Créer et envoyer un message électronique

En général, vous pouvez envoyer des courriers électroniques à vos clients directement depuis Dynamics 365 Sales. Toutefois, lorsque vous activez la fonctionnalité d’engagement par e-mail, vous avez plus de choix dans vos e-mails, tels que suivre ou ne plus suivre, lorsque vous composez un e-mail.

Contactez votre administrateur si vous ne voyez pas les fonctionnalités d’engagement lié au courrier électronique décrites ici. Plus d’informations : Configurer l’engagement par courrier électronique.

Considération

Avant d’utiliser les fonctionnalités d’engagement par e-mail, assurez-vous que le fuseau horaire personnel de votre application de vente correspond à votre fuseau horaire actuel. Ce paramètre est utilisé lorsque vous planifiez l’heure de remise des e-mails et les rappels de suivi. Si vous ne définissez pas cette valeur, l’application utilise le fuseau horaire personnel de votre application, ce qui peut ne pas correspondre à votre fuseau horaire réel. Par exemple, si votre fuseau horaire personnel dans l’application est défini sur IST (Heure standard indienne) et que votre heure actuelle est définie sur GMT (Heure de Greenwich), la planification d’un e-mail pour 10:00 GMT définit l’heure de livraison à 3:30 PM IST, ce qui peut ne pas être votre heure de livraison prévue.
Pour définir votre fuseau horaire personnel, accédez à vos paramètres de personnalisation et modifiez le fuseau horaire dans lequel vous vous trouvez pour votre fuseau horaire actuel. Pour plus d’informations, consultez Définir vos options personnelles.

Créer un message

Les fonctionnalités d’engagement lié au courrier électronique s’appliquent à chaque courrier électronique que vous envoyez via Dynamics 365 Sales. Lorsque vous envoyez un courrier électronique, cela ajoute automatiquement une activité d’courrier électronique à l’enregistrement, et cet enregistrement est défini en tant que valeur Concernant du message. En outre, la fonctionnalité d’engagement lié au courrier électronique collecte des indicateurs de performance clés (KPI) et détermine où l’courrier électronique est affiché en fonction des destinataires (adresses de destination, de provenance et de copie).

Avant de créer l’e-mail, comprenez les différentes options disponibles dans le formulaire de messagerie :

1. Pièce jointe : une liste des fichiers joints à votre courrier électronique ainsi que des contrôles pour ajouter, supprimer et modifier les pièces jointes.
2. Suivre/Ne pas suivre : activez le suivi pour suivre l’engagement de votre client avec le message ou désactivez-le pour arrêter le suivi. D’autres contrôles et liens apparaissent selon les besoins, par exemple lorsqu’un destinataire n’autorise pas le suivi. Pour plus d’informations, consultez Suivre ou ne plus suivre un message.
3. Envoyer plus tard : définissez l’heure de livraison de votre message si vous ne souhaitez pas l’envoyer tout de suite. Les délais de remise recommandés peuvent apparaître ici, en fonction du fuseau horaire du destinataire.
4. Définir un rappel : définissez un rappel pour un suivi à une heure précise. Par exemple, vous souhaiterez peut-être recevoir une alerte si le message reste non ouvert pendant trois jours.
5. Insérer un modèle : insérez un texte standard que vous pouvez réviser si nécessaire. Votre organisation peut disposer de plusieurs modèles en fonction des besoins métier, comme un suivi de réunion ou une introduction. L’engagement par courrier électronique suggère un modèle basé sur les performances précédentes.

Créer et envoyer un courrier électronique :

1. Ouvrez l’enregistrement auquel vous souhaitez ajouter l’activité (généralement un contact, une opportunité, un prospect, ou un compte).
2. Dans la section Chronologie sélectionnez + (Créer un enregistrement de chronologie) >E-mail.
3. Sélectionnez un destinataire et saisissez l’objet du message.
4. Entrez le corps de votre message, ou insérez un modèle d’courrier électronique.
5. Sélectionnez Envoyer ou Enregistrer pour enregistrer le brouillon du message et le terminer plus tard.

Utiliser un modèle de courrier électronique

Les modèles de courrier électronique sont des messages standard que vous envoyez souvent, comme des présentations, des confirmations, des messages de remerciement, et des rappels. Ils peuvent inclure des valeurs dynamiques que le système remplit automatiquement, telles que le nom du destinataire ou un numéro de commande. Ils vous permettent de démarrer rapidement lorsque vous écrivez des messages courants.

L’engagement par e-mail analyse les performances de tous les messages envoyés par votre équipe commerciale à partir de Dynamics 365 Sales et identifie les modèles les plus réussis. Il affiche tous les modèles disponibles, mais met en évidence ceux qui génèrent les plus d’ouvertures, de réponses ou de ventes.

1. Créer un message.
2. Sur la barre de commandes, sélectionnez Insérer un modèle.
3. Dans la fenêtre Modèles d’courriers électroniques, sélectionnez la langue si nécessaire, puis recherchez et sélectionnez un modèle.
4. Sélectionnez Appliquer le modèle.
   Le contenu du modèle est inséré dans le corps du message.
5. Personnalisez le contenu du modèle selon vos besoins.
6. Sélectionnez Envoyer ou Enregistrer pour enregistrer le brouillon du message et le terminer plus tard.

Ajouter des pièces jointes

Lorsque vous joignez des documents, des feuilles de calcul ou des images à vos courriers électroniques, vous pouvez suivre ces pièces jointes pour savoir si le destinataire les a ouvertes. Vous pouvez inclure des pièces jointes suivies et non suivies dans le même courrier électronique.
Par défaut, les pièces jointes ne sont pas suivies. Vous devez suivre manuellement chaque pièce jointe que vous souhaitez contrôler. De plus, vous ne pouvez pas suivre les pièces jointes lorsque les destinataires du message n'autorisent pas le suivi.

1. Créer un message.

2. Dans la section Pièce jointe, sélectionnez +.

3. Localisez et sélectionnez le fichier que vous souhaitez joindre.

4. Sélectionnez Ouvrir.
   Selon la taille du fichier, l’ajout d’une pièce jointe peut prendre plusieurs secondes.

5. Sélectionnez la pièce jointe à suivre, puis sélectionnez d’autres options >Suivre.
   La pièce jointe est maintenant suivie et la colonne Suivi indique Oui.

   Note

   L’option Suivre n’est disponible que lorsque la fonction de pièce jointe améliorée est désactivée. Contactez votre administrateur pour désactiver la fonctionnalité de pièce jointe améliorée.

6. Sélectionnez Envoyer ou Enregistrer pour enregistrer le brouillon du message et le terminer plus tard.

Suivre ou ne plus suivre un message

Lorsque vous suivez un e-mail, l’engagement par e-mail peut vous indiquer quand le destinataire l’a ouvert, y a répondu, a ouvert une pièce jointe ou a cliqué sur un lien. Pour plus d'informations, consultez Voir les interactions de message avec l'engagement par e-mail.

La section Engagement lié au courrier électronique comprend les indicateurs et contrôles suivants :

Indicateur ou contrôle	Description
	Indique que vous suivez le courrier électronique en cours, y compris les liens que vous avez inclus, et que vous avez la possibilité de suivre les fichiers que vous avez joints. Sélectionnez Ne pas suivre pour arrêter de suivre le message. Cet état est la valeur par défaut pour les nouveaux messages lorsque votre organisation active l’engagement par e-mail et que tous les destinataires autorisent ce qui suit.
	Indique que vous ne suivez pas le courrier électronique en cours, y compris les liens que vous avez inclus. Vous ne pouvez pas non plus suivre les pièces jointes. Sélectionnez Suivre pour activer le suivi si les destinataires l’autorisent.
	Indique qu'un ou plusieurs destinataires ont défini l'option sur Ne pas autoriser. Vous ne pouvez pas suivre ce message à moins de supprimer les destinataires qui n’autorisent pas le suivi ou de modifier leur paramètre. – Cliquez sur Afficher les préférences pour afficher les noms des destinataires et les préférences suivantes dans une nouvelle fenêtre. Sélectionnez un nom pour ouvrir la fiche du destinataire. – Si vous avez supprimé des destinataires qui ne souhaitent pas être suivis ou modifié leurs paramètres pour autoriser le suivi, sélectionnez Réessayer de suivre pour réessayer. – Sélectionnez Ne pas suivre pour arrêter d’essayer de suivre ce message. Dans un délai d’environ 15 minutes après l’ouverture d’un message suivi, le système crée une carte d’action dans l’assistant. La carte inclut des liens vers le message et les enregistrements associés, et des boutons d’action permettant de générer une activité d’appel, répéter l’alerte, ou la supprimer. En savoir plus sur les communications client guidées avec l’assistant.

Choisissez l’heure de livraison la plus efficace

Vos messages électroniques peuvent obtenir plus ou moins d’attention selon l’heure à laquelle ils parviennent dans les boîtes de réception des destinataires. Par exemple, de nombreuses personnes commencent leur journée avec une boîte de réception déjà pleine ; les messages arrivés pendant la nuit doivent donc rivaliser pour attirer l’attention et risquent d’être reportés à plus tard, voire oubliés. Les courriers électroniques reçus plus tard dans la journée ont davantage de chances d’être remarqués et traités sur-le-champ. Avec l’engagement lié au courrier électronique, vous pouvez composer vos messages électroniques quand cela vous convient, mais laisser Dynamics 365 Sales les livrer quand cela convient le mieux à vos destinataires.

Le système recommande parfois une heure de livraison basée sur le fuseau horaire du destinataire. Il part de l’hypothèse d’une journée de travail standard de 8 h 00 à 17 h 00, du lundi au vendredi, et suggère l’heure ouvrable la plus proche si vous travaillez en dehors de la journée ouvrable du destinataire. Si le message a plusieurs destinataires ou si aucune adresse n’est fournie, le système ne fait pas de recommandation.

Votre organisation doit activer Bing Maps et le destinataire doit avoir une adresse physique dans Sales pour l’engagement lié au courrier électronique afin de déterminer le fuseau horaire.

Si aucune recommandation n’apparaît, ou si vous préférez utiliser votre propre logique, vous pouvez spécifier n’importe quelle heure d’envoi.

La fonction de délai de livraison est disponible pour les messages suivis et non suivis.

1. Créer un message.

2. Lorsque vous êtes prêt à envoyer le message, regardez sous Envoyer plus tard dans la section Engagement lié au courrier électronique.

   Si le système peut recommander une heure de livraison, celle-ci apparaît ici. Que ce soit le cas ou non, vous pouvez quand même retarder la livraison.

3. Sélectionnez Envoyer plus tard.

   

   Si le système a recommandé une heure ou une date, ces informations sont renseignées pour vous. Dans le cas contraire, la date est vide. Dans les deux cas, il utilise votre heure locale, et pas celle des destinataires.

4. Dans la boîte de dialogue Planifier le courrier électronique, sélectionnez la date et l’heure de livraison.

   

   Note

   Le sélecteur de dates utilise le fuseau horaire personnel de votre application. Vérifiez qu’il est défini sur votre fuseau horaire actuel. Pour plus d’informations, consultez la section Considérations.

5. Sélectionnez Planifier le courrier électronique.

   L’indicateur Envoi différé passe au vert. Sélectionnez Modifier l’horaire ou Supprimer le délai si vous devez modifier le délai ou envoyer le message immédiatement. Vous pouvez modifier la livraison planifiée à tout moment avant l’envoi du message.

   

6. Sélectionnez Envoyer ou Enregistrer pour enregistrer le brouillon du message et le terminer plus tard.

Les messages planifiés apparaissent ainsi dans la liste Activités de l’enregistrement Concernant. Jusqu’à l’heure panifiée, vous pouvez supprimer ou replanifier le message de là. Vous pouvez également modifier la date ou l’heure du rappel de suivi. Vous ne pouvez modifier aucun autre paramètre après avoir sélectionné Envoyer.

Définir un rappel de suivi de message

Pour vous assurer que vous n’oubliez pas de suivre un e-mail important, définissez un rappel. Cette fonctionnalité n’est disponible que dans les courriers électroniques envoyés.

1. Créer un message.

2. Lorsque vous êtes prêt à définir le rappel, dans la section Engagement lié au courrier électronique, sélectionnez Définir un rappel.

   

3. Dans la boîte de dialogue Définir un rappel, complétez les champs suivants.

   • Condition : sélectionnez la condition qui déclenche le rappel :
     • Si je ne reçois pas de réponse avant : déclenche le rappel si aucune réponse n’est reçue avant la date Remind by. Uniquement disponible pour les messages suivis.
     • Si l’e-mail n’est pas ouvert par : déclenche le rappel si le message n’est pas ouvert avant la date de rappel. Uniquement disponible pour les messages suivis.
     • Me rappeler quand même à : déclenche le rappel à la date et l’heure spécifiées, quoi qu’il arrive.
   • Rappeler d’ici le : spécifiez la date et l’heure d’affichage du rappel lorsque la condition est remplie.
   • Commentaire : si vous le souhaitez, ajoutez une note au rappel.

   

   Note

   Le sélecteur de dates utilise le fuseau horaire personnel de votre application. Vérifiez qu’il est défini sur votre fuseau horaire actuel. Pour plus d’informations, consultez la section Considérations.

4. Sélectionnez OK pour enregistrer vos paramètres et fermer la fenêtre.

   L’indicateur Définir un rappel devient bleu et un bref résumé de vos paramètres de rappel s’affiche. Une fois l’heure de rappel écoulée, le résumé est mis à jour pour l’indiquer. Sélectionnez Modifier le rappel ou Supprimer le rappel si vous devez modifier le rappel ou le supprimer.

   

5. Sélectionnez Envoyer ou Enregistrer pour enregistrer le brouillon du message et le terminer plus tard.

Lorsque le rappel est déclenché, le système crée une carte d’action dans l’assistant. La carte a une priorité élevée, vous devez donc la voir immédiatement. La carte fournit des liens vers le message, les enregistrements associés, et des boutons d’action permettant de supprimer ou répéter l’alerte. Découvrez-en davantage sur la fiche de courrier électronique de rappel.

Vous ne trouvez pas les fonctionnalités dans votre application ?

Il existe quelques possibilités :

• Vous ne disposez pas de la licence nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité. Consultez la table de comparaison et le guide des licences pour voir quelles fonctionnalités sont disponibles avec votre licence.
• Vous ne disposez pas du rôle de sécurité nécessaire pour utiliser cette fonctionnalité.
  • Pour configurer une fonctionnalité, vous devez disposer des rôles Administration et Personnalisation
  • Pour utiliser les fonctionnalités liées à la vente, vous devez disposer des rôles de vente principaux
  • Certaines tâches nécessitent des rôles fonctionnels spécifiques.
• Votre administrateur n’a pas activé la fonctionnalité.
• Votre organisation utilise une application personnalisée. Consultez votre administrateur pour connaître les étapes exactes. Les étapes décrites dans cet article sont spécifiques aux applications prêtes à l’emploi Centre des ventes ou Sales Professional.

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Activer l’engagement lié au courrier électronique
Afficher les interactions des messages avec l’engagement par courrier électronique
Configurer les préférences de confidentialité
Créer des modèles de courriers électroniques