Planifier des besoins pour un groupe de ressources

Les pools de ressources sont des groupes de ressources similaires. Les répartiteurs gèrent la capacité et obtiennent l’option permettant d’affecter des ressources ultérieurement.

La planification du pool de ressources est idéale pour plusieurs scénarios :

• Évitez de réserver immédiatement des ressources spécifiques. Par exemple, un hôtel vérifie la disponibilité de la chambre (piscine) et affecte une chambre (ressource) aux clients lorsqu’ils arrivent.

• Collectez les exigences de manière centralisée, mais laissez un responsable local les réserver. Par exemple, une chaîne de magasins de réparation prend rendez-vous par le biais d’un centre d’appels. L’agent central réserve le rendez-vous à l’emplacement préféré du client (pool). Le responsable du magasin local attribue des rendez-vous à un spécialiste disponible (ressource).

• Connaissez la capacité d’un pool, mais pas la ressource spécifique qu’il contient. Par exemple, un salon propose différentes options de stand. il prend en compte la capacité des stands (groupe) lors de la réservation, mais affecte les stands spécifiques (ressources) ultérieurement.

• Activez le surbooking pour les annulations attendues. Par exemple, un hôtel a un nombre fixe de chambres, mais peut gonfler la capacité et prendre plus de réservations que les chambres disponibles pour tenir compte des annulations.

Créer un pool de ressources

Nous vous recommandons de créer des pools qui utilisent le même type de ressource. Si vous souhaitez créer des groupes avec différents types de ressources, créez un équipage.

1. Ouvrez la zone Ressources , sélectionnez Ressources, puis Sélectionnez Nouveau.

2. Sous l’onglet Général , définissez Le type de ressource sur Pool et choisissez un type de pool.

3. Entrez un nom et choisissez un fuseau horaire.

4. Sous l’onglet Planification , choisissez un emplacement de début et un emplacement de fin. Choisissez l’adresse de l’unité d’organisation pour représenter un emplacement physique dans lequel le pool fonctionne ou un emplacement indépendant pour un pool de ressources qui fonctionnent à distance.

   Note

   Ne choisissez pas l’option Adresse de ressource.

5. Choisissez une option pour dériver la capacité des membres du groupe , puis sélectionnez Enregistrer.

   • Oui : la capacité de la ressource de pool est calculée en fonction des calendriers horaires de travail de son membre. La capacité du pool change lors de l’ajout ou de la suppression de membres du pool.
   • Non : le système définit la capacité du pool, mais vous pouvez le modifier. L’ajout et la suppression de membres du pool ne modifient pas la capacité.

6. Ajoutez des attributs de ressource à prendre en compte pour la planification. Considérez le pool comme une ressource standard, car il est lié à l’ajout d’attributs comme des caractéristiques ou desterritoires.

7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Ajouter des membres de pool

Ajoutez des membres à un pool. L’emplacement du membre du pool est extrait du pool.

1. Dans un enregistrement de groupe de ressources, accédez à Éléments associés>Enfants de la ressource.

2. Sélectionnez Nouveau groupe de ressources bookable et entrez un nom pour la ressource. Cette entité associée est appelée BookableResourceGroup.

3. Choisissez une ressource secondaire et définissez une plage de dates pour l'adhésion au pool. Les équipes et les autres groupes ne peuvent pas devenir des sous-catégories d'un pool.

4. Cliquez sur Enregistrer. Ajoutez d’autres membres de pool en fonction des besoins.

   

Réserver une piscine avec l’Assistant de planification

Les ressources de pool s’affichent comme disponibles dans l’assistant Planifier si le système peut répartir la durée de travail planifiée sur plusieurs ressources enfants. Par exemple, si vous souhaitez planifier une tâche d’une heure et qu’aucune ressource n’est disponible pour l’heure complète, le système suggère deux ressources disponibles pendant 30 minutes chacune.

Les ressources du pool ne s’affichent pas comme disponibles dans l’Assistant Planification si le pool est entièrement réservé pour la période, même si la ressource individuelle n’est pas réservée pour la période.

1. Sélectionnez Book sur un formulaire de demande pour ouvrir l'Assistant de Planification. L’Assistant Planification affiche le pool et les membres individuels du pool en fonction de la configuration requise.

2. Sélectionnez la ressource du pool et un créneau horaire, puis sélectionnez Book &Exit.

Gérer un pool sur le tableau de planification

1. Dans le tableau de planification, ouvrez le volet Filtres . Définissez le filtre Types de ressources sur Pool et sélectionnez Appliquer.

2. Pour définir le pool comme vue par défaut pour l’onglet tableau de planification sélectionné, sélectionnez les points de suspension (...), puis Enregistrer comme option par défaut.

3. Cliquez avec le bouton droit sur le pool de ressources et sélectionnez Afficher les membres du groupe pour afficher le pool et les membres du pool.

   

Affecter des réservations de groupe

Affectez des ressources spécifiques à un besoin affecté à un pool. Les réservations attribuées aux ressources des membres du pool pendant les heures non ouvrables sont comptabilisées deux fois dans la capacité de la ressource du pool.

1. Pour modifier une affectation de réservation, choisissez l’une des options suivantes :

   • Glisser-déplacer manuellement : Sélectionnez et faites glisser une réservation du groupe de ressources, puis déplacez-la sur l’un des membres du groupe.

   • Substitution : cliquez avec le bouton droit sur une réservation dans le pool de ressources, sélectionnez Réserver un remplaçant, puis choisissez un membre du pool de ressources.

   • Rebook : cliquez avec le bouton droit sur une réservation de pool, puis sélectionnez Rebook. Modifiez les critères de filtre pour ne plus rechercher de pools, mais pour rechercher les ressources contact, utilisateur et compte.

   La durée est réinitialisée à la durée de réservation par défaut.

2. Modifiez l’heure de fin pour qu’elle corresponde à la durée d’origine. Ensuite, annulez la réservation de pool d’origine.