Créer des groupes de fichiers

Les groupes de fichiers vous permettent de regrouper jusqu’à 500 fichiers dans une seule source de connaissances. Les agents peuvent affiner leur étendue de recherche lorsqu’ils sont interrogés sur les données pertinentes ou connexes.

L’interrogation d’un groupe de fichiers aide les agents à trouver plus facilement le contenu approprié.

Configuration requise pour les groupes de fichiers

• Seuls les fichiers chargés localement sont pris en charge.

• Les agents Copilot Studio nécessitent une recherche Dataverse pour utiliser cette source de connaissances. Si vous ne pouvez pas ajouter de source de connaissances compatible Dataverse, telle que le chargement d’un fichier ou l’ajout d’une table Dataverse à un agent, demandez à votre administrateur d’activer la recherche Dataverse dans votre environnement. Pour plus d’informations sur la recherche Dataverse et sur la façon de la gérer, consultez La recherche Dataverse et configurez la recherche Dataverse pour votre environnement.

Composants du groupe de fichiers

Un groupe de fichiers comporte les trois composants suivants :

• Nom et description : Champs qui aident l’agent à comprendre de quoi traite le contenu.

• Instructions: Champ qui indique à l’agent comment utiliser ce groupe de fichiers pour une requête utilisateur

• Connaissances : fichiers contenant les informations permettant de mettre en place l’assistant

Différences entre les groupes de fichiers et les fichiers individuels

Chaque fichier individuel est sa propre source de connaissances. Un groupe de fichiers utilise plusieurs fichiers comme source de connaissances unique et utilise des instructions pour aider l’agent à trouver le fichier approprié et à renvoyer les informations appropriées à l’utilisateur.

Par exemple, un groupe de fichiers aide lorsqu’une organisation a des informations qui dépendent de facteurs individuels spécifiques, tels que l’emplacement géographique ou le titre du travail.

Lorsque vous utilisez des fichiers individuels comme source de connaissances, l’agent recherche toutes les sources de connaissances en même temps. La réponse dépend d’un ou plusieurs blocs que l’agent trouve dans un ou plusieurs fichiers.

Lorsque vous utilisez des groupes de fichiers, l’agent recherche des informations en deux étapes. Dans la première étape, l’agent utilise les instructions de connaissances pour trouver le fichier approprié. Dans la phase suivante, l’agent recherche les blocs appropriés dans les fichiers qui répondent aux exigences de l’instruction pour répondre à la question de l’utilisateur. Cette approche retourne des réponses plus précises du fichier approprié.

Créer un groupe de fichiers à l’aide de nouveaux fichiers

Pour télécharger un groupe de fichiers, suivez les étapes suivantes :

1. Sélectionnez Ajouter des connaissances dans les pages Vue d’ensemble ou Connaissances, ou les Propriétés d’un nœud de réponses génératives.

2. Dans la boîte de dialogue Ajouter des connaissances , téléchargez soit un ou plusieurs fichiers en glisser-déposer, soit en naviguant jusqu’à l’emplacement du fichier.

3. Après avoir ajouté les fichiers, dans le menu déroulant Ajouter à l’agent , sélectionnez Télécharger en groupe.

4. Mettez à jour le nom du groupe de fichiers et sa description.

5. Cliquez sur Créer.

Une fois que vous avez ajouté un groupe de fichiers en tant que source de connaissances en sélectionnant Créer, une icône de groupe de fichiers s’affiche dans la page Vue d’ensemble (section Connaissances ) ou dans la page Connaissances .

Ajoutez des instructions pour aider l’agent à filtrer le groupe de fichiers pour des recherches plus précises. Pour obtenir des instructions plus spécifiques, vous pouvez ajouter des variables globales pour aider l’agent à trouver les connaissances appropriées pour la situation d’un utilisateur donné.

Le même groupe de fichiers peut être sélectionné à tout moment pour passer en revue, ajouter ou supprimer des fichiers, ou modifier le nom, la description ou les champs d’instructions.

Créer un groupe de fichiers à l’aide de fichiers existants

Vous pouvez démarrer un groupe de fichiers à partir d’un fichier individuel lorsque l’agent a déjà des fichiers individuels ajoutés à celui-ci.

1. Sélectionnez les trois points (...) de la ligne de la source de connaissances et sélectionnez Créer un groupe de fichiers.

2. La boîte de dialogue Créer un groupe de fichiers affiche tous les fichiers individuels qui ont été précédemment téléchargés dans l’agent. Toutefois, il n’inclut pas de fichiers à partir de sources de connaissances SharePoint ou OneDrive. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers en plus du fichier présélectionné pour créer un groupe de fichiers.

3. Sélectionnez Créer pour générer le groupe de fichiers.

Une fois que vous avez sélectionné Créer, les fichiers individuels ne sont plus affichés en tant que sources de connaissances individuelles dans la page Vue d’ensemble (section Connaissances ) ou dans la page Connaissances . À la place, ils sont affichés comme des fichiers à l’intérieur du groupe de fichiers.

Afficher les fichiers dans un groupe de fichiers

Pour voir les détails d’un groupe de fichiers, comme les fichiers individuels qu’il contient, sélectionnez le nom du groupe de fichiers ou sélectionnez les trois points (...) et sélectionnez Modifier. Cette action vous permet d’accéder à la page de détails des connaissances .

Ajouter des fichiers à un groupe de fichiers

À tout moment, de nouveaux fichiers peuvent être ajoutés à un groupe de fichiers. Faites glisser et déposez des fichiers, ou parcourez votre appareil et sélectionnez d’autres fichiers à ajouter au groupe de fichiers. Cette dernière option est disponible uniquement s’il existe des fichiers individuels ajoutés à l’agent. S’il existe déjà d’autres types de sources de connaissances, même s’ils sont des fichiers, la sélection à partir des fichiers chargés est désactivée.

1. Dans la page Vue d’ensemble ou Connaissances , sélectionnez le groupe de fichiers souhaité.

2. Faites glisser-déplacer ou sélectionnez l’option permettant de charger un ou plusieurs fichiers souhaités, ou utilisez l’option Sélectionner à partir de fichiers chargés .

   Remarque

   Chaque modification apportée à un groupe de fichiers doit être enregistrée à l’aide du bouton Enregistrer .

Supprimer des fichiers d’un groupe de fichiers

Vous pouvez supprimer des fichiers d’un groupe de fichiers existant jusqu’à ce qu’un seul fichier reste. Un groupe de fichiers a besoin d’au moins un fichier.

Pour supprimer un fichier d’un groupe de fichiers :

1. Dans la page Vue d’ensemble ou Connaissances , sélectionnez le groupe de fichiers souhaité.

2. Sélectionnez l’icône corbeille pour supprimer le fichier.

3. Répétez ces étapes pour chaque fichier que vous souhaitez supprimer.

Supprimer un groupe de fichiers

Un groupe de fichiers peut être supprimé de la page Aperçu , de la page Connaissances , ou de la page Détails des Connaissances .

• Page d’aperçu : Dans la section Connaissances , sélectionnez les trois points (...) de la ligne du groupe de fichiers puis sélectionnez Supprimer.
• Page Knowledge : Survolez la ligne du groupe de fichiers, sélectionnez les trois points (⋮), puis sélectionnez Supprimer.
• Page de détails des connaissances : sélectionnez les trois points (...) à côté du bouton Sauvegarder , et sélectionnez l’option pour supprimer le groupe de fichiers.

Instructions sur le groupe de fichiers

Les instructions sont un champ de texte enrichi dans lequel les utilisateurs peuvent inclure des variables globales comme l’emplacement ou la date de naissance d’un utilisateur pour créer des exigences pour que l’agent effectue une recherche de connaissances.

• Scénario géographique : si un groupe de fichiers a plusieurs fichiers sur un sujet qui varie selon l’emplacement de résidence, l’utilisateur peut demander à l’agent de rechercher uniquement dans les connaissances relatives à l’emplacement de l’utilisateur.

Groupes de fichiers sans instructions

Si des instructions ne sont pas fournies dans un groupe de fichiers, l’agent recherche toutes les sources de connaissances dans ce groupe de fichiers au lieu d’utiliser des exigences spécifiques pour trouver les informations les plus pertinentes dans un sous-ensemble de fichiers.

Différences entre les instructions et les descriptions

Les descriptions aident l’agent à utiliser l’orchestration générative à choisir la source de connaissances appropriée pour une réponse. Les instructions ajoutent des exigences pour aider l’agent à choisir la source de connaissances appropriée en fonction d’une variable globale, de sorte que l’expérience est plus adaptée aux besoins de l’utilisateur final.

Exemple de scénario de groupe de fichiers

Contexte : Contoso International Airlines souhaite créer un bot pour que les clients posent des questions sur les prochains voyages. L’une des questions les plus courantes concerne les stratégies de bagages.

Exemple de situation : Les stratégies de bagages diffèrent en fonction du type de voyage (national ou international), du niveau client (économie, entreprise ou première classe) et d’autres attributs.

Exemple de solution : Contoso dispose d’un groupe de fichiers PDF, avec chaque stratégie écrite en détail et un document pour chaque niveau client. Dans ce cas, chaque critère, tel que « type de vol » et « type de siège », peut être configuré en tant que variable. Ces variables aident l’agent à filtrer la source de connaissances pour trouver les informations les plus pertinentes et fournir la réponse la plus précise.

Questions fréquentes (FAQ) sur le groupe de fichiers

Quand créer un groupe de fichiers

Créez un groupe de fichiers lorsque vous ajoutez de nouvelles connaissances en sélectionnant le bouton Ajouter des connaissances ou en ajoutant des fichiers individuels en tant que sources de connaissances individuelles.

Les groupes de fichiers sont utiles dans les scénarios suivants :

• L’agent s’appuie sur de nombreux fichiers statiques qui ne sont pas souvent mis à jour.
• L’agent doit atteindre un public non authentifié.
• Lorsque le créateur doit utiliser des variables globales pour limiter l’étendue des recherches de l’agent.

Pouvez-vous créer des groupes de fichiers et charger des fichiers individuels en même temps ?

Vous pouvez démarrer un groupe de fichiers à partir de nouveaux fichiers ou de fichiers existants. Même s’il n’est pas possible de démarrer un groupe de fichiers à l’aide de fichiers récemment et précédemment chargés, il est possible d’ajouter des fichiers nouveaux ou existants à un groupe de fichiers existant.

Pouvez-vous créer plusieurs groupes de fichiers ?

Créez jusqu’à 25 groupes de fichiers par agent. Créez chaque groupe un à la fois.

Combien de fichiers un groupe de fichiers peut-il contenir ?

Un groupe de fichiers peut contenir jusqu’à 500 fichiers, chacun pouvant atteindre 512 Mo.

Pouvez-vous sélectionner un dossier pour charger un groupe de fichiers ?

Vous ne pouvez pas charger directement un dossier, mais vous pouvez sélectionner tous les fichiers d’un dossier pour créer un groupe de fichiers. Pour connaître les exigences relatives aux fichiers, consultez Charger des fichiers en tant que source de connaissances.

Est-il possible de dissocier un groupe de fichiers ?

Oui, il est possible de dissocier le groupe de fichiers si le nombre total de sources de connaissances est de 500 ou moins par agent. Cette étape convertit une source de connaissances unique en une ou plusieurs sources de connaissances, en fonction du nombre de fichiers qu’un groupe de fichiers contient.

Un groupe de fichiers peut être dissocié à partir de la page Vue d’ensemble, Des connaissances ou de la page Détails des connaissances .

• Vue d’ensemble ou page Connaissances : pointez sur la source de connaissances pour afficher un menu. Sélectionnez l’option permettant de dissocier le groupe de fichiers.

• Page de détails des connaissances : sélectionnez les trois points (...) à côté du bouton Sauvegarder , et sélectionnez l’option pour supprimer le groupe de fichiers.

Puis-je regrouper ou ajouter des instructions à d’autres types de sources de connaissances ?

Vous ne pouvez pas créer de groupes de fichiers ni ajouter d’instructions à d’autres types de sources de connaissances.