqueda. Con esta opción seleccionada, solo se devuelven elementos indizados parcialmente desde la ubicación donde ya hay una acierto indizada. Además, puede usar la opción para realizar la indexación avanzada en elementos parcialmente indexados. Obtenga más información sobre la indexación avanzada en eDiscovery.

10. En la sección Elementos de OneDrive y SharePoint , seleccione una de las siguientes opciones de documento:

    • Seleccionar versiones de documento: especifique cuántas versiones de documentos de SharePoint se van a exportar. Los valores son Solo versión más reciente, 10 versiones recientes, 100 versiones recientes, Todas las versiones.
    • Seleccionar elementos de carpeta: exporte elementos dentro de subcarpetas de una carpeta coincidente. Elija Incluir solo elementos que coincidan con la consulta de búsqueda o Todos los elementos de la carpeta (incluso si no coinciden con la consulta de búsqueda).
    • Seleccionar elementos en listas y datos adjuntos (expansión de listas): exporte archivos adjuntos a listas de SharePoint y sus elementos secundarios. Elija Todos los elementos de la lista de SharePoint si algún elemento coincide con la consulta de búsqueda. Si procede, seleccione Incluir datos adjuntos de lista.

11. En la sección Mensajes y elementos relacionados de buzones de correo y Exchange Online, seleccione una o varias de las opciones siguientes:

    • Organizar la conversación en la transcripción HTML: los mensajes de chat contextuales se convierten en transcripciones HTML para facilitar la revisión y el control.

    • Incluir Teams y Viva Engage conversaciones: incluya los mensajes publicados en un período de 12 horas antes y después de cada elemento con capacidad de respuesta.

    • Vínculos de acceso (datos adjuntos en la nube) en mensajes: recopile elementos de vínculos a SharePoint o OneDrive.

      Importante

      La inclusión de datos adjuntos en la nube aumenta el tamaño y la cantidad de los resultados exportados. Los elementos cifrados no tienen entidades insertadas extraídas, incluidos los datos adjuntos. Para recopilar datos adjuntos en la nube de canales compartidos en Teams, el sitio de SharePoint de canal compartido debe incluirse en la búsqueda para incluir datos adjuntos en la nube.

      Para mejorar el rendimiento de la exportación, reduzca el tamaño de la exportación mediante intervalos de fechas u otros tipos de filtros para reducir el tamaño total de los resultados de la búsqueda. Si una exportación se ejecuta durante más de siete días sin completarse, se cancela automáticamente. Para evitar la cancelación, divida las exportaciones en lotes más pequeños.

      Al buscar correos electrónicos u otro contenido de buzón de correo que pueda incluir datos adjuntos en la nube, el vínculo de datos adjuntos en la nube a una ubicación de almacenamiento en SharePoint o OneDrive debe considerarse como datos adjuntos del archivo de mensaje en lugar de documentos independientes.

      Este comportamiento es similar al modo en que una búsqueda devuelve correos electrónicos con datos adjuntos locales incrustados. Estos datos adjuntos se recuperan como si formasen parte de los correos electrónicos. Los límites de cumplimiento de SharePoint o OneDrive no se reflejan en la colección de datos adjuntos en la nube incluidos en los mensajes con capacidad de respuesta.

      Seleccione una versión para los vínculos de acceso. Los valores son Solo versión más reciente, 10 versiones recientes, 100 versiones recientes, Todas las versiones.

      Importante

      Si tiene habilitadas las versiones como característica compartida, recuperará la versión del documento cuando se compartió.

12. En la sección Tipo de exportación , elija una de las siguientes opciones:

    • Exportar solo informe de elementos: solo se crean el resumen y el informe de elementos. Las distintas opciones para organizar los datos, la estructura de carpetas y rutas de acceso, las rutas de acceso de condensación y otras estructuras están ocultas.
    • Exportar elementos con el informe de elementos: esta opción exporta los elementos con el informe de elementos. Otras opciones de formato de exportación están disponibles con esta opción en la sección Formato de exportación .

13. En la sección Exportar formato , elija una de las siguientes opciones:

    • Crear archivos PST para mensajes: esta opción crea archivos .pst para los mensajes.
    • Crear archivos .msg para mensajes: esta opción crea .msg archivos para los mensajes.

14. En la sección Configuración del tamaño del paquete, configure el tamaño máximo del paquete de exportación que crea el proceso de exportación.

    1. Si selecciona Crear PST para mensajes en el paso anterior, establezca el tamaño máximo del paquete PST en 1 GB, 2 GB, 5 GB (valor predeterminado) o 10 GB.
    2. Establezca el tamaño máximo .zip paquete en 2 GB, 10 GB (valor predeterminado), 20 GB o 40 GB. El tamaño máximo .zip paquete debe ser el mismo o mayor que el tamaño máximo del paquete PST para contener los archivos PST en .zip paquetes cuando se descargan.

15. Seleccione una o varias de las siguientes opciones de paquete de salida. Para obtener más información sobre cada opción, consulte Opciones de exportación de paquetes.

    • Organizar datos de distintas ubicaciones en carpetas o PST independientes: esta opción organiza los datos en carpetas independientes para cada ubicación de datos. Al exportar contenido de buzón de correo, los elementos del buzón principal y los buzones de archivo asociados (incluidos varios archivos) se combinan en un único archivo PST, incluso si esta opción de exportación está seleccionada.
    • Incluir carpeta y ruta de acceso del origen: esta opción incluye la estructura de ruta de acceso de carpeta y carpeta original para los elementos.
    • Condensar las rutas de acceso para que quepan en 256 caracteres: esta opción condensa la ruta de acceso de la carpeta de cada elemento en 256 caracteres o menos.
    • Asigne un nombre descriptivo a cada elemento: esta opción crea un nombre descriptivo para cada elemento.

16. Seleccione Exportar.

17. Cuando se inicia el proceso de exportación, aparece un cuadro de diálogo de confirmación. Seleccione Aceptar para continuar.

Para obtener más información sobre los tipos de archivo de exportación y item.csv campos de informe, vea Campos de metadatos de documento en eDiscovery.

Opciones de exportación de paquetes

Las opciones del paquete de exportación controlan cómo se empaqueta el contenido en paquetes de exportación descargables. En función de sus necesidades y del proceso posterior a la exportación que un usuario de eDiscovery necesita realizar, puede ajustar estas opciones.

Organización de datos de diferentes ubicaciones en carpetas o PST independientes

Esta configuración controla si el contenido exportado está agrupado por su origen original. Esta agrupación incluye buzones específicos o sitios específicos de OneDrive o SharePoint, o combina estos elementos en un único contenedor.

Para elementos de buzón de Exchange

• Seleccionado: el contenido de cada buzón se exporta a un archivo PST independiente denominado después del buzón (por ejemplo, john.doe@contoso.com.pst).
• No seleccionado: todo el contenido del buzón de correo de los orígenes de datos seleccionados se combina en un único archivo PST (por ejemplo, exchange.pst), sujeto al límite máximo de tamaño PST. Si los datos combinados superan este límite, se crean PST adicionales.

Para elementos de OneDrive y SharePoint

• Seleccionado: el contenido se exporta a carpetas independientes por sitio. Cada carpeta recibe el nombre del sitio y todos los archivos de ese sitio se colocan en cada carpeta para conservar la organización de nivel de sitio.
• No seleccionado: todo el contenido se exporta a una sola carpeta independientemente del sitio de origen. Use la items.csv para comprender la ubicación de origen original y otros metadatos pertinentes para el elemento.

Incluir carpeta y ruta de acceso del origen

Esta configuración determina si la exportación conserva la estructura de carpetas original del origen. El origen es la carpeta donde residen los elementos en un buzón de Exchange o en un sitio de OneDrive y SharePoint.

Para elementos de buzón de Exchange

• Seleccionado: el PST exportado conserva la jerarquía de carpetas completa del buzón. Por ejemplo, si un mensaje se encuentra en Bandeja de entrada > legal > Q2, esta ruta de acceso exacta se conserva dentro del PST. Esta estructura ayuda a los revisores a comprender el contexto original y la organización del contenido.
• No seleccionado: todos los mensajes se aplana en la raíz del archivo PST, sin que se conserve ninguna estructura de carpetas. Mientras se exportan los mensajes, la ubicación original del buzón se pierde en el propio contenido. Para buscar la ruta de acceso original del elemento, revise el informeitems.csv en proceso.

En ambos casos, el proceso de exportación crea un archivo PST por buzón si selecciona la opción Organizar datos de distintas ubicaciones en carpetas o PST independientes . La opción Incluir carpeta y ruta de acceso de la opción de origen solo afecta a la estructura de carpetas interna dentro de cada PST.

Para elementos de OneDrive y SharePoint

• Seleccionado: los archivos se exportan con la ruta de acceso de la carpeta completa conservada. Por ejemplo, si un archivo se almacena en Department > Legal > Contracts > Proposal.docx, toda la ruta de acceso se vuelve a crear en el paquete de exportación de este archivo. Esta estructura refleja la estructura de sitio original en la que reside el archivo.
• No seleccionado: todos los archivos de un sitio se colocan directamente en una sola carpeta para ese sitio, sin subcarpetas. Por ejemplo, si un archivo se almacena en contratos > legales > del departamento > Proposal.docx, la ruta de acceso es Elementos > de SharePoint > Proposal.docx. Esta estructura aplana la jerarquía de carpetas y puede mezclar archivos de carpetas diferentes. Para buscar la estructura de carpetas original del elemento, revise el informe deitems.csv en proceso.

Condensar rutas de acceso para que quepan en 259 caracteres

Esta configuración ayuda a evitar errores de descomprimición causados por rutas de acceso de archivo largas durante la exportación, especialmente al exportar contenido desde sitios de OneDrive y SharePoint donde los elementos están profundamente anidados dentro de muchas capas de carpetas.

Los sitios de OneDrive y SharePoint pueden tener estructuras de carpetas profundamente anidadas y nombres de archivo largos. Al exportar contenido con la opción de conservar la estructura de carpetas y rutas de acceso seleccionada, las rutas de acceso de archivo resultantes pueden superar el límite del sistema de archivos de Windows de 259 caracteres. Este límite puede dar lugar al siguiente mensaje de error al descomprimir el paquete de exportación:

The file name(s) would be too long for the destination folder. You can shorten the file name and try again.

Para evitar este problema, use esta opción según sea necesario:

• Seleccionado: el proceso de exportación trunca automáticamente las rutas de acceso de carpeta ( acortando los nombres de carpeta o contrayendo carpetas intermedias) para que la longitud total de la ruta de acceso de cada archivo permanezca dentro del límite de 259 caracteres. Esta configuración ayuda a garantizar que se pueda descomprimer el paquete de exportación y acceder a él sin errores.
• No seleccionado: se conserva la ruta de acceso completa de la carpeta original. Aunque esta configuración mantiene la representación más precisa de la estructura de origen, aumenta el riesgo de alcanzar el límite de longitud de la ruta de acceso, especialmente para los elementos profundamente anidados de OneDrive y SharePoint.

Asigne un nombre descriptivo a cada elemento.

Esta configuración controla si el elemento de exportación usa su nombre descriptivo original o el GUID único generado por eDiscovery.

Para elementos de buzón de Exchange

Al exportar como un archivo .msg:

• Seleccionado: el archivo .msg exportado usa el asunto del correo electrónico.
• No seleccionado: el archivo .msg exportado usa un GUID generado por el sistema.

Para elementos de OneDrive y SharePoint

• Seleccionado: los archivos se exportan con los nombres de archivo originales. Por ejemplo, un archivo denominado Q2_Budget_Plan.docx en SharePoint se exporta con el mismo nombre exacto en el paquete de exportación.

  • Si varios archivos tienen el mismo nombre y no se conserva la estructura de carpetas (la opción Incluir carpeta y ruta de acceso de la opción de origen no está seleccionada), esta situación podría provocar colisiones de nombres de archivo en la carpeta de exportación. Si esto ocurre, el sufijo se anexa a los nombres de archivo colisionados para diferenciar los archivos.

  • Al exportar versiones, los nombres descriptivos incluyen sufijos de versión para distinguir entre las versiones del archivo. Por ejemplo, Project Plan.docx, Project Plan_v1.docxy Project Plan_v2.docx.

• No seleccionado: los archivos se exportan mediante identificadores generados por el sistema. Este enfoque garantiza la unicidad y evita conflictos de nomenclatura. Por ejemplo, project Plan.docx podría denominarse b7f3a9c2-4e1e-4c9a-9f3e-2a1d8e7f9c1a.docx en el paquete de exportación. Use el informe deitems.csv en proceso para correlacionar el título original y otros metadatos pertinentes para el archivo.

Visualización del estado del proceso de exportación

Para ver el progreso de la exportación en el Administrador de procesos, seleccione Administrador de procesos y El proceso de exportación . Puede realizar un seguimiento del estado del proceso y descargar los paquetes de exportación.

La pestaña Información general muestra una barra de progreso que muestra el estado actual, el número de ubicaciones y el número de elementos para la exportación. Una finalización estimada y el tiempo transcurrido actual se muestran en horas, minutos y segundos. La pestaña Información general también contiene la siguiente información de exportación:

• Nombre: nombre de la exportación.
• Completado: fecha UTC y hora en que se completó el proceso de exportación.
• Duración: duración del proceso de exportación.
• Estado: estado actual del proceso de exportación.
• Tipo de proceso: valor del tipo de proceso de exportación .
• Creado: fecha y hora UTC en que se creó la exportación.
• Creado por: el usuario que creó la exportación.

La pestaña Configuración muestra un resumen de las opciones de exportación seleccionadas para el proceso de exportación.

Visualización de exportaciones completadas desde una búsqueda

Para ver una lista y detalles sobre las exportaciones completadas desde una búsqueda, seleccione la pestaña Exportaciones en un caso. En la pestaña Exportaciones , verá los detalles siguientes para cada proceso de exportación:

• Nombre de exportación: nombre de la exportación.
• Estado: estado actual del proceso de exportación.
• Nombre del conjunto de revisión: nombre del conjunto de revisión desde el que se creó la exportación (cuando se crea la exportación a partir de un conjunto de revisión).
• Nombre de búsqueda: nombre de la búsqueda desde la que se creó la exportación (cuando se crea la exportación a partir de una búsqueda).
• Creado: fecha y hora UTC en que se creó la exportación.
• Completado: fecha y hora UTC en que se completó la exportación.
• Duración: duración del proceso de exportación.
• Creado por: el usuario que creó el proceso de exportación.

Para eliminar una exportación creada a partir de una búsqueda, siga estos pasos:

1. En un caso, seleccione la pestaña Exportaciones .
2. Seleccione una exportación completada de una búsqueda anterior. Las exportaciones en curso no se pueden eliminar.
3. Seleccione los puntos suspensivos por el nombre de exportación y, a continuación, seleccione Eliminar.
4. En el cuadro de diálogo Eliminar exportación , seleccione Sí.

Exportación de paquetes

Una vez completado el proceso de exportación, puede descargar los paquetes de exportación. En la sección Exportar paquetes de la pestaña Información general se enumeran los paquetes de exportación y se muestra el nombre y el tamaño del paquete. Para descargar un paquete, seleccione el paquete y seleccione Descargar paquetes.

Procedimientos recomendados para descargar paquetes de exportación

Para garantizar una experiencia de descarga fluida, tenga en cuenta los siguientes procedimientos recomendados:

• Permitir elementos emergentes desde Microsoft Purview: el proceso de descarga desencadena una ventana emergente. Asegúrese de que el explorador está configurado para permitir elementos emergentes desde el sitio de Microsoft Purview. Por ejemplo, consulte instrucciones sobre cómo configurar elementos emergentes en Microsoft Edge.

• Compruebe la configuración de descarga automática del explorador: si la opción Descargas automáticas está configurada como Preguntar o Bloquear, podría impedir que varios archivos se descarguen simultáneamente. Para las descargas de paquetes de exportación, configure esta opción en Permitir o ajustar permisos para el sitio del portal de Microsoft Purview. Para el explorador Microsoft Edge, vaya a Configuración>Privacidad, búsqueda y servicios> Permisos >del sitioTodos los permisos>Descargas automáticas y confirme que el sitio tiene permiso para descargar automáticamente varios archivos.

• Establecer la ubicación de descarga preferida: de forma predeterminada, exporte los paquetes guardados en la carpeta de descarga predeterminada del explorador. Si desea elegir dónde se guardan los archivos, actualice la configuración del explorador para solicitar una ubicación de descarga cada vez. Consulte las instrucciones para cambiar la ubicación de la carpeta de descargas en Microsoft Edge.

• Comprobar la configuración de red de la organización: asegúrese de que su organización permite descargas desde Microsoft Purview comprobando que todos los puntos de conexión y direcciones IP necesarios están permitidos. Esta comprobación incluye la habilitación del acceso al servicio de exportación de Microsoft Purview y los puntos de conexión de almacenamiento de Azure asociados. Si su organización usa herramientas de seguridad de red como Zscaler, Microsoft Defender para punto de conexión (MDE) u otras soluciones de proxy o firewall, asegúrese de que estas herramientas están configuradas para permitir el tráfico a los puntos de conexión de exportación. Para obtener un rendimiento óptimo y evitar interrupciones de descarga, considere la posibilidad de usar una unidad local (no un recurso compartido de red) y probar el rendimiento de la conexión para Azure puntos de conexión. Para obtener instrucciones detalladas sobre la lista de permitidos, consulte Direcciones URL y intervalos de direcciones IP de Microsoft 365.

• Habilitar la descarga en paralelo en la configuración del explorador: use la descarga en paralelo para mejorar las velocidades de descarga de paquetes de exportación de exhibición de documentos electrónicos de gran tamaño. Por ejemplo, edge://flags en Microsoft Edge. Esta característica puede reducir considerablemente los tiempos de espera al permitir descargas simultáneas de fragmentos de archivos. Esta configuración también está disponible para otros exploradores basados en cromo.

• Usar un administrador de descarga: un administrador de descarga puede mejorar la confiabilidad y la velocidad de las descargas de archivos grandes. Un administrador de descargas le permite reanudar descargas interrumpidas y administrar las fluctuaciones de red, lo que resulta especialmente útil al descargar paquetes de exportación grandes.

• Permitir cookies de terceros y de terceros para los sitios de descarga que incluyen lo siguiente en función de la ubicación global del inquilino:

  • APC: apc.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • NAM: nam.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • EUR: eur.proxyservice.ediscovery.svc.cloud.microsoft
  • GCC: gccm.proxyservice.ediscovery.gcc.svc.cloud.microsoft
  • GCCH: gcch.proxyservice.ediscovery.svc.usgovcloud.microsoft
  • DOD: dod.proxyservice.ediscovery.svc.usgovcloud.microsoft

• Descomprimir archivos de exportación: los datos se comprimen en un archivo .zip para mejorar el rendimiento y la confiabilidad. Evite usar la utilidad de .zip de Windows integrada. Use 7-Zip, WinZip o herramientas similares para obtener la mejor experiencia.