Supervisión del uso compartido de "Todos excepto los usuarios externos" (EEEU) con el informe de actividad de EEEU

'Todos excepto los usuarios externos' (EEEU) es un grupo integrado de SharePoint que incluye automáticamente todos los usuarios internos, pero excluye a los invitados externos. El informe "Todos excepto los usuarios externos" (EEEU) es uno de los dos tipos de informes de actividad de gobernanza de acceso a datos disponibles con Administración avanzada de SharePoint. Los informes de actividad de EEEU le ayudan a identificar sitios donde se comparte contenido con toda la organización en los últimos 28 días. Se recomienda ejecutar primero el informe de permisos de sitio para comprender la línea base de uso compartido de EEEU actual de su organización y, a continuación, usar el informe de actividad de EEEU para supervisar las actividades de uso compartido de EEEU en curso.

¿Cuándo se produce el uso compartido de EEEU?

El contenido se puede compartir con EEEU de dos maneras:

1. Sitios públicos: cuando un sitio se configura como público, el grupo EEEU pasa a formar parte de la pertenencia del sitio (propietarios, miembros o visitantes). Establecer un sitio como público hace que todo el contenido del sitio sea visible para todos los usuarios de la organización.

2. Elementos públicos: los archivos o carpetas individuales se pueden compartir directamente con EEEU mediante el selector de personas. Establecer un archivo o carpeta como público hace que sea accesible para toda la organización y, al mismo tiempo, mantener privado el resto del sitio.

¿Por qué supervisar el uso compartido de EEEU?

El uso compartido con EEEU puede dar lugar a una exposición de datos no deseada, ya que concede acceso a todos los empleados actuales y futuros. Puede combinar los informes de actividad de EEEU con el informe de permisos de sitio para ayudarle a:

• Descubrir sitios con la mayor actividad de uso compartido de EEEU en los últimos 28 días
• Identificar posibles riesgos de uso compartido excesivo antes de que afecten a su organización
• Realizar las acciones adecuadas para limitar el acceso cuando sea necesario

¿Qué me muestran los informes de actividad de EEEU?

Cada informe de actividad de EEEU muestra:

• 100 sitios principales: sitios con el mayor número de elementos o grupos compartidos con EEEU en los últimos 28 días
• Directivas de seguridad: directivas actuales aplicadas a cada sitio:
  • Etiquetas de confidencialidad del sitio
  • Configuración de privacidad del sitio
  • Configuración de uso compartido externo del sitio
• Administrador principal: el administrador designado responsable de cada sitio

¿Cuándo usar informes de actividad de EEEU?

Se recomienda ejecutar los informes de actividad de EEEU en combinación con otros informes de gobernanza de acceso a datos, especialmente el informe de permisos del sitio, para obtener una imagen completa y continua del panorama de acceso a datos de la organización. A continuación se muestra cómo hacerlo:

1. Empezar con informes de instantáneas: ejecute primero informes de permisos de sitio para comprender la estructura de permisos de línea base, en concreto, para obtener el estado actual del uso compartido de EEEU.
2. Seguimiento con informes de actividad: ejecute los informes de actividad de EEEU para supervisar las actividades recientes de uso compartido de EEEU y detectar riesgos emergentes. Se recomienda ejecutarlos mensualmente para mantenerse al tanto de las actividades de uso compartido en curso.

¿Cómo crear un informe todos excepto los usuarios externos?

Al crear un informe de EEEU, puede configurar varias opciones para centrar el análisis:

A continuación se muestra cómo: Opciones de configuración de informes:

• Nombre del informe: escriba un nombre único para identificar este informe.
• Plantilla: seleccione las plantillas de sitio de SharePoint que desea incluir (puede seleccionar varios tipos de plantilla o elegir "Todos los sitios"):
  • Sitios clásicos
  • Sitios de comunicación
  • Sitios de grupo
  • Otros
  • Todos los sitios (para incluir todo)
• Privacidad: para los sitios de equipo, filtre por configuración de privacidad:
  • Private
  • Public
  • Todo (tanto privado como público)
• Confidencialidad del sitio: elija etiquetas de confidencialidad específicas para centrarse en sitios con clasificaciones de seguridad específicas. Por ejemplo, puede identificar los archivos compartidos con EEEU dentro de sitios etiquetados como "Confidencial" en los últimos 28 días.
• Tipo de informe: seleccione el escenario de EEEU que se va a analizar:
  • Sitios públicos: sitios donde EEEU forma parte de la pertenencia al sitio
  • Elementos públicos: archivos o carpetas individuales compartidos con EEEU

Ejecución del informe Todos excepto usuarios externos

Para obtener los datos más recientes, debe ejecutar manualmente cada informe. Puede ejecutar todos los informes a la vez o seleccionar informes individuales. Compruebe la columna Estado para ver si un informe está listo o cuándo se actualizó por última vez.

Ver todos excepto los informes de usuarios externos

Una vez completado el informe, muestra información clave sobre la actividad de uso compartido de EEEU:

Descargar informes de todos excepto usuarios externos

Puede descargar los datos completos del informe como un archivo CSV para un análisis detallado:

Contenido del informe descargado:

• Hasta 1 millón de sitios ordenados por actividad de uso compartido de EEEU (primero más alto)
• Información completa del sitio que incluye:
  • Nombre y correo electrónico del administrador principal
  • Tipo de plantilla de sitio
  • Configuración de privacidad
  • Etiquetas de confidencialidad
  • Metadatos de sitio adicionales

Tomar medidas basadas en las conclusiones del informe de la EEEU

Después de detectar un posible uso compartido excesivo a través de informes de EEEU, puede tomar medidas para corregir los riesgos y mejorar la gobernanza del acceso a datos de su organización. Obtenga más información aquí.