Démarrage rapide : Créer et déployer un chatbot classique

Copilot Studio permet à toute personne de l’organisation de créer des chatbots dans Microsoft Teams. Le chatbot dispose nativement de capacités de traitement du langage naturel (NLP) et d’une interface graphique sans code. Grâce à notre dernière intégration avec Teams, vous pouvez créer, concevoir, tester et publier votre chatbot dans Teams directement depuis l’interface Microsoft Teams.

Lorsque vous créez un chatbot, tenez compte des points suivants :

• Les types de questions que quelqu'un pourrait poser
• Les différentes manières de poser une question
• Les réponses attendues
• Si un utilisateur a ou non des questions ou des préoccupations complémentaires

Pour vous aider à démarrer dans la création de chatbots pour les ressources humaines (RH), ce guide de démarrage rapide vous montre comment :

• Adapter votre scénario et vos besoins à ce qu’un chatbot peut faire
• Créer un chatbot dans l’application Copilot Studio dans Teams
• Créer et améliorer des rubriques qui répondent aux questions courantes de style RH
• Tester, publier et partager le chatbot avec votre organisation

Bot d’assistance RH est un chatbot de questions/réponses convivial qui vous met en contact avec un expert professionnel du support de l’équipe RH lorsque le personnel RH n’est pas en mesure de vous aider. Un employé peut poser une question au chatbot et le chatbot répond avec une réponse s’il a du contenu disponible.

Si le chatbot n’a pas de réponse, l’employé peut soumettre une requête. La requête est envoyée à une équipe prédéterminée d’experts qui répondent aux notifications de requête.

Scénario

Vous travaillez au sein des ressources humaines (RH) chez Contoso et devez créer un chatbot de support RH dans Microsoft Teams. Le chatbot répond aux questions RH courantes, comme les congés des employés, avec des informations pertinentes de la base de connaissances interne de l’entreprise. Le chatbot contacte les experts RH et les informe qu’un employé a besoin d’aide pour des scénarios inhabituels.

Une fois le chatbot publié, les employés de Contoso peuvent accéder aux informations RH dans Teams sans avoir besoin d’effectuer des recherches sur l’intranet de l’entreprise.

Installer l’application Copilot Studio dans Microsoft Teams

Commencez par lancer l’application Copilot Studio dans Teams :

1. Accédez à l’App Store Teams et recherchez « Microsoft Copilot Studio ».

2. Sélectionnez Ajouter ou Ouvrir, si vous l’avez déjà ajouté, pour l’application Microsoft Copilot Studio.

L'application s'ouvre sur la page d'accueil de Copilot Studio. Les utilisateurs de Teams peuvent créer des chatbots ici sans quitter Teams.

Créer un chatbot dans une équipe

1. Sélectionnez Démarrer maintenant sur la page d’accueil.

2. Choisissez l’équipe qui gère le chatbot et sélectionnez Continuer. Vous pouvez créer une équipe si nécessaire, avant d’y ajouter un chatbot.

3. Sélectionnez la langue souhaitée. Pour plus d’informations sur le choix d’une langue, consultez Prise en charge des langues.

4. Entrez un nom pour votre chatbot, par exemple « Bot de support RH ».

5. Remplacez l’icône par défaut par une icône plus représentative, si vous le souhaitez.

6. Ajoutez des invites suggérées, si vous le souhaitez.

7. Cliquez sur Créer.

Créer une rubrique sur les congés des employés pour les requêtes courantes sur les congés

Un chatbot est fourni avec une collection de rubriques qui définissent la façon dont il interagit avec les utilisateurs. Créons une rubrique pour répondre aux questions des employés sur les congés.

1. Sélectionnez Rubriques dans le volet de gauche.

2. Sélectionnez Nouvelle rubrique>À partir de zéro.

3. Cochez la case Phrases déclencheurs pour ajouter des phrases.

4. Ajoutez des phrases déclencheur dans le volet Phrases déclencheur. Pour l’exemple, saisissez les phrases suivantes :

   • Besoin d’informations sur les congés
   • J’ai besoin d’aide relative aux congés
   • De combien de jours de congés je dispose ?
   • Quels sont les jours fériés ?
   • J’ai besoin d’un congé prolongé

   Les phrases déclencheur pour chaque rubrique définissent les façons dont les utilisateurs poseront des questions concernant cette rubrique. Ces phrases correspondent à la façon dont nous prévoyons que les employés poseront des questions sur les congés.

   Copilot Studio est livré avec des fonctionnalités intégrées de langage naturel. Il vous suffit de définir quelques phrases déclencheurs sur les congés et le chatbot peut déclencher avec précision la rubrique en fonction de l’entrée de l’employé.

5. Sélectionnez cette option + pour enregistrer les phrases déclencheur. Fermez le volet Phrases déclencheurs lorsque vous avez terminé.

   Le nœud Phrases déclencheurs affiche les phrases.

6. Sélectionnez Détails dans la barre d’outils.

7. Nommez la rubrique Congés des employés et entrez une description appropriée.

8. Fermez le volet Détails.

9. Définissez la façon dont le chatbot interagit avec les employés.

10. Cliquez sur Enregistrer. Votre nouvelle rubrique devient disponible.

Définir la façon dont le chatbot interagit

1. Entrez le texte suivant dans le nœud de message existant : « Je peux répondre aux questions liées aux congés. »

2. Sélectionnez l’icône Ajouter un nœud (+) sous le nœud de message, puis sélectionnez Poser une question pour ajouter un nœud de question à la rubrique.

3. Entrez « Quelles informations recherchez-vous ? » dans la zone de texte Poser une question. L’employé pourrait poser cette question.

4. Sous Options pour l’utilisateur, ajoutez les deux options Congés payés et Jours fériés.

   

   Les choix de l’utilisateur sont stockés dans une variable et la rubrique s'oriente vers une branche ou une autre en fonction de l’option choisie par l’utilisateur. Vous pouvez renommer la variable pour mieux la suivre dans la rubrique.

5. Sur la variable, sous Enregistrer la réponse sous, sélectionnez l’icône en forme de crayon pour modifier les propriétés de la variable.

6. Le volet Propriétés de la variable s’ouvre. Renommez la variable TimeOffType. Fermez le volet Propriétés de la variable pour voir les modifications reflétées sur le canevas de création.

   

   Vous pouvez ajouter des réponses différentes pour chaque option. Pour les congés payés, le chatbot peut diriger les employés vers un site web RH interne pour rechercher les politiques en matière de congés payés.

7. Ajoutez un nœud de message spécifiquement pour la branche Congés payés avec ce message à l’utilisateur : Pour les congés payés, accédez à www.contoso.com/HR/PaidTimeOff pour en savoir plus sur la façon de soumettre des demandes de congés.

8. Ajoutez un nœud en sélectionnant l’icône Ajouter un nœud (+) pour terminer la conversation par une enquête. Sélectionnez Mettre fin à la conversation, puis Terminer par l’enquête. Cette enquête est l’enquête de satisfaction client préintégrée dans le chatbot à utiliser dans les rubriques.

9. Dans le chemin Jours fériés, ajoutez un nœud de message avec le texte suivant :

   National holidays for 2020:
   -   New Year's Day: January 1st
   -   Memorial Day: May 25th
   -   Independence day: July 4th
   -   Labor Day: September 7th
   -   Thanksgiving: November 26th - 27th
   -   Christmas Eve and Christmas Day: December 24th - 25th
   

10. Terminez ce chemin dans la rubrique également avec une enquête. Ajoutez un nœud en sélectionnant l’icône Ajouter un nœud (+), puis Terminer la conversation et Terminer par une enquête.

Tester votre chatbot

Copilot Studio est livré avec un volet de test intégré qui vous permet de tester le chatbot en temps réel.

1. Pour ouvrir le volet de test, sélectionnez Bot de test dans la barre d’outils.

2. Entrez « J’ai besoin d’informations sur les congés. »

   Même si J’ai besoin d’informations sur les congés ne correspond pas directement aux phrases déclencheurs, Copilot Studio traite les entrées de l’utilisateur et déclenche la rubrique relative aux congés des employés.

   Lorsque vous discutez avec le chatbot, vous pouvez voir où celui-ci se trouve dans la conversation en temps réel en suivant les surlignages verts.

3. Sélectionnez Congés payés.

   La rubrique bifurque en fonction de la réponse de l’utilisateur. Vous pouvez ouvrir la variable TimeOffType pour voir la valeur de Congés payés de l’utilisateur. Cependant, que se passe-t-il si l’utilisateur recherche des informations sur les jours fériés dans sa requête ? L’utilisateur peut se sentir agacé si le chatbot lui demande de se répéter. Essayons.

4. En haut du volet de test, sélectionnez l’icône Réinitialiser.

5. Entrez « Besoin d’informations sur les fêtes nationales. »

   Le chatbot contourne la question sur le type de congés et fournit directement des informations sur les fêtes nationales. Ce comportement se produit parce que Copilot Studio prend en charge l’extraction d’entités et peut déterminer que l’utilisateur pose une question sur les jours fériés nationaux.

   

Améliorer la rubrique pour gérer les requêtes complexes en les transmettant aux experts RH

Maintenant que vous avez complété les bases, vous pouvez ajouter une option « Congés prolongés » plus complexe à la rubrique.

1. Revenez à la rubrique que vous avez créée.

2. Dans le nœud Question, ajoutez une option nommée « Congés prolongés. »

   

   Étant donné que la situation personnelle de chaque employé est différente, les questions sur le congé prolongé nécessitent une discussion avec un expert en RH. Vous devrez créer le chatbot afin qu’il puisse mettre en relation les experts en ressources humaines à vos employés.

3. Ajoutez un nœud de message qui dit « Un congé prolongé nécessite l’approbation d’un expert en RH. Laissez-moi vous mettre en contact avec eux. »

   Les chatbots Copilot Studio peuvent agir en ajoutant des actions dans une rubrique. Dans cet exemple, vous ajoutez une action de base qui envoie une notification à un expert en RH. Cette action de base envoie une carte adaptative au canal des experts en RH dans Teams pour informer les experts qu’un utilisateur a besoin de les contacter.

   Vous pouvez créer l’action de base pour envoyer un message à un canal Teams, puis l’appeler avec l’entrée appropriée.

4. Ajoutez un nœud de question demandant une description du problème et ajoutez le texte « Comment décririez-vous le problème ? »

5. Remplacez le type Identifier par Réponse intégrale de l’utilisateur.

6. Enregistrez la description dans une variable nommée Description.

   

7. Ajoutez un nœud sous la question et sélectionnez Appeler un outil, puis Créer un flux, qui lance Power Automate.

8. Choisissez le modèle Envoyer un message à un canal Teams, puis sélectionnez Continuer.

   Vous devrez peut-être authentifier la connexion à Teams. Sélectionnez Se connecter sous Ce flux se connectera à.

   Le modèle de flux utilise deux entrées du chatbot, le Sujet (titre du message) et le Texte du message (message réel), à publier sur le canal.

   1. Sous la définition de flux Publier un message (v3), sélectionnez l’ID d’équipe et l’ID de canal d’équipe où le message doit être affiché.

   2. (Facultatif) Ajoutez du texte au message, en plus de la description saisie par l’utilisateur, et complétez le champ Message.

   3. Donnez un nom au flux et enregistrez-le.

   4. Fermez le canevas de création de flux.

   Vous revenez au canevas de création.

9. Ajoutez un nœud sous la question et sélectionnez Appeler un outil, puis sélectionnez votre nouveau flux.

10. Transmettez la variable que vous avez créée précédemment appelée TimeOffType pour le Subject. Pour Message, sélectionnez la variable Description, qui est collectée dans la conversation instantanée. Lorsque le flux publie un message sur le canal sélectionné, il affiche Congé prolongé comme titre ainsi que le message fourni par l’employé.

    Astuce

    Copilot Studio est désormais directement intégré à Teams afin que le chatbot sache avec quel utilisateur Teams il discute. Cette fonctionnalité permet aux créateurs de chatbots de concevoir des réponses personnalisées et adaptées.

    Pour utiliser le nom de la personne qui discute avec le chatbot, il existe une variable prédéfinie nommée bot.UserDisplayName qui peut être utilisée comme toute autre variable.

    Vous pouvez informer l’employé que les experts ont été informés de sa demande et qu’ils le contacteront.

11. Ajoutez un nœud de message avec le message Nous avons informé l’expert. Il vous contactera sous peu.

12. Terminez la conversation par un sondage.

13. Enregistrez la rubrique.

Vous pouvez ajouter d’autres rubriques afin que le bot de support RH puisse répondre à davantage de questions posées par les employés Contoso.

Publier votre chatbot

La publication du chatbot met les mises à jour les plus récentes à la disposition des utilisateurs.

Dans le menu de navigation, sélectionnez Publier. Sélectionnez à nouveau Publier.

Vous devez effectuer quelques actions supplémentaires pour mettre le chatbot à la disposition des employés.

Mettre votre chatbot à la disposition des autres employés

1. Sur la page Publier, sélectionnez l’option pour ouvrir votre chatbot. Vous pouvez tester votre chatbot avant de le partager.

2. Sélectionnez l’option permettant de rendre votre chatbot accessible à d’autres utilisateurs. Le panneau de configuration pour le canal Teams + Microsoft 365 apparaît.

   1. Modifiez les détails de votre chatbot.

   2. Partagez votre chatbot avec votre équipe.

      Consulter le chatbot dans le magasin d’applications constitue une solution de contournement pour le tester, car cette action ne nécessite pas l’approbation de l’administrateur et évite tout risque de spam auprès de celui-ci.

   3. Une fois que vous êtes entièrement satisfait, partagez le chatbot avec votre organisation, ce qui nécessite l’approbation de l’administrateur.

   Les employés peuvent désormais trouver votre chatbot publié dans l’App Store Teams.

Modifier les détails du chatbot

Dans le volet de personnalisation, vous pouvez modifier l’icône du chatbot qui s’affiche dans Teams et modifier les descriptions courtes et longues de votre chatbot. Ces paramètres sont pré-remplis avec du contenu de base, mais il peut être personnalisé.

Partager votre chatbot avec votre équipe

1. Sélectionnez Ajouter à <votre équipe>. Un panneau s’affiche dans lequel vous pouvez configurer la façon dont votre chatbot accueille les membres de votre équipe.

2. Cliquez sur Ajouter. Un message indique que le chatbot est disponible pour l’équipe. Vous pouvez fermer le volet de configuration.

Partager votre chatbot avec votre organisation

Le partage de votre chatbot avec toute l’organisation le fait apparaître dans la section Créé pour votre organisation de l’App Store Teams. L’accès exige l'approbation de l’administrateur.

1. Sélectionnez Envoi pour approbation Administrateur.

2. Confirmez que l’icône du chatbot, la description courte et la description longue sont correctes.

3. Confirmez que vous souhaitez partager le chatbot avec toutes les personnes de l’organisation.

4. Soumettez-le à l'approbation de l'administrateur. Cette partie du processus ne peut pas être réalisée tout de suite et nécessite un suivi avec l’administrateur pour approbation.

Rechercher votre chatbot dans l’App Store Teams

Une employée nommée Melissa peut trouver le chatbot que vous avez créé dans le magasin d’applications Teams.

Selon la façon dont vous avez partagé votre chatbot, Melissa peut le trouver soit dans la section Extensions Copilot, soit dans la section Créé pour votre organisation de l’App Store Teams. Pour qu’un chatbot apparaisse dans la section Créé pour votre organisation, il doit d’abord être approuvé par un administrateur.

Melissa sélectionne l’application du chatbot et sélectionne Ajouter pour moi. Le chatbot apparaît dans la barre de l’application Teams.

Le Salutation rubrique accueille automatiquement Melissa.

L’employé discute avec le chatbot à propos des congés

Melissa a besoin de congés en juillet et en août pour des raisons personnelles et indique Besoin d’informations sur les congés. Melissa sélectionne Congés payés et un site web apparaît où elle peut en savoir plus sur les congés payés.

Le chatbot recueille ensuite les données de satisfaction client et met fin à la conversation.

Melissa consulte le site RH concernant les congés payés et se rend compte qu’elle a besoin d’un congé prolongé. Melissa revient au chatbot et tape J’ai besoin d’un congé prolongé.

Le chatbot informe Mélissa qu’un expert RH est nécessaire pour la demande de congé prolongé et demande à Melissa une description du problème.

Le chatbot informe un expert, qui contacte rapidement Melissa.

Revenez à la vue du créateur et accédez au canal des experts de l’équipe RH.

Vous voyez que le chatbot a exécuté le flux que vous avez ajouté précédemment et a publié la demande de Mélissa sur le canal.