Favoriser l’adoption du traitement des documents pour Microsoft 365

Le traitement de documents pour Microsoft 365 est une suite de services cloud qui utilisent l’intelligence artificielle (IA) pour automatiser le traitement du contenu et extraire des connaissances à partir de données non structurées. Ces services vous aident à transformer votre contenu en informations structurées et exploitables qui peuvent être facilement recherchées, analysées et réutilisées dans votre organization.

En intégrant le traitement des documents dans vos workflows, vous pouvez simplifier les opérations, améliorer la conformité et améliorer la détectabilité. Voici quelques exemples de la façon dont les services peuvent être appliqués :

• Organiser et gérer les documents. Extrayez, résumez ou générez automatiquement le contenu des fichiers chargés dans votre bibliothèque de documents SharePoint.

• Étendre la portée globale. Créez des copies traduites d’un fichier sélectionné ou d’un ensemble de fichiers dans toutes les langues prises en charge.

• Générer automatiquement des documents de routine. Simplifiez la création de documents récurrents, tels que les rapports de maintenance, les mises à jour status ou les résumés de conformité.

• Générez des documents en bloc. Automatisez la création de grands volumes de documents similaires, tels que les renouvellements de contrats ou l’intégration de paquets, à l’aide d’outils d’assembly de contenu.

• Traiter les documents entrants. Gérez et extrayez les données des documents commerciaux entrants, y compris les formulaires d’assurance, les vérifications commerciales et les contrats de location.

• Améliorez la détectabilité du contenu. Améliorer la façon dont les documents métier et les informations sur les employés, telles que les stratégies et les procédures, sont organisés et exposés dans les bibliothèques de documents.

• Extrayez des détails de contenu spécifiques. Centralisez et récupérez les informations clés, telles que les numéros de brevets ou les données de conformité, pour faciliter leur localisation et leur action.

• Prise en charge de la conformité et de la gouvernance. Appliquez le traitement des documents pour répondre aux exigences de rétention et de confidentialité pour les documents métier, notamment les supports d’événements et les fichiers de conférence.

Identifier les scénarios métier

Avant d’implémenter des services de traitement de documents dans votre organization, il est important d’identifier les scénarios métier où ces fonctionnalités ajoutent le plus de valeur. Comprendre le « pourquoi » derrière vos cas d’usage permet de déterminer quelles fonctionnalités sont les plus bénéfiques et si le traitement des documents est nécessaire. Il guide également la sélection du type de modèle approprié.

Pour atteindre les résultats métier souhaités, vous pouvez combiner plusieurs fonctionnalités. Utilisez les exemples de scénarios et de cas d’usage pour donner des idées sur la façon dont le traitement des documents peut prendre en charge les objectifs de votre organization.

Pourquoi cela se produit-il

Le contenu est le moteur de votre organization. De nombreuses unités commerciales s’appuient sur le traitement des données, souvent à l’aide de workflows manuels ou semi-automatisés qui impliquent plusieurs étapes. Les services de traitement de documents peuvent simplifier ces efforts et améliorer vos pratiques de gestion de contenu en activant :

• Recherche et filtrage avancés pour améliorer la détectabilité et la récupération.

• Mise en forme conditionnelle pour simplifier la révision et le filtrage des documents.

• Génération de rapport Power BI en un clic à l’aide de métadonnées extraites.

• Règles et workflows automatisés via Power Automate.

• Application de la conformité via des étiquettes de rétention et de confidentialité.

Prendre en compte le cycle de vie de votre contenu

Le contenu passe par un cycle de vie classique, de la création et de la recréation à la compréhension, au traitement, à la découverte et à la recherche. De nombreux services sont disponibles pour soutenir votre entreprise à chacune de ces étapes.

Création et réutilisation de contenu

Dans le cycle de vie du contenu, il peut y avoir des cas d’usage pour automatiser la création de contenu, en particulier le contenu transactionnel ou normalisé, et l’assembly de contenu peut être utile à cette fin. L’assembly de contenu peut créer automatiquement des documents métier courants ou répétitifs, tels que des contrats, des énoncés de travail, des contrats de service, des lettres de consentement, des arguments de vente et d’autres correspondances de routine.

Une fois que vous avez identifié les types de documents répétitifs, vous souhaitez identifier la source de données qui peut être utilisée comme source pour les documents. Disposer d’une liste ou d’une source de données pour remplir les documents vous permet d’effectuer cette tâche plus rapidement, de manière plus cohérente et avec moins d’erreurs en créant des modèles modernes et en utilisant ces modèles pour générer des documents.

Collaboration sur du contenu

La fonctionnalité d’annotations est utilisée pour ajouter des notes et des commentaires au contenu des bibliothèques de documents, que ce soit pour vous-même ou pour collaborer avec d’autres personnes. La fonctionnalité d’annotations peut être utilisée sans modifier les fichiers d’origine, de sorte que les enregistrements d’origine sont conservés.

Les outils d’annotation incluent actuellement un stylet et un surligneur, où les couleurs peuvent être sélectionnées avec une gomme pour supprimer les traits d’encre et les annotations précédentes. Une fois que vous avez configuré un abonnement Azure dans votre locataire pour les services de paiement à l’utilisation, cette fonctionnalité est activée pour vos utilisateurs. Vous pouvez envisager de fournir des détails aux utilisateurs finaux sur la fonctionnalité, en particulier aux groupes d’entreprises qui peuvent fortement marquer ou annoter des documents.

Compréhension et traitement du contenu

L’utilisation de modèles de traitement de document pour automatiser la classification et l’extraction de données à partir du contenu à l’aide du traitement des documents et des fonctionnalités d’étiquetage de taxonomie ou d’étiquetage d’images peut faire gagner du temps et de l’argent tout en réduisant les risques de fautes de frappe ou d’informations manquées.

Les modèles de traitement de documents peuvent effectuer différents types de tâches dans votre contenu, notamment la classification, l’extraction et les mots clés. Le tableau suivant présente ces tâches et les fonctionnalités associées.

Conformité du contenu

Les modèles de traitement de document peuvent également être utilisés pour ajouter la conformité en leur demandant d’appliquer des étiquettes de confidentialité et de rétention au contenu ajouté aux bibliothèques de documents avec des modèles configurés avec eux.

Une fois que le type de contenu et les métadonnées sont disponibles dans une bibliothèque de documents, les utilisateurs professionnels peuvent tirer parti de plusieurs fonctionnalités. Ils peuvent créer de nouvelles vues du contenu, générer des rapports et déplacer automatiquement le contenu à l’aide de règles basées sur des métadonnées spécifiques. En outre, ils peuvent concevoir des flux de travail de processus métier pour des tâches telles que les approbations, l’intégration de données à d’autres systèmes, la génération d’ordres de travail et l’automatisation de nombreuses tâches qui étaient effectuées manuellement auparavant.

Détectabilité du contenu

L’utilisation des services de traitement de documents peut améliorer l’expérience de recherche, car chaque élément de métadonnées extrait du contenu peut désormais faire l’objet d’une recherche. La fonctionnalité de requête de contenu vous permet d’effectuer des requêtes spécifiques basées sur des métadonnées sur des bibliothèques de documents SharePoint. Vous pouvez effectuer des requêtes plus rapides et plus précises basées sur des valeurs de colonne de métadonnées spécifiques, plutôt que de simplement rechercher des mots clés.

En plus de classifier et d’extraire des données du contenu ajouté à une bibliothèque SharePoint, votre organization peut avoir du contenu actuellement verrouillé dans des images qui est difficile à localiser. Le service de reconnaissance optique de caractères (OCR) vous permet d’extraire du texte imprimé ou manuscrit à partir d’images et de documents. Les affiches, les dessins et les étiquettes de produits sont des exemples d’images. Les articles, les rapports, les formulaires et les factures sont des exemples de documents. Le texte est généralement extrait sous forme de mots, de lignes de texte, de paragraphes ou de blocs de texte, ce qui permet d’accéder à la version numérique du texte numérisé. Les informations extraites sont indexées dans la recherche et peuvent être mises à disposition pour les fonctionnalités de conformité telles que la protection contre la perte de données (DLP).

Planifier la prise en main

Pour commencer à utiliser les services de traitement de documents, commencez par évaluer l’état actuel de votre organization et les besoins en matière de gestion, de traitement et d’analyse du contenu. Identifiez les référentiels de contenu clés utilisés par différentes équipes et interagissez avec ces groupes pour comprendre leurs processus et scénarios métier.

Recherchez les opportunités où la gestion manuelle du contenu peut être automatisée. Ces tâches peuvent inclure :

• Réception et traitement de formulaires ou de documents standard (exmaple, formulaires RH ou bons de commande).

• Génération de contenu reproductible à grande échelle (par exemple, des lettres d’offre ou des propositions).

• Flux de travail d’annotation manuelle (par exemple, révisions papier et papier ou outils partenaires) qui peuvent être transférés dans votre environnement SharePoint.

Questions pour guider la planification des scénarios

Lorsque vous évaluez les scénarios métier à hiérarchiser, tenez compte des questions suivantes :

• Est-ce que cela résout un problème réel ? Concentrez-vous sur les scénarios qui traitent des problèmes ou des inefficacités.

• Sera-t-il largement utilisé ou aura-t-il un large impact ? Hiérarchisez les cas d’usage qui profitent à plusieurs équipes ou services.

• Est-il accessible ? Assurez-vous que le scénario est réalisable avec vos outils et ressources actuels.

• Pouvez-vous mesurer le succès ? Définissez des métriques claires pour suivre l’impact et les résultats.

L’outil d’évaluation Microsoft 365 peut également vous aider à identifier les zones potentielles de votre environnement SharePoint qui pourraient tirer parti des services de traitement de documents.

Bien démarrer avec les modèles de site

Si vous ne savez pas par où commencer, explorez les modèles de site disponibles dans votre locataire après avoir configuré le paiement à l’utilisation et configuré votre abonnement Azure. Ces modèles sont les suivants :

• Prédéfini et prêt à être déployé.
• Personnalisable pour répondre aux besoins de votre organization.
• Disponible sur tous les sites d’équipe.

Utilisez ces modèles pour lancer rapidement un site professionnel qui permet de gérer, de traiter et de suivre des documents métier à l’aide de plusieurs fonctionnalités Microsoft 365. Ces sites sont idéaux pour :

• Démonstration des fonctionnalités aux parties prenantes de l’entreprise.
• Accélération de la planification et de la planification des scénarios.
• Présentation de la valeur pour les domaines d’activité tels que la gestion des contrats et la comptabilité.

Ils fournissent une base solide pour la création de solutions qui simplifient les flux de travail des documents et améliorent la gestion du cycle de vie du contenu.

Découvrir les rôles et les responsabilités

Lorsque vous planifiez vos projets de traitement de documents, il est important d’identifier qui dans votre organization doit être impliqué. Commencez par mapper les fonctionnalités que vous prévoyez d’utiliser. Ce processus permet de clarifier les rôles qui sont essentiels.

Par exemple, si vous vous concentrez sur le traitement des documents, le rôle d’administrateur SharePoint est essentiel dans la création et la gestion des centres de contenu nécessaires à la gestion des modèles à grande échelle. Si vous vous concentrez sur des fonctionnalités telles que la reconnaissance optique de caractères et la conformité, l’administrateur de conformité Purview est nécessaire. Si l’étiquetage de taxonomie est poursuivi, il est important de comprendre la gestion de votre magasin de termes d’entreprise ou de déterminer si vous utilisez un centre de contenu.

Le mappage précoce des rôles aux fonctionnalités permet de garantir que les bonnes personnes sont impliquées et que votre projet est configuré pour réussir.

Considérations relatives à l’installation et à la configuration

La planification de l’utilisation des services de traitement de documents implique de déterminer les fonctionnalités que vous prévoyez d’activer et de planifier les coûts à l’aide de la calculatrice de coûts Microsoft SharePoint pour vous aider à prédire les coûts des services de paiement à l’utilisation. Cet outil vous permet de mieux comprendre les modèles d’utilisation et les coûts estimés de votre organization, ce qui vous permet de prendre des décisions plus éclairées. Il est également utile conjointement avec l’outil d’évaluation Microsoft 365, qui analyse votre architecture des informations et met en évidence les bibliothèques avec des types de contenu personnalisés et des colonnes étendues qui peuvent tirer parti de l’automatisation basée sur l’IA.

Liste de contrôle de préparation

Pour vous préparer à l’implémentation des services de traitement de documents, vous devez :

1. Planifier

   • Planifiez l’exploitation de la valeur des services de traitement de documents dans des domaines tels que :
     • Recherche
     • Filtrage et mise en forme de l’affichage
     • Conformité
     • Automation

2. Identifier

   • Comprendre l’architecture des informations existante et l’utilisation des fonctionnalités de gestion de contenu.
   • Les types de contenu existants sont-ils de bons candidats pour les modèles ?
   • Quels processus existants seraient améliorés par les métadonnées ?
   • Quelle quantité de contenu traiterez-vous ?

3. Concevoir

   • Concevez votre approche de l’architecture des informations, des métadonnées managées et des types de contenu.
   • Concevez le processus pour la définition, la création et la gestion.