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Administración avanzada de SharePoint (SAM) es una solución de gobernanza completa para SharePoint y OneDrive. Con SAM, puede administrar de forma eficaz el crecimiento del contenido, proteger el acceso y supervisar los cambios en toda la organización. Estas funcionalidades le ayudan a mantener el control sobre el área de trabajo digital y a preparar el entorno para Microsoft 365 Copilot.
En este artículo, aprenderá cómo SAM le permite:
- Evitar la expansión del contenido con directivas e información automatizadas
- Administración del ciclo de vida del contenido mediante herramientas de informes y cumplimiento
- Optimización de permisos y administración de acceso para sitios de SharePoint y OneDrive
Explore cada una de las secciones siguientes para descubrir cómo SAM admite sus necesidades de gobernanza de contenido y mejora la colaboración en Microsoft 365.
Lo que necesita para empezar
Antes de empezar, asegúrese de que las características de Administración avanzada de SharePoint (SAM) están disponibles para las organizaciones a través de una de las dos opciones de licencia siguientes:
- Si su organización tiene una licencia de Copilot y al menos un usuario tiene asignada una licencia de Copilot, los administradores de SharePoint obtienen acceso automáticamente a las características de Administración avanzada de SharePoint necesarias para la implementación de Copilot. La única característica sam no incluida en Copilot es la creación de sitios restringidos.
- Las organizaciones sin una licencia de Copilot pueden acceder a las características de administración avanzada de SharePoint mediante la compra de una licencia de administración avanzada de SharePoint independiente.
Las características de SAM las administran los administradores de TI con acceso al Centro de administración de SharePoint. Algunos propietarios del sitio también pueden usar algunas características.
Con las licencias adecuadas, puede aprovechar al máximo las tres funcionalidades principales de Administración avanzada de SharePoint: evitar la expansión del contenido, administrar el ciclo de vida del contenido y racionalizar los permisos y la administración de acceso para sitios de SharePoint y OneDrive. En las secciones siguientes se proporciona un vistazo detallado a cada área, lo que le ayuda a comprender cómo SAM le permite gobernar la información de su organización de forma eficaz y segura.
¿Qué es la expansión del contenido y cómo se puede evitar?
La expansión del contenido se produce cuando los archivos digitales y la información se acumulan en toda la organización sin una supervisión eficaz. Esto puede dificultar la búsqueda de lo que necesita, aumentar los costos de almacenamiento y crear riesgos de seguridad o cumplimiento. Para ayudarle a evitar la expansión del contenido, Administración avanzada de SharePoint ofrece tres características clave:
- Directiva de propiedad del sitio: Asegúrese de que cada sitio de SharePoint tenga una propiedad y una responsabilidad claras con directivas automatizadas que le ayuden a administrar el ciclo de vida y la gobernanza del sitio.
- Información de inteligencia artificial: Use recomendaciones con tecnología de inteligencia artificial para identificar patrones, detectar posibles problemas y tomar medidas para mantener el contenido organizado y seguro.
- Administrar sitios inactivos: Detecte y solucione automáticamente sitios de SharePoint inactivos, lo que reduce el desorden y optimiza el almacenamiento.
- Solicitud de atestación del sitio: Pida periódicamente a los propietarios del sitio que revisen y confirmen la relevancia de sus sitios, lo que le ayudará a mantener un entorno digital organizado y con fines.
Mediante el uso conjunto de estas características, puede mantener el control sobre el área de trabajo digital y admitir una colaboración segura y eficaz.
Directiva de propiedad del sitio
Las directivas de propiedad del sitio forman parte de la administración del ciclo de vida del sitio. Estas directivas le ayudan a supervisar y aplicar automáticamente los requisitos de propiedad del sitio en toda la organización. Puede crear estas directivas para definir quién debe ser responsable de cada sitio, establecer recuentos mínimos de propietarios o administradores y automatizar las notificaciones cuando los sitios no cumplen sus criterios. Al identificar periódicamente sitios no conformes y pedir a los usuarios que tomen medidas, las directivas de propiedad del sitio admiten una administración eficaz del sitio, reducen el riesgo de sitios sin propietario y ayudan a mantener la seguridad y el cumplimiento en el entorno de SharePoint.
Conclusiones de IA
La característica de información de inteligencia artificial para Administración avanzada de SharePoint usa un modelo de lenguaje para identificar patrones y posibles problemas de informes y recibir recomendaciones accionables para resolver problemas.
Puede encontrar el botón Obtener información de inteligencia artificial junto a varios informes en el Centro de administración de SharePoint. Una vez seleccionada, la característica AI Insights extrae patrones del informe y ofrece una lista de posibles acciones.
Directiva de sitios inactivos
Puede ejecutar directivas automatizadas basadas en reglas para administrar y reducir sitios inactivos con la característica de directiva de sitios de SharePoint inactivos de Administración avanzada de SharePoint.
La directiva de sitios inactivos combate la expansión del contenido mediante la identificación y administración automática de sitios de SharePoint inactivos. Funciona mediante la definición de criterios de inactividad, como la falta de actualizaciones o la actividad del usuario durante un período establecido. Una vez identificados, los propietarios del sitio reciben notificaciones por correo electrónico para confirmar el estado activo o inactivo del sitio.
Solicitud de atestación del sitio
La atestación del sitio de solicitud es una característica que le ayuda a garantizar que los sitios de SharePoint sigan siendo pertinentes y necesarios a lo largo del tiempo. Con esta característica, puede configurar revisiones periódicas en las que se pida a los propietarios y administradores del sitio que atestiguan la necesidad continua de sus sitios. Este proceso ayuda a identificar y limpiar sitios no utilizados o innecesarios, lo que reduce la expansión del contenido y mantiene un entorno digital organizado.
¿Cómo puede administrar el ciclo de vida del contenido?
Puede administrar el ciclo de vida del contenido de los sitios de SharePoint mediante:
- Usar informes del historial de cambios del sitio para realizar un seguimiento de los cambios de propiedad en los sitios, lo que le ayuda a supervisar las actualizaciones y mantener el cumplimiento.
- Revise las acciones recientes del sitio para ver los cambios más recientes que ha realizado, lo que facilita la auditoría de la actividad y garantiza que se siguen las directivas de gobernanza.
Juntos, estas características proporcionan visibilidad sobre las modificaciones del sitio y admiten una administración eficaz del ciclo de vida.
Informes del historial de cambios del sitio
La característica Informe del historial de cambios del sitio le permite crear informes de historial de cambios en el Centro de administración de SharePoint para revisar los cambios realizados en las propiedades del sitio de SharePoint en los últimos 180 días. Cree hasta cinco informes para un intervalo de fechas determinado y filtre por sitios y usuarios. Puede descargar el informe como un archivo .csv para ver los cambios en la propiedad del sitio.
Acciones recientes del sitio
La directiva acciones de administración recientes de SharePoint le permite revisar y supervisar los últimos 30 cambios realizados en las propiedades de un sitio de SharePoint en los últimos 30 días en el Centro de administración de SharePoint. Esta característica solo muestra los cambios realizados por usted y no por otros administradores.
¿Cómo puede administrar los permisos y el acceso?
Las experiencias de colaboración e inteligencia artificial de Microsoft 365 dependen de controles de acceso y permisos seguros para SharePoint y OneDrive. Administración avanzada de SharePoint (SAM) proporciona un conjunto de características para ayudarle a controlar el acceso, evitar el uso compartido excesivo y proteger la información confidencial:
- Evaluar el estado de administración de contenido: Evalúe las prácticas de administración de contenido de su organización y reciba información útil para mejorar la gobernanza en un solo lugar.
- Directiva de descarga de bloques: Restrinja las descargas de archivos desde sitios de SharePoint y OneDrive, lo que garantiza el acceso solo del explorador y evita las copias sin conexión.
- Administración de catálogos: Proporcione una vista completa de la distribución de contenido entre regiones, departamentos, usuarios, barreras de información y propiedades personalizadas definidas por usted.
- Comparar directivas de sitio: Evalúe y alinee las directivas de nivel de sitio para mantener una gobernanza coherente en todo el entorno.
- Directivas de acceso condicional: Use contextos de autenticación para conectar una directiva de acceso condicional de Microsoft Entra a un sitio de SharePoint.
- Informes de gobernanza del acceso a datos: Identifique sitios con contenido sobrecompartido o confidencial y tome medidas para mitigar los riesgos.
- Administración de la gobernanza del acceso a datos mediante PowerShell: Automatice y escale las tareas de gobernanza del acceso a datos mediante comandos de PowerShell.
- Información del agente de SharePoint: Obtenga visibilidad sobre los agentes de SharePoint creados recientemente y sus actividades.
- Información sobre los agentes que acceden al contenido: Obtenga información sobre cómo los agentes acceden al contenido en todos los sitios de SharePoint y OneDrive de su organización.
- Información de la aplicación: Supervise y administre aplicaciones que no son de Microsoft registradas en el Centro de administración Microsoft Entra que acceden al contenido de SharePoint.
- Iniciar revisiones de acceso al sitio: Delegar la revisión de sitios sobres compartidos a los propietarios del sitio, lo que garantiza la validación regular de los permisos de acceso.
- Restrinja el acceso a todos los OneDrives por grupo de seguridad: Limite el acceso de OneDrive a grupos de seguridad específicos, lo que mejora la protección de datos.
- Restringir el acceso a onedrives específicos: Controlar el acceso a cuentas individuales de OneDrive en función de roles de usuario o pertenencias a grupos.
- Restringir la detección de contenido de sitios de SharePoint: Limitar la capacidad de los usuarios finales para buscar archivos de sitios específicos de SharePoint.
- Restringir la creación de sitios por parte de los usuarios: Aplique directivas para controlar quién puede crear nuevos sitios de SharePoint, lo que reduce la expansión innecesaria.
- Restringir la creación de sitios por aplicaciones: Controle qué aplicaciones que no son de Microsoft pueden crear sitios de SharePoint, lo que garantiza que solo las aplicaciones de confianza tengan esta funcionalidad.
- Restringir el acceso de SharePoint por grupos de seguridad: Aplique directivas basadas en grupos de seguridad para refinar aún más quién puede acceder a sitios específicos de SharePoint.
Mediante el uso conjunto de estas características, puede asegurarse de que solo los usuarios autorizados tengan acceso a los datos de su organización, reduzcan el riesgo de fugas de datos y admitan una colaboración segura y eficaz con Microsoft 365 Copilot.
Evaluación del estado de administración de contenido
La característica de evaluación de administración de contenido de Administración avanzada de SharePoint agrega un conjunto completo de herramientas en un solo lugar para que pueda evaluar y mejorar rápidamente las prácticas de administración de contenido de su organización con información y recomendaciones útiles.
Bloquear la directiva de descarga para sitios de SharePoint y OneDrive
Bloquear la directiva de descarga para sitios de SharePoint y OneDrive Puede bloquear la descarga de archivos desde sitios de SharePoint o OneDrive sin necesidad de usar Microsoft Entra directivas de acceso condicional. Los usuarios tienen acceso solo al explorador sin la capacidad de descargar, imprimir o sincronizar archivos. Tampoco podrán acceder al contenido a través de aplicaciones, incluidas las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office.
Administración de catálogos
La administración de catálogos le ayuda a organizar y controlar los sitios de SharePoint agrupándolos en categorías lógicas basadas en regiones, departamentos, usuarios, barreras de información y propiedades personalizadas. Esta característica usa metadatos integrados de Microsoft 365 para habilitar acciones dirigidas, como la supervisión de contenido, la aplicación de directivas y la puesta en tierra de Copilot, simplificando la gobernanza y reduciendo la sobrecarga administrativa.
Comparación de directivas de sitio
Comparar directivas de sitio le permite evaluar y alinear directivas de nivel de sitio para mantener una gobernanza coherente en todos los sitios de SharePoint. Puede comparar directivas como la configuración de uso compartido, las etiquetas de confidencialidad y los controles de acceso entre diferentes sitios para identificar discrepancias y garantizar una aplicación uniforme de los estándares de seguridad de su organización.
Directivas de acceso condicional para sitios de SharePoint
Las directivas de acceso condicional para sitios de SharePoint permiten aplicar condiciones de acceso estrictas cuando los usuarios acceden a sitios de SharePoint. Los contextos de autenticación se pueden aplicar directamente a sitios o usarse con etiquetas de confidencialidad para conectar Microsoft Entra directivas de acceso condicional a sitios etiquetados. Esto garantiza que solo los usuarios autorizados puedan acceder a contenido confidencial en función de los requisitos de seguridad definidos.
Informes de gobierno de acceso a datos
Los informes de gobernanza del acceso a datos le permiten ver informes que identifican sitios que contienen contenido potencialmente sobrecompartido o confidencial. Puede usar estos informes para evaluar y aplicar las directivas de seguridad y cumplimiento adecuadas.
Administración de la gobernanza del acceso a datos a través de PowerShell
Aunque la gobernanza del acceso a datos está disponible en el portal del Centro de administración de SharePoint, las organizaciones grandes suelen buscar compatibilidad con PowerShell para administrar la escala mediante scripting y automatización.
En este documento se describen todos los comandos de PowerShell adecuados disponibles a través del módulo de PowerShell de SharePoint Online para administrar informes desde la gobernanza del acceso a datos.
Conclusiones del agente de SharePoint
La información del agente de SharePoint es una característica de administración avanzada de SharePoint que le permite obtener visibilidad sobre los agentes de SharePoint creados recientemente y sus actividades. Este informe puede ayudarle a supervisar y administrar los agentes que acceden al contenido de SharePoint.
Información sobre el acceso de los agentes al contenido
La información sobre el acceso de los agentes al contenido es una característica de administración avanzada de SharePoint que le permite obtener información sobre cómo los agentes acceden al contenido en todos los sitios de SharePoint y OneDrive de su organización. Puede ver cómo interactúan los agentes con el contenido, los patrones de acceso puntual y ver la distribución de agentes entre sitios.
Informes de información de aplicaciones empresariales
App Insights es una característica de administración avanzada de SharePoint que le permite obtener información sobre las distintas aplicaciones que no son de Microsoft registradas en su Centro de administración Microsoft Entra y cómo acceden al contenido de SharePoint. Este informe puede ayudarle a mantener y proteger la integridad del contenido.
Revisiones de acceso al sitio
La característica de revisión de acceso al sitio en el Centro de administración de SharePoint le permite delegar el proceso de revisión de los informes de gobernanza del acceso a datos a los propietarios del sitio de sitios sobres compartidos.
La revisión del acceso al sitio implica a los propietarios del sitio en el proceso de revisión para que puedan abordar la preocupación de los sitios sobres compartidos identificados en los informes de gobernanza del acceso a datos.
Access Control restringido para SharePoint
Puede evitar que los sitios y el contenido se detecten en el nivel de sitio habilitando la Access Control restringida para sitios de SharePoint. La restricción de acceso al sitio solo permite que los usuarios del grupo de seguridad especificado o del grupo de Microsoft 365 accedan al contenido. Esta directiva se puede usar con sitios conectados a grupos, conectados a Teams y no conectados a grupos de Microsoft 365.
Access Control restringido para OneDrive
Puede limitar el acceso al contenido compartido de OneDrive de un usuario específico solo a las personas de un grupo de seguridad con la directiva Restricted Access Control for OneDrive. Una vez habilitada la directiva, cualquier persona que no esté en el grupo de seguridad designado no podrá acceder al contenido de ese OneDrive aunque se haya compartido anteriormente con ellos.
Para impedir que los usuarios accedan a todos los OneDrives como servicio, puede habilitar la característica Restringir el acceso al servicio OneDrive .
Restricción de la creación de sitios por parte de los usuarios
Puede controlar quién puede crear nuevos sitios de SharePoint en su organización habilitando la característica Restringir la creación de sitios por parte de los usuarios . Esto ayuda a reducir la expansión innecesaria y garantiza que solo los usuarios autorizados puedan crear sitios.
Restricción de la creación de sitios por aplicaciones
Puede controlar qué aplicaciones que no son de Microsoft pueden crear sitios de SharePoint en su organización habilitando la característica Restringir la creación de sitios por aplicaciones . Esto garantiza que solo las aplicaciones de confianza tengan la capacidad de crear sitios, lo que mejora la seguridad y la gobernanza.
Licencias
Para usar Administración avanzada de SharePoint (SAM), su organización debe tener las licencias adecuadas. Obtenga información sobre las principales opciones para acceder a las características de SAM aquí.
Características de administración avanzada de SharePoint en licencias de Microsoft 365 Copilot
Obtenga información sobre las características de administración avanzada de SharePoint incluidas en las licencias de Microsoft 365 Copilot aquí.
¿Qué SKU Microsoft 365 Copilot incluyen administración avanzada de SharePoint?
Obtenga más información sobre qué Microsoft 365 Copilot SKU incluyen las características de administración avanzada de SharePoint aquí.
¿Cómo admite SAM Microsoft 365 Copilot implementación?
Tanto si se prepara para la implementación de Copilot como si administra contenido después de la implementación, Administración avanzada de SharePoint ofrece funcionalidades que le ayudarán a gobernar el contenido de SharePoint y OneDrive de forma eficaz.
Se recomienda usar las características de administración avanzada de SharePoint junto con nuestros procedimientos recomendados para Microsoft 365 Copilot para reducir el riesgo de uso compartido excesivo, controlar la expansión del contenido y administrar el ciclo de vida del contenido.